Reducción de la carga documental a los beneficiarios de la Fundación Ronald McDonald

Abstract

La Fundación Ronald McDonald, es una fundación que cuenta con salas familiares dentro de diferentes hospitales, las cuales prestan servicios de cocina, lavandería, cafetería, duchas y recreación o esparcimiento para las familias y niños hospitalizados, los cuales por diferentes motivos no pueden ir hasta sus casas por lejanía, falta de recursos económicos o de una red de apoyo para que se queden con los pacientes, los cuales siempre son pediátricos. La fundación cuenta con tres casas en Colombia, que prestan el mismo servicio que las salas, pero adicional cuenta con hospedaje que, en alianza con los diferentes hospitales, se le asigna una habitación a cada familia que no tenga donde pasar la noche o que su hijo o menor bajo su responsabilidad tenga un procedimiento ambulatorio, pero que requiera presencia constante en el hospital. La Fundación enfrenta un desafío en la complejidad de los formatos que las familias deben completar para acceder a los servicios de las salas familiares o casas. Este proceso resulta tedioso para muchos usuarios, ya que son demasiados formatos, para a veces un solo servicio que la familia quiere tomar, afectando la eficiencia, generando quejas frecuentes y creando una barrera para que las familias decidan no entrar a las salas o casas. También hay familias que toman el servicio, no firman los documentos y esto puede llevar a la fundación a problemas legales, sin mencionar el desperdicio de papel y tiempos de archivo para tanta documentación. Se está trabajando para optimizar el proceso, consolidando los cinco formatos en uno virtual. La implementación de un único formato facilita la firma de documentos esenciales, evitando posibles consecuencias legales para la fundación y con ello se está mejorando la experiencia de las familias al visitar las salas, aumentando la accesibilidad y motivando visitas más frecuentes. Además, que estamos solucionando un problema de consumo de papel, daño medioambiental y mejora considerable en la productividad del personal de la fundación, el cual también es limitado. Se realizaron encuestas tanto al personal de la fundación, como a las familias que visitan las diferentes salas, obteniendo muy buena acogida al nuevo formato. Mas adelante veremos los resultados de la encuesta. Como dice Beltrán, (2022). Una forma amplia y progresiva de reducir el impacto ambiental negativo a nivel global es la implementación de las tecnologías 4.0, donde cada vez se evoluciona con tecnologías de transformación digital acelerada.