1 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO EN LA ALCALDÍA DE EL ESPINAL - TOLIMA CARLOS ALFONSO SUAREZ REYES CESAR AUGUSTO PATIÑO SUAREZ UNIVERSIDAD EAN FACULTAD DE ESTUDIOS EN AMBIENTES VIRTUALES ESPECIALIZACIÓN EN GOBIERNO Y GERENCIA PÚBLICA BOGOTÁ D.C. 2014 2 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO EN LA ALCALDÍA DE EL ESPINAL - TOLIMA Informe Final de Investigación para optar el título de Especialista en Gobierno y Gerencia Pública Carlos Alfonso Suárez Reyes Cesar Augusto Patiño Suárez Bajo la dirección del Dr. Mario De Milleri UNIVERSIDAD EAN FACULTAD DE ESTUDIOS EN AMBIENTES VIRTUALES ESPECIALIZACIÓN EN GOBIERNO Y GERENCIA PÚBLICA BOGOTÁ D.C. 2014 3 Nota de aceptación __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ Firma Presidente Comité de Grados __________________________________ Firma del Tutor 4 TABLA DE CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN........................................................................................................... 10 MARCO CONCEPTUAL............................................................................................. 11 MARCO REFERENCIAL O TEÓRICO....................................................................... 13 OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS.................................................................. 14 PLAN TEMÁTICO......................................................................................................... 14 RESULTADOS ESPERADOS....................................................................................... 16 CONTENIDO DEL INFORME FINAL DE INVESTIGACIÓN.......................................................................................................... 17 1. CARACTERIZACIÓN GENERAL………….…………………………….……. 17 1. 1. El Municipio de El Espinal……………………………………………..……... 17 1. 2. Diagnóstico de la Situación…………………………………………………..….. 18 1. 3. Caracterización de los Procesos............................................................................. 20 1. 3. 1. Pago de Obligaciones Contractuales………..................................................... 20 1. 3. 2. Licenciamiento o Permisos para Adelantar Obras de Infraestructura………... 22 1. 3. 3. Atención al Ciudadano……………………………………………...……....... 23 1. 3. 4. Contratación de Bienes y Servicios….…......................................................... 24 2. OFERTA DE SERVICIOS DE LA ENTIDAD…..………………………..….... 27 2. 1. Secretaria de Planeación……………………………………………...……….… 27 2. 2. Secretaria de Hacienda y Transito….………………………………….………... 27 2. 3. Secretaria Social……………………………………………………………......... 28 2. 4. Secretaria de Gobierno y General………………………………….………….… 28 3 COMPONENTE DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN………………………... ... 29 3. 1. Identificación de Riesgos de Corrupción y Acciones para su Manejo…………... 30 3. 1. 1. Administración del Riesgo………………………….………………….…...... 31 3. 1. 2. Mapa de Riesgo de Corrupción….…………………………………................ 33 3. 2. Estrategia Antitrámites y Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano……………………………….………………………………………. 43 3. 2. 1. Identificación de Tramites…………..……………….….................................. 45 3. 2. 2. Priorización y Racionalización de Trámites……..…….................................... 45 3. 3. Rendición de Cuentas………………………………………………………….… 49 3. 4. Mecanismo para Mejorar la Atención al Ciudadano……………..……..…… 53 5 3. 4. 2. Plan de Acción……………………………………….……........................... 57 CONCLUSIONES......................................................................................................... 61 RECOMENDACIONES............................................................................................... 62 BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................. 63 6 GLOSARIO Corrupción: Der. En las organizaciones, especialmente en las públicas, práctica consistente en la utilización de las funciones y medios de aquellas en provecho, económico o de otra índole, de sus gestores. Riesgo: Estar expuesto a perderse o a no verificarse. Probabilidad: Cualidad de probable, que puede suceder. Entidad Territorial: unidad administrativa descentralizada para gobernar el Estado; en Colombia la conforman los Departamentos, Municipios y Territorios Indígenas. Dentro de los Departamentos se encuentran la regiones administrativas de planificación especial y las provincias y los municipios se pueden conforman por corregimientos, distritos o áreas metropolitanas. Vigencia: En administración pública se refiere al ejercicio de un año de actuación pública. Plan Básico de Ordenamiento Territorial: herramienta técnica que poseen los Municipios que poseen los municipios para planificar y ordenar su territorio; integra la planificación física, socioeconómica con el medio ambiente. Trámite: Es la gestión o diligenciamiento que se realiza para obtener un resultado, en pos de algo, o los formulismos necesarios para resolver una cosa o un asunto. 7 LISTA DE FIGURAS Pág. Figura 1: Organigrama Alcaldía de El Espinal...………………...................................... 18 Figura 2: Árbol de Problemas de la Situación Actual.………………............................. 21 Figura 3: Mapa Conceptual del Procedimiento pago de Obligaciones Contractuales….. 23 Figura 4: Mapa Conceptual Procedimiento Licencia para Adelantar Obras de Infraestructura.................................................................................................... 24 Figura 5: Mapa Conceptual Atención al Ciudadano.………………................................ 25 Figura 6: Mapa Conceptual de Contratación de Bienes y Servicios................................. 27 Figura 7: Esquema para Implementar una Política de Administración del Riesgo........... 33 Figura 8: Procedimiento Tramite Pago Impuesto Predial……......................................... 50 8 LISTA DE TABLAS Pág. Tabla 1: PAGO DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES…………………................ 36 Tabla 2: CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LA ENTIDAD…….…… 37 Tabla 3: ATENCIÓN AL CIUDADANO…………........................................................... 40 Tabla 4: EXPEDICIÓN DE LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN..................................... 43 Tabla 5: IDENTIFICACIÓN DE TRÁMITES POR SECRETARIAS DE DESPACHO.... 48 Tabla 6: DIAGNOSTICO DE LOS TRÁMITES………………….................................... 49 Tabla 7: PLAN DE ACCIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO.................................... 59 9 LISTA DE ANEXOS ANEXO 1: OFERTA SERVICIOS SECRETARIA DE PLANEACIÓN ANEXO 2: OFERTA SERVICIOS SECRETARIA DE HACIENDA ANEXO 3: OFERTA SERVICIOS SECRETARIA SOCIAL ANEXO 4: OFERTA SERVICIOS SECRETARIA DE GOBIERNO 10 INTRODUCCIÓN La Ley 1474 de 2011, en su Artículo 73 establece que “cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia denominada Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano”. Por otra parte el Decreto Nacional 2482 de 2012, que adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación y actualiza las políticas de desarrollo administrativo, incluye en su política de Transparencia, participación y servicio al ciudadano, orientada a acercar el Estado al ciudadano y hacer visible la gestión pública, El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Para la elaboración del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, el equipo asesor en la intervención para el mejoramiento a la Alcaldía de El Espinal; acoge las estrategias contenidas en la metodología diseñada por el Departamento Nacional de Planeación – DNP y el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP y define las acciones que en cada una de ellas, desarrollará e implementará el municipio de El Espinal, para prevenir y controlar la corrupción. Inicialmente se elaborará la caracterización de los procesos internos, en conjunto con los empleados del ente territorial se debe socializar la oferta de servicios que el ciudadano puede esperar de la Alcaldía; una vez se conozca al detalle el funcionamiento de la entidad será posible elaborar el mapa de riesgos de corrupción; situación que dejará al descubierto la vulnerabilidad de algunos procesos internos. De igual manera se deberá diseñar y poner en conocimiento de los funcionarios la estrategia antitrámites que se derivará del Decreto 19 de 2012 “por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”; situación que necesariamente conllevará mejoras en la atención al ciudadano. 11 MARCO CONCEPTUAL El Estatuto Anticorrupción dicta normas orientadas a fortalecer los mecanismos para prevenir actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Desde esta perspectiva se dispone de políticas Institucionales y pedagógicas para ser implementadas en este caso en la Alcaldía de El Espinal. La construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano en la Alcaldía de El Espinal, debe ser un proceso integrador que facilite la participación de las diferentes secretarías, con el fin de identificar de forma apropiada los tipos de riesgos que vulneran los procesos internos a la corrupción y así mitigarlos, transferirlos o evitarlos; además que se deberá acoger esquemas amigables de atención al ciudadano mejorando los niveles de satisfacción del usuario. La existencia y la efectividad de la oficina de control interno, busca mejorar las operaciones en la entidad. Proporciona en este caso al Alcalde y en general a la entidad el conocimiento real del estado de su administración con respecto al plan anticorrupción y de atención al ciudadano, de tal manera que nos va permitir reorientar oportunamente las estrategias y acciones hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales. Formulación o Planteamiento del Problema No existe una estrategia para combatir la corrupción y atender al ciudadano en la alcaldía del municipio de El Espinal – Tolima. Justificación del Problema Con la elaboración del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano se logra identificar la vulnerabilidad de los procesos existentes susceptibles de corrupción y determinar mecanismos para agilizar los mismos disminuyendo tiempos de respuesta en la atención al 12 ciudadano. Adicional a esto, la Alcaldía Municipal de El Espinal evitará requerimientos por parte del Ministerio Publico representado en la Personería Municipal o la Procuraduría General de la Nación como los que se evidencian en las glosas emitidas por la Superintendencia de Salud y el Archivo General de la Nación que han vinculado a la alcaldía municipal de El Espinal a planes de mejoramiento debido a que no se han desarrollado de forma idónea algunos procesos en la entidad. Lo anterior justifica la formulación de una estrategia anticorrupción y de atención al ciudadano con principios holísticos que permitan una aplicación efectiva y una respuesta positiva tanto de los funcionarios como de la comunidad hacia la percepción de una gestión transparente y equitativa enmarcada en la legislación vigente. 13 MARCO REFERENCIAL O TEÓRICO El Estado Colombiano concibe por si solo desde su misma Constitución Política una lucha contra la corrupción, luego empieza a reglar o robustecer el esquema cuando da vida a la Ley 87 de 1993(Sistema Nacional de Control Interno), posteriormente con la Ley 190 de 1995 (normas para preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa) fortalece la actuación de los entes de control de la gestión pública, se unen a estos esfuerzos la Ley 678 de 2001, numeral 2, artículo 8o (Acción de Repetición), la Ley 734 de 2002 (Código Único Disciplinario), la Ley 1150 de 2007 (Dicta medidas de eficiencia y transparencia en la contratación con Recursos Públicos). El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano; aparece en la vida pública a partir del año 2011 con la Ley 1474 “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” y del Decreto 2641 del 17 de Diciembre de2012, que reglamenta los Artículos 73 y 76 de la misma Ley; en el entendido que todas las entidades del Estado del orden Nacional, Departamental y Municipal surten su carácter misional en el bienestar de la ciudadanía en general y tanto la corrupción como la falta de atención al ciudadano se ha convertido en un actividad repetitiva y constante en cada una de ellas. Dicho esto el Plan es una estrategia que se enmarca en la vida pública resaltando la relevancia que tiene evitar los actos de corrupción que se puedan suscitar y afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos. Dado que todas las actuaciones derivadas del ejercicio público son sujeto de investigación por los entes de control, debe estar identificada de forma correcta y sistemática cada una de las operaciones que conforman los procesos internos; para que el servidor público correspondiente no sea objeto de investigación por parte de los entes de control o veedurías ciudadanas ante una eventual omisión en la prestación del servicio. 14 OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS Objetivo General Elaborar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano en la Alcaldía de El Espinal, Departamento del Tolima para la vigencia 2015. Objetivos Específicos  Caracterizar los principales procesos internos que se adelantan en la Alcaldía Municipal de El Espinal.  Identificar el mapa de riesgos por corrupción de la entidad.  Diseñar las estrategias antitrámites.  Diseñar una estrategia para la rendición de cuentas.  Establecer los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. PLAN TEMÁTICO Para alcanzar el propósito de esta actividad; el equipo asesor en la intervención para el mejoramiento a la Alcaldía de El Espinal determina como punto fundamental para avanzar en la elaboración del Plan Anticorrupción se debe hacer la caracterización general de la entidad y de los principales procesos de esta, luego un diagnostico preliminar, seguido de la oferta de servicios de la entidad; como quiera que se debe conocer al interior de la organización antes de opinar o sugerir cambios o adopción de estándares que enmarcaran las futuras actuaciones públicas de algunos de sus funcionarios. Posterior a esto se debe ya abordar los componentes del Plan Anticorrupción que son a) La identificación de los riesgos por corrupción, b) La estrategia antitrámites, c) La rendición de cuentas, y d) Los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. 15 Por último se debe de adoptar un plan de acción para el mejoramiento corporativo en los componentes del Plan anticorrupción. METODOLOGÍA UTILIZADA La metodología utilizada para la formulación de este plan consistió en desarrollarlo teniendo como guía el documento “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y el Departamento Nacional de Planeación (DNP), incorporando en cada componente la situación que el municipio presenta, proponiendo luego las acciones que se adelantarán para el logro de los objetivos. El objetivo de la investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, no se plantea hipótesis. Por lo tanto en la investigación se pretende:  En primera medida analizar el estado del arte por medio de un diagnóstico, el plan anticorrupción construido para los años 2013 y 2014, las evaluaciones y el análisis de lo que ha sucedió con estos.  Revisión del flujograma de procesos  Realizar con los funcionarios de la entidad la socialización de la oferta de servicios.  Sistematizar de la información  Identificar de los riesgos por corrupción nuevos y persistentes de la mano de los funcionarios correspondientes.  Planificar la intervención de los riesgos por corrupción nuevos y persistentes 16 RESULTADOS ESPERADOS 1. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano en la Alcaldía de El Espinal; formulado. 2. Identificar los riesgos por corrupción en la entidad y la elaboración del mapa de riesgos. 3. Establecer una estrategia antitrámites. 4. Establecer una estrategia para la rendición de cuentas. 5. Establecer los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. 17 CONTENIDO DEL INFORME FINAL DE INVESTIGACIÓN 1. CARACTERIZACIÓN GENERAL 1.1 El Municipio de El Espinal El Espinal está catalogado como la segunda ciudad del Departamento del Tolima; con 80.000 habitantes aproximadamente y una extensión de 231 Km2, municipio con clasificación de cuarta categoría, obtiene regalías propias por ser municipio productor, con presupuesto anual de 35.000 millones de pesos(Espinal, 2013). Tiene una planta propia de personal recién modificada y adoptada y muestra una organigrama general como sigue. Figura 1: Organigrama Alcaldía de El Espinal; fuente manual de procedimientos de la entidad ORGANIGRAMA DESPACHO ALCLADE JEFE OFICINA CONTROL INTERNO SECRETARIA DE HACIENDA SECRETARIA DE PLANEACION SECRETARIA DE GOBIERNO Y GENERAL SECRETARIA SOCIAL DIRECTOR SISBEN DIRECTOR EDUCACION CORREGIDOR INSPECTOR DE POLICIA COMISARIO DE FAMILIA DIRECTOR ADMINISTRATIVO TRANSITO COORDINADOR ALMACEN 18 1.2 Diagnóstico de la Situación La Alcaldía Municipal de El Espinal es una entidad territorial y como tal al desarrollar su cometido misional está expuesta a un sin número de actuaciones vulnerables y susceptibles a actos de corrupción y de atención al ciudadano; como lo son la vulnerabilidad de los procesos internos para favorecer a unos pocos en la celeridad, objetividad y/o transparencia de los procesos, la falta de orientación a la hora de avanzar en una reclamación instalada por un usuario y la inexistencia de una ruta para contestar de manera apropiada una petición, queja o reclamo. Este es un fenómeno generalizado en las entidades estatales y busca ser resuelto en la Ley 1474 de 2011, artículo 73 y el decreto 2641 del 17 de Diciembre de 2012 que reglamenta dicha ley. Se tiene como antecedentes en la operación y funcionamiento de la Alcaldía de El Espinal existen procesos administrativos que se hubieran podido fallar a favor por parte de un juzgado si existiera una ruta definida, clara y eficaz para atender al ciudadano y en especial para atender las reclamaciones; en este sentido la falta de aplicación de esta normatividad nos estaría llevando a generar detrimento al patrimonio del Estado, se evidencia también malestar en los usuarios que gestionan trámites de licencias de construcción al no encontrar respuesta pronta para su trámite, la falta de estándares en tiempo para cumplir la ruta crítica de este procedimiento. En general los secretarios de despacho manifiestan que el trabajo que diariamente se les remite vía oficios es colosal, si a esto se le añade las visitas a obras y/o establecimientos, la representación a procesos ejecutivos ante juzgados que generalmente son delegados por el alcalde, la asistencia a eventos o capacitaciones delegadas por un Ministerio Público o Gobernación y la atención al ciudadano; realmente estaríamos hablando que estos funcionarios permanecen alcanzados en sus quehaceres rutinarios. 19 Se infiere que el nivel de satisfacción de los usuarios de la alcaldía de El Espinal es bajo pues el volumen de quejas ante la Personería municipal y ante la secretaría de Gobierno y General por la atención tardía en algunos procesos internos, los empleados de la entidad no desarrollan de manera adecuada algunos procesos porque en la actualidad cursan algunos requerimientos de las entidades del orden Nacional que tienen inferencia directa en la administración de recursos públicos y procedimientos administrativos en nuestra jurisdicción. Teniendo en cuenta que, por disposición legal, se trata de una estrategia que debe ser diseñada anualmente, en la actualidad existe un protocolo de acción para la vigencia 2014. Sin embargo, es necesario proceder con la elaboración del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano en la Alcaldía de El Espinal, Departamento del Tolima para el año 2015, para lo cual se requiere un estudio minucioso y un trabajo en profundidad que permita emitir directrices que promuevan actuaciones pertinentes y conformes a la legislación vigente, basadas en una relación cordial y satisfactoria con la comunidad que se constituye como cliente primario de la entidad. A continuación se describe un árbol de problemas de la situación actual del Municipio de El Espinal en el tema mencionado; como aparece en la figura 2 20 Figura2: árbol de problemas de la situación actual 1.3 Caracterización de los Procesos El desarrollo de este tópico nos llevará a poner en contexto los requisitos y trámites que se deben surtir para dar apertura a cada uno de los procesos que a continuación describimos; pago de obligaciones contractuales (pagar una cuenta), licenciamiento de obras de infraestructura, atención al ciudadano y proceso de contratación de bienes y servicios. 21 1.3.1 Pago de Obligaciones Contractuales Son las derivadas de un proceso contractual o contrato; en la administración pública no se pueden generar pagos sin la existencia de un contrato con formalidades plenas; este procedimiento se realiza en la secretaría de hacienda, dependencia de tesorería. Cuando ya se genera una cuenta para tramitar la oficina de contratación debe de iniciar el proceso verificando que estén las actas diligenciadas, cotejando el cumplimiento con las obligaciones del contrato y el pago de aportes parafiscales, verificando que vaya la factura o cuenta de cobro; de eso se arma una carpeta que lleva consigo la copia del contrato, las pólizas y el proyecto de inversión, se pasa a presupuesto con radicado de cuentas diarias para que allí se convierta el certificado de disponibilidad presupuestal en el registro presupuestal luego pasa a contabilidad para que sea debitada la cuenta e inspeccionado que se cumpla el lleno de los requisitos, liquidadas las deducciones impositivas como rete fuente, reteica, pro anciano, pro cultura y reteiva; de ahí pasa a tesorería para que se materialice el pago de acuerdo a la cuenta bancaria que referenció el proveedor o contratista. En este proceso se debe prestar especial atención y de manera permanente que las cuentas de las cuales se va a girar recursos no estén embargas; las entidades territoriales son susceptibles de este tipo de actuaciones jurídicas, también se debe de tener en cuenta si las cuentas a girar no tienen cesiones de pago vigentes a favor de terceros; es decir si los contratistas no han cedido el derecho al pago a favor de otro y en ese caso se debe de girar al tercero en mención. Se puede esquematizar el procedimiento en el siguiente mapa conceptual. 22 1.3.2 Licenciamiento o permisos para adelantar obras de infraestructura Para tramitar permisos o licencias y adelantar obras de construcción, ampliación, modificación, adecuación, reparación y/o demolición de urbanizaciones o edificaciones y parcelación para construcción de inmuebles en las áreas urbanas, suburbanas y rurales del municipio se debe allegar una carpeta por cada proyecto inmobiliario con la siguiente información: certificado de libertad y tradición del predio, certificado de disponibilidad de los servicios públicos por la entidad prestadora del servicio, planos debidamente firmados con copia de la tarjeta profesional vigente de quien firma, memorias de cálculos estructurales debidamente firmadas con identificación, comentarios y certificación de quien los hizo, cuadro de áreas construidas debidamente explicado; para la aprobación de este trámite o permiso el funcionario tendrá que verificar en su orden que la ubicación del predio objeto de la solicitud cumpla con el uso del suelo que está aprobado en el Plan Básico de Ordenamiento Territorial (PBOT), que las medidas del predio cumpla con el PAGO DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES Actas. Cuenta o Factura. Aportes Parafiscales. Pólizas Actualizadas. Rete Fuente. Rete Ica. Pro Anciano. Pro Cultura. Rete Iva. FIGURA 3 MAPA CONCEPTUAL DEL PROCEDIMIENTO PAGO DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES. SECRETARIA DESPACHO SOLICITUD PAGO OFICINA PRESUPUESTO GENERA RP, VERIFICA, PROYECTO DE INVERSIÓN OFICINA DE CONTABILIDAD CODIFICA Y CONTABILIZA LA CUENTA, ARMONIZA PAC ALMACENA CUENTA TESORERÍA VERIFICA FONDOS EN CUENTAS BANCARIAS OFICINA DE TESORERÍA RADICA Y GIRA CUENTA OFICINA CONTRATACIÓN VERIFICA, EVALÚA Y REMITE 23 mínimo requerido para el tipo de proyecto de acuerdo al PBOT, que el predio no esté ubicado en zona de alto riesgo, garantizar que el proyecto cuente con obras de urbanismo, revisar que cumpla con las áreas de cesión requeridas, densidades, volumetrías, áreas de uso público, áreas verdes, verificar las medidas y las cotas de los planos y finalmente liquidar de acuerdo al estrato socioeconómico registrado en la secretaría. Una vez verificada esta información se debe proyectar la licencia o permiso correspondiente para la firma del secretario de despacho. Se puede esquematizar el procedimiento en el siguiente mapa conceptual. 1.3.3 Atención al ciudadano La oficina de atención al ciudadano es una dependencia que se debe caracterizar por ofrecer una orientación de los procedimientos y trámites administrativos en procura de facilitarle la diligencia y volver más efectivo el requerimiento del usuario. Dentro de las funciones que LICENCIAMIENTO PARA ADELANTAR OBRAS Certificado Libertad y Tradición. Certificado Servicios Públicos. Planos, Memorias de Cálculo. Devuelve Carpeta Cuadro de Áreas. Negando Servicio FIGURA 4 MAPA CONCEPTUAL PROCEDIMIENTO LICENCIA PARA ADELANTAR OBRAS DE INFRAESTRUCTURA. LIQUIDA VALOR LICENCIA VERIFICA CUMPLA ÁREAS MÍNIMAS DE CESIÓN, VERDES. FONDOS EN CUENTAS BANCARIAS PROYECTA APROBACIÓN LICENCIA VERIFICA CUMPLA ÁREAS MÍNIMAS DE CESIÓN, VERDES. FONDOS EN CUENTAS BANCARIAS SECRETARIA DE PLANEACIÓN FIRMA RESOLUCIÓN APROBACIÓN LICENCIA OFICINA DE PLANEACIÓN USUARIOS DILIGENCIA SOLICITUD 24 debe de adelantar esta dependencia de encuentran: exponer clara y concretamente la oferta de servicios que provee la administración municipal con todos sus programas tanto los propios como los que se desarrollan de la mano del Gobierno Nacional, orientar al usuario a cerca de la localización física de las diferentes dependencias, servir de puente entre el servidor público y el usuario cuando este requiera atención especial por su estado de salud, condición física o desconocimiento del trámite correspondiente, recepcionar las peticiones, quejas y reclamos de los usuarios, clasificándolas y dándoles a cada una de ellas la debida radicación y el debido trámite con el funcionario público; es deber del funcionario pasar un consolidado semanal de las quejas y reclamos tramitados por esta dependencia a la oficina de control interno a fin de que esta verifique su evolución y de ser necesario efectúe planes de mejoramiento. Es propio de esta función llevar un registro de la documentación tramitada por esta dependencia a fin de clasificarla y llevar una estadística de las mayores causas de reclamación y quejas de los usuarios. Se puede esquematizar el procedimiento en el siguiente mapa conceptual. ATENCIÓN AL CIUDADANO Usuario Requiere Funcionario FIGURA 5 MAPA CONCEPTUAL ATENCIÓN AL CIUDADANO DEPENDENCIA RECEPTORA, GENERA INFORMACIÓN A CONTROL INTERNO GENERA CORREO Y RADICA EN LA DEPENDENCIA FUNCIONARIOS SIRVEN DE PUENTE ENTRE LA DEPENDENCIA Y EL USUARIO FUNCIONARIO IDENTIFICA DIFICULTADES QUE PUEDA PRESENTAR EL USUARIO FUNCIONARIO EXPONE CLARAMENTE OFERTA DE SERVICIOS EN REFERENCIA FUNCIONARIO INDICA LOCALIZACIÓN FÍSICA DE DEPENDENCIA REQUERIDA FUNCIONARIO ACLARA SI EL PROGRAMA ES DE ORDEN NACIONAL Y MUNICIPAL FUNCIONARIO RECEPCIONA PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS LOCALIZA FUNCIONARIO REQUERIDO PARA QUE FACILITE DILIGENCIA CONTROL INTERNO VERIFICA EVOLUCIÓN DE LAS PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS GENERA ESTADÍSTICA CONTROL INTERNO 25 1.3.4 Contratación de Bienes y Servicios Para la contratación de bienes y servicios se debe de tener en cuenta varios condicionantes para poder dar inicio al procedimiento en mención; primero se debe hacer la descripción de la necesidad del bien o servicio, cuantificando el valor de este ya sea vía presupuesto o estudios de los precios del mercado. Esta nace de cada dependencia según sea el caso, se debe de facilitar el insumo a la oficina de proyectos para realizarlo y avanzar con análisis del sector, acto seguido solicitar la disponibilidad presupuestal correspondiente, una vez se tienen estos tres documentos se radica en la oficina de contratación para iniciar el proceso donde se debe de hacer los actos precontractuales como los términos de referencia o estudio previo donde se evidencia en el análisis que tipo de contratación debe enfrentar el proceso según sea el caso; esta puede ser directa, o enfrentar a un proceso de selección abreviada o licitación pública y dependiendo si son adquisición de elementos de similares de común utilización se debe adelantar una subasta a la inversa. Cada proceso debe evacuar un protocolo donde habitualmente varían los tiempos de evolución del proceso y donde los requisitos generales de los proponentes por lo general son los mismos. Una vez se realiza el estudio previo se procede a confeccionar el borrador de pliego de condiciones y este va ligado a un cronograma de adjudicación, el funcionario debe velar por que se cumpla el cronograma de adjudicación y es obligación a partir del acto de apertura del proceso referido colgar en tiempo real en el sistema electrónico de contratación pública (SECOP) denominado Colombia Compra Eficiente cada evento que afecte el acto referido. Cada vez que se modifique el cronograma debe ser en acto motivado y por medio de una adenda que reprograma el proceso; en el proceso de contratación se derivan muchas respuestas a interrogantes de los que aspiran a participar o son proponentes. Es obligación responder dentro de los términos para ello, el cumplimiento del cronograma en fecha y hora determinada es indispensable y vital para cada proceso; se hace necesario ser muy estricto en estas operaciones. Una vez se lleva el acto de adjudicación o declaratoria de desierto de un proceso se debe de iniciar con la elaboración de la minuta o contrato; allí se deberá colocar especial atención al 26 perfeccionamiento del contrato que lo compone el contrato debidamente firmado por las partes, la garantía de cumplimiento con su respectiva factura de pago, el proyecto de inversión y el registro presupuestal correspondiente. Es deber del funcionario velar por la custodia de la carpeta que se deriva de cada contrato de bienes o servicios; esta debe de estar con todos los documentos que lo componen y se debe de ir adjuntando posteriormente los derivados del cumplimiento del contrato. Al igual se deben de allegar a los entes correspondientes los informes periódicos de contratación. Se puede esquematizar el procedimiento en el siguiente mapa conceptual. CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FIGURA 6 MAPA CONCEPTUAL DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. SECRETARIA DESPACHO GENERA NECESIDAD (PRESUPUESTO O COTIZACION) OFICINA CONTRATACIÓN GENERA SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL RADICA OFICINA CONTRATACIÓN OFICINA CONTRATACIÓN REALIZA ESTUDIOS PREVIOS DEPENDENCIA REALIZA PROYECTO ELIGE EL TIPO DE CONTRATACIÓN Y CONFECCIONA PLIEGO DE CONDICIONES Y CRONOGRAMA DE ADJUDICACIÓN OFICINA PRESUPUESTO GENERA CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL SE CONTROLA PERIÓDICAMENTE EL CUMPLIMIENTO DEL CRONOGRAMA DA RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES RECEPCIONA LAS PROPUESTAS EN CIERRE DEL PROCESO EVALÚA LAS PROPUESTAS GENERA INFORME DE EVALUACIÓN GENERA ACTO DE ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DESIERTA GENERA MINUTA CONTRATO 27 2. OFERTA DE SERVICIOS DE LA ENTIDAD 2.1. Secretaría de Planeación Tiene a su cargo la responsabilidad del crecimiento armonizado del municipio, expedir las licencias de construcción y conceptuar sobre los usos de suelo, preconcebir los planes, programas y proyectos del gobierno municipal, cruzarlo con los planes de desarrollo Departamental y Nacional y materializar las obras contempladas en los planes de desarrollo y PBOT. A las tareas de planeación municipal también se les agrega la administración del SISBEN que es el sistema de información diseñado por el Gobierno Nacional para identificar a las familias potenciales beneficiarias de programas Sociales. La oferta institucional de esta secretaria es: Expedición de licencias de construcción, expedición de usos de suelo, expedición de licencias de segregación y propiedad horizontal, incorporación de planes parciales para uso urbanístico, desarrollar seguimiento y control a la ejecución del plan de desarrollo, desarrollar seguimiento y control a la ejecución del PBOT, formular y gestionar proyectos de inversión para el municipio y administrar la base de datos del SISBEN. Se puede ampliar el concepto en el portafolio de servicios como se muestra en el anexo 1. 2.2. Secretaría de Hacienda y Tránsito Se responsabiliza de las finanzas del municipio, de encontrar un balance entre los ingresos y los egresos; las entidades territoriales no pueden gastar más de lo que generan porque son sancionados por la contraloría general de la república; así mismo les disminuyen las transferencias afectándoles la categoría al municipio. De ahí la importancia de ser muy responsables en el manejo de las finanzas públicas. 28 La consecución de ingresos debe ser una política de gobierno permanente por que los gastos no dan espera y se pueden trepar; siempre que se piense castigar un rubro se debe tener presupuestado. La oferta institucional de esta secretaria es: dirigir y confeccionar el presupuesto municipal, dirigir el cobro coactivo, manejo y apertura de cuentas bancarias, liquidar impuestos de industria y comercio y predial, liquidar bienes ejidales, ofrecer alternativas de pago a los contribuyentes, pagar las obligaciones contractuales, administrar el tránsito municipal; dentro de este punto se encuentra la expedición de licencias, el cargue y descargue de multas de tránsito, expedición tarjetas de propiedad y placas para vehículos nuevos y traspaso de propietarios para vehículos usados. Se puede ampliar el concepto en el portafolio de servicios como se muestra en el anexo 2. 2.3. Secretaría Social Es la secretaría encargada de garantizar la atención a personas vulnerables; esta aseveración es muy amplia y por consiguiente de gran responsabilidad social como quiera que se administran recursos orientados del orden nacional y recursos propios dirigido a personas que no se encuentran en capacidad de suplir sus necesidades básica y deben recurrir al municipio para que las vinculen al programa correspondiente. Esta población puede incluso venir de tierras distantes y aun así ostentar un derecho por ser ciudadano Colombiano. La oferta institucional de esta secretaria es: Familias en acción, Red unidos, madres gestantes, leches con amor, alimentación escolar, transporte escolar, régimen subsidiado, población con movilidad reducida, población desplazada, programas de vivienda interés social, adulto mayor y atención a la primera infancia. Se puede ampliar el concepto en el portafolio de servicios como se muestra en el anexo 3. 2.4. Secretaría de Gobierno y General 29 Tiene a su cargo dos frentes de trabajo el primero como secretaría general da ofrece una oferta interna como quiera que administra el recurso humano de la alcaldía, los recursos físicos y ayudas técnicas para cumplir el cometido misional de la institución; es propio mantener en constante revisión los manuales de funciones y las cargas laborales por lo dinámico de la actividad pública. De otro lado la secretaría de gobierno, es la encargada de garantizar la gobernabilidad en el municipio, interactuando con la fuerza pública diseñando estrategias que propendan por mitigar la inseguridad, la movilidad, el orden en las zonas de uso público, el campo de acción de los establecimientos de comercio. La oferta institucional de esta secretaria es: expedición de permisos para espectáculos, actividades en zonas públicas y en horarios extendidos, certificaciones de residencia, permisos especiales exceptuando algún decreto que controla circulación y/o transito restringido. Se puede ampliar el concepto en el portafolio de servicios como se muestra en el anexo 4. 3. COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Los riesgos de corrupción y acciones para su manejo son un componente que establece los criterios generales para la identificación y prevención de los riesgos de corrupción en las entidades públicas; permitiendo alarmas tempranas y a elaborar planes para mitigarlos, evitarlos o prevenirlos. La alcaldía de El Espinal es responsable de generar una política integral de administración del riesgo; incluyen los riesgos de gestión y de corrupción que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos institucionales, de los procesos, la satisfacción de los usuarios y el manejo transparente de los recursos públicos. 30 En la guía para la administración del riesgo del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP); se habla que desde la perspectiva del control interno; del modelo internacional COSO. Se infiere que la eficiencia del control está en el manejo de los riesgos; es decir: el propósito principal del control es la reducción de los mismos; por consiguiente define riesgo como “la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y de consecuencias” (DAFP, 2011).Se entiende por “riesgo de corrupción la posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular”(Presidencia de la República, 2012). 3.1 Identificación de Riesgos de Corrupción y Acciones para su Manejo Una vez se tiene claridad en lo que es un riesgo y su connotación asociada a la corrupción se debe aprender a identificar correctamente los riesgos por corrupción y clasificarlos. Se pretende con esta práctica identificar al interior de cada procedimiento operacional de la entidad el conjunto de operaciones que generen situaciones o comportamientos que por sus características puedan generar prácticas corruptas, luego de tener claridad a cerca de los procesos y procedimientos que se desarrollan en la entidad se debe identificar la causa de estos riesgos y para esto se debe adelantar la técnica de análisis DOFA en aras de encontrar la debilidades (factores internos) y las amenazas (factores externos) que puedan influir en estos proceso, afectar el logro de los objetivos institucionales y que generen una mayor vulnerabilidad frente a riesgos de corrupción. Luego de haber identificado la causa del riesgo, se debe definir el riesgo del proceso o procedimiento; que es hacer una descripción clara y concreta del riesgo sin que su redacción de lugar a confusiones, se refiera a las características generales o a las formas en que se manifiesta el riesgo. 31 Continuando con el análisis a continuación se hace un análisis del riesgo que es la probabilidad de materialización de los riesgos de corrupción, busca determinar el grado en el cual se puede materializar un evento; este se clasifica en a) casi seguro: se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias, b) posible: el evento puede ocurrir en algún momento.(DAFP, 2011). La probabilidad hace referencia a la posibilidad de que algo suceda, medido de manera objetiva (utilizando algún método científico) o subjetiva basado en la experiencia o experticia de quien lo determina o analiza, utilizando términos generales.(ICONTEC, 2011). Toda probabilidad de ocurrencia genera necesariamente un efecto que consecuencia de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad, es el impacto que negativo que le produce a la entidad es único por cuanto lesiona la imagen, la credibilidad, la trasparencia; su goodwill. La valoración es el producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles existentes; para adelantar esta etapa es necesario identificar los puntos de control existentes o controles establecidos por parte de la entidad en los diferentes proceso so procedimientos, los cuales permiten obtener información para efectos de tomar decisiones. Estos controles pueden clasificarse como a) controles preventivos, que disminuyen la probabilidad de ocurrencia o materialización del riesgo, y b) controles correctivos, que buscan combatir o eliminar las causas que lo generaron, en caso de materializarse. 3.1.1 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO El derrotero central que debe ser vigilado en procura de anular su vulnerabilidad por riesgos de corrupción se encuentra en los pilares estratégicos empresariales; ya que estos son los que orientan el accionar de la entidad y develan su cometido misional. La administración del riesgo es el conjunto de “actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo”(ICONTEC, 2011), esta política debe ser alineada con la planeación estratégica de la entidad, con el fin de garantizar la eficacia de las acciones planteadas frente a posible riesgos de corrupción que se puedan presentar. 32 La administración del riesgo tiene como objetivos; entre otros: proteger los recursos del Estado, mejorar la eficiencia y eficacia operativa y mejorar el aprendizaje y la flexibilidad organizacional. A continuación se presenta esquematizado el modelo para administrar el riesgo. Figura 7.Esquema para implementar una política de administración del riesgo. Conocedores de la dinámica que tiene la administración municipal y con ella la que toma los casos de corrupción en cada actuación pública se hace necesario incorporar a esta política la revisión periódica y permanente de las causas de los riesgos; se deben acoger fechas y acogerla formalmente para que se convierta en rutina de trabajo la revisión permanente. 33 3.1.2 Mapa de Riesgos de corrupción Es la compilación de todo el trabajo que se ha descrito, es la representación final de la probabilidad e impacto de uno o más riesgos. A continuación se encuentran los mapas de riesgos de los principales procedimientos de la Alcaldía municipal de El Espinal. La Alcaldía Municipal elaboró en la vigencia 2014 el mapa de riesgos de corrupción y realizó seguimiento a los controles establecidos para los riesgos. El sostenimiento del Sistema Integrado de gestión ha permitido el autocontrol en los procesos, implementando acciones de mitigación para los riesgos. En el mapa de procesos de la Entidad se visualizan los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de control institucional, los cuales interactúan entre sí para el logro de los planes y programas institucionales. La identificación, valoración, seguimiento y evaluación a los controles establecidos para los riesgos de corrupción se realizó con base en la metodología del DAFP establecida en la Guía para Administración del Riesgo. Teniendo en cuenta las auditorias de seguimiento y verificación de los controles establecidos para los riesgos de corrupción y la revisión de los mapas de riesgos de los procesos se priorizaron los riesgos transversales y de mayor impacto sobre la gestión para definir el tratamiento, los controles y las acciones que implementará la entidad durante la vigencia 2015. Analizado el contexto estratégico, la evaluación de los controles, los registros históricos y las situaciones que por sus características puedan originar actos de corrupción en la entidad se identificaron y priorizaron cuatro procesos a los cuales se le identificaron los riesgos y han sido clasificados de acuerdo a actividades susceptibles de situaciones proclives a la corrupción, tales como: pago de obligaciones contractuales, Contratación de bienes y 34 servicios, atención al ciudadano y expedición de licencias de construcción. A continuación se presenta el mapa de riesgos de corrupción del Municipio, luego de realizado el proceso para identificar los riesgos de corrupción y las medidas para mitigarlos. 35 OBJETIVO: RIESGO DESCRIPCION O DETALLE DEL RIESGO CAUSAS (Factores internos y externos) EFECTOS (Consecuencias) D O F A CONTROLES EXISTENTES VALORACION DEL RIESGO DESPUES DE CONTROLES ACCIONES A INICIAR RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR demora en el pago de las obligaciones contractuales retrazar el pago de una cuenta derivada de un contrato con el fin de presionar al contratista a dar alguna dadiva el pago de una cuenta debe pasar por varias oficinas para realizar el pago, cuyo proceso se convierte en un proceso dispendioso condiciones de desigualdad en el pago de las obligaciones contractuales inconformismo por parte de los contratista fomentar la corrupcion en el interior de la entidad x x Identificación de responsbilidades en el procedimiento de revision y viabilidad de proyectos aval del Sistema Integrado de Gestión. (MECI - NTCGP 1000) parametrizar sistematicamente el proceso estandarizar los dias de recepcion de cuentas y entrega o realizacion de giros oficia de contratacion Secrretaria de Hacienda , oficina de tesoreria Permanente No. De acciones de mejora planteadas al proceso cuando las obligaciones son diversos fondos y cuentas diferentes se podria generar confuciones en el momento de realizar el giro o pago peculado por apropiacion de recursos en cuentas equivocadas x los compromisos se derivan de un presupuesto proyectado no de caja, por lo que es posible que estas apropiaciones no se encuentren en las cuentas retraso de la cancelacion de los pagos X El personal asignado no es suficiente demoras en al cancelacion de las cuentas . x acciones legales por parte de los contratistas los contratista podrian emprender acciones legales, dado que la entidad no genera los pagos derivados de la obligacion contractual el no pago de las obligaciones contratuales por condiciones personales o intereses politcos detrimento patrimonial de la entidad x x formas de comunicación e informacion con la que cuenta la entidad en la actualidad. Responsbilidades del Sistema Integrado de Gestión. (MECI - NTCGP 1000) en la evaluacion del proceso informes periodicos de cuentas por pagar oficia de contratacion Secrretaria de Hacienda , oficina de tesoreria Permanente No. De acciones de mejora planteadas al proceso Desconocimiento de los cambios en la Normatividad. desarrollo equivocado de algunos procedimientos x favorecimiento a pocas personas en la toma de desiciones descontento y demandas por parte de la comunidad x Falta de información toma equivocada de desiciones X Pocos recursos informáticos, financieros y humanos que permitan mejorar los procesos. procesos incompletos o desarrolaldos de forma equivocada X oficia de contratacion Secrretaria de Hacienda , oficina de tesoreria Permanente No. De acciones de mejora planteadas al proceso desviacion de los recursos , inducir a favorecer y priorizar obligaciones por amiguismo o intereses personales interconexion del software Identificación de procesos, procedimientos y responsbilidades en el Sistema Integrado de Gestión. (MECI - NTCGP 1000) auditoria a el area de tesoreria Desconocimien to de los procesos No aplicar los parámetros establecidos dentro de las actividades de los procedimientos, del proceso. Identificación de procesos, procedimientos y responsbilidades en el Sistema Integrado de Gestión. (MECI - NTCGP 1000) Mejoramiento contínuo del proceso. Autoevaluación Control Interno Permanente % de implementación del proceso Fecha Actualización: NOVIEMBRE DE 2104 PROCESO: PAGO DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES IDENTIFICACION ANALISIS VALORACION ADMINISTRACIONMATRIZ DOFA Versión: TABLA 1 ALCALDIA DE EL ESPINAL TOLIMA MAPA DE RIESGOS 36 OBJETIVO RIESGO DESCRIPCION O DETALLE DEL RIESGO CAUSAS (Factores internos y externos) EFECTOS (Consecuencias) D O F A CONTROLES EXISTENTES VALORACION DEL RIESGO DESPUES DE CONTROLES ACCIONES A INICIAR RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR Alta riesgo por pérdida de información Pérdida de información, diferente a la que se registra en los sistemas de información, como las minutas, actas de audiecia, contratos, etc. la alcaldia no esta capacitada para realizar copias de seguridad de la infotrmación que reposa en los equipos. El personal no tiene capacitación sobre como adelantar las copias de seguridad. la pérdida de la información genera un retraso en el desarrollo de las actividades, se presta para corrupcion, se evidencia un amplio desorden en la entidad, se identifica que el sistema de gestion documental de la entidad no es el adecuado o no existe. Desactivación de los puertos USB de los computadores de la dirección. se debe hacer capacitación sobre como realizar copias de seguridad y establecer dentro de los procedimientos de cada área. Centralizar la información de la dirección en una sola unidad de red. Secretaría de gobierno y general y la oficina de Sistemas Permanente Eficacia en la capacitación Eficacia en el desarrollo de copias de seguridad informacion la informacion previa al contrato no esta en las condiciones adecuadas estudios previos realizados de forma incorrecta proceso contractual incorrecto x x revision por parte de la oficina de contratacion lista de chequeo capacitacion a funcionarios que realizan estudios de conveniencia Oficina de Contratación Enero a Diciembre contratos con lista de chequeo verificada} No hay articulación del proceso de contratación con los procesos de Direccionamient o Estratégico por falta de trabajo en equipo Se evidencia el desconocimiento de la entidad por parte de los ordenadores y ejecutores del gasto y la planeacion de la misma. Se muestra una desarticulacion de los procesos y falta de comunicación trasversal. Esto hace que se Incumpla en la realizacion del Plan de Desarrollo. genera debilidad en los procesos Trabajo por contingencia. Permite que haya un amplio despilfarro de los recursos. Que la contratacioneste asociadas a hechos cumplidos. Y haya una amplia posibilidad de corrupcion. x Reuniones de consejo de gobierno Crear en el Plan de Compras un cronograma detallado de contratación. Se necesita que el comité de compras y licitaciones funcione adecuadamente. Secretaría gobierno y general oficina de contratación, oficina de Control Interno. Enero a Diciembre % de ejecución del Plan de Compras, según cronograma. desactualizado el manual de la oficina de contratación de la entidad frente a la normatividad vigente La no actualización del manual de contratación de la entidad, generan violaciones a las normas vigentes, lo cual conllevaría a la apertura de procesos disciplinarios ó multas a la entidad. No se ejecutan los cambios constantes de la normatividad ya sea por desconocimiento o por negligencia en la labor. La falta de personal de planta en la oficina de contratación genera dispersión de la responsabilidad de actualizacion de los documentos y una alta carga laboral que se ejecuta sin las normas legales vigentes no se tiene un listado de chequeo actualizado hay debilidad en los controles y seguimientos a los contratos Apertura de procesos disciplinarios se debe generar un acceso continúo a la información publicada en la página web. Jornadas de difusión y capacitación de los mecanismos de contratación vigentes. Publicación en la página web de la entidad de las versiones actualizadas de los procedimientos y manual de contratación, caracterizaciones, indicadores, politicas de operacion, riesgos, normograma entre otros partiendo de las necesidades existentes. Actualizar el manual de contratación, incluyendo los procedimientos asociados al proceso. Actualizar y utilizar de forma adecuada y continua los documentos como (caracterizaciones, indicadores, políticas de operación, riesgos, normograma, de acuerdo con las necesidades. Publicar oportunamente los documentos del proceso de contratación en la página web de la entidad. Responsable del proceso Representante de la Dirección Actualización del Manual de contratacion Actualización de los documentos y su divulgación en la pág web: Permanente. manual actualizado TABLA 2 Versión: ALCALDIA DE EL ESPINAL TOLIMA Fecha Actualización: NOVIEMBRE DE 2104 MAPA DE RIESGOS PROCESO: CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS DE LA ENTIDAD MATRIZ DOFA IDENTIFICACION ANALISIS VALORACION ADMINISTRACION 37 OBJETIVO RIESGO DESCRIPCION O DETALLE DEL RIESGO CAUSAS (Factores internos y externos) EFECTOS (Consecuencias) D O F A CONTROLES EXISTENTES VALORACION DEL RIESGO DESPUES DE CONTROLES ACCIONES A INICIAR RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR Debilidad en la ejecución de la interventoria y supervisión de contratos La debilidad en el ejercicio de la interventoria y la supervisión de contratos, genera incumplimientos y/o retrasos en su ejecución, así como la recepción de bienes y servicios sin cumplir la totalidad de los requisitos exigidos por la contratación. Personal encargado de la supervisión e interventoría, sin la competencia idónea para el desarrollo de las actividades. Falta de claridad en las funciones a desarrollar como supervisor o interventor., Debilidad en los controles y seguimientos a los contratos Apertura de procesos disciplinarios Proceso de contratación de Bienes y servicios documentado Incluir en el Manual de Contratación, un capítulo de supervisoría y uno de interventoría. Difundir, socializar y publicar el manual de contratación a todos los funcionarios de la entidad. Secretaría de gobierno y General oficina de contratación Enero a diciembre Manual de Contratación aprobado y socializado Corrupción Se evidencian manejo inapropieado del portal de contratación en el desarrollo de la contratación * por falta de compromiso con la entidad se es necesario la Toma de decisiones directivas con participacion parcial de los jefes * Bajo nivel de motivación e incentivos * Cargas laborales mal distribuidas * Dificultades con la supervisión o interventoría de contratos Posibilidad de ejecutar actos malintencionados fuera de la Ley, en la utilización de funciones y recursos de la entidad, por parte de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, con el fin de favorecer beneficios personales, económicos o de otra índole relacionados con la Contratación. Identificación de procesos, procedimientos y responsbilidades en el Sistema Integrado de Gestión. (MECI - NTCGP 1000) Aplicación de la Ley 1474 de 2011. Mejoramiento contínuo del proceso Desarrollar el mapa de riesgos anticorrupción, de acuerdo con la Ley 1474. Socializar los alcances y responsabilidades , frente a la Ley anticorrupción. Secretaría de gobierno y General Oficina de contratación Representante de la Dirección Permanente No. De acciones de mejora planteadas al proceso. Mapa de riesgos anticorrupción aprobado No. De jornadas de socialización realizadas. Cambio de directivos y personal Sustitución de directivos o funcionarios por terminación del contrato o circunstancias políticas y rotación del personal de planta * Los programas de formación no son prioritarios (No está orientada a todos los niveles) * Bajo nivel de motivación e incentivos * Algunos perfiles (Educación, experiencia y competencia) no se ajustan a las necesidades de los cargos. * No se cuenta con un procedimiento estandarizado para vinculación de contratistas * Cargas laborales mal distribuidas * No se gestiona eficazmente el desarrollo del personal. * Disminucion del desempeño de los Servidores publicos. * Administracion ineficiente del talento humamo * Demora en la Vinculacion de contratistas * Asignacion de grandes responsabilidades a personal que no cumple con las competencias Identificación de procesos, procedimientos y responsbilidades en el Sistema Integrado de Gestión. (MECI - NTCGP 1000) Mejoramiento contínuo del proceso Autoevaluación Secretaría Administrativa Permanente No. De acciones de mejora planteadas al proceso IDENTIFICACION ANALISIS VALORACION ADMINISTRACIONMATRIZ DOFA TABLA 2.1 Versión: ALCALDIA DE EL ESPINAL TOLIMA Fecha Actualización: NOVIEMBRE DE 2104 MAPA DE RIESGOS PROCESO: CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS DE LA ENTIDAD 38 OBJETIVO RIESGO DESCRIPCION O DETALLE DEL RIESGO CAUSAS (Factores internos y externos) EFECTOS (Consecuencias) D O F A CONTROLES EXISTENTES VALORACION DEL RIESGO DESPUES DE CONTROLES ACCIONES A INICIAR RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR Desactualizació n de los expedientes y los actos contractuales Las carpetas con la información de los actos contractuales que reposa en la oficina de Contratación, no están completas, o no contienen informacion completa. No reporte oportuno de la información, por parte de los supervisores de los contratos. Debilidades en la operación de la dirección, que generan falta de personal para el desarrollo de las actividades de organización y archivo de la información, carencia de elementos y suministros (papel, carpetas, ganchos, archivadores, cajas) Cuando los entes de control solicitan información, se han presentado casos en los que entregan las carpetas incompletas. Se realizan cambios de los soportes de ejecución por solicitud de otras áreas como presupuesto o tesorería y no se actualiza el original de Contratación. Pérdida de las estampillas de las carpetas. No se tiene la información vigente para la consulta. Sanciones de tipo disciplinario, por parte de un ente de control, cuando se encuentran irregularidades. Antes de radicar las cuentas, se deben entregar los documentos de ejecución contractual a la oficina de Contratación. Distribución de actividades de organización de los documentos de ejecución contractual. Definición de responsables para el manejo del archivo en la dirección. Organización de las carpetas correspondientes a la vigencia 2008 y 2009. Informar a la alta dirección de las necesidades en cuanto a personal y elementos para cumplir con los objetivos propuestos. Cuando se presten expedientes a los entes de control, radicar en el libro de préstamo, claramente la información de la carpeta suministrada con el No. De folios, y revisar que esté completa al momento de recibirla. Revisar que se cumplan las instrucciones impartidas para la anulación de estampilas. Oficina de Contratación Permanente Manual de Contratación aprobado y socializado IDENTIFICACION ANALISIS VALORACION ADMINISTRACIONMATRIZ DOFA TABLA 2.2 Versión: ALCALDIA DE EL ESPINAL TOLIMA Fecha Actualización: NOVIEMBRE DE 2104 MAPA DE RIESGOS PROCESO: CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS DE LA ENTIDAD 39 OBJETIVO RIESGO DESCRIPCION O DETALLE DEL RIESGO CAUSAS (Factores internos y externos) EFECTOS (Consecuencias) D O F A CONTROLES EXISTENTES VALORACION DEL RIESGO DESPUES DE CONTROLES ACCIONES A INICIAR RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR El proceso de inducción y capacitación del funcionario es deficiente Falta de personal en la oficina de ventanilla unica genera ineficiencia en el servicio. X Implementación de las pautas de proceso % de implementación del proceso Los recursos con los que se cuentan son insuficientes falta de equipos informaticos que agilicen las labores diarias relacionadas con la tencion al ciudadano. X aplicar encuestas de satisfaccion al usuario de forma aleatoria aplicación de la encuesta de grado de satisfaccion del usuario Cambio en la Normatividad y Jurisprudencia x No. De acciones de mejora planteadas al proceso Desconocimiento y fal ta de apropiacion de los procesos x x n° de derechos de peticcion respondidos en el plazo correcto Falta de información x Falta de recursos informáticos, financieros y humanos x Tráfico de influencias X Desconocimiento de normatividades para priorizar la respuestas faltas de tipo disciplinario X Implementación del proceso Falta de seguimiento y control de las solicitudes Perdidas de documento X implemetar alarmas via electronicas, con un correo institucional e intranet, La comunicación y los sistemas de información sonobsoletos Ciudadanos desorientados por falta de atención. X Exceso de tramites para obtener soluciones Un sistema ineficiente de atención en todas las dependencias X TABLA 3 Versión: ALCALDIA DE EL ESPINAL TOLIMA Fecha Actualización: NOVIEMBRE DE 2104 MAPA DE RIESGOS PROCESO: ATENCIÓN AL CIUDADANO Identificación de procesos, procedimientos y responsbilidades en el Sistema Integrado de Gestión. (MECI - NTCGP 1000) Mejoramiento contínuo del proceso. Evaluacion al proceso Ventanilla unica y todas las secretarias % de implementación del proceso Se establecieron los procesos, procedimientos, caracterizaciones y responsbilidades en el Sistema Integrado de Gestión y Manual de Ventanilla Unica. (MECI - NTCGP 1000) Ventanilla unica y todas las secretarias Permanente Incumplimiento Por falta de Equipos y personal no se aplican los parámetros establecidos dentro de las actividades de los procedimientos, del proceso. La demandas, sanciones, pérdidas económicas, pérdida de credibilidad y confianza, por ineficacia, ineficiencia y efectividad en el servicio hacen que se pierda la credibilidad y apropiacion de la institucion por parte de los ciudadanos. Permanente Permanente Ventanilla unica y todas las secretarias Deficiencia en la atención Falta de solucion a las solicitudes que los ciudadanos generan. MATRIZ DOFA Demora en la respuesta La no respuesta de las solicitudes realizadas por los ciudadanos o el retrazo enla contestacion Identificación de procesos, procedimientos y responsbilidades en el Sistema Integrado de Gestión. (MECI - NTCGP 1000) IDENTIFICACION ANALISIS ADMINISTRACIONVALORACION 40 OBJETIVO RIESGO DESCRIPCION O DETALLE DEL RIESGO CAUSAS (Factores internos y externos) EFECTOS (Consecuencias) D O F A CONTROLES EXISTENTES VALORACION DEL RIESGO DESPUES DE CONTROLES ACCIONES A INICIAR RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR Subjetividad y muestreo inadecuado en las mediciones No hay un Instrumento de medición ajustado a las necesidades X % de implementación del proceso El personal no esta lo suficientemente capacitado Personal sin capacitación para desarrollar con objetividad la medición X n° respuestas a los requirimientos realizados por la comunidad no se realiza un analisis cuantitativo y cualitatativo es deficiente de los PQR Por falta de Resultados se genera incumplimiento de objetivos Falta de seguimiento de la información Los Controles existentes son muy deficientes Indicadores que no garantien la medición al ciudadano Afecta los criterios de decisión y no permite ver los avances o retrocesos % de implementación del proceso Se hace un debil acompañamiento a la evaluación y seguimiento El Personal se desmotiva por el exceso de carga laboral y la falta de equipos sistematicos eficientes para ejercer sus funciones con calidad n° de encuestas de satisfaccion analizadas No se evidencia mejoramiento el las labores, por falta de evaluaciones de desempeño. Hay deficiencia en las acciones de mejoramiento realizar un analisis periodico de las encuestas de satisfaccion al usuario % de aprobacion de las evalacion de desempeño Falta capacitacion en la normatividad actual La gestión de la entidad se ve perjudicada,al acarrear sanciones El trabajo en equipo es debil No realizar revision por la direccion Falta de comunicación transversal y horizontal. la falta de continuidad en los procesos no permite detectar oportunidades de mejora de la entidad. la falta de apropiacion de los procesos por parte de los Jefes hace que la toma de decisiones directivas sea parcial e incogruente con la mejora de la entidad No es posible verificar el desarrollo de las actividades de todos los procesos IDENTIFICACION ANALISIS VALORACION ADMINISTRACIONMATRIZ DOFA TABLA 3.1 Versión: ALCALDIA DE EL ESPINAL TOLIMA Fecha Actualización: NOVIEMBRE DE 2104 MAPA DE RIESGOS PROCESO: ATENCIÓN AL CIUDADANO No. De funcionarios a los que se les hizo reinducción. Asistentes a la socialización del Plan de Formación. No. Funcionarios capacitados Permanente Identificación de procesos, procedimientos y responsbilidades en el Sistema Integrado de Gestión. (MECI - NTCGP 1000) induccion y Reinducción del personal nuevo y antiguo de la Entidad. Socialización y ejecución del Plan de Formación. Dirección de Talento Humano Permanente Permanente Identificación de procesos, procedimientos y responsbilidades en el Sistema Integrado de Gestión. (MECI - NTCGP 1000) Ventanilla unica y todas las secretarias Implementación del proceso Autoevaluación del proceso No hay medición y se aplican encuestas a los ciudadanos para verificar el servicio y la atención prestada. Identificación de procesos, procedimientos y responsbilidades en el Sistema Integrado de Gestión. (MECI - NTCGP 1000) Procedimiento de medición de la satisfacción del cliente. Implementación del proceso Ventanilla unica y todas las secretarias Deficiencias en la medición de satisfaccion del cliente Cambio de Directivos y Personal Sustitución de Directivos o Funcionarios por terminación del contrato o circunstancias políticas y rotación del personal de planta estrategias ineficientes de Seguimiento orientacion erronea del seguimiento Perjudica la evaluación de las actividades que desarrolla el proceso por desconocimeitno de las mismas 41 OBJETIVO RIESGO DESCRIPCION O DETALLE DEL RIESGO CAUSAS (Factores internos y externos) EFECTOS (Consecuencias) D O F A CONTROLES EXISTENTES VALORACION DEL RIESGO DESPUES DE CONTROLES ACCIONES A INICIAR RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR Área inadecuada para la atención al ciudadano Las instalaciones de la Alcaldía Actualmente no cuenta con un área adecuada para la atención al ciudadano En la Alcaldía no existe una oficina única para la atención al ciudadano, Cada dependencia dispone de atención al ciudadano de manera independiente Incumplimiento de la normatividad vigente, frente a la ventanilla única. Deficiencias en la atención a los clientes. Se esta implementando las nuevas politicas de operación de la oficina de ventanilla unica, correspondencia y atención al ciudadano de la Alcaldía. Diseño y puesta en funcionamiento de la oficina de Ventanilla Unica,correspondencia y Atención Al ciudadano. Secretaría de gobierno y general. todo el año Implementación de las nuevas politicas de la oficina de ventanilla unica. retraso en las respuestas de PQRS los funcionarios tienen una Alta carga laboral que no les permite tener la capacidad para atender todas las solicitudes y esto hace muchas de ellas se queden en espera por mas tiempo del predetermindao por la ley. incoformidad de los ciudadanos y genera incertidumbre en la entidad, no permite que se cumpla con la calidad, efectividad eficacia y eficiencia. Identificación de procesos, procedimientos y responsbilidades en el Sistema Integrado de Gestión. (MECI - NTCGP 1000) Mejoramiento contínuo del proceso. Secretaria de gobierno y general y ventanilla unica Permanente No. De acciones de mejora planteadas al proceso Funcionarios con una actitud pasiva y poco compromiso con la Entidad * la falta de funcionarios,materiales, equipos de sistemas, Desmotivan al personal pues se genera una alta carga laboral por la misma remuneracion, tambien exite gran resistencia al cambio *No existen programas de bienestar laboral. * Afecta la confianza del usuario. * La credibilidad en la Entidad. * Afecta el patrimonio de la Entidad. * Crea Incertidumbre en los usuarios. * Amenaza el clima laboral. * Incrementa la carga laboral en otros funcionarios. Procedimiento de comunicación informativa y organizacional. Identificación de procesos, procedimientos y responsbilidades en el Sistema Integrado de Gestión. (MECI - NTCGP 1000) Reuniones de socialización de los avances de la entidad, como conversatorios, reuniones generales, actividades lúdicas, etc. Mejoramiento contínuo del proceso. Autoevaluación Secretaría Administrativa Permanente No. De acciones de mejora planteadas al proceso. No. De conversatorios y reuniones de socialización realizadas No hay motivación ni incentivos para los funcionarios Perdida de credibilidad e imagen negativa. x x Desconocimiento de la ley Sanciones Algunos perfiles (Educación, experiencia y competencia) no se ajustan a las necesidades de los cargos. mala ejecucion de los productos entregados o estos no se ajustan a la realidad de la entidad X IDENTIFICACION ANALISIS VALORACION ADMINISTRACIONMATRIZ DOFA TABLA 3.2 Versión: ALCALDIA DE EL ESPINAL TOLIMA Fecha Actualización: NOVIEMBRE DE 2104 MAPA DE RIESGOS PROCESO: ATENCIÓN AL CIUDADANO Permanente No. De acciones de mejora planteadas al proceso Todas las Secretarias,+ Ventanilla Unica, Autoevaluación Mejoramiento contínuo del proceso.Prevaricato omitir,retardar, negar o rehusarse a realizar actos que corresponden a las funciones del Servidor Público. Emitir resoluciones, dictámenes o conceptos contrarios a la Ley; Identificación de procesos, procedimientos y responsbilidades en el Sistema Integrado de Gestión. (MECI - NTCGP 1000) 42 OBJETIVO RIESGO DESCRIPCION O DETALLE DEL RIESGO CAUSAS (Factores internos y externos) EFECTOS (Consecuencias) D O F A CONTROLES EXISTENTES VALORACION DEL RIESGO DESPUES DE CONTROLES ACCIONES A INICIAR RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR otorgar licencias menores sin el cumplimiento de los requisitos legales los usuarios pueden manipular la informacion para la obtencion de la licencia de construccion. no hay el personal tecnico para la revision documental de los solicitantes de licencias de construccion construcciones icompatibles con los usos del suelo, con las normas vigentes, deterioran el paisaje, o estan en conflicto con el desarrollo urbano x x revision documental, visita tecnica lista de chequeo, auditoria por parte de un tenico en la materia, Oficina de planeacion Oficina de control urbanistico Control Interno Permanente N° de licencias auditadas los tiempo legales para las licencias son prolongados presion de influencias para la conseucion de las licencia generar una estrategia para dismunir los tiempos de revision y aprobacion Permanente tiempo de tramite dismunido no hay una estrategia de control urbanisitico la infornacion tencica no es verificada de forma eficiente X implementar informes tecnicos para el oritgamiento de las licencias Permanente informes realizados no hay una comunicación directa entre otros entes involucrados como empresas prestadora de servicios publicos y oficna de instrumentos publicos conflictos de intereses entre los involucrados en el desarrollo de proyectos de vivienda x crear un sistema de informacion con las entidades interesados, Permanente sistema creado la normatividad vigente no es lo suficentemente clara en el desarrollo de vivienda hay vacios en la normatividad que protegen situaciones anomalas y perjuidican el ordenamiento territorial x actualizacion y revision del PBOt Secretaria de gobierno y oficina de Planeación Permanente ajuste realizado al PBOT construccion de viviendas sin cumplimientio de la norma tecnica correspondiente no se realiza un revision tecnica en conjunto y por un profesional idoneo en la materia para el otorgamiento de las licencias, por la obtencion de la licencia pueden los solicitantes presentar documentos adulterados correspondiente a a la documentacion y los elementos tecnicos constitutivos de la licencia o dar incentivos a los funcionarios para que se otorgue la licencia desarrollo de proyectos de vivienda que se convierten en un riesgo para los moradores, propietarios de estas viviendas demanda de los propietarios de estas viviendas por el estado o condiciones de la vivienda desarrollo de proyectos de vivienda conflictivos con el PBOT x x revision de los documentos tecnicos presentados por el constructor informe tecnico realizado por el profesional idoneo, con fichas tecnicas Secretaria de gobierno y oficina de Planeación Permanente informes realizados Desconocimiento de los cambios en la Normatividad. desarrollo equivocado de algunos procedimientos x favorecimiento a pocas personas en la toma de desiciones descontento y demandas por parte de la comunidad x Falta de información toma equivocada de desiciones X TABLA 4 Versión: ALCALDIA DE EL ESPINAL TOLIMA Fecha Actualización: NOVIEMBRE DE 2104 MAPA DE RIESGOS PROCESO: EXPEDICIÓN DE LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN Permanente capacitacion relizada desarrollo de proyecto urbanistico incosistentes los urbanizadores podrian presentar proyectos de desarrollo viviendista que no cumplen con la normatividad vigente, ofrecer dadivas a quienes estan encargados del proceso Identificación de procesos, procedimientos y responsbilidades en el Sistema Integrado de Gestión. (MECI - NTCGP 1000) revision documental, visita tecnica Oficina de planeacion Oficina de control urbansitico Desconocimiento de los procesos No aplicar los parámetros establecidos dentro de las actividades de los procedimientos, del proceso. Identificación de procesos, procedimientos y responsbilidades en el Sistema Integrado de Gestión. (MECI - NTCGP 1000) actualizacion y capacitacion permanente de los funcioarios involucrados Oficina de planeacion Oficina de control urbansitico IDENTIFICACION ANALISIS VALORACION ADMINISTRACIONMATRIZ DOFA 43 3.2 Estrategia Antitrámites y mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. El DAFP del Gobierno Nacional; ha sido el ente rector que lidera la racionalización de esta política de Estado. Se partió de la base que las entidades Estatales estaban llenas de trámites que en ocasiones habían sido institucionalizados por algún funcionario de la época por simple parecer de este; el análisis los llevó rápidamente a inferir que a mayor trámites por realizar el usuario mayor es la posibilidad que se efectúen hechos de corrupción, porque se llega el caso que en las dependencias estatales es tal la cantidad de trámites y documentos a exigir que genera un comportamiento anárquico por parte del funcionario. Se pretende entonces eliminar factores generadores de hechos de corrupción aparte de los consabidos beneficios en eficiencia y eficacia de los procedimientos operacionales. Un estrategia de lucha anticorrupción debe velar por la racionalización de los trámites de la entidad en el marco de: a) respeto y trato digno con el ciudadano, b) contar con mecanismos y herramientas que restablezcan la presunción de buena fe, c) facilitar la gestión de los servidores públicos, d) construir un estado moderno y amable con el ciudadano. El procedimiento que se utilizó en la Alcaldía de El Espinal para la implementación de la estrategia antitrámites fue la identificación de los trámites; se identificaron los elementos que integran los trámites y procedimientos administrativos con el fin de evaluar la pertinencia, la importancia y el nivel de satisfacción para el usuario(Presendencia de la República, 2005). Para esto nos remitimos a los procesos misionales, estratégicos, operativos y los de seguimiento y control. El municipio de El Espinal cuenta en con un sitio web, en el cual debe próximamente publicar el manual de trámites y servicios, pero este debe ser elaborado y aprobado con antelación. Dicho manual deberá, relacionar cada uno de los trámites y servicios que realizan los ciudadano ante las diferentes oficinas, y/o secretarias del Municipio. Así mismo, describe los pasos por cada trámite y/o servicio, facilitando al ciudadano el alistamiento de la información previa en relación con la realización del trámite. 44 De acuerdo con el inventario existente en el Municipio de El Espinal, y teniendo en cuenta la normatividad Nacional como lo son el Decreto 019 de 2012 (Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública) y los Requerimientos asociados a la Ley 1437 de 2011 (por la cual se expide el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo) se realizó en el Municipio de El Espinal la actualización del inventario de trámites y servicios, teniendo en cuenta lo establecido en la normativa antes mencionada. Hoy, a través de una conexión a Internet, los Notarios de Colombia, pueden acceder a nuestra página web y de una forma rápida, controlada y efectiva pueden emitir los Paz y Salvos de los Impuestos Predial Unificado, Contribución por Valorización y Estampillas Pro-hospitales I y II Nivel de Atención, utilizando un Usuario y Clave de Acceso, evitando así cualquier falsificación de documentos y garantizando el trámite en cualquier notaria de Colombia. Es importante resaltar que la Alcaldía de El Espinal a tiene a disposición de los ciudadanos a través de la página web institucional los formularios para que los contribuyentes del Impuesto de Industria y Comercio del municipio de El Espinal, que estén ubicados localmente o en otras ciudades, puedan diligenciar electrónicamente el formulario y así poderlo presentar y pagar en las entidades bancarias autorizadas a nivel nacional. Cada vez que el contribuyente diligencia su formulario del Impuesto se le genera un código de barras único, por bloque, que a través de los servicios de Recaudo en Linea se puede actualizar inmediatamente en nuestro Sistema de Información Tributario Municipal a nivel nacional Lo anterior le economiza a la administración millones de pesos tanto en la impresión de formularios como en la contratación de terceros para la digitación de la información. Además permite tener una información 100% confiable y sobre todo la información queda 45 registrada y actualizada el mismo día y a la misma hora que el contribuyente realiza su transacción en cualquier entidad bancaria autorizada a nivel nacional, facilitando la realización del dicho trámite. 3.2.1 Identificación de Trámites El Municipio de El Espinal, cuenta con la identificación del 100% de los trámites que presta a los ciudadanos, los cuales se encuentran registrados en el Manual de Trámites Es preciso aclarar que cada uno de los trámites que debe realizar el ciudadano ante la administración municipal, están regulados bajo un componente normativo y legal, dándole validez jurídica al trámite. Actividades a Desarrollar:  Actualizar el manual de trámites y servicios si surge normatividad nacional que modifique las normas que rigen dichos trámites.  Actualización de información en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT. 3.2.2 Priorización y Racionalización de Trámites: La actualización del inventario de trámites y servicios es un proceso continuo que ha permitido realizar la simplificación de trámites en el Municipio, logrando la reducción de pasos y requisitos de acuerdo con lo establecido en la norma normatividad vigente. En la vigencia 2012, se logró la eliminación del 10% de los trámites, y servicios que tenía la Alcaldía. En el 2013 fueron priorizados cuatro cadenas de trámites bajo los criterios: operatividad del trámite con organizaciones del nivel nacional, tramites Doing Business, Mayor número de pasos, Duración, costos, práctica y trámites con mayor demanda de usuarios Los avances alcanzados en los trámites priorizados en el periodo son los siguientes: 46  Certificado de estratificación. El trámite se encuentra preparado tecnológicamente para su implementación. El insumo base es el PBOT, el cual está a espera de su implementación.  Certificado de inspección, vigilancia y control de los establecimientos en materia de salud pública de Espinal. El trámite se encuentra preparado tecnológicamente para su implementación.  Permisos de eventos masivos. no se alcanzó a automatizar porque no se había definido completamente el proceso. La automatización de este está programada para el próximo año.  Licencia de construcción. Esta identificado, y publicado en la oficina de planeación, debido a al proceso de actualización del PBOT, no se ha sistematizado. Actividades a Desarrollar:  Evolucionar del sitio web actual a un portal de ciudad con el fin de prestar un mejor servicio a la comunidad.  Automatizar los trámites permiso para eventos masivos y comercio según los requerimientos identificados por la oficina de proyectos especiales, los cuales fueron y priorizados. 47 El trámite debe cumplir con las siguientes condiciones; a) que haya una actuación del usuario, b) que tenga soporte normativo, c) definir si el usuario ejerce un derecho o cumple una obligación. Posterior a esta caracterización se debe ejercer un análisis jurídico riguroso para soportar la legalidad de los trámites; una vez se evacúe ese punto ahora si se pueden inscribir los trámites de la entidad en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT. Según el artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012 dispone que sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, para que un trámite o requisito sea oponible o exigible al particular, deberá encontrarse inscrito en el SUIT. IDENTIFICACIÓN DE TRÁMITES POR SECRETARÍAS DE DESPACHO SEC. DE PLANEACIÓN o Incorporación de un terreno por plan parcial. o Segregación de un terreno. o Expedición licencias de construcción. o Expedición licencias de propiedad horizontal. o Solicitud del estrato socio económico. o Licencias de ocupación e intervención del espacio público. o Licencia de autorización para funcionamiento de estaciones de servicio. o Concepto de uso del suelo. o Concepto de zona de alto riesgo. o Concepto de norma urbana. o Inscripción al SISBEN. o Formulación, evaluación y radicación de proyectos. SEC. HACIENDA o Compra de un ejido. o Cancelar el impuesto predial. o Cancelar cobro coactivo. o Cancelar impuesto predial. o Matricula de vehículos nuevos. o Traslado de vehículos usados. o Expedición licencias de construcción. o Expedición de placas vehículos públicos. o Expedición de placas vehículos particulares. SEC. GOBIERNO o Expedición de permisos de transito especial. o Expedición de permisos para espectáculos públicos. o Permisos para perifoneo en espacio público. o Expedición de certificados de residencia. SEC. SOCIAL o Inclusión al Régimen subsidiado en salud. o Inclusión a Familias en Acción. o Inclusión a red UNIDOS. o Expedición de licencia de funcionamiento en establecimientos que manejan alimentos crudos y cosidos. o Adquisición de equipos que faciliten la movilidad a personal en condición de discapacidad. TABLA 5: IDENTIFICACIÓN DE TRÁMITES POR SECRETARÍAS DE DESPACHO 48 Por último la Alcaldía de El Espinal se dio a la tarea de priorizar los trámites que requieren intervención por considerar que puede mejorar su oferta institucional, la eficiencia en sus procesos y la eficacia institucional. Para el diagnóstico del inventario de trámites de la Alcaldía de El Espinal; se tuvo en cuenta la entrevista directa con los usuarios de la entidad a cargo de los diferentes trámites y se determinó que los trámites que estaban presentando mayor complejidad y afectando la imagen institucional de la administración son a) expedición de las licencias de construcción y b) pago de impuesto predial; como se muestra en la tabla 6. Adicional a las pesquisas se tuvo la posibilidad de confrontar con los registros de peticiones, queja y reclamos - PQR y se consultó el diagrama de operaciones actual y se comparó con el propuesto, revelando que se podían en ambos casos mejorar los procesos, cambiando la percepción del servicio e incluso mejorando el clima organizacional de la administración. En la tabla 7 se puede observar el procedimiento mejorado para el trámite del pago del impuesto predial. ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE EL ESPINAL – TOLIMA DIAGNOSTICO DE LOS TRAMITES N°. TRAMITE FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS 1. Expedición Licencia Construcción  Complejidad.  Tiempo.  PQR.  Auditorias. 2. Pago Impuesto Predial  Complejidad.  Tiempo.  PQR. Tabla 6. Diagnóstico de los Trámites. 49 Esta racionalización de trámites nos permite observar que para el caso de a) expedición de licencias de construcción; se adelantó una simplificación del proceso porque se evidenció que se redujeron los documentos requeridos por la entidad, reducción del tiempo del trámite reducción del proceso interno y por consiguiente mayor eficiencia del proceso de licenciamiento urbanístico y para el caso b) pago de impuesto predial; se adelantó optimización del proceso por cuanto mejora la satisfacción del usuario por la acción de la entidad emisora de la liquidación del predial con los bancos receptores del tributo al implementar un software que descarga o debita directamente la deuda cuando se efectúa el pago y por consiguiente el contribuyente puede generar el pago desde cualquier parte del mundo, puede utilizar sucursales autorizadas de los bancos seleccionados o pagar en línea directamente. 3.3 Rendición de Cuentas El Espinal ha desarrollado por varios medios, ejercicios de rendición de cuentas en los últimos tres períodos de gobierno, en algunos casos, como la rendición en audiencias públicas, con esquemas diseñados por el nivel nacional, en este caso la metodología diseñada por el DAFP. Esta experiencia, al igual que muchos encuentros ciudadanos de PROCEDIMIENTO TRAMITE PAGO IMPUESTO PREDIAL Figura 8. Procedimiento Tramite Pago Impuesto Predial RECLAMA RECIBO DE PAGO EN SECRETARIA DE HACIENDA CONSULTA BASE DE DATOS INTERNET GENERAR RECIBO CANCELAR EN EL BANCO CANCELAR DEUDA EN LÍNEA DEBITA EN LÍNEA OBLIGACIÓN FINANCIERA 50 rendición, según algunos medios locales, no son suficientes para que la ciudadanía se sienta informada sobre la gestión y los asuntos del gobierno municipal. Otra rendición; de tipo horizontal que el municipio ha desarrollado a cabalidad, y que concierne a la gestión adelantada, es la realizada al nivel central (DNP), al Departamento, a los organismos de control y los reportes a distintos Sistemas de Información creados en el país: SECOP - SIIF – SUIT - (www.contratos.gov.co) – FUT – SUIT – SUI, etc. A esta rendición se suma a partir de esta vigencia, el reporte sobre la utilización de los recursos provenientes del Sistema General de Regalías – SGR, creado luego de la liquidación del Fondo de Regalías. En este plan, utilizando la estrategia de rendición de cuentas para implementar la política de Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano, orientada a acercar el Estado al ciudadano y hacer visible la gestión pública, y teniendo como objetivos los identificados en la Política Nacional de Rendición de Cuentas, se proponen unas acciones concretas para el logro de los siguientes objetivos específicos, las cuales atienden el amplio marco de disposiciones que regulan la rendición: 3.3.1 Primer Objetivo: Mejorar los atributos de la información que se entrega a los Ciudadanos Aunque el Municipio pone a disposición de los ciudadanos mucha de la información que genera, no realiza un seguimiento y control para que esta sea efectivamente acogida y tampoco responde a una consulta previa que permita conocer el tipo de información que la ciudadanía requiere. De manera permanente se publica en la página web el avance sobre los proyectos de mayor impacto y se emiten boletines en casos especiales. En cuanto a información estadística generada, esta solo se entrega atendiendo las peticiones de los ciudadanos y grupos interesados. De igual manera, para la audiencia pública realizada en cada vigencia, se pone a disposición un informe de la gestión adelantada en cada uno de los programas del Plan de Desarrollo, sin acompañarlo de un análisis de evaluación. 51 Para mejorar la calidad y atributos de la información que se publica, se desarrollarían las siguientes acciones:  Difundir la información estableciendo un mapa de actores con su respectiva caracterización para determinar alcances en la información y el tipo de lenguaje a emplear a través de la utilización de medios presenciales, escritos, y auditivos, para facilitar el acceso a la misma, iniciar programas institucionales de televisión que aprovechando el canal local, y este que este en coherencia con el Plan de Comunicaciones de la entidad.  Iniciar con la construcción de datos estadísticos y así realizar la publicación de la Oferta de información estadística del Municipio  Boletines virtuales con información de avances del Plan de Desarrollo, las evaluaciones realizadas para medir la gestión adelantada por las dependencias del municipio  Implementación de Apertura de Datos: Se pondrán a disposición de la ciudadanía, datos primarios en formatos abiertos, sobre los temas más solicitados. Se trata de estadística básica de cada uno de los sectores en que se clasifica el gasto público con información histórica de vigencias anteriores.  Suministro de información a organizaciones con las que se ha suscrito convenios para el ejercicio del control social canalizando los requerimientos y la respuesta a través de la Secretaría de Planeación, quien se encargará de homologar y validar la veracidad y confiabilidad de la información disponible. 3.3.2 Segundo Objetivo: Fomentar el diálogo con los ciudadanos, la explicación y la retroalimentación en la rendición de cuentas La entidad local para la rendición de cuentas ha utilizado: los encuentros ciudadanos para la entrega de obras a la comunidad, donde el gobernante explica qué significa la entrega del bien o servicio y a qué meta de su Plan de Desarrollo contribuye. Y por otra parte, las audiencias públicas de rendición de cuentas, donde con la metodología diseñada por el DAFD, colocan a disposición de la ciudadanía, con un mes de antelación, un informe de la 52 gestión adelantada en la vigencia anterior y durante la audiencia escucha las inquietudes e interrogantes de los ciudadanos que se han inscrito. Estos espacios, los más utilizados en el país, tienen pocas posibilidades de retroalimentación si no se hacen las explicaciones propias antes del ejercicio, ni se disponen los canales de comunicación adecuados; ejercicios que aunque programados no pueden ser ocasionales si se quiere mantener un espacio de interlocución entre el gobierno y los ciudadanos Para promover la interacción y el diálogo permanente con la ciudadanía y los grupos de interés, el Municipio adelantará las siguientes acciones:  Realización de encuestas de percepción sobre la ejecución del Plan de Desarrollo Municipal y la rendición de cuentas realizadas en las audiencia públicas, y lo publicado en la página WEB.  Continuar con la rendición de cuentas en audiencia pública incorporando los componentes de divulgación de la metodología con qu