Anexo 1 ANEXO N° 1 Áreas de Conocimiento GRUPOS DE PROCESOS INCIACION PLANEACION EJECUCION SEGUIMIENTO Y CONTROL CIERRRE PROCESO Estándar Operacional PROCESO Estándar Operacional PROCESO Estándar Operacional PROCESO Estándar Operacional PROCESO Estándar Operacional ENTRADA TECNICA Y HERRAMIENTA SALIDAS ENTRADA TECNICA Y HERRAMIENTA SALIDAS ENTRADA TECNICA Y HERRAMIENTA SALIDAS ENTRADA TECNICA Y HERRAMIENTA SALIDAS ENTRADA TECNICA Y HERRAMIENTA SALIDAS INTEGRACIÓN Desarrollar el Acta de Iniciación Autorización de inicio del proyecto por la FSFB Juicio de expertos Acta de Constitución del proyecto Desarrollar el plan de Gestión del proyecto Acta de constitución del proyecto Juicio de expertos Plan de Gestión del Proyecto Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Plan de Gestión del proyecto Juicio de expertos Entrega del proyecto Monitorear y controlar el trabajo del proyecto Plan de Gestión del proyecto Juicio de expertos Requerimientos de cambios actualizados en control de cambios Cerrar el proyecto Plan de gestión del proyecto Juicio de expertos Entrega del proyecto Proyecciones del cronograma Técnicas Analíticas Informes de desempeño Solicitudes de cambio aprobados Informes de avance al comité de gerencia y de Obra Información del desempeño del trabajo Sistema de información del proyecto Actualizaciones al Plan de gestión del proyecto Factores ambientales de la FSFB Salidas del proceso de Planificación ( áreas del conocimiento) Sistema de Información para la Gerencia de proyectos Proyecciones de costo Comités de obra y gerenciales Actualizaciones a los documentos del proyecto Técnicas analíticas Factores ambientales de la empresa Entregables aceptados Activos de los procesos de la organización actualizaciones a los activos de los procesos Factores ambientales de la empresa Factores ambientales de la empresa Comités de Gerencia Actualización de control de cambios de solicitudes de cambio Realizar control integrado de cambios Plan de Gestión del proyecto Juicio de expertos Requerimientos de cambios aprobados Comités Activos de los procesos de la FSFB Información del desempeño del proyecto Comités Actualización de estado de requerimientos de cambio Activos de los procesos de la organización Activos de los procesos de la organización Comités de Obra Actualizaciones al plan de la gerencia del proyecto Requerimientos de cambio Formato de control de cambios diligenciado Actualizaciones al plan de gestión del proyecto Documentación Activos de los procesos de la organización Factores ambientales de la empresa Actualizaciones a los documentos del proyecto Activos de los procesos de la organización ALCANCE Planear la gestión del alcance Plan para la gestión del proyecto Juicio de expertos Plan de Gestión del alcance verificar el alcance Plan para la dirección del proyecto Inspecciones técnicas Entregables aceptados Acta de constitución del proyecto Factores ambientales de la empresa Comité Plan de gestión de requisitos Matriz de requisitos Activos de los procesos de la organización Solicitudes de cambio recopilar requisitos Plan de gestión del alcance reuniones con interesados Matriz de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Reuniones grupales para toma de decisiones Plan de gestión de requisitos Reuniones con grupo de interés Informes de desempeño Juicio de expertos Entregables verificados Plan de Gestión de interesados Prototipos Matriz de trazabilidad de requisitos Actualizaciones a los documentos del proyecto Acta de constitución del proyecto Análisis de documentos de soporte Informes de Gerencia y obra Registro de interesados Documentos Normativos Controlar el alcance Plan para la Gerencia del proyecto Análisis de variaciones Informes de desempeño definir alcance Plan de gestión del alcance Juicio de expertos Enunciado del alcance del proyecto Acta de constitución del proyecto Análisis del proyecto Informes de desempeño Actualización a los activos de los procesos de la organización Plan de gestión de requisitos Generación de alternativas actualizaciones a los documentos del proyecto Activos de los procesos de la organización Reuniones con grupo de interés Matriz de requisitos Solicitudes de cambio crear la WBS Plan de gestión del alcance Líneas técnicas de trabajo Línea base del alcance Enunciado del alcance del proyecto Matriz de trazabilidad de requisitos Actualización al plan para la gerencia del proyecto Documentación de requisitos actualizaciones a los documentos del proyecto Factores ambientales de la empresa Juicio de expertos Activos de los procesos de la organización Actualizaciones a los documentos del proyecto Activos de los procesos de la organización TIEMPO Planear la gestión del cronograma Plan de gestión del proyecto Juicio de expertos Plan de gestión de cronograma Controlar el cronograma Plan de la gerencia del proyecto Revisiones de desempeño Mediciones del desempeño del trabajo Acta de constitución del proyecto técnicas analíticas Factores ambientales de la empresa Reuniones con grupo de interés Activos de los procesos de la organización Project para Gestión del proyecto Definir las actividades Plan de gestión del cronograma Líneas técnicas de trabajo Listado de actividades Cronograma del proyecto Línea base del alcance Atributos de las actividades Pronósticos del cronograma Factores ambientales de la empresa Planificación gradual Activos de los procesos de la organización Juicio de expertos Lista de hitos Técnicas de Optimización de recursos Secuenciar las actividades Plan de gestión del cronograma Diagrama de Gantt Diagrama de red del cronograma del proyecto Información del desempeño del trabajo Lista de actividades Solicitudes de cambio Atributos de las actividades Enunciado del alcance del proyecto Project actualizaciones a los documentos del proyecto Ajuste de adelantos y retrasos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Activos de los procesos de la organización Estimar los recursos Plan para la gestión del cronograma Juicio de expertos Requisitos de recursos de actividades Compresión del cronograma Actualización al plan para la gerencia del proyecto Lista de actividades Atributos de las actividades Estimación análoga Calendario de recursos Análisis de alternativas Desglose de los recursos Actualizaciones a los documentos del proyecto Registro de riesgos Estimados de costo de las actividades Datos históricos Factores ambientales de la empresa actualizaciones a los documentos del proyecto Activos de los procesos de la organización Estimación ascendente Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Estimar las duraciones Plan de gestión del cronograma Juicio de expertos Estimados de la duración de las actividades Lista de actividades Atributos de las actividades Requisitos de recursos de actividades Calendario de recursos Estimación análoga Declaración del alcance del proyecto Registro de riesgos actualizaciones a los documentos del proyecto Estructura de descomposición de recursos técnicas grupales de toma de decisiones Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización análisis de reserva Desarrollar el cronograma Plan de gestión del cronograma Análisis de la red del cronograma Línea base del cronograma Lista de actividades Atributos de las actividades Método de la ruta critica Diagrama de red con el cronograma del proyecto Cronograma del proyecto Requisitos de recursos de actividades Técnicas de optimización de recursos Calendario de recursos Datos del cronograma Estimados de duración de las actividades Aplicación de retrasos y adelantos Enunciado del alcance del proyecto Calendarios del proyecto Registro de riesgos Compresión del cronograma Asignaciones de personal al proyecto Actualizaciones al plan de gestión del proyecto Desglose de los recursos Herramientas de programación Factores ambientales de la empresa actualizaciones a los documentos del proyecto Activos de los procesos de la organización COSTO Planear la gestión del costo Plan de gestión del proyecto Juicio de expertos Plan de Gestión del costo Controlar los costos Plan para la Gerencia del proyecto Gestión del valor ganado Mediciones de desempeño del trabajo Acta de constitución del proyecto técnicas analíticas Factores ambientales de la empresa Comité Activos de los procesos de la organización Proyecciones del presupuesto Estimar los costos Plan de Gestión del costo Juicio de expertos Estimación de costo de actividades Requisitos de Financiamiento del proyecto Proyecciones Plan de Gestión de recursos Humanos Estimación análoga Línea base del alcance Estimación ascendente Cronograma del proyecto Análisis de reserva Base de los estimados Registro de riesgos Costo de la calidad Índice del desempeño del trabajo por completar TCPI Factores ambientales de la empresa Herramienta de estimación de costos para la gerencia de proyectos actualizaciones a los documentos del proyecto Solicitudes de cambio Activos de los procesos de la organización Análisis de propuestas de proveedores Información sobre el desempeño del trabajo Técnicas grupales de toma de decisiones Revisiones del desempeño - Análisis de variación Determinar el presupuesto Plan de Gestión del costo Costos agregados Línea base de costos Línea base del alcance Actualizaciones del plan para la Gerencia del proyecto Estimados de costo de las actividades Análisis de reserva Requisitos de financiamiento del proyecto Herramienta de Gestión del Proyecto Base de estimaciones Activos de los procesos de la organización Cronograma del proyecto Juicio de expertos Calendario de recursos actualizaciones a los documentos del proyecto Actualizaciones de documentos del proyecto Registro de riesgos Relaciones Históricas Análisis de reserva Acuerdos Activos de los procesos de la organización Conciliación del comité de financiamiento CALIDAD Planear la gestión de la Calidad Plan para la gestión del proyecto Análisis costo beneficio Plan de Gestión de la Calidad Realizar aseguramiento de calidad Plan de Gestión de la calidad Herramientas de calidad Solicitudes de cambio Realizar control de calidad Plan para la Gerencia del proyecto Herramientas de Calidad mediciones de control de calidad Registro de interesados Costo de la calidad Plan de mejoras de los procesos Listas de control de calidad Solicitudes de cambio ejecutadas Plan de mejoramiento de procesos Actualizaciones al plan de la Gerencia del proyecto Mediciones del desempeño del trabajo Inspecciones técnicas Actualización al plan para la gerencia del proyecto Registro de riesgos Herramientas de calidad Seguimientos del proyecto - Comités Solicitudes de cambio aprobadas Informes de desempeño Documentación de requisitos Lista de verificación de calidad Actualización a la documentación del proyectos Documentos del proyectos Revisión de las solicitudes de cambio aprobadas Actualizaciones de documentos del proyecto Factores ambientales de la empresa Verificación de estándares Mediciones de control de calidad Requerimientos de cambios actualizados en control de cambios Pares en salud Actualizaciones de los documentos del proyecto Análisis de procesos Actualizaciones a los activos de la organización Activos de los procesos de la organización Actualización a los activos de los procesos de la organización Activos de los procesos de la organización Reuniones Documentos del proyecto Solicitud de cambio RECURSOS HUMANOS Planear la Gestión de recursos humanos Plan para la gestión del proyecto Organigrama del proyecto y relaciones de trabajo Plan de Gestión de Recursos Humanos Adquirir el equipo del proyecto Plan de Gestión de Recursos Humanos Proceso de selección de proponente Asignación de personal al proyecto Análisis de proponentes Calendario de recursos Factores ambientales de la empresa Contratación de proponentes Actualizaciones al plan de la Gerencia del proyecto Equipos virtuales Activos de los procesos de la organización Requisitos de recursos de actividades Desarrollar el equipo de trabajo del proyecto Plan de Gestión de Recursos Humanos Capacitación de contratistas Evaluación del desempeño del equipo Factores ambientales de la empresa Selección de departamentos que inciden en el proyecto Asignaciones del personal del proyecto Interrelación internos y externos Actualización a los factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Juicio de expertos Calendario de Recursos Herramientas para la evaluación de los contratistas Gerenciar el equipo de trabajo del proyecto Plan de Gestión de Recursos Humanos Comités de Gerencia Solicitudes de cambio Asignaciones del personal del proyecto Actualizaciones al plan de la Gerencia del proyecto Evaluaciones de desempeño Comités de obra Actualización a la documentación del proyectos Informes de desempeño del equipo Actualización a los factores ambientales de la empresa Registro de Incidentes Activos de los procesos de la organización Actualizaciones a los activos de la organización COMUNICACIONES Planear la gestión de comunicaciones Plan de gestión del proyecto Análisis de requerimientos de comunicaciones Plan para Gestión de comunicaciones Gestionar las comunicaciones Plan de Gestión de comunicaciones Modelos de Comunicación Comunicaciones del proyecto Controlar las comunicaciones Plan para la Gerencia del proyecto herramientas de Gestión de la información Información de desempeño del trabajo Registro de interesados Modelos de comunicaciones Actualizaciones de los documentos del proyecto Métodos de comunicación Actualizaciones al plan de la Gerencia del proyecto Comunicaciones del proyecto Juicio de expertos Actualizaciones a los documentos del proyecto Factores ambientales de la empresa Método de comunicación Reportes de desempeño del trabajo Herramientas de Gestión de información Registro de Incidentes Solicitudes de cambio Factores ambientales de la empresa Actualización a la documentación del proyectos Datos desempeño del proyecto Comité de comunicaciones Actualización al plan para la gerencia del proyecto Activos de los procesos de la organización Comités Activos de los procesos de la organización Reportes de desempeño Actualizaciones a los activos de la organización Activos de los procesos de la organización Actualización a los activos de los procesos de la organización RIESGOS Planear la gestión del riesgo Plan para la gestión del proyecto Juicio de expertos Plan de Gestión de riesgos Seguir y controlar los riesgos Plan para la Gerencia del proyecto Reevaluación de riesgos Información de desempeño del trabajo Acta de constitución del proyecto Registro de interesados Técnicas de análisis Factores ambientales de la empresa Registro de riesgos Requerimientos de cambios aprobados Activos de los procesos de la organización Comités Auditorias de riesgos Identificar los riesgos Plan de Gestión de riesgos Revisiones de documentación Registro de riesgos Plan de Gestión del costo Información sobre desempeño del trabajo Plan de gestión del cronograma Medición del desempeño técnico Actualizaciones al plan de gestión del proyecto Plan de gestión de la calidad Técnicas de recolección de información Plan de Gestión de recursos Humanos Línea base del alcance Actualizaciones de documentos del proyecto Estimados de costo de las actividades Análisis de listas de control Análisis de la reserva Estimados de duración de las actividades Registro de interesados actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Documentos del proyecto Herramientas de control de riesgo ( DOFA) Comités Plan de gestión adquisiciones Factores ambientales de la empresa Juicio de expertos Activos de los procesos de la organización Relocalizar análisis cualitativos de riesgos Plan de Gestión de riesgos Evaluación de Probabilidad e impacto de los riesgos actualizaciones a los documentos del proyecto Línea base del alcance Matriz de Probabilidad e Impacto Registro de riesgos Evaluación de la calidad de la información de Riesgos Factores ambientales de la empresa Categorización de Riesgos Activos de los procesos de la organización Evaluación de la Urgencia de los riesgos Juicio de expertos Realizar análisis cuantitativo de riesgos Plan de Gestión de riesgos técnicas de recolección y presentación de datos Actualizaciones de los documentos del proyecto Plan de Gestión del costo Plan de gestión del cronograma Registro de riesgos Técnicas de modelación de análisis cuantitativo de riesgos y modelación Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Juicio de expertos planear la respuesta a los riesgo Plan de Gestión de riesgos estrategias para amenazas o riesgos negativos Actualizaciones al plan de gestión del proyecto Registro de riesgos estrategias para oportunidades o riesgos positivos Actualizaciones de los documentos del proyecto estrategia de respuestas para contingencia Juicio de expertos ADQUISICIONES Planear las adquisiciones Plan de gestión del proyecto Análisis de compras Plan de gestión de Adquisiciones Efectuar las adquisiciones Plan de Gestión adquisiciones Reuniones con proponentes Proveedores seleccionados Administrar y controlar las adquisiciones Plan para la Gerencia del proyecto Sistemas de control de cambios de contrato Información de desempeño del trabajo Cerrar las adquisiciones Plan para la Gerencia del proyecto Autorías de las adquisición Documentación de requisitos Adquisiciones cerradas Registro de riesgos Juicio de expertos Documentos de las adquisiciones Documentos de adquisiciones Evaluación de propuestas Acuerdos con proveedores Documentos de adquisiciones Revisiones de desempeño de las adquisiciones Solicitudes de cambio Requisitos de recursos de actividades Solicitudes de cambio Acuerdos con proveedores Sistema de gestión de registros Documentación de la adquisición negociación de adquisiciones Adquisición a los activos de los procesos de la organización Cronograma del proyecto Criterios de selección de proveedores Juicio de expertos Calendario de recursos Inspecciones técnicas y auditorias Actualizaciones al plan de gestión del proyecto Estimados de costo de las actividades Investigaciones de mercado Criterios de selección de selección de proveedores Solicitudes de cambio Solicitudes aprobadas de cambios Registro de interesados Comités Documentos del proyecto Negociaciones de adquisiciones Actualizaciones al plan de la Gerencia del proyecto Informes de desempeño Actualizaciones a los documentos del proyecto Sistema de Gestión de registros Factores ambientales de la empresa decisiones de comprar Datos desempeño del proyecto Administración de reclamos Activos de los procesos de la organización actualizaciones a los documentos del proyecto Activos de los procesos de la organización Actualización a la documentación del proyectos Reportes de desempeño de trabajo sistemas de pago Actualización a los activos de los procesos de la organización INTERESADOS Identificar interesados Acta de constitución del proyecto Análisis de los interesados Registro de interesados Planear la Gestión de los interesados Plan para la gestión del proyecto Juicio de expertos Plan de gestión de los interesados Gestionar la participación de los interesados Plan de Gestión de los interesados Métodos de comunicación Registro de incidencias Controlar la participación de los interesados Plan de Gestión del proyecto Herramientas de Gestión de la información Información de desempeño del trabajo Documentos de adquisición Registro de interesados Plan de Gestión de comunicaciones Requerimientos de cambios Registro de Incidencias Actualizaciones a los documentos del proyecto Factores ambientales de la FSFB Juicio de expertos Factores ambientales de la empresa Comités Registro de cambios Actualizaciones al plan de Gestión del proyecto Datos desempeño del trabajo Juicio de expertos Requerimientos de cambios aprobados Activos de los procesos de la FSFB Activos de los procesos de la organización actualizaciones a los documentos del proyecto Activos de los procesos de la organización Habilidades gerenciales Actualización a la documentación del proyectos Documentos del proyectos Comités Actualizaciones del plan para la Gerencia del proyecto Comités técnicas analíticas Actualizaciones a los activos de la organización Actualización a los activos de los procesos de la organización Anexo 3 PERSONAS ENTREVISTADAS Nombre Cargo Empresa a la que pertenece 1 Catalina Lannini Arquitecta Independiente 2 Giovani Tocarruncho Ingeniero, coordinador del área de preinstalaciones de equipos especiales, encargado de consolidar los requerimientos de los equipos, entrega e instalación de los mismos. Proveedor representante de equipos de imágenes diagnosticas de General Electric 3 Juan Carlos Torres Martínez proveedor de servicios para la fundación. Subcontratistas. Llevan a cabo todos los proyectos de obras civiles, mantenimiento, ejecución de obra nueva y remodelaciones. OJCTM - Organización Juan Carlos Torres Martinez 4 Dr. Diego Aguirre Director del departamento de Imágenes Diagnósticas F.S.F.B. 5 Esperanza Almanza Directora de la Obra, dirige la Gerencia de la Obra PAYC 6 Alejandro Restrepo Residente Administrativo de Obra PAYC 7 Pilar Trujillo Coordinadora de Proyectos F.S.F.B. 8 Andrés Rodríguez Director del IOCAL F.S.F.B. Anexo 3.1 PREGUNTA Respuestas Personas entrevistadas 1. Catalina Lannini 2. Giovani Tocarruncho 3. Juan Carlos Torres Martínez 4. Dr. Diego Aguirre 5. Esperanza Almanza 6. Alejandro Restrepo 7. Pilar Trujillo 8. Andrés Rodríguez 1.       Qué es un proyecto de infraestructura para la F.S.F.B.? Se percibe como un proyecto arquitectónico, aquel que cumple con los requerimientos de las divisiones de la fundación. Idea que debe surgir de cumplir mejor las necesidades de los pacientes. Ampliación de servicios nuevos sin incluir las mejoras. 2.       Cuáles son para ustedes las fases/etapas de un proyecto de infraestructura? Si es tercerizado el proveedor internamentees quien tiene claro los procesos de iniciación, planeación, ejecución, control y cierre. La fundación no interfiere en los procesos internos y en el cómo hacen la documentación. Primero es la fase de anidación del Proyecto y de estructuración del sueño, despues se redacta para darle la pre factibilidad y luego la factibilidad financiera, administrativa, logística. Seguidamente la ejecución, entrega y puesta en marcha. Aprobación, después se hace la planeación, y paralelamente se hace la ejecución. GRUPOS DE PROCESOS 1.       Cómo nace un proyecto de infraestructura en la F.S.F.B.? Son ideas? Oportunidades? Son parte de la Planeación estratégica? El proyecto surge de una idea o un sueño y que pueden surgir de referenciarían internacional. Los proyectos nacen vinculados a la planeación estratégica de la Fundación y la mayoría de estos hacen parte del proceso de expansión por el que pasa en este momento la organización. Se están desarrollando todo tipo de proyectos para abrirle campo al proyecto de expansión. Iniciación 2.       Existe un equipo de trabajo exclusivo para este tipo de proyectos? Cómo definen a los participantes del proyecto? (identificación de los interesados) Desde el desempeño de sus funciones, ella es quien lidera y monitorea, durante toda la ejecución de la obra que se cumplan los requerimientos de diseño y se cuiden los detalles planteados inicialmente en los planos. La jerarquía que existe es la figura del jefe, en este caso particular es la (el) Arquitecta (o) encargada y los demás involucrados manejan todos los mismos rangos. El ingeniero delegado de las preinstalaciones reporta todo lo referente a novedades a la Coordinadora técnica y funcional de proyectos de la fundación Santafé. Este proveedor no tiene ningún tipo de acuerdo contractual con la Fundación, sino con el inversionista. La Gerencia maneja un Plan de desarrollo en el que está todo el personal necesario para los proyectos y definen en qué momento deben estar y la disponibilidad para el proyecto, allí se encuentra los roles y responsabilidades de cada integrante para el proyecto. No existe una jerarquía definida, solo existe la coordinación de proyectos que encabezo yo. 3.       Involucran a los interesados (clientes internos y externos, patrocinadores etc.) en la toma de decisiones cuando inician los proyectos? La Arquitecta trata en gran medida de involucrarlos a todos y que los mismos participen en la toma de decisiones. Según lo expresado, no es fácil que todos logren la comprensión total de los proyectos, dado que se hace la respectiva explicación de lo que tiene que ver con los planos, diseños y detalles que se hacen para que ellos sepan exactamente lo que firman. Si los involucran. Inicialmente empieza por los patrocinadores, pero ellos no toman ningún tipo de decisión. Posteriormente se comunica a los clientes internos, pasando por todas las áreas y departamentos. 4.       Cómo recaudan los recursos económicos para este tipo de proyectos? Son donaciones? Es inversión propia? Con préstamos? Quién decide? Los recursos los aprueba directamente la fundación; la arquitecta pasa la propuesta económica con el diseño arquitectónico que posteriormente es evaluado para su aceptación o rechazo. Esto no es un presupuesto de obra, solamente incluye los honorarios de la Arquitecta. Recursos propios y donaciones dependiendo del objetivo del proyecto se establece la fuente de recursos y una responsabilidad en las búsqueda de los mismos. Donaciones y recursos propios. Todo lo decide la Dirección General lo que tiene ver con el entorno macro y la Subdirección de Ingeniería lo Micro. 5.       Realizan algún documento que autorice formalmente el proyecto, que indique la información general y los requisitos iniciales del proyecto que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados? En algunas ocasiones manejan un formato base de requerimientos y áreas que van alimentando, teniendo en cuenta las necesidades técnicas y funcionales de cada división. Manejan el formato de acta de constitución del proyecto o acta de inicio. Los proyectos, usualmente entre el sueño, la factibilidad y la pre factibilidad, se van depurando, por lo tanto resultan pre-aprobados por la dirección general, que es el punto de partida. Si existe algo estructurado es ese visto bueno de la dirección general. Manejan un contrato de servicio que incluye acompañamiento en comisiónSe hace un acta de inicio de diseños y del contrato. Manejan un acta de iniciación. Es un formato estándar. Planificación 1.       Documentan el alcance? (in scope – out scope) Lo referente al alcance va implícito en el contrato y no en un acta de constitución que sería el ideal para el inicio de los proyectos. La fundación no utiliza un documento donde exprese el alcance en la adquisición de estos equipos, es el proveedor el que maneja un formato de levantamiento de requerimientos. Lo que hace la fundación es transmitir la necesidad junto con las medidas de los espacios donde debe ir el equipo y ya es responsabilidad del proveedor documentar si es necesario algún tipo de detalle adicional. Esta incluido dentro del acta de iniciación. 2.       Después de definir el alcance del proyecto, cómo dividen el trabajo o las acciones específicas para lograr obtener los entregables? (definición de actividades y secuenciarlas) El proceso de especificación y secuenciación de actividades prácticamente se hace empíricamente, basado en la experiencia de la Arquitecta. En este caso tampoco tienen un modelo de formato de plan de dirección del proyecto. Todo lo hacen en Project, ahí secuencian las actividades incluyendo los hitos. 3.       Cómo estiman los recursos que se necesitan para el desarrollo de estas actividades? (cantidad de materiales, de personas, equipos o suministros) Igualmente los recursos físicos y humanos son decisión de la Fundación. Las compras para la ejecución de las obras son aprobadas por el constructor, lo mismo que el presupuesto. Se hacen presupuestos iniciales, basados en históricos y tarifas que ya se han aplicado. 4.       Cómo estiman los tiempos de estas actividades? (cronograma, estimar restricciones al cronograma? El proceso de especificación y secuenciación de actividades se hace empíricamente, basados en la experienciaNo manejan un modelo de formato de plan de dirección del proyecto En cuanto a tiempos, la fundación tiene claro cuánto es el tiempo máximo que debe demorarse el proveedor haciendo la instalación y puesta en marcha del equipo. Si se pasa el tiempo máximo es responsabilidad del proveedor asumir los costos adicionales que esto implique. Organizan las actividades y las secuencias que ya están especificadas en el proceso de planificación dentro de la programación de la obra junto con el cronograma, para controlar los costos, ejecución y avance. Utilizan el Project para la programación de la obra y control de presupuestos. En Project se estiman los tiempo . 5.       Cómo preparan la estimación de los costos y el presupuesto? Presupuesto previo, a medida que se definen los diseños, se va aterrizando lo que necesita la Fundación y se prepara el presupuesto definitivo. Esto lo preparan en un programa de presupuesto de la empresa. Hay un departamento de presupuesto y de contratación y a la Gerencia le llega el presupuesto total de la obra. Estimados históricos 6.       Qué tipo de normas de calidad tienen identificadas para este tipo de proyectos? Cómo aseguran la calidad? Para hacer el control de la calidad, se basan en las normas que maneja la fundación y que se rigen por las acreditaciones nacionales e internacionales de la arquitectura hospitalaria más las especificaciones técnicas que tengan los equipos que se van a instalar y los requerimientos del Director del área. La responsabilidad de todo lo que sucede en el transcurso de la obra es de la arquitecta. Normas de habilitación y acreditación Todas las normas que cumplan las certificaciones internacionales y nacionales. 7.       En el momento de definición del equipo de trabajo, documentan los roles, las responsabilidades y habilidades requeridas y cómo será la comunicación entre todos? No se documentan los roles ni las responsabilidades del equipo e trabajo, como se hace por departamento ya se tienen claras las funciones, es algo que esta inherente. 8.       Cómo realizan o determinan los riesgos? Los cualifican, los cuantifican? Depende de la planeación del proyecto, generalmente debes estar incluido dentro de la planeación del proyecto, hay riesgos críticos que son los financieros y esos deben pasar por una buena estructuración y planeación del proyecto. Una buena estructuración y planeación del proyecto los debe contener. Hay riesgos mitigables y otros no mitigables. Acercarlos a la realidad sabiendo que hay una gran diferencia entre la planeación y ejecución. a medida que se van presentando a lo largo de la obra, a lo cual manifiesta que todos los riesgos e imprevistos se informan, y que la idea es que con el tiempo y los procesos de la empresa se mitiguen los riesgos, ya que se tiene un histórico de con quién se puede o no contratar para la obra. Los riesgos no se cualifican ni cuantifican, se van solucionando como van apareciendo. Los que se presentan siempre quedan escritos en las actas de los comités. 9.       Como definen las necesidades de compras para el proyecto? Las compras para la ejecución de las obras son aprobadas por el constructor, lo mismo que el presupuesto. Es decir, para este caso en específico, las compras de este tipo de equipos las hace es directamente el inversionista o un tercero. La Fundación aporta básicamente los pacientes para su uso. Para el plan de compras y la selección de los proveedores la Gerencia le prepara a la Fundación un cuadro comparativo de los diferentes contratistas para su análisis y aprobación en el comité de gerencia. Las necesidades de compra las define el mismo proyecto , mediante un plan de compra y están ligadas al contratista. Ejecución 1.       En el momento de la ejecución cuando se presentan cambios que generen impacto frente a lo planeado, como lo manejan? Todos los cambios que se aprueban en los comités, quedan dentro de los planos, que al mismo tiempo se van modificando hasta que queda el plano final con todos los cambios incluidos, que es finalmente el entregable para el cierre. Los cambios y errores que se presenten quedan documentados en las actas de los comités, donde se busca que quede constancia el por qué se hizo el cambio o cuando se llevará a cabo dicha modificación y de igual manera se buscan las soluciones para hacer nuevamente la reprogramación. Deben estar documentados los cambios que generen impacto en los proyectos En cuanto a los cambios sí son aspectos pequeños los maneja directamente con la Coordinación de Proyectos de la Fundación, Cuando son cambios de carácter más amplio que pueda impactar al proyecto en costo y tiempo la decisión la toma la Dirección General de la FS, Cuando son cambios que sean requisitos de la FS la Gerencia analiza y muestra si genera costo adicional o no y en tiempo. Todo los cambios se hacen en los comites e inmeditamente se ajustan en el cronograma y el project. Si se presentan cambios en la ruta critica hacen los respectivos ajustes de lo contrario se sigue ejecutando normal y queda documentado en el acta del comite. 2.       Existen espacios planeados de retroalimentación al personal? Como resuelven los problemas? Esto lo documentan? Los espacios planeados son los comites donde se hace la realimentación, cambios y ajustes. Seguimiento y Control 1.       Como supervisan el avance de los proyectos? La fundación realiza comités semanales, en los cuales se exponen las irregularidades, demoras, entregas y cambios que se deben ejecutar o aquellos que generen impactos. Las decisiones y pasos a seguir que se toman en estos comités quedan documentados en las actas que salen de cada una de las reuniones, sin que esto implique un documento formal 2.       Qué tipo de informes realizan para conocer la salud del proyecto? Qué periodicidad? Hacen realimentación de ellos? Quedan incluidos y formalizados la aceptación de los entregables? La fundación realiza comités semanales, en los cuales se exponen las irregularidades, demoras, entregas y cambios . Las decisiones y pasos a seguir que se toman en estos comités quedan documentados en las actas que salen de cada una de las reuniones, sin que esto implique un documento formal. Para la entrega del equipo el proveedor utiliza un formato de entrega del equipo donde se especifica que se entregó y el recibido a satisfacción. Esto se hace cuando ya el equipo esta entregado y funcionando a la perfección. El Proceso de cierre lo realizan a través de actas de terminación y actas de liquidación, tanto con la Fundación como con los contratistas. La Gerencia envía Informes físicos a la Fundación de cada uno de los sistemas que es por ejemplo la parte eléctrica. El cierre de los proyectos contractualmente se hacen de acuerdo a los anexos de los contratos, se verifican las actividades y cantidades y se revisa que estén todos los certificados de cada Ítem, con esto genera un record de lo que se hizo y se pide un informe general de todo el contrato. 3.       Cómo controlan el presupuesto Vrs el cronograma, los riesgos? Una vez finalizado el proceso de cierre técnico y con las autorizaciones del comité de gerencia, se realiza el cierre con la parte administrativa y se hace con otra persona en la fundación, se realiza cuadro de cantidades de numérica, valores totales del contrato y tiene que coincidir los pagos que tiene la fundación, el control de pagos lo hacen con entre PAY y Diego Monroy de la Fundación. Pilar Trujillo aclara que es necesario que exista una Gerencia para este tipo de megaproyectos porque es una obra de 115 mil millones de pesos y hay cargos muy específicos dentro de la Gerencia. Cierre 1.      Como hacen el cierre de los proeyctos? Manejan algún formato? El proceso de cierre empieza cuando ya está la obra recibida por parte de la Fundación y la Gerencia de obra, en ese momento se hace el cierre contable y administrativo, se manejan formatos específicos dependiendo de cada contrato y manejan volúmenes de contratos entre 10 a 100 contratos. Los cambios deben quedar documentados al final de cada contrato, es un documento anexo al contrato. 2, Documentan Lecciones Aprendidas? No manejan un documento de lecciones aprendidas. Para conocer lo que ha sucedido en los proyectos hay que entrar a leer todas las actas que se generan en cada uno de os comités. Hasta ahora se está intentando generar esto. Anexo 4 Niveles de Madurez de Prácticas Valor Nombre Descripción 4 Institucionalizado Proceso o practicas definidas,capacitadas, y en uso en mas del 90% de proyectos y esta en mejoramiento continuo 3 Implementado Proceso o practicas definidas,capacitadas y en uso en mas del 50% y menos del 90% de proyectos 2 Definido Proceso o practicas definidas,capacitado. Se usa en menos del 50% de proyectos 1 No definido Calificacion grupo de procesos Descripción Institucionalizada Todos sus prácticas estan institucionalizadas No institucionalizada Al menos una práctica esta en nivel implementado, definido o no definido Anexo 4-Inicio Evaluación Madurez OPM3 Calificacion grupo de procesos No Institucionalizada Practicas/Procesos Nivel de Madurez Evidencias Documentales Afirmaciones de entrevista Observaciones Acta de iniciación 3 Se cuenta con un formato de acta de iniciación el se ha aplicado para el inicio de los proyectos de la infraestructura. "Elaboramos Acta de iniciación" Se evidencian actas en los proyectos que actualmente se están ejecutando Identificación de interesados 2 Se cuenta con actas de reunión donde se seleccionan los interesados de acuerdo a su rol en el proyecto y se generan reuniones posteriores donde se envidencia su participación. "Se cuenta con actas de reunión" TOTAL 5 1.      Cómo nace un proyecto de infraestructura en la FSDB? Son ideas? Oportunidades? Son parte de la Planeación estratégica? 2.      Existe un equipo de trabajo exclusivo para este tipo de proyectos? (jerarquía, tienen coordinador, líderes funcionales, cómo es la estructura organizacional del proyecto?) 3.      Involucran a los interesados (clientes internos y externos, patrocinadores etc) en la toma de decisiones cuando inician los proyectos? 4.      Cómo recaudan los recursos económicos para este tipo de proyectos? Son donaciones? Es inversión propia? Con préstamos? Quién decide? Anexo 4-Planeacion Evaluación Madurez OPM3 Calificacion grupo de procesos No Institucionalizada Practicas/Procesos Nivel de Madurez Evidencias Documentales Afirmaciones de entrevista Observaciones 1. Estandarizar el Plan de Gestión del proyecto 2 Se tienen una linealidad para llevar los proyectos reflejada en los comités de seguimiento Actas de comité firmadas 2. Estandarizar el proceso de recopilación de requisitos 2 Se recopilan en una matriz Elaboración de matrices que se entregan a los contratistas 3. Estandarizar el proceso de la definición de actividades 2 Se realizan programaciones de obra donde se secuencian las actividades Se utiliza Microsoft Project 4. Estandarizar el proceso de Estimación de recursos. 2 Se realizan cuadros de presupuestos analizados por hitos y basados en históricos Cuadro presupuestales de seguimiento para los proyectos 5. Estandarizar el Plan de Gestión de calidad 2 Se hace revisión normativa y se cuenta con materiales establecidos para la ejecución de los proyectos Informes de los diferentes departamentos 6. Estandarizar el Plan de la Gestión de recursos humanos 2 Se realiza selección de proveedores; y se verifica el recurso interno que hace parte del alcance del proyecto en su operatividad y posterior funcionalidad. Cuadros comparativos de selección de proveedores y acta de iniciación del proyecto. 7. Estandarizar El Plan de Gestión de Comunicaciones 2 Se realiza comité de comunicaciones Acta de comité de comunicaciones 8. Estandarizar el proceso de identificación de riesgos 1 9. Estandarizar el proceso de Análisis cuantitativo de riesgos 1 TOTAL 16 1.      Documentan el alcance? (in scope – out scope) 2.      Después de definir el alcance del proyecto, cómo dividen el trabajo o las acciones específicas para lograr obtener los entregables? (definición de actividades y secuenciarlas) 3.      Cómo estiman los recursos que se necesitan para el desarrollo de estas actividades? (cantidad de materiales, de personas, equipos o suministros) 4.      Cómo estiman los tiempos de estas actividades? (cronograma, estimar restricciones al cronograma? 5.      Cómo preparan la estimación de los costos y el presupuesto? (Juicio de Expertos, Estimación Análoga, Estimación Paramétrica, Estimación Ascendente, Estimación por Tres Valores) 6.      Qué tipo de normas de calidad tienen identificadas para este tipo de proyectos? 7.      En el momento de definición del equipo de trabajo, documentan los roles, las responsabilidades y habilidades requeridas y cómo será la comunicación entre todos? 8.      Cómo definen las necesidades de compras para el proyecto? Tienen algún método para planificar, identificar, calcular y gestionar los riesgos, planean las respuestas a estos riesgos? Anexo 4-Ejecucion Evaluación Madurez OPM3 Calificacion grupo de procesos No Institucionalizada Practicas/Procesos Nivel de Madurez Evidencias Documentales Afirmaciones de entrevista Observaciones 1. Estandarizar los procesos de aseguramiento de calidad 2 Se realiza verificación in situ de la normativa aplicable Se cuenta con informes de los departamentos que hacen parte del proyecto. 2. Estandarizar el proceso de gestión de comunicaciones. 2 Se realiza comité de comunicaciones Acta de comité de comunicaciones TOTAL 4 1.      En el momento de la ejecución cuando se presentan cambios que generen impacto frente a lo planeado, como lo manejan? 2.      Existen espacios planeados de realimentación al personal? Como resuelven los problemas? Esto lo documentan? Anexo 4-Control Evaluación Madurez OPM3 Calificacion grupo de procesos No Institucionalizada Practicas/Procesos Nivel de Madurez Evidencias Documentales Afirmaciones de entrevista Observaciones 1. Estandarizar el proceso de control integrado de cambios. 1 2. Estandarizar el proceso de control de calidad. 2 Se realiza verificación in situ de la normativa aplicable Se cuenta con informes de los departamentos que hacen parte del proyecto. 3. Estandarizar el proceso de control del alcance. 3 Se cuentan con todos los parámetros para lograr el alcance del proyecto Se cuenta con acta de iniciación 4. Estandarizar el proceso de control de cronograma. 3 Se realizan comités de seguimiento donde se verifica el cumplimiento del cronograma a través de Microsoft Project. Acta de comité 5. Estandarizar el proceso de control de costos. 3 Se cuenta con matrices de control de costo. Se evidencia el diligenciamiento de matrices de control de costos y cierres financieros. 6. Estandarizar el proceso de control de comunicaciones. 2 Se realiza comité de comunicaciones Acta de comité de comunicaciones TOTAL 8 1.      Cómo supervisan el avance de los proyectos? (software) 2.      Qué tipo de informes realizan para conocer la salud del proyecto? Con qué periodicidad los realizan? Hacen realimentación de ellos? Quedan incluidos y formalizados la aceptación de los entregables? 3.      Cómo controlan los costos Vrs el presupuesto versus el cronograma? Anexo 4-Cierre Evaluación Madurez OPM3 Calificacion grupo de procesos No Institucionalizada Practicas/Procesos Nivel de Madurez Evidencias Documentales Afirmaciones de entrevista Observaciones 1. Estandarizar el proceso del cierre del proyecto. 2 Entrega y recibo de carpetas técnicas. Se cuenta con oficios con anexos de las carpetas técnicas. TOTAL 0 1.      Como hacen el cierre de los proyectos? Manejan algún formato? 2.      Documentan lecciones aprendidas? image1.jpeg