Plan de optimización para el proceso de contratación de estudios especializados del programa de gestión del riesgo del departamento de seguridad industrial de Ecopetrol

Abstract

En este documento se presenta una propuesta de Plan de Optimización para el proceso de contratación de estudios especializados de programa del riesgo del departamento de seguridad industrial del Ecopetrol. El plan inicia con el análisis del contexto organizacional y con la identificación de la problemática y necesidades de la empresa, entre las que se destacan la necesidad de mejorar los procesos y la documentación que soportan la gestión, de los Plan de Gestión del Riesgo (PGR), Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de Empresas Públicas y Privadas (PGRDEPP) y el Plan de Emergencias y Contingencias (PEC), en los que se destaca la falta de estandarización de la documentos, la diferencia de alcance y objeto de los contratos entre las distintas áreas, la diferencia en costos para desarrollar los mismos trabajos, lo que es un riesgo de incumplimiento legal y/o una no atención oportuna ante la materialización de algún riesgo, lo cual no ha permitido establecer un plan de optimización para obtener así, un una mejora en el proceso, disminuir los desperdicios, obtener ahorros en el desarrollo de los trabajos y garantizar el cumplimiento legal con respecto a los planes del riesgo y de emergencia de la compañía; seguido a esto, se plantea la estructuración del plan de optimización. Con un alcance descriptivo bajo un enfoque cualitativo, se aplica la metodología Lean manufacturing con herramienta metodológica de VSM, usando encuesta en la investigación y revisión de documentación de los procesos actuales con recolección y análisis de información, adicional a todo el análisis del plan estratégico que permitió identificar mejoras al proceso, eliminar tiempos muertos, tiempos de procesamiento, reprocesos y ajustes en roles del personal involucrado para la mejora. Finalmente, se presenta el resultado del plan con ajuste al proceso actual, la materialización del nuevo contrato para el desarrollo de los documentos de cumplimiento legal y de gestión de la empresa, fortaleciendo el conocimiento de las personas, disminución de costos y tiempos en el desarrollo de las ordenes de servicio, con la estandarización de los trabajos y documentos, mitigando el riesgo de un incumplimiento legal para la compañía.