DISEÑO, CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA ESSA EN CASA – ELECTROINDUSTRIAL EN EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER PARA FACILITAR EL CUMPLIMIENTO DEL DECRETO 2331-07 ANGÉLICA MARÍA SALAS SUÁREZ UNIVERSIDAD EAN ESPECIALIZACIÓN EN NEGOCIOS Y FINANZAS INTERNACIONALES BOGOTA, D.C. 2012 1 DISEÑO, CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA ESSA EN CASA – ELECTROINDUSTRIAL EN EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER PARA FACILITAR EL CUMPLIMIENTO DEL DECRETO 2331-07 ANGÉLICA MARÍA SALAS SUÁREZ INFORME FINAL DE INVESTIGACIÓN PARA OBTENER EL TÍTULO DE ESPECIALISTA EN GERENCIA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES TUTOR NANCY DÍAZ MUÑOZ ESPECIALISTA EN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL UNIVERSIDAD EAN ESPECIALIZACIÓN EN NEGOCIOS Y FINANZAS INTERNACIONALES BOGOTA, D.C. 2012 2 AUTORIZACIÓN DE PUBLICACIÓN A FAVOR DE LA EAN Yo, Angélica Maria salas Suarez, mayor de edad, vecina de Bogotá D.C., identificada con cédula de ciudadanía Nº 63.554.749, y código estudiantil número 200721944, actuando en calidad de autora del informe final de investigación, Titulado: “Diseño, Creación e Implementación Del Programa Essa En Casa – Electroindustrial en el Departamento de Santander para facilitar el cumplimiento del Decreto 2331-07”, de conformidad con lo establecido en la Ley 23 de 1982 y en las demás normas concordantes sobre la materia, autorizo a la Universidad EAN, para:  Utilizarlo como medio de consulta para la comunidad universitaria.  Publicarlo en formato electrónico de la página Web de La Universidad EAN o de los ambientes virtuales por ésta utilizados.  Publicarlo en formato impreso en la Revista de La Universidad EAN. La anterior autorización se otorga siempre y cuando, mediante la correspondiente cita bibliográfica se me dé crédito al (artículo, informe final de investigación, trabajo de grado, según el caso). Manifiesto que la obra objeto de la presente autorización es original y la realice sin violar o usurpar derechos de autor de terceros, y por lo tanto la obra es de su exclusiva autoría y detento la titularidad sobre la misma. En caso de presentarse cualquier reclamación o acción por parte de un tercero en cuanto a los derechos de autor sobre la obra en cuestión, asumo toda la responsabilidad. Para todos los efectos la Universidad EAN actúa como un tercero de buena fe. ___________________________ Angélica Ma. Salas Suárez CEDULA: 63´554.749 Código No. 200721944 3 CONTENIDO 1. GLOSARIO 10 2. INTRODUCCION 11 3. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA 13 4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 14 5. OBJETIVOS 15 5.1. OBJETIVO GENERAL 15 5.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 15 6. MARCO REFERENCIAL 16 7. DISEÑO METODOLÓGICO 17 8. CARACTERIZACION DE LA EMPRESA 18 8.1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA 18 8.1.1. MISION 18 8.1.2. VISION 19 8.1.3. PRINCIPIOS 19 8.1.4. VALORES 19 8.1.5. HISTORIA 20 8.1.6. PROVEEDORES 20 8.1.7. PRODUCTOS 21 8.1.8. COMERCIALIZACION 22 8.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 25 8.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 25 8.4. LOGROS DE LA EMPRESA 26 9. ANALISIS DE LA SITUACION 30 9.1. ESCENARIOS 30 9.1.1. ESCENARIO ECONOMICO 30 9.1.2. ESCENARIO POLITICO LEGAL 32 9.1.3. ESCENARIO GEOGRAFICO 33 10. ANALISIS DEL MERCADO 10.1. EL SECTOR 10.2. LOS CONSUMIDORES 10.3. EL CLIENTE 4 11. DIAGNÓSTICO PROGRAMA 39 11.1. MISION DEL PROYECTO 39 11.2. VISIÓN DEL PROYECTO 39 11.3. PRINCIPIOS 39 11.4. ORGANIGRAMA DEL PROGRAMA 40 11.5. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS 41 11.5.1. INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS PROCESOS 53 12. ANALISIS ESTRATEGICO 55 12.1. OBJETIVOS 55 12.2. ESTRATEGIAS 56 13. MARKETING OPERATIVO 57 13.1. PRODUCTO 57 13.1.1. DESCRIPCIÓN DE BOMBILLOS AHORRADORES 57 13.1.2. DESCRIPCIÓN DE COMBOS 59 13.2. PRECIO 59 13.3. FINANCIACIÓN DE LOS COMBOS 67 13.4. PLAN DE ACCIÓN 70 13.5. TOMAS DE BARRIO 70 13.5.1. FLUJO DE ACTIVIDADES 71 13.5.2. ALISTAMIENTO PARA CAMPO 72 13.6. PUNTOS DE ATENCIÓN 73 13.6.1. FORMATO ENTREGA MATERIALES Y SUMINISTROS 75 13.6.2. FORMATO CONTROL SALIDAS/ENTRADAS 76 13.6.3. PLANILLA RECIBIDO PUNTOS DE ATENCION 77 13.6.4. PLANILLA BASE DE DATOS DE CLIENTES 77 13.6.5. FORMATO ENTREGA DE FACTURAS REMISIONES Y/O PAGARES 77 13.6.6. AUDITORIAS A LOS PUNTOS DE ATENCION 78 13.7. PUBLICIDAD 79 13.7.1. RELACION PUBLICIDAD 83 13.7.2. VENTAS 84 13.7.2.1. INCREMENTO EN VENTAS 84 13.7.2.2. VENTAS MES DE AGOSTO 85 13.7.2.3. VENTAS MES DE SEPTIEMBRE Y OCTUBRE 86 5 14. RECURSOS HUMANOS 87 14.1. SELECCIÓN PERSONAL 87 14.2. MANUAL DE FUNCIONES 90 14.3. PERSONAL ESSA – ELECTROINDUSTRIAL 95 14.4. CAPACITACIÓN PERSONAL 96 15. ÁREA FINANCIERA 99 15.1. PRESUPUESTO INVERSIÓN Y MANEJO 4 MESES 99 15.2. PRESUPUESTO EJECUTADO 100 16. CONCLUSIONES 101 17. RECOMENDACIONES 102 18. WEBGRAFÍA 103 19. ANEXOS 104 6 LISTA DE TABLAS TABLA 1. ANALISIS DE CRECIMIENTO ORGANIZACIONAL TABLA2. DISTRIBUCION DE PERSONAL TABLA 3. PRODUCTO INTERNO BRUTO TABLA 4. TASA DE DESEMPLEO TABLA 5. TARIFA SERVICIO DE ENERGÍA TABLA 6. CRONOGRAMA TABLA 7. HERRAMIENTAS PARA TRABAJO EN CAMPO TABLA 8. EVENTOS TABLA 9. PUNTOS DE ATENCION ESSA TABLA 10. RELACIÓN VALORES POR EMPLEADOS CONTRATADO DIRECTAMENTE TABLA 11. RELACIÓN TOTAL DE CONCEPTOS POR MEDIO DE CONTRATACIÓN DIRECTA TABLA 12. RELACIÓN VALORES POR COOPERATIVA. TABLA 13. VALORES GENERALES DE GASTOS DE PERSONAL EN EL PROYECTO “ESSA EN CASA” DE JULIO A DICIEMBRE DE 2008. 7 LISTA DE ANEXOS ANEXO 1. RETIE: REGLAMENTO TÉCNICO DE INSTALACIONES ELÉCTRICAS ANEXO 2. MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA: DECRETO NUMERO 2331 DE JUNIO 22 DE 2007 ANEXO 3. DECRETO 895 DE 2008 (MARZO 28) DIARIO OFICIAL NO. 46.943 DE 28 DE MARZO DE 2008 MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA ANEXO 4. CONTRATO CELEBRADO ENTRE LA ELECTRICFICADORA DE SANTANDER S.A. Y ELECTROINDUSTRIAL LTDA ANEXO 5. IMAGENES ANEXO 5.1. STAND MOVIL Y DUMIS: ANEXO 5.2. INSERTO EN LAS FACTURAS DE LA ESSA. ANEXO 5.3. VOLANTES PROGRAMA ANEXO 5.4. CARTA DE AUTORIZACIÓN PARA LA COMPRA DEL COMBO ANEXO 5.5. UNIFORMES ASESORES COMERCIALES ANEXO 5.6. UNIFORMES IMPULSADORAS PROGRAMA 8 1. GLOSARIO BOMBILLA AHORRADORA DE ENERGÍA: Son una variante mejorada de las lámparas de tubos rectos fluorescentes, estas bombillas como su nombre lo dice suministra al consumidor un ahorro en el consumo eléctrico. Consumen sólo la 1/5 parte de la energía eléctrica que requiere una lámpara incandescente para alcanzar el mismo nivel de iluminación1. CALENTAMIENTO GLOBAL: Es la alteración (aumento) de la temperatura del planeta, producto de la intensa actividad humana en los últimos 100 años. El incremento de la temperatura puede modificar la composición de los pisos térmicos, alterar las estaciones de lluvia y aumentar el nivel del mar2. DECRETO 2331 DE 2007: La ley establece que este Decreto tiene por objeto la utilización o sustitución en los edificios cuyos usuarios sean entidades oficiales de cualquier orden, de todas las bombillas incandescentes por bombillas ahorradoras específicamente Lámparas Fluorescentes Compactas (LFC) de alta eficiencia3. SEGMENTACIÓN DEL MERCADO: Un segmento del mercado es una porción del grupo total de demandantes, que poseen características comunes entres si y que representan mayor potencial de ventas y por lo tanto de utilidades para la compañía4. PROGRAMA ESSA EN CASA: El convenio de alianza estratégica es realizado para sumar esfuerzos individuales y realizar en forma coordinada las actividades tendientes a facilitar la venta y financiación de electrodomésticos, para los clientes de la ESSA mediante el pago en cuotas mensuales a través del recibo de energía.5 1 http://www.asifunciona.com/electronica/af_cfl/af_cfl_2.html 2 http://urbe.arq.ucv.ve/ambiente/glosario.php 3 http://basedoc.superservicios.gov.co/basedoc/decreto_nacional.shtml?x=65926 4 http://www.mipymes.gov.co/emprendedor/categorydetail.asp?idcategory=164&idcompany=44 5. http://www.essa.com.co/essa/essa_casa.aspx 9 2. INTRODUCCIÓN El proyecto “ESSA en casa – ElectroIndustrial” se fundamenta en el Decreto 2331 de Julio 22 de 2007, donde se establece la posición del Gobierno Nacional frente al uso racional de energía y el compromiso del país con el medio ambiente y el calentamiento global. Esta medida abarca inicialmente a las entidades públicas para que realicen el cambio de los sistemas de iluminación incandescente a sistema de iluminación fluorescente (CFL) el cual posee una mayor eficiencia lumínica aumentando así el uso de tecnologías limpias de mayor duración, bajo contenido de contaminantes y nocivos como el mercurio y el plomo, con facilidades de recuperación y reciclaje, cumpliendo de esta forma el decreto. El programa ESSA en Casa está establecido por la Electrificadora de Santander para sumar esfuerzos con las entidades privadas, realizando en forma coordinada las actividades tendientes a facilitar la venta y financiación de artículos para el hogar a sus clientes mediante el pago en cuotas mensuales a través del recibo de energía. La marca GE es la número uno a nivel mundial fabricadora de sistemas de iluminación con plantas de producción a nivel mundial. Esta compañía es Aliado Estratégico de ElectroIndustrial. El programa ESSA en Casa – ElectroIndustrial esta diseñado para llevar los bombillos ahorradores de energía GE, a todos los hogares del departamento de Santander a través del recibo de energía, logrando así financiación y ahorro de energía al mismo tiempo. Los ahorradores estarán en los hogares en la presentación de Kit (combos) con precios competitivos y financiados a seis (6) y doce (12) meses. 10 Su distribución se realizará por medio de los puntos de atención; la divulgación será mediante una campaña de expectativa, que consta de volantes/insertos anunciando la fecha de la visita al barrio, cuñas de radio y comerciales en televisión. 11 3. JUSTIFICACIÓN El siguiente trabajo está basado en el Decreto 2331 que; dados los últimos acontecimientos climáticos, en veras de mejorar y colaborar con el medio ambiente y la búsqueda del bienestar de la población, objetivo del stado; sustenta que se debe realizar el cambio de sistemas de iluminación tradicional a un sistema de iluminación de ahorro de energía. Por esta razón se realiza una alianza entre las dos empresas para diseñar e implementar un nuevo departamento en la empresa ElectroIndustrial de una forma sólida y sostenible, ya que este nuevo convenio que ha firmado la Empresa con la ESSA, es un nuevo negocio el cual, más allá de incrementar las ventas de su mayor proveedor, obtener utilidades y posicionarse en el mercado, también proporcionará más oportunidades de trabajo a personas en todo el Departamento de Santander, y de alguna manera ayudará al gobierno en su tarea de concientizar a la comunidad en el Programa Uso Racional de Energía y el calentamiento global y aportará a la lucha de todos los gobiernos del planeta y entidades ecológicas contra éste. 12 4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ElectroIndustrial Ltda., es una empresa de origen santandereano, con cobertura a nacional, dedicada a la comercialización de materiales eléctricos de baja, media y alta tensión. La electrificadora de Santander S.A. E.S.P. “ESSA”, es una compañía gubernamental que cuenta con más de 115 años de experiencia en el sector eléctrico colombiano y actualmente está integrada por cuatro (4) negocios: Generación, transmisión, distribución y comercialización de energía eléctrica, que por ser una empresa del gobierno debe cumplir con los decretos reglamentados por éste, sobre todo el Decreto 2331, que exige el cambio del sistema de iluminación tradicional (bombilla incandescentes, de baja eficacia lumínica) a un sistema de alta eficacia lumínica (bombillas ahorradoras). A pesar de estar cumpliendo el decreto a cabalidad en el sector de alumbrado público y de entidades públicas, La ESSA ha presentado problemas para facilitar la participación a la comunidad en la tendencia ecológica y el uso racional de energía que se está dando en el planeta debido al calentamiento global. Para La ESSA, la necesidad de generar alianzas estratégicas con diferentes empresas del sector comercial e industrial es perentoria, para que con ayuda de éstas se pueda concientizar a la comunidad santandereana sobre el tema ambiental sin que incurran en costos sobre su presupuesto y con facilidades de pago. Por lo anteriormente mencionado, el problema que se platea la autora es ¿El diseño, creación e implementación del Programa ESSA en casa – electroindustrial en el Departamento de Santander ayudará en el cumplimiento del decreto 2331 de 2007? 13 5. OBJETIVOS 5.1. OBJETIVO GENERAL Diseñar e implementar el Programa ESSA en casa – electroindustrial en el Departamento de Santander con el fin de facilitar el cumplimiento del Decreto 2331 de 2007. 5.2. OBJETIVOS ESPECÏFICOS - Ejecutar un diagnóstico económico, político-legal y geográfico de la viabilidad de crear el Programa ESSA en casa – Electroindustrial en el Departamento de Santander. - Realizar un análisis de mercadeo, de recursos humanos y el área financiera, para examinar la posibilidad de la implementación del Programa ESSA en casa – Electroindustrial en el Departamento de Santander. - Diseñar todos los documentos pertinentes para implementar el Programa ESSA en casa – Electroindustrial en el Departamento de Santander. 14 6. MARCO REFERENCIAL La base teórica a tener en cuenta al realizar este trabajo es el plan de mercadeo, éste no es más que un informe que recopila el análisis de la situación actual de la empresa para identificar hacia dónde la entidad debe dirigirse y desarrollar su programa. Para esto se determinan las metas del negocio y se exponen las estrategias de mercadeo a utilizarse para el cumplimiento de los objetivos identificados en el plan de negocios. Entre otras cosas, el plan de mercadeo describe el producto (diseño y características), el precio del producto; y la promoción y distribución del mismo. Además, establece el presupuesto necesario para el desarrollo del plan, así como el proceso de evaluación e implantación5. El plan de Mercadeo tiene como base cuatro capítulos que son: Planeación Estratégica, Plan de Mercadeo, Investigación y Manejo de la Fuerza de ventas. Este trabajo hace énfasis en dos capítulos del plan: El plan de mercadeo, en el apartado de selección de estrategias y el plan de comunicación; Y también en el Manejo de la fuerza de ventas, ya que se crea la capacitación que tendrá cada uno de los vendedores. El enfoque es el cliente, pues se define un producto que satisfaga sus necesidades y se diseña la estrategia publicitaria que impacte a la comunidad. La factibilidad del proyecto y el análisis del entorno es expuesto en el capitulo 7 con más detalle y profundidad. 5 http://www.gobierno.pr/G2B/Inicio/Emp_ComenzarNegocios/default.htm 15 7. DISEÑO METODOLÓGICO Este proyecto tiene como apoyo las diferentes referencias tanto bibliográficas como virtuales, tomando en cuenta los conceptos básicos del plan de mercadeo, y su utilización bajo el esquema de este convenio. Además se indaga sobre los dos convenios anteriores de La ESSA, firmados con otras entidades para así entender cómo se maneja este programa. El trabajo se basa en la aplicación del conocimiento de su autora, sus experiencias y manejo del tema, dado que por ser un tema de actualidad este proyecto no tiene antecedentes de esta magnitud. 16 8. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA 8.1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA Como se mencionó en el planteamiento del problema ElectroIndustrial Ltda., es una empresa de origen santandereano, dedicada a la comercialización de materiales eléctricos de baja, media y alta tensión, especializada en el control eléctrico y automatización de mecanismos, cuenta con productos a la vanguardia de las nuevas tecnologías y requerimientos de la industria. En la actualidad La ESSA, mantiene convenios con empresa como RAYCO y Financiera Comultrasan para la venta y financiación de electrodomésticos mediante el recibo de energía. La misma clase de convenio se firmaría con la empresa ElectroIndustrial para la venta y financiación de bombillas ahorradoras diseñadas para la venta en 4 combos. Las bombillas ahorradoras a vender son de marca General Electric; se hace sólo con esta marca ya que ElectroIndustrial es distribuidor autorizado de G.E, una multinacional reconocida a nivel mundial. 8.1.1 Misión La misión de La ESSA, es: “Satisfacer las necesidades del sector eléctrico, industrial, comercial y de construcción, creando nuevos canales de distribución, distinguiéndonos por la excelencia en el servicio, la calidad y el cumplimiento con un equipo humano comprometido; brindando una atención especializada y garantizando el mejor respaldo a nuestros clientes”. 17 8.1.2 Visión La visión planteada por La ESSA es: “Cumpliremos con la obligación de satisfacer las necesidades de nuestros clientes, logrando el posicionamiento en el mercado como empresa líder y sólida en el sector con la participación de un excelente equipo humano”. 8.1.3 Principios Los principios que caracteriza a La ESSA actualmente son:  Sentido de pertenecía  Excelentes relaciones humanas  Liderazgo  Capacidad de dirección  Calidad del servicio y satisfacción del cliente  Asesoría al cliente 8.1.4 Valores Los valores definidos por la empresa son:  Responsabilidad  Honradez  Eficiencia  Amistad  Respeto  Humildad 18 8.1. 5 Historia En el año 2003 nació ElectroIndustrial Ltda, empresa santandereana dedicada a la comercialización de materiales eléctricos. Sus fundadores fueron el Sr. Cecilio Vera y el Sr. José Porras quienes con su conocimiento y experiencia, aunaron esfuerzos y consolidaron lo que hoy es la empresa número uno en la comercialización de materiales eléctricos en el nororiente del país. Este logro fue alcanzado gracias al apoyo y respaldo de innumerables compañías nacionales y multinacionales que confiaron en sus socios y permitieron la representación directa, tales como, General Electric, Luminex Legrand, Schneider Electric, Philips, 3M, Centelsa, Mecano, Procables, entre muchas otras. En tan solo cinco años, ElectroIndustrial ha logrado estar dentro de la lista de las 100 empresas más grandes y generadoras de desarrollo en el Departamento. Es líder en el sector eléctrico e industrial, donde atiende las necesidades de empresas y organizaciones ubicadas en el sector Industrial y Petrolero, Comercial, Estatal, Educativo y de la Construcción. La infraestructura física, los recursos técnicos y tecnológicos son modernos, están acordes para brindar un servicio eficaz y coherente a las exigencias y necesidades de los clientes. 8.1.6 Productos - proveedores Aliados Estratégicos (Proveedores): La empresa cuenta con el respaldo de marcas reconocidas a nivel mundial, que permiten ofrecer productos de la mejor calidad y desempeño en el mercado. ElectroIndustrial cuenta con un amplio portafolio de más de 14.000 referencias, productos según las necesidades del cliente y la aplicación en el sector comercial, construcción, telecomunicaciones, servicios y la industria. 19  Philips  Colmena  Dexson  General Electric  Grupo Genfor  Schneider Electric  Iluram S.A.  Centelsa  Sylvania  Procables  Roy alpha  Durman  Luminex 8.1.7 Productos Tableros de control: Desarrollan el montaje y diseño de tableros de control, con la tecnología y la calidad de los productos. Diseño de iluminación: Se realizan diseños y proyectos de iluminación, siguiendo una serie de procesos en compañía del cliente, se llega a una solución integral, eficaz y acorde a las necesidades del espacio y funcionalidad. La percepción de toda forma esta sujeta a la existencia o no de la luz, ya sea natural o artificial y del tratamiento que de ella se quiere que se haga. Frecuentemente se deja de lado esta disciplina, la de resaltar las diferentes sensaciones por medio de la buena calidad de la Iluminación. Dar una respuesta a esta necesidad es el objetivo primordial que se propone con un claro concepto de Iluminación y Diseño. 20 8.1.8 Comercialización La empresa comercializa las siguientes marcas: General electric: Lámparas Incandescentes (Enrich ™), Halógenas (AR111), Fluorescentes Lineales LFL (Starcoat ™ T5), Fluorescentes Compactas (Mini Helical T2) Lámparas de Descarga (Constant Color ™ CMH) y Lámparas para automóviles (D2S Xensation ™). 3M: Bornas y conectores para media y baja tensión, cintas, Empalmes en baja tensión, Empalmes en media tensión, mantenimiento eléctrico y mecánico, sistemas modulares, terminales para media tensión. Centelsa: Cables para baja y media tensión, Cables para construcción, Cables flexibles, Cables para instrumentación y control, Cables para Telecomunicaciones, Aluminio desnudo, Cobre desnudo. Procables: Conductores Eléctricos, Conductores de cobre desnudo, cobre aislado, cobre flexible, Conductores de Fuerza, control e instrumentación, Acometidas Telefónicas, conductores de aluminio desnudo y aislado, conductores múltiplex de aluminio. Phillips iluminación: Tubos Fluorescentes, bombilleria HID, ahorradores de energía halógenas, reflectores incandescentes, balastos y transformadores electromagnéticos, balastos reactores y autorreguladores. 21 Sylvania: Tubos fluorescentes, bombillos balastos incandescentes, luz mixta y otros. Disproel: Condensadores de potencia para corriente alterna, arrancador paralelo para iluminación HID, arrancador impulsador con Tap al balasto para la iluminación HID, condensadores de potencia trifásicos. Durman Esquivel – Colmena: PVC Conduit, tuberías galvanizadas de acero Conduit EMT, IMC, Rigid; Accesorios: curvas uniones galvanizadas, adaptadores macho tipo campana en PVC, pegante PVC; reducciones acoples y otros. Schneider Electric: TELEMECANIQUE: Contadores, reles guardamotores, variadores de velocidad, interruptores, PLC, Zelios, arrancadores, pilotos de señalización y otros. MARLIN GERIN: Interruptores NB, NS Bobinas, transferencias y otros. Moeller: Protección y control, Distribución de Energía, Automatización, contactores variadores, reles térmicos, Arrancadores directos, guardamotores PLC y otros. Legrand - Luminex: Protección industrial, Tablero y cajas industriales, componentes para cableado de tableros industriales, Tomas y clavijas industriales, Protección Residencial, Distribución residencial, Interruptores y toma corrientes, sistemas de canalización, sistema de cableado estructurado LCS, emergencia y señalización, control, conexión e iluminación. 22 Roy Alpha: Alumbrado publico, Alumbrado industrial, alumbrado deportivo, alumbrado comercial, Áreas clasificadas, alumbrado decorativo, balasto reactor, mercurio y sodio. Iluram: Productos prueba de explosión, Productos prueba de intemperie, Productos para iluminación de seguridad. Magnetron: Transformadores trifásicos y monofásicos convencionales, Transformadores tipo pedestal o Pad mounted, Transformadores autoprotegidos, transformadores secos, transformadores sumergibles, cajas de maniobra. Magon: Estabilizadores, multitomas, transformadores para control, protectores de líneas telefónicas y otros. Leviton: Juegos de seguridad, tomas con polo a tierra aislada, clavijas, tomas para voz y datos entre otros. Mecano: Sistemas portacables: bandejas, curvas horizontales, curvas verticales, codos, reducciones, T, Cruces, tapas para bandeja, soportes mensula, soportes suspensión, tipo peldaño, sistema estructural: perfiles, tuercas, mordaza, bases, fijadores de tubería. Cementos y solventes: Soldadura PVC de 1/4, 1/8, 1/16, 1/32 limpiadores PVC de ¼, Pegatubo de ¼. 23 Bticino: Línea Light, living, tomacorrientes, Dimmers, Sensores de movimiento, Placas decorativas, Interruptores, Conectores, Citófonos. 8.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA EMPRESA La ventaja competitiva de La ESSA, se fundamenta en la consolidación de convenios interinstitucionales con los proveedores, lo cual se refleja en el canal de distribución por la representación directa de múltiples marcas y en beneficios para los clientes en disponibilidad de productos y precios inmejorables. La política de calidad implementada por la empresa esta basada en la norma y los estándares de ISO 9001:2000 (Ver Grafica1, Certificado de calidad ISO 9001:2000) y los requisitos del RETIE (Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas) (Anexo 1.). 8.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE ELECTROINDUSTRIAL Desde su creación ElectroIndustrial ha tenido un crecimiento significativo en número de personas, activos, ingresos por ventas, utilidades y patrimonio. (Ver tabla 1). Tabla 1, Análisis de crecimiento organizacional ASPECTO PORCENTAJE DE CRECIMIENTO (AÑO 2003-2007) Número de integrantes 1057% Número de clientes 2500% Referencias de Productos 1000% Activos 441% Patrimonio 392% Ingresos Operacionales 635% Utilidades 670% 24 En ElectroIndustrial el recurso más preciado son sus integrantes, quienes en la actualidad suman 75 personas y están divididos de la siguiente manera: Tabla 2, Distribución del personal ÁREA PERSONAS Ventas y Soporte Técnico 22 Bodega 31 Administrativa 22 TOTAL 75 En cuanto a infraestructura, ElectroIndustrial hoy cuenta con:  Unas instalaciones de cuatro pisos adecuadas con muebles, equipos y herramientas divididas en dos partes, una sección para el área administrativa y ventas y la otra, para el área de bodega.  Vehículos necesarios para distribuir la mercancía en Bucaramanga y el área metropolitana (tres camionetas).  Un parqueadero para los vehículos de los integrantes de la organización, el cual próximamente se convertirá también en zona de cargue y descargue de mercancía. 8.4 LOGROS DE LA EMPRESA HASTA EL MOMENTO En tan sólo cinco años, ElectroIndustrial Ltda., ha logrado estar dentro de la lista de las 100 empresas más grandes y generadoras de desarrollo en el departamento de Santander. Es líder en el sector eléctrico e industrial, donde atiende las necesidades de empresas y organizaciones ubicadas a nivel nacional en los sectores industrial, petrolero, comercial, estatal, educativo y de la construcción; consolidándose como la empresa numero uno en la comercialización de materiales eléctricos en el nororiente del país. 25 Las principales ventajas competitivas que han permitido dicho crecimiento son la disponibilidad de productos, la atención ofrecida por asesores comerciales, los bajos precios, el respaldo directo de los proveedores y el apoyo técnico en temas de iluminación y automatización, entre otras. Con el ánimo de mantener dichas ventajas y sostener el crecimiento, en enero de 2006 ElectroIndustrial inició el diseño y la implementación de un Sistema de gestión de la calidad que le permitiera demostrar la capacidad de ofrecer productos y servicios ajustados a los requisitos del cliente, y construir una herramienta de gestión para controlar y mejorar los procesos al interior de la organización de forma continua. Después de un año, en enero de 2007 ElectroIndustrial recibió al ente certificador SGS Colombia S.A.6 para auditar el Sistema de Gestión implementado, obteniendo excelentes resultados y alcanzando el certificado de calidad bajo la norma ISO 9001 versión 2000 (ver gráfica 1), el cual en enero de 2008 fue renovado permitiendo así mantener el certificado por un año mas (hasta enero de 2009). En sus cinco años de existencia, ElectroIndustrial ha recibido múltiples reconocimientos, entre los cuales se pueden destacar la carta enviada por el presidente de la república Alvaro Uribe Vélez (Ver grafica 2) por el esfuerzo y el exitoso trabajo realizado en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, y el pertenecer al selecto grupo de las 30 empresas que mas generan empleo y desarrollo en Santander. (Por Vanguardia Liberal). 6 SGS (Societe Generale Surveillance): organización fundada en 1878 con mas de 1000 oficinas en el mundo y con presencia en los principales puertos y ciudades del mundo. 26 Gráfica 1, Certificado de calidad ISO 9001:2000 27 Grafica 2, Carta emitida por el Presidente de la República a Electroindustrial 28 9. ANALISIS DE LA SITUACIÓN Según el decreto 2331/07 por medio del cual se ordena la implementación de los bombillos ahorradores de energía, tanto las empresas publicas como privadas, así como la comunidad en general; esto lleva a desarrollar un proyecto conjunto con La ESSA para llevar los Bombillos Ahorradores a estos sectores. Además se hace necesaria la publicidad y promoción del producto en conjunto con el lanzamiento del Plan Borre de la ESSA, el cual trata sobre la financiación de la deuda que el usuario tenga con la empresa hasta 60 meses sin intereses con una baja cuota inicial y un descuento hasta del 100% de sus intereses de mora, y firmando un acuerdo de pago con la ESSA. 9.1 ESCENARIOS 9.1.1 Escenario Económico: Producto interno bruto: 7,52% DD/MM/AA INDICADOR ANTERIOR ACTUAL VARIACIÓN 2007 PIB Anual (Mill. USD) 113,399 121,924 7.52% 2007 PIB Anual (%) 6.80 7.52 10.59% 03/08 PIB Trimestral (%) 8.14 4.10 49.63% Tabla3. Producto Interno Bruto. Fuente: Grupo Aval Tasa de Desempleo: DD/MM/AA INDICADOR ANTERIOR ACTUAL VARIACIÓN 05/08 Desempleo Total Nacional (%) 11.00 10.70 2.73% 05/08 Desempleo 13 Ciudades (%) 11.50 11.80 2.61% 2006 Población Oficial 41,242 46,773 13.41% 2007 Población Proyectada 46,039 47,520 3.22% 2008 Salario Mínimo 433.70 461.50 6.41% Tabla 4. Tasa de Desempleo. Fuente: Grupo Aval 29 Sector económico: El sector eléctrico en Colombia esta mayormente dominado por generación de energía hidráulica (81 % de la producción) y generación Térmica (19%). No obstante, el gran potencial del país en nuevas tecnologías de energía renovable (principalmente eólica, solar y biomasa) apenas si ha sido explorado. La le de 2001 diseñada para promover energías alternas carece de disposiciones clave para lograr este objetivo, como por ejemplo feed-in tariffs, y hasta ahora ha tenido muy poco impacto. Las grandes plantas de energía hidráulica y térmica dominan los planes de expansión actuales. La construcción de una línea de transmisión con Panamá, que enlazara a Colombia con Centroamérica, ya está en marcha. Una característica importante del sector eléctrico de Colombia, es la existencia de un sistema de subsidios cruzados desde usuarios que viven en áreas consideradas como relativamente afluentes, y de usuarios que consumen cantidades de electricidad superiores, a aquellos que viven en áreas consideradas pobres y quienes usan menos electricidad. El sector eléctrico ha sido desagrupado en generación, transmisión, Red de distribución y comercialización desde que se llevaron a cabo de las reformas del sector eléctrico en 1994; y cuenta con un mercado de energético liberalizado desde 1995. Alrededor de la mitad de la capacidad de generación es privada. La participación privada en distribución eléctrica es mucho mas baja.7 7 http://es.wikipedia.org/wiki/Sector_el%C3%A9ctrico_en_Colombia 30 Tarifa de servicio público de energía: Residencial 223,11 Comercial 311,75 Industrial 276,48 ECOPETROL 313.03 Oficial 247.29 Fuente: Essa Tabla 5. Tarifa Servicio de Energía 9.1.2 Escenario político-legal Decreto 2331 de junio 22 de 2007: ministerio de minas y energía: Este decreto establece una medida tendiente al uso racional y eficiente de energía eléctrica. Se establece que el ahorro de la energía, así como su conservación y uso eficiente, es uno de los objetivos prioritarios en el desarrollo de las actividades del sector eléctrico. La ley 697 de 2001, declaró el Uso Racional y Eficiente de la Energía (URE) como un asunto de interés social, público y de conveniencia nacional y en ese sentido su artículo 2º dispuso que el Estado debe crear la estructura legal, técnica, económica y financiera necesaria para lograr el desarrollo de este tipo de proyectos a corto, mediano y largo plazo, económica y ambientalmente viables, asegurando el desarrollo sostenible, al tiempo que generen la conciencia URE. Dentro de las medidas que logran el objetivo concreto de ahorro de energía, se encuentra el cambio de las bombillas incandescentes por bombillas ahorradoras específicamente el cambio de luminarias a LFC (Lámparas Fluorescentes Compactas), garantizando una eficiencia apreciable con adecuados niveles de iluminación y menos consumo de energía eléctrica, 31 razón por la cual es imperativa dicha exigencia a las edificaciones sede de las entidades públicas. (Anexo 2.). Decreto 895 de 2008: Ministerio de Minas y Energía: De conformidad con lo establecido en el artículo 66 de la Ley 143 de 1994 y en el artículo 2º de la Ley 697 de 2001, se dispuso como objetivo estatal el ahorro de la energía, así como su conservación y uso eficiente en el desarrollo de las actividades del sector eléctrico, para lo cual se ordenó crear la estructura legal, técnica, económica y financiera necesaria para lograr el desarrollo de este tipo de proyectos a corto, mediano y largo plazo, económica y ambientalmente viables, asegurando el desarrollo sostenible, al tiempo que generen la conciencia URE; Que con fundamento en la anterior normatividad se expidió el Decreto 2331 de 2007, el cual estableció la obligatoriedad del cambio de bombillas incandescentes por lámparas ahorradoras de energía, específicamente lámparas fluorescentes compactas de alta eficiencia; sin embargo, existen otras tecnologías con las que se podría lograr el mismo propósito, con mayor eficacia lumínica, en forma tal que resulta imperativa su regulación. (Anexo 3.).8 9.1.3 Escenario geográfico El proyecto, se implementa en la ciudad de Bucaramanga por barrios y los municipios de Santander. Barrios de Bucaramanga por comunas: Comuna I: Comuna Norte. Barrios: Las Olas, Kennedy, Las Hamacas, Colorado, El Rosal, Café Madrid. La Unión, El Túnel, El Cable, La Playa, José Antonio Galán, Colseguros Norte y Villa Rosa. 8 http://www.presidencia.gov.co/prensa_new/decretoslinea/2007/junio/22/dec2331220607.pdf 32 Comuna II: Comuna Nororiental. Barrios: Villa Helena, Los Ángeles, Esperanza Tres, Regadero Norte, Esperanza I-II, Lizcano, José María Córdoba, San Cristóbal, La Juventud, Olas II, Transición, Las mercedes y La Independencia. Comuna III: Comuna San Francisco. Barrios: Norte Bajo, San Rafael, El Cinal, Chapinero, Comuneros, Universidad, Mutualidad, Modelo, San Francisco Norte, San Francisco y Alarcón. Comuna IV: Comuna Occidental. Barrios: Gaitán, La Estrella o Tres Estrellas, Tugurios, Nariño, Granjas de Palonegro, Navas, Granada, Girardot, Doce de Octubre, La Feria, Nápoles, Pí XII, 23 de Junio, Santander y Don Bosco. Comuna V: Comuna García Rovira. Barrios: Alfonso López, García Rovira, La Joya, Campo Hermoso, Pantano I-II, La Palma, Quinta Estrella, Primero de Mayo, Chorreras de San Juan y Villa Prado. Comuna VI: Comuna La Concordia: Barrios: La Concordia, Ricaurte, San Miguel, Los Candiles, Aeropuerto, La Ceiba, La Victoria, La Salle y La Puerta del Sol. Comuna VII: Comuna La Ciudadela. Barrios: Macaregua, Plaza Mayor, Naranjos, Samanes, Corviandi, Almendros, Alameda, Juan Pablo II, Ciudad Bolívar, Balconcitos y Barrio Mutis. Comuna VIII: Comuna Sur-Oriental. Barrios: Bucaramanga, San Gerardo, La Hoyada, Juan XXIII, Los Canelos, 20 de Julio, Cordoncillo, Pablo VI y Africa. 33 Comuna IX: La Pedregosa. Barrios: Antonia Santos Sur, Nueva Granada, El Sol, San Pedro Claver, Quebrada de La Iglesia, San Martín, Torres de Alejandría, La Pedregosa, Libertad, Diamante I, Villa Diamante, Asturias. Arayanes, Edén y Villa Inés. Comuna X: Provenza. Barrios: Diamante II, Neptuno, San Luís, Fontana, Brisas de Malpaso, Provenza, Los Sauces y Coomultrasán. Comuna XI: Comuna Sur. Barrios: El Rocío, Toledo, Dangond, Los Robles, Villa Alicia, Las Delicias, Ciudad Venecia y Manuela Beltrán. Comuna XII: Cabecera del Llano. Barrios: Sotomayor y Nuevo Sotomayor, Campestre, Bolarquí, Puerta del Sol, Conucos, Las Mercedes, San Pío, Cabecera del Llano, Los Cedros, El Jardín, Altos del Jardín, Pan de Azúcar, Terrazas, La Floresta, San Expedito, Tejar Moderno, Portón del Tejar, Santa Bárbara y Fátima. Comuna XIII: Comuna Centro Oriental. Barrios: Centro, Antonia Santos, Bolívar, Mejoras Públicas, La Aurora, Galán, San Alfonso, Álvarez, El Prado, Las Américas y Los Pinos. Comuna XIV: Morrorico. Barrios: Albania, La Flora, Morrorico, Vega, Vegas de Morrorico, Sauces, Miraflores, Limoncito, Habana, Buenos Aires y Buena Vista. Son 14 comunas para un total de 166 barrios. 34 Municipios de Santander: El departamento de Santander consta de 87 municipios listados a continuación: MUNICIPIOS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER Bucaramanga Aguada Albania Aratoca Barbosa Barichara Barrancabermeja Betulia Bolívar Cabrera California Capitanejo Carcasi Cepita Cerrito Charalá Charta Chima Chipatá Cimitarra Concepción Confines Contratación Coromoro Curití El Carmen El Guacamayo El Peñón El Playón Encino Enciso Florián Floridablanca Galán Gambita Girón Guaca Guadalupe Guapota Guavatá Guepsa Hato Jesús Maria Jordán La Belleza Landazuri La Paz Lebrija Los Santos Macaravita Málaga Matanza Mogotes Molagavita Ocamonte Oiba Onzaga Palmar Palmas del Socorro Páramo Piedecuesta Pinchote Puente Nacional Puerto Parra Puerto Wilches Rionegro Sabana de Torres San Andrés San Benito San Gil San Joaquín San José de Miranda San Miguel San Vicente de Chucurí Santa Bárbara Santa Helena Simacota Socorro Suaita Sucre Surata Tona Valle San José Vélez Vetas Villanueva Zapatoca San Alberto 35 10. ANÁLISIS DE MERCADO 10.1. EL SECTOR Inicialmente el proyecto esta encaminado a llegar a toda el área Metropolitana y posteriormente a todo el Departamento de Santander. En primera instancia, se dirige a los hogares de las ciudades y municipios, lo que quiere decir que se llegará a todos los estratos manejando así diferentes presentaciones del producto que cubran las distintas necesidades de los hogares según su capacidad de pago. El Área Metropolitana de Bucaramanga consta de 14 comunas con 166 barrios, los cuales serán segmentados por estratos para el desarrollo de proyecto. Posteriormente, se hará presencia en el sector empresarial de acuerdo a información y soporte de la ESSA La ESSA, tiene como medio de promoción y divulgación un inserto anexo a la Factura ESSA que llega a todos los consumidores de los municipios de Santander, y un plan de ventas a cuotas el cual se cobra la cuota conjunto con lo recaudado por los servicios prestados por ESSA. Este convenio está dirigido a la venta de electrodomésticos y no tanto hacia la venta de bombillos ahorradores. 10.2. LOS CONSUMIDORES De acuerdo a los decretos expedidos por el gobierno todas las empresas públicas están obligadas a reemplazar sus bombillos incandescentes por ahorradores, esto llevara con el tiempo a que las empresas privadas y la comunidad en general hagan este cambio. 36 Para lo cual se hace necesario dividir el mercado (hogares) en segmentos teniendo como base las comunas, estratos y barrios (Bucaramanga), puntos estratégicos en poblaciones del área metropolitana y municipios de gran población. Esto, teniendo en cuenta el comportamiento y capacidad de las diferentes comunidades, para lo cual se han diseñado cuatro diferentes combos según sea el caso. 10.3. EL CLIENTE Son todos los clientes usuarios de la Electrificadora de Santander, residentes en las cabeceras urbanas de los municipios y que están al día en el pago del servicio eléctrico. Los diferentes clientes de este proyecto son: - Los clientes iniciadores de este proyecto es el gobierno por medio del Decreto 2131 de 2007. - Los clientes Influenciadores son los ambientalistas y la tendencia global al pro del ambiente y mentalidad ecológica. - Los clientes decisivos son las amas de casa y gerentes de los instrumentos públicos. 37 11. DIAGNÓSTICO PROGRAMA ESSA EN CASA-ELECTROINDUSTRIAL El proyecto se desarrolla en tres frentes, iniciando por la vivienda urbana del Departamento de Santander el cual representa el mercado potencial a llegar. El segundo mercado, lo constituyen las entidades oficiales que aún no han realizado el cambio de sistemas de iluminación, el cual se hará a su debido tiempo de acuerdo a la información y soportes que la ESSA nos proporcione. Por último, se llegará a las empresas privadas, igualmente se realizará posteriormente al suministro de información por parte de ESSA. (Contrato ESSA S.A. y Electroindustrial Ltda.) (Anexo 4.). 11.1. MISIÓN DEL PROYECTO Llegar a todos los hogares y entidades santandereanas por medio de la factura de del servicio publico de ESSA, promocionando los combos de bombillos ahorradores de energía, concientizando a Santander sobre el uso racional de energía y el compromiso de Colombia con el medio ambiente, ofreciendo nuestro producto con precios competitivos y en la puerta del cliente. 11.2. VISIÓN DEL PROYECTO Haber penetrado el 20% de todos los usuarios de la Electrificadora de Santander S.A. E.S.P- ESSA, y ser reconocidos como la empresa de la industria eléctrica mas ecológica de Santander. 11.3. PRINCIPIOS Ya que el programa es un nuevo departamento dentro de la empresa Electroindustrial, es normal que para cumplir con las normas de esta se tengan los mismos principios y valores de la empresa y estos se apliquen al personal del programa. 38 Principios:  Sentido de pertenecía  Excelentes relaciones humanas  Liderazgo  Capacidad de dirección  Calidad del servicio y satisfacción del cliente  Asesoría al cliente Valores:  Responsabilidad  Honradez  Eficiencia  Amistad  Respeto  Humildad 11.4. ORGANIGRAMA DEL PROGRAMA DIRECTOR DEL PROGRAMA ASESORES COMERCIALES IMPULSADORES ASESORES COMERCIALES EXTERNOS ASISTENTE DEL PROGRAMA SUPERVISOR DE PUNTOS DE ATENCION DIGITADOR 39 11.5. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS DEL PROGRAMA ESSA EN CASA – ELECTROINDUSTRIAL. A continuación, basado en las normas ISO 9001:2000 en las cuales está certificada la empresa, se procede a realizar la caracterización de todos los procesos del Programa ESSA en casa – ElectroIndustrial; describiendo cada uno de éstos, su responsable, entradas, salidas, y los indicadores con que es evaluado cada uno. El objetivo del Programa y su alcance. 40 Proceso Responsable del Proceso Tipo PROGRAMA ESSA EN CASA - ELECTROINDUSTRIAL LIDER DEL PROYECTO OPERATIVO Objetivo Administrar la labor de logística del proyecto, su implementación y ejecución, y la comercialización de los combos. Asegurar que los productos y servicios ofrecidos cumplen con los requerimientos de nuestros clientes de forma oportuna. Alcance Este proceso aplica para la labor del proyecto ESSA en Casa - Electroindustrial Ltda. Proveedor Entradas P H V A Actividad Responsable Salida Cliente GESTIÓN DE LOGISTICA DEL PROYECTO Mención de productos necesarios P IDENTIFICACION DE LOS PRODUCTOS A COMPRAR Identificar los productos necesarios para el proyecto sus cantidades y especificaciones dependiendo de su uso en cada etapa del programa. LIDER DEL PROYECTO Claridad en el tipo de productos a comprar y sus actividades PROYECTO ESSA EN CASA – ELECTRO INDUSTRIAL. GESTIÓN DE LOGISTICA DEL PROYECTO Requisitos de la organización que los proveedores deben cumplir P DEFINIR CRITERIOS PARA LA EVALUACION, SELECCIÓN Y REEVALUACION DE PROVEEDORES Se determinaran los aspectos que los proveedores deben cumplir para satisfacer las exigencias de la organización. LIDER DEL PROYECTO Instructivo de evaluación, selección y reevaluación de proveedores I 007. Reevaluación de proveedores F034 Evaluación Inicial de Proveedores F038 PROVEEDORES GESTIÓN GERENCIAL Proveedor Entradas P H V A Actividad Responsable Salida Cliente GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Necesidad de compra P SOLICITUD DE COTIZACION Se realizan las solicitudes de cotización ASISTENTE DE PROYECTO Solicitud de cotización PROVEEDORES 41 Estas cotizaciones se realizan para obtener información sobre los productos y servicios que se requieren. GESTION GERENCIAL Cotizaciones Instructivo de evaluación, selección y reevaluación de proveedores Formato de Evaluación y selección de proveedores H EVALUAR Y SELECCIONAR PROVEEDORES Se selecciona al proveedor de acuerdo al instructivo de evaluación. Selección y reevaluación de proveedores I 007. Si el proveedor ya esta seleccionado y evaluado se continúa con el proceso de compra. LIDER DEL PROYECTO GERENTE GENERAL Reevaluación de proveedores F034 Evaluación Final de proveedores F038 PROVEEDORES GESTIÓN GERENCIAL GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Presupuesto tentativo H NEGOCIACION CON PROVEEDORES El director del proyecto realiza la negociación con los proveedores LIDER DEL PROYECTO Condiciones de negociación PROVEEDORES GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Requerimientos Presupuesto tentativo Listado de proveedores seleccionados F066 H PROCESO DE COMPRA Se elabora, se revisa, se aprueba y se envía la orden de compra al proveedor LIDER DEL PROYECTO Ordenes de compra enviadas F046 PROVEEDORES GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Compras realizadas F046 y F087 H INFORMAR LAS COMPRAS REALIZADAS Se comunica al supervisor de recepción de mercancía o a su auxiliar las compras realizadas con el fin de planear la ubicación de los productos. Esta información se comunica por medio de la copia de la orden de compra que queda en manos del supervisor de Recepción de Mercancía. SUPERVISOR DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍA Planificación de ubicación de los productos GESTIÓN DE LOGÍSTICA DEL PROYECTO RECEPCION DE MERCANCIA PROVEEDORES Productos recibidos del proveedor. Ordenes de H VERIFICAR LOS PRODUCTOS COMPRADOS Cuando la mercancía llega a ElectroIndustrial esta es revisada y confrontada con la información emitida por compras. SUPERVISOR DE RECEPCION DE MERCANCIA Productos No Conformes detectados Productos conformes aceptados y GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO 42 compra. Caracterización gestión logística CP003. almacenados. GESTION DE LOGISTICA Información sobre la conformidad del producto recibido Facturas y Remisiones H ACTUALIZACION DE INVENTARIO Una vez se haya culminado el proceso de compra y las actividades de recepción y revisión de los productos, se actualizara la página de inventario. ASISTENTE DEL PROYECTO Inventario Actualizado GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO PROVEEDORES Productos comprados no conformes Remisiones y Facturas H COODINAR LA DEVOLUCION DEL PRODUCTO NO CONFORME A LOS PROVEEDORES Si se detecta un producto no conforme en la recepción de mercancía, se coordina la devolución de la misma o las actividades necesarias para realizar los ajustes correspondientes. Todas las conformidades de los proveedores quedan registradas en el formato F068 No conformidades de Proveedores. LIDER DEL PROYECTO Devolución de mercancía F047 Comprobante de Garantías F017 Comunicaciones de No conformidades F048 GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO PROVEEDORES GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO PROVEEDORES Desempeño de proveedores Formato de Reevaluación de proveedores Instructivo de evaluación, selección y reevaluación de proveedores I 007 H REVALUACION DEL DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES Se hace la evaluación periódica del desempeño de proveedores de acuerdo a el instructivo Evaluación, Selección y Reevaluación de proveedores I 007 LIDER DEL PROYECTO Reevaluación de los proveedores GESTION GERENCIAL GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Proveedor Entradas P H V A Actividad Responsable Salida Cliente GESTION GERENCIAL Cotizaciones Instructivo de evaluación, selección y H DISEÑO DE INSERTOS Y VOLANTES Contratara con una agencia de publicidad anteriormente seleccionada el diseño y manufactura de los insertos y volantes que se hacen necesarios para la publicidad de el programa LÍDER DEL PROYECTO GERENTE GENERAL Boceto de inserto y volante AGENCIA DE PUBLICIDAD 43 reevaluación de proveedores Formato de Evaluación y selección de proveedores RESPONSABLE ESSA EMPRESA DE DISTRIBUCIÓN Insertos y volantes H DISTRIBUCION DE INSERTOS Y VOLANTES Al ser aprobado el diseño y manufactura del los insertos y volantes se procederá a enviarlos a la empresa encargada de la distribución de los insertos que irán adjuntos a las facturas de ESSA y los volantes a distribuir en el barrio correspondiente al cronograma EMPRESA ENCARGADA DE LA DISTRIBUCIÓN Facturas de ESSA con los insertos de promoción del programa ESSA en casa – ElectroIndustrial. GESTION GERENCIAL GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO CLIENTE GESTION GERENCIAL Cotizaciones Instructivo de evaluación, selección y reevaluación de proveedores Formato de Evaluación y selección de proveedores H DISEÑO DE PUBLICIDAD Y JINGLE Se contratara con una agencia de publicidad el diseño del jingle y la propaganda que será utilizada en los medios de comunicación pertinentes para la promoción del proyecto LÍDER DEL PROYECTO GERENTE GENERAL RESPONSABLE ESSA Diseño del Jingle y propaganda de promoción AGENCIA DE PUBLICIDAD EMPRESA DE DISTRIBUCIÓN Insertos y volantes H DISTRIBUCION DE JINGLE Y PROPAGANDA Al ser aprobado el diseño y manufactura del jingle y propaganda se procederá a enviarlos a las emisoras y los canales de televisión encargados de la emisión de tanto el jingle como la propaganda. EMISORAS Y CANAL DE TV Promoción de los combos y su venta CLIENTE ESSA Información de Santander y cronograma de eventos de ESSA P PLANIFICACION DE CRONOGRAMA Se realizara el cronograma de las tomas de barrios, según sea para Bucaramanga, la zona metropolitana o los municipios de Santander a visitar. GESTION GERENCIAL GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Cronograma de toma de barrios GESTION LOGISTICA DEL PROYECTO LIDER DEL PROYECTO 44 GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Cotizaciones aprobadas P PLANIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO Se realizara el presupuesto del proyecto, basado en las cotizaciones aprobadas y el inventario necesario para ejecutar el proyecto. GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Presupuesto tentativo GERENTE GENERAL GESTION GERENCIAL GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Presupuesto H APROBACION DE PRESUPUESTO Basado en las especificaciones necesarias para el Proyecto y su costo, se hará la aprobación o modificaciones necesarias a este para poder empezar a implementarlo. GERENTE GENERAL GESTION GERENCIAL Presupuesto Aprobado PROYECTO ESSA EN CASA – ELECTRO INDUSTRIAL. Proveedor Entradas P H V A Actividad Responsable Salida Cliente GESTION DE RECURSOS HUMANOS Hojas de vida del personal contratado P CONTRATACION DE PERSONAL De acuerdo a parámetros establecidos por gestión de recursos humanos se hará la contratación del personal necesario para la implementación del proyecto, la selección de este personal estar a cargo del área de Recursos Humanos. JEFE DE PERSONAL Personal Contratado GESTION GERENCIAL GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO GESTION DE RECURSOS HUMANOS Discurso de capacitación P CAPACITACION DEL PERSONAL Se realiza la capacitación al personal seleccionado, según su labor a desarrollar en el proyecto. JEFE DE PERSONAL LÍDER DEL PROYECTO Personal Capacitado GESTION GERENCIAL GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Proveedor Entradas P H V A Actividad Responsable Salida Cliente GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Cronograma del proyecto P PLANEACION SEGÚN LUGAR DE VISITA Según el cronograma, se planeara la visita al lugar y se dispondrán lo necesario para llegar al lugar, mercancía, implementos y papelería a utilizar. SUPERVISOR LIDER DEL PROYECTO GETION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Inventario de salida de mercancía para toma de barrio SUPERVISOR 45 GESTION LOGISTICA DEL PROYECTO Inventario de mercancía H APROVISIONAMIENTO DE MERCANCIA Se hará el aprovisionamiento de la mercancía al camión de carga el cual hará el traslado al lugar donde se realizara la toma de barrio. SUPERVISOR GETION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Camión con carga de mercancía e inventario de toma de barrio SUPERVISOR PERSONAL DE VENTAS GESTION DE LOGISTICA Implementos de trabajo H SUMINISTRO DE IMPLEMENTOS DE TRABAJO A PERSONAL Se procede a suministrar los implementos de trabajo como son las gorras, chaquetas, papelería y mercancía de venta. GESTION DE LOGISTICA Personal de venta capacitado y con implementos de trabajo GESTION GERENCIAL GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO GESTION DE LOGISTICA Discurso de capacitación H ULTIMAS INSTRUCCIONES AL PERSONAL Se procede a dar las últimas instrucciones a l personal según la ubicación, el horario y ventas a realizar durante el día. SUPERVISOR DE GRUPO Personal de venta capacitado, informado y con implementos de trabajo CLIENTES PERSONAL DE VENTA Papelería H ASESORIA TÉCNICA, RECEPCIÓN DE INTENCIÓN DE COMPRA Y ESPECIFICACIONES DE PRODUCTOS Una vez el cliente manifieste su intención de compra, el personal de venta brinda las especificaciones, ventajas, beneficios y requisitos al adquirir el combo. El cliente especifica sus necesidades y los complementa con los que el asesor sugiere; Así se aseguran que los productos sean los que el cliente necesita y dan cumplimiento al Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas PERSONAL DE VENTA Requisitos del cliente especificados y complementados CLIENTES PERSONAL DE VENTA Papelería Requisitos H REVISIÓN DE LOS REQUISITOS A CUMPLIR POR EL CLIENTE Se le pedirá al cliente que entregue los papeles necesarios para concretar la venta, requeridos e informados en el volante e inserto. PERSONAL DE VENTA SUPERVISOR Requisitos del cliente revisados CLIENTE GESTION LOGISTICA GESTION DE LOGISTICA Papelería H FIRMA DE SOLICITUD DE CREDITO El personal de venta se encargara de la firma de la solicitud de crédito por parte del cliente para que sea utilizado en el momento especificado por el pagare. PERSONAL DE VENTA CLIENTE Pagare firmado CLIENTE 46 PERSONAL DE VENTA SUPERVISOR Combo ahorradores de energía H ENTREGA DEL COMBO Se hará la entrega del combo adquirido por el cliente según su escogencia. PERSONAL DE VENTA Combo de bombillos ahorradores de energía CLIENTE PERSONAL DE VENTA Numero del PBX. H INFORMAR SOBRE EL CALL CENTER Se informara al cliente sobre el Call Center al que puede contactarse ya sea para adquirir el combo, obtener más información o hacer uso de su garantía. PERSONAL DE VENTA Cliente informado CLIENTE PERSONAL DE VENTA Caja Recicladora H SOLICITAR LA ENTREGA DE BOMBILLOS INCANDESCENTES Se procederá a solicitar al cliente la entrega de sus bombillos incandescentes para que estos sean entregados a la ESSA y sean reciclados. PERSONAL DE VENTA SUPERVISOR Caja de bombillos reciclados ESSA CLIENTE Información suministrada por el cliente Planilla de datos V RETROALIMENTACION CON EL CLIENTE A través del personal de venta y el Call Center se hace seguimiento del estado de los clientes y su satisfacción presente e histórica, se recepcionan las quejas o los reclamos y se les da la respectiva solución. Si la solución a la inconformidad no esta en manos de estas personas, estas deben encargarse de buscar la solución con quien(es) sea necesario CALL CENTER GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Grado de satisfacción del cliente Quejas y reclamos Planilla de datos Retroalimentación Cliente - ElectroIndustrial GESTIÓN DE LOGÍSTICA GESTIÓN DE CALIDAD GESTIÓN GERENCIAL PERSONAL DE VENTA Implementos de trabajo, facturas H DEVOLUCION DE IMPLEMENTOS Devolución de los implementos de trabajo, bombillos reciclados y mercancía no vendida por parte del personal de venta a su correspondiente supervisor SUPERVISOR Inventario de toma de barrio SUPERVISOR GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO SUPERVISOR Camión con carga de mercancía e inventario de toma de barrio H DEVOLUCION DE MERCANCIA Devolución de los implementos de trabajo, bombillos reciclados y mercancía no vendida, por parte del camión de carga y el supervisor a bodega. SUPERVISOR Inventario de llegada de mercancía de toma de barrio GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO 47 GESTION DE LOGISTICA Inventario de llegada de mercancía de toma de barrio H ACTUALIZACION DE INVENTARIO Una vez se haya culminado el proceso de compra y las actividades de recepción y revisión de los productos, se actualizara la página de inventario. GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Inventario Actualizado GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO SUPERVISOR Bombillos incandescentes H ENTREGA DE BOMBILLOS INCANDESCENTES A ESSA Se hará la entrega de los bombillos incandescentes reciclados de las tomas de barrios a la ESSA. LIDER DEL PROYECTO GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Recibido de bombillos por parte de ESSA ESSA SUPERVISOR Documentación de la toma de barrio V ENTREGA DE INFORME Entrega de un informe en el cual se detallen lo sucedido en la toma de barrio, reporte de ventas, SUPERVISOR Informe de toma de barrio. PROYECTO ESSA EN CASA – ELECTRO INDUSTRIAL. Proveedor Entradas P H V A Actividad Responsable Salida Cliente SUPERVISOR Planilla de datos H ACTUALIZAR BASE DE DATOS Al recibir las planillas, se actualizara la base de datos sobre la información recolectada por los operarios, se tendrán en cuenta las observaciones y reclamos que los clientes realicen en el momento de la venta. CALL CENTER Actualización de datos Formato GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO CLIENTE Solicitud de garantía H SOLICITUD DE GARANTIA Se hará efectiva la garantía cuando el cliente y los requisitos para su efecto se hayan comprobado, ya sea por medio del Call Center o los Puntos de Atención. CALL CENTER PUNTOS DE ATENCION Efecto de la Garantía CLIENTE CALL CENTER Solicitud de venta H SOLICITUD DE VENTA Cuando el cliente adquiera los productos mediante el PBX se procederá a cargarlo al sistema. CALL CENTER Informe de venta CLIENTE GESTION DE LOGISTICA MENSAJERIA DEL PROYECTO 48 MENSAJERIA DEL PROYECTO Informe de venta H ASESORIA TÉCNICA, RECEPCIÓN DE INTENCIÓN DE COMPRA Y ESPECIFICACIONES DE PRODUCTOS Una vez el cliente manifieste su intención de compra, el mensajero del proyecto encargado hará la visita al cliente correspondiente, MENSAJERIA DEL PROYECTO Requisitos del cliente revisados, aprobados y pagare firmado GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO MENSAJERIA DEL PROYECTO Papelería Requisitos H REVISIÓN DE LOS REQUISITOS A CUMPLIR POR EL CLIENTE El mensajero revisara que los requisitos estén en orden, completos, con las firmas y huellas necesarias. MENSAJERIA DEL PROYECTO Requisitos del cliente revisados CLIENTE GESTION LOGISTICA MENSAJERIA DEL PROYECTO Papelería H FIRMA DE SOLICITUD DE CREDITO El mensajero del proyecto se encargara de la firma de la solicitud de crédito por parte del cliente para que sea utilizado en el momento especificado por el pagare. MENSAJERIA DEL PROYECTO CLIENTE Pagare firmado CLIENTE MENSAJERIA DEL PROYECTO Combo ahorradores de energía H ENTREGA DEL COMBO Se hará la entrega del combo adquirido por el cliente según su escogencia. MENSAJERIA DEL PROYECTO Combo de bombillos ahorradores de energía CLIENTE MENSAJERIA DEL PROYECTO Planilla de datos H ACTUALIZAR BASE DE DATOS Al concluir la venta del combo, se actualizara la base de datos sobre la información recolectada, se tendrán en cuenta las observaciones y reclamos que los clientes realicen en el momento de la venta. CALL CENTER Actualización de datos GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO BASE DE DATOS H ACTUALIZACION DE INVENTARIO Una vez se haya culminado el proceso de compra y las actividades de recepción y revisión de los productos, se actualizara la página de inventario. GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Actualización de inventario GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO CALL CENTER BASE DE DATOS V ENTREGA DE INFORME Entrega de un informe en el cual se detalla el reporte de ventas realizadas por el medio del PBX, y la ejecución de la garantía. CALL CENTER GESTIONDE LOGISTICA DEL PROYECTO Informe de ventas PROYECTO ESSA EN CASA – ELECTRO INDUSTRIAL. 49 CLIENTE Información suministrada por el cliente Planilla de datos V RETROALIMENTACION CON EL CLIENTE A través del personal de venta y el Call Center se hace seguimiento del estado de los clientes y su satisfacción presente e histórica, se recepcionan las quejas o los reclamos y se les da la respectiva solución. Si la solución a la inconformidad no esta en manos de estas personas, estas deben encargarse de buscar la solución con quien(es) sea necesario CALL CENTER GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Grado de satisfacción del cliente Quejas y reclamos Planilla de datos Retroalimentación Cliente - ElectroIndustrial GESTIÓN DE LOGÍSTICA GESTIÓN DE CALIDAD GESTIÓN GERENCIAL Proveedor Entradas P H V A Actividad Responsable Salida Cliente GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Datos del desempeño del proceso F025 Cuadro de Ventas V PREPARAR Y PRESENTAR INDICADORES Se recopila información sobre el desempeño del proceso para elaborar los indicadores de gestión, analizar sus resultados y realizar el seguimiento de los mismos. LIDER DEL PROYECTO Indicadores de gestión F069. GESTION GERENCIAL GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO GESTION DE LA CALIDAD GESTIÓN DE LA CALIDAD ENTIDADES CERTIFICADORAS Formatos / preguntas de auditoria Información del Proceso V RESPONDER AUDITORIAS Se mantiene actualizada la información del proceso para responder a las auditorias y mostrar conformidad con la norma y los requisitos establecidos. LIDER DEL PROYECTO Informes de auditoria No Conformidades Problemas Potenciales Planes de Mejora GESTION GERENCIAL GESTIÓN DE LA CALIDAD ENTIDADES CERTIFICADORA S GESTION DE LOGISTICA DEL ROYECTO Recomendaciones a los procesos, Informes de evaluación y seguimiento. Cronograma del proyecto A CORRECCIONES O AJUSTES AL CRONOGRAMA Dada las circunstancias donde no se cumpla o se aplace una actividad programada en el cronograma se procederá a hacer las debidas correcciones en el cronograma. GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Cronograma actualizado PROYECTO ESSA EN CASA – ELECTRO INDUSTRIAL. 50 TODOS LOS PROCESOS DEL SGC CLIENTES ENTIDADES CERTIFICADORAS Informes de auditoria No conformidades Problemas potenciales Sugerencias de Mejora A IMPLEMENTAR ACCIONES DE MEJORA De acuerdo al desempeño del proceso, a los resultados de las auditorias, y a las sugerencias de los clientes y de todos los integrantes de la organización, se llevan a cabo acciones de mejora. GERENTE GENERAL LIDER DEL PROYECTO Acciones correctivas, preventivas y planes de mejora implementados Mejora en el Sistema de Gestión de la Calidad TODOS LOS PROCESOS DEL SGC CLIENTES PROCESOS CON LOS QUE INTERACTUA: Los procesos del proyecto ESSA en casa – ElectroIndustrial, actúan como proveedor del proceso de gestión de logística dando especificaciones acerca de los productos y las condiciones del servicio que el cliente requiere. El proceso de Gestión Gerencial define las directrices del proceso y provee los recursos necesarios para su desempeño, también define la conveniencia de atender los clientes y el de Gestión de la Calidad es el que realiza el control de los indicadores de gestión y del desempeño del proceso A su vez este actúa como proveedor a los procesos como recepción y almacenamiento de la mercancía dando informaron sobre el desempeño del proceso, proveyendo los productos y aportando a la mejora continua por medio de las acciones definidas para tal fin Por último, es con los clientes con los que se relaciona principalmente el proyecto ESSA en Casa y ElectroIndustrial. RECURSOS: Equipo de oficina, computadores, software, bases de datos, recurso humano, medios de comunicación (Internet, intranet, telefonía móvil y fija). PARAMETROS DE CONTROL Y MEDICION: Indicadores de gestión del proceso, auditorias internas, acciones correctivas y preventivas. REQUISITOS REQUISITOS DEL CLIENTE: Productos y servicios de óptima calidad, entregas oportunas, cumplimiento de términos de referencia. REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN: Cumplimiento con lo establecido en el SGC y en el reglamento interno de trabajo. REQUISITOS LEGALES: Comercializar materiales que cumplan con el Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas (RETIE), Póliza de seriedad de oferta, certificación pagos de aportes parafiscales, certificado de existencia y representación legal vigente, requisitos de legalización de contrato al obtener aprobación, Sistema Integral de Contratación Estatal (En caso que aplique), Certificado de antecedentes fiscales, Certificado de conformidad del producto, Registro único tributario. REQUISITOS ISO: 4.1,4.2, 7.2, 7.4, 8.1, 8.2, 8.4, 8.5. 51 11.5.1 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO PROGRAMA ESSA EN CASA – ELECTROINDUSTRIAL. OBJETIVO DE CALIDAD RELACIONADO INDICE QUE MIDE EL INDICADOR FORMULA SENTIDO UNIDAD FRECUENCIA RESPONSABLE Ofrecer a los clientes productos y servicios adaptados a sus requisitos y a las exigencias legales, con el fin de satisfacer sus necesidades y expectativas. Lograr el aumento y la conservación de los clientes mediante la gestión de mercadeo y el permanente control del proceso de mercadeo y ventas. Trabajar la eficacia y la eficiencia de los procesos, a través de l desarrollo de una cultura de mejora continua CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES Este índice muestra el promedio de las calificaciones obtenidas por los proveedores permitiendo analizar el desempeño presentado por cada uno de los proveedores. Sumatoria calificación de cada proveedor N o de proveedores Ascendente % Cada cuatro (4) meses GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO LIDER DEL PROYECTO PEDIDOS FUERA DE ESPECIFICACION Permite ver las no conformidades de los pedidos entregados por los proveedores , en cuanto a la cantidad, calidad y tipo de productos específicos Pedidos fuera de especificación en el periodo (bimestre) por cada proveedor. Este indicador se hará para los proveedores que por presentar no conformidades en sus entregas lo ameriten, es decir, cuando el indicador no exista para algún proveedor se entenderá que sus pedidos no han presentado no conformidades Descendente Unidades Bimestral GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO LIDER DEL PROYECTO Trabajar la eficacia y la eficienci de los procesos, a traves del desarrollo de una cultura de mejora continua EFICACIA EN LAS ACCIONES TOMADAS Permite ver la eficacia de las acciones de mejora, es decir, si dichas acciones se han llevado a cabo (Actividades realizadas)/*100 (Actividades Programadas) Las actividades son las que componen las acciones correctivas o preventivas abiertas Ascendente % Bimestral LIDER DEL PROYECTO SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Por medio de las encuestas realizadas a los clientes, se mide su satisfacción con los productos y servicios de la empresa. Promedio de la calificación dada por los clientes en cada una de las encuestas. El promedio se hallará de forma individual para las Ascendente Puntos Bimestral GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO LIDER DEL PROYECTO 52 encuestas internas y las externas. CALL CENTER Ofrecer a los clientes productos y servicios adaptados a sus requisitos y a las exigencias legales, con el fin de satisfacer sus necesidades y expectativas. Lograr el aumento y la conservacion de los clientes mediante la gestion de mercadeo y el permanente control del proceso de mercadeo y ventas. CUMPLIMIENTO DE VENTAS TOTALES El nivel del cumplimiento del presupuesto de ventas realizado (Ventas Totales / Ventas presupuestadas) *100 Ascendente % Mensual GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO SUPERVISOR CUMPLIMIENTO VENTAS INDIVIDUALES El nivel de cumplimiento del presupuesto de ventas realizado para cada vendedor (Ventas Totales por vendedor / Ventas presupuestadas por vendedor) * 100 Ascendente % Mensual SUPERVISOR % EN LA EFICACIA DE OFERTAS Mide la eficacia de la organización en la obtención de las negociaciones por medio de licitación (propuestas aprobadas / Propuestas realizadas) * 100 Ascendente % Bimestral GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO LIDER DEL PROYECTO % EN LA EFICACIA DE LAS OFERTAS Mide la eficacia de la organización en la obtención de la totalidad de las licitaciones (Ítems aprobados) / (Ítems Ofertados) * 100 Ascendente % Bimestral GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO LIDER DEL PROYECTO Desarrollar una situación financiera que favorezca el crecimiento de la organización y de todos sus integrantes. ROTACIÓN DE INVENTARIO La duración del inventario en nuestras instalaciones, es decir, muestra el promedio de tiempo que transcurre entre las compras realizadas y la venta de los productos comercializados. (Inv. Prom. de Mercancía/ Costo de la Mercancía Vendida)*días del periodo Descendente Días Mensual GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO Trabajar la eficacia y la eficiencia de los procesos, a tráves del desarrollo de una cultura de mejora continua. EFICACIA EN LAS ACCIONES TOMADAS Permite ver la eficacia de las acciones de mejora, es decir, si dichas acciones se han llevado a cabo. (Actividades Realizadas) / *100 (Actividades Programadas) Las actividades son las que componen las acciones correctivas o preventivas abiertas. Ascendente % Bimestral GESTION DE LOGISTICA DEL PROYECTO LIDER DEL PROYECTO 53 12. ANALISIS ESTRATÉGICO Una de las fortalezas y quizá la más importante, es el liderazgo que la empresa tiene en el mercado, sumándose a esto, se cuenta con el apoyo de la ESSA, lo cual garantiza un total cubrimiento del Departamento. También se cuenta con un entorno normativo favorable, ya que según el Decreto 2331-07, mediante el cual se establece el uso racional y eficiente de energía eléctrica, logrando con éste, que todos los hogares colombianos, entidades estatales y empresas privadas remplacen los bombillos incandescentes por bombillos ahorradores a más tardar para el 2010. El entorno interno y externo de la empresa es favorable ya que además de un excelente socio estratégico como es la ESSA, se cuenta con un recurso humano capacitado y motivado con objetivos definidos y claros. Cabe anotar que la marca del producto, General Electric, esta bien posicionada en el mercado; contando con recordación de marca en la comunidad. En el análisis estratégico de este proyecto se deben hacer varias definiciones estratégicas importantes, con el fin de aclarar su horizonte y su implementación, como lo son: ¿Qué es lo que quiere el cliente? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Cómo lo va adquirir? ¿Cuánto quiere? 12.1. OBJETIVOS - Diseño y puesta en marcha del Programa ESSA en casa ElectroIndustrial; el cual incluye el diseño del producto y su estrategia de mercadeo y publicidad. 54 - Establecernos como un programa reconocido en el mercado gracias a las marcas que se trabajaran en el Programa como lo son General Electric y el ”Programa ESSA en casa … Para vivir mejor”. - Llegar a los municipios de Santander por medio de los puntos de la Electrificadora en cada uno de estos lugares y así poder cubrir todo el mercado. - Diseño y ejecución de las “Tomas de Barrio”, Las cuales consisten en llegar a todos los barrios de Bucaramanga, su Área Metropolitana y los municipios de Santander, con el personal capacitado para la venta puerta a puerta de los Combos. 12.2. ESTRATEGIAS En cuanto a las estrategias a utilizar, se sugiere la implementación todo tipo de medios de comunicación para la promoción y divulgación del proyecto, el producto y los requisitos para acceder a éste. La segmentación del mercado se realiza de acuerdo a la clasificación por comunas y barrios basándose en la premisa de llegar a todos los consumidores por medio de la zonificación de acuerdo al estrato. Cada 10 días se debe reportar a la ESSA las ventas que se realicen, para que pueda llevar el control sobre el cobro en la factura. Igualmente, se reporta semanalmente a esta cualquier tipo de evento a realizar, (tomas de barrios o municipios, presencia en puntos de atención, etc.) para que sean incluidos en la programación de los diferentes medios de comunicación con que la ESSA cuenta. 55 13. MARKETING OPERATIVO A continuación se plantean las variables del marketing operativo y la explicación de cada una de ellas en el proyecto: 13.1 PRODUCTO Se manejaran 4 combos con diferentes unidades de bombillos y de precios de acuerdo al sector al que vaya dirigido según las necesidades y consumo de éste. 13.1.1. Descripción de Bombillos Ahorradores de Energía. Bombillo Ahorrador 20 W: Potencia: 20 W Tipo de luz: Luz día Empaque: Caja Unidad de empaque: 10 Equivalencia: 100 W Voltaje: 120 V Vida Útil: 6000 hrs. Base: E 27 Flujo Luminoso: 1100 lm Referencia: 28827 Bombillo Ahorrador 11 W: Potencia: 11 W Tipo de luz: Luz día Presentación: Caja Unidad de empaque: 10 Equivalencia: 60 W Voltaje: 120 V Vida Útil: 6000 hrs. Base: E27 Flujo Luminoso: 610 lm Referencia: 28835 56 Bombillo Ahorrador 15 W Potencia: 15 W Tipo de luz: Luz día Empaque: Caja Unidad de empaque: 10 Equivalencia: 75 W Voltaje: 120 Vida Útil: 6000 hrs. Base: E 27 Flujo Luminoso: 840 lm Referencia: 28831 Bombillo Ahorrador Mini 15 W Espiral T2 Potencia: 15 W Tipo de luz: Luz día Empaque: Caja y Blister Unid. de empaque: 10 Equivalencia: 62 W Voltaje: 120 V Vida Útil: 12000 hrs. Base: E 27 Flujo Luminoso: 940 lm Referencia: 87156 Bombillo Ahorrador Mini 20 W Espiral T3 Potencia: 20 W Tipo de luz: Luz día Empaque: Blister Unidad de empaque: 10 Equivalencia: 90 W Voltaje: 120 W Vida Útil: 8000 hrs. Base: E 27 Flujo Luminoso: 1150 lm Referencia: 86736 57 Bombillo Ahorrador Mini 26 W Espiral T3 Potencia: 26 W Tipo de luz: Luz día Empaque: Blister Unidad de empaque: 10 Equivalencia: 110 W Voltaje: 120 V Vida Útil: 9000 hrs. Base: E 27 Flujo Luminoso: 1600 lm Referencia: 86796 Bombillo Ahorrador 9W Potencia: 9 W Tipo de luz: Luz día Empaque: Caja Unidad de empaque: 10 Equivalencia: 40 W Voltaje: 120 V Vida Útil: 6000 hrs. Base: E 27 Flujo Luminoso: 480 lm Referencia: 28840 Fuente catalogo GE. 58 13.1.2. Descripción Combos Ahorradores ESSA – ElectroIndustrial COMBO 1: ESSA - AHORRADORES BIAX REF. FAB DESCRIPCION UND X COMBO 28827 BOMBILLO AHORRADOR MARCA GE BIAX 20W 3 28835 BOMBILLO AHORRADOR MARCA GE BIAX 11W 2 28831 BOMBILLO AHORRADOR MARCA GE BIAX 15W 2 COMBO 2: 1 ESSA - AHORRADORES ESPIRALES REF. FAB DESCRIPCION UND X COMBO 87156 BOMBILLO AHORRADOR MINI 15W ESPIRAL T2 2 86736 BOMBILLO AHORRADOR MINI 20W ESPIRAL BLISTER T3 3 86796 BOMBILLO AHORRADOR MINI 26W ESPIRAL BLISTER T3 1 59 COMBO 3: ESSA - AHORRADORES MIXTO REF. FAB DESCRIPCION UND X COMBO 28827 BOMBILLO AHORRADOR 20W MARCA GE BIAX 3 28840 BOMBILLO AHORRADOR 9W MARCA GE BIAX 2 96796 BOMBILLO HAORRADOR MINI 26W ESPIRAL BLISTER T3 2 COMBO 4: ESSA - AHORRADORES BIAX REF. FAB DESCRIPCION UND X COMBO 28827 BOMBILLO AHORRADOR MARCA GE BIAX 20W 2 28840 BOMBILLO AHORRADOR MARCA GE BIAX 9W 2 28831 BOMBILLO AHORRADOR MARCA GE BIAX 15W 2 13.2. PRECIO Combo 1: Ahorradores Biax 60 LIN GRU ELEM REF.FAB DESCRIPCION UNDX COMBO 024 0008 000004 28827 Bombillo Ahorrador 20W 3.00 024 0008 000006 28835 Bombillo Ahorrador 11W 2.00 024 0008 000007 28831 Bombillo Ahorrador 15W 2.00 PRECIO INCLUIDO IVA $45.000 Combo 2: Ahorradores Espirales LIN GRU ELEM REF.FAB DESCRIPCION UNDX COMBO 024 0008 000018 87056 Bombillo Ahorrador Mini 15W 2.00 024 0008 000022 86736 Bombillo Ahorrador Mini 20W 3.00 024 0008 000023 86796 Bombillo Ahorrador Mini 26W 1.00 PRECIO INCLUIDO IVA $59.800 Combo 3: Ahorradores Mixto. LIN GRU ELEM REF.FAB DESCRIPCION UNDX COMBO 024 0008 000004 28827 Bombillo Ahorrador 20W 3.00 024 0008 000005 28840 Bombillo Ahorrador 9W 2.00 024 0008 000023 86796 Bombillo Ahorrador 26W 2.00 PRECIO INCLUIDO IVA $56.000 Combo 4: Ahorradores LIN GRU ELEM REF.FAB DESCRIPCION UNDX COMBO 024 0008 000004 28827 Bombillo Ahorrador 20W 2.00 024 0008 000005 28840 Bombillo Ahorrador 9W 2.00 024 0008 000007 28831 Bombillo Ahorrador 15W 2.00 PRECIO INCLUIDO IVA $39.800 El valor del producto fue determinado con las siguientes variables: Costo bombillos 47%, Marketing 15%, Porcentaje de la ESSA 6%, Empaque 0.06%, Distribución y Logística 1.38%, Bodegaje 2%, y una rentabilidad del 28%. 61 13.3. FINANCIACIÓN DE LOS COMBOS COMBO 1 AHORRADORES BIAX FINANCIACION 6 MESES VA: 45.000 47.392 I: 1,5% N: 6 PAGO 7.899 CUOTA VP CUOTA ABONO K ABONO I SALDO 1 45,000 7,899 7.224 675 37.776 2 37,776 7,899 7.332 567 30.444 3 30.444 7,899 7.442 457 23.002 4 23.002 7,899 7.554 345 15.449 5 15.449 7,899 7.667 232 7.782 6 7.782 7,899 7.782 117 0 47.392 45.000 2.392 COMBO 1 AHORRADORES BIAX FINANCIACION 12 MESES VA: 45,000 50,126 I: 1,7% N: 12 PAGO: 4,177 CUOTA VP CUOTA ABONO K ABONO I SALDO 1 45.000 4.177 3.412 765 41.588 2 41.588 4.177 3.470 707 38.118 3 38.118 4.177 3.529 648 34.588 4 34.588 4.177 3.589 588 30.999 5 30.999 4.177 3.650 527 27.349 6 27.349 4.177 3.712 465 23.637 7 23.637 4.177 3.775 402 19.862 8 19.862 4.177 3.840 338 16.022 9 16.022 4.177 3.905 272 12.117 10 12.117 4.177 3.971 206 8.146 11 8.146 4.177 4.039 138 4.107 12 4.107 4.177 4.107 70 0 50.126 45.000 5.126 62 COMBO 2 AHORRADORES ESPIRALES FINANCIACIÓN 6 MESES VA: 59,800 62,978 I: 1,5% N: 6 PAGO: 10,496 CUOTA VP CUOTA ABONO K ABONO I SALDO 1 59.800 10.496 9.599 897 50.201 2 50.201 10.496 9.743 753 40.457 3 40.457 10.496 9.890 607 30.568 4 30.568 10.496 10.038 459 20.530 5 20.530 10.496 10.188 308 10.341 6 10.341 10.496 10.341 155 0 62,978 59,800 3,178 COMBO 2 AHORRADORES ESPIRALES FINANCIACIÓN 12 MESES VA: 59,800 66,612 I: 1,7% N: 12 PAGO: 5,551 CUOTA VP CUOTA ABONO K ABONO I SALDO 1 59.800 5.551 4.534 1.017 55.266 2 55.266 5.551 4.611 940 50.654 3 50.654 5.551 4.690 861 45.964 4 45.964 5.551 4.770 781 41.195 5 41.195 5.551 4.851 700 36.344 6 36.344 5.551 4.933 618 31.411 7 31.411 5.551 5.017 534 26.394 8 26.394 5.551 5.102 449 21.291 9 21.291 5.551 5.189 362 16.102 10 16.102 5.551 5.277 274 10.825 11 10.825 5.551 5.367 184 5.458 12 5.458 5.551 5.458 93 0 66,612 59,800 6,812 63 COMBO 3 AHORRADORES MIXTO FINANCIACIÓN 6 MESES VA: 56,000 58,976 I: 1,5% N: 6 PAGO 9,829 CUOTA VP CUOTA ABONO K ABONO I SALDO 1 56.000 9.829 8.989 840 47.011 2 47.011 9.829 9.124 705 37.886 3 37.886 9.829 9.261 568 28.625 4 28.625 9.829 9.400 429 19.225 5 19.225 9.829 9.541 288 9.684 6 9.684 9.829 9.684 145 0 58.976 56.000 2.970 COMBO 3 AHORRADORES MIXTO FINANCIACIÓN 12 MESES VA: 56,000 62,379 I: 1,7% N: 12 PAGO: 5,198 CUOTA VP CUOTA ABONO K ABONO I SALDO 1 56.000 5.198 4.246 952 51.754 2 51.754 5.198 4.318 880 47.435 3 47.435 5.198 4.392 806 43.043 4 43.043 5.198 4.467 732 38.577 5 38.577 5.198 4.542 656 34.034 6 34.034 5.198 4.620 579 29.415 7 29.415 5.198 4.698 500 24.717 8 24.717 5.198 4.778 420 19.939 9 19.939 5.198 4.859 339 15.079 10 15.079 5.198 4.942 256 10.137 11 10.137 5.198 5.026 172 5.111 12 5.111 5.198 5.111 87 0 62.379 56.000 6.379 64 COMBO 4 AHORRADORES BIAX FINANCIACIÓN 6 MESES VA: 39,800 41,915 I: 1,5% N: 6 PAGO 6,986 CUOTA VP CUOTA ABONO K ABONO I SALDO 1 39.800 6.986 6.389 597 33.411 2 33.411 6.986 6.485 501 26.926 3 26.926 6.986 6.582 404 20.344 4 20.344 6.986 6.681 305 13.664 5 13.664 6.986 6.781 205 6.883 6 6.883 6.986 6.883 103 0 41.915 39.800 2.115 COMBO 4 AHORRADORES BIAX FINANCIACIÓN 12 MESES VA: 39,800 44,334 I: 1,7% N: 12 PAGO: 3,694 CUOTA VP CUOTA ABONO K ABONO I SALDO 1 39.800 3.694 3.018 677 36.782 2 36.782 3.694 3.069 625 33.713 3 33.713 3.694 3.121 573 30.592 4 30.592 3.694 3.174 520 27.417 5 27.417 3.694 3.228 466 24.189 6 24.189 3.694 3.283 411 20.906 7 20.906 3.694 3.339 355 17.566 8 17.566 3.694 3.396 299 14.171 9 14.171 3.694 3.454 241 10.717 10 10.717 3.694 3.512 182 7.205 11 7.205 3.694 3.572 122 3.633 12 3.633 3.694 3.633 62 0 44.334 39.800 4.534 65 13.4. PLAN DE ACCIÓN Cronograma: A continuación se da a conocer el cronograma de las actividades a realizar en la implementación del programa desde su inicio hasta el mes de Noviembre. DESCRIPCION JUL AGO SEPT OCT NOV 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 OBTENER INFORMACION FIRMA DE CONTRATO DISEÑO PROGRAMA SELECCIÓN PERSONAL CAPACITACION PERSONAL INICIO VENTAS PLAN DE COMUNICACIÓN ANALISIS DE VENTAS AUDITORIAS PUNTOS ENTREGA INFORME INICIAL ENTREGA INFORME FINAL Tabla 6. Cronograma 13.5. TOMAS DE BARRIO EN ÁREA METROPOLITANA. Se realizó una visita semanal a cada municipio a partir del mes de septiembre, siendo así 82 semanas que tomaría el cubrimiento de todo Santander; exceptuando Bucaramanga y su área metropolitana, Piedecuesta Lebrija y Rionegro e incluyendo San Alberto. 66 Los días dedicados a la toma de municipios se deciden según el tamaño del municipio así como su número de habitantes. Se debe analizar el día de mercado de cada población, ya que la gente de las veredas se acerca al casco urbano y así acceder a más personas. Elementos Necesarios:  Volantes: Repartir una semana antes  Personal: Supervisores, operarios y con sus elementos  Transporte de personal.  Megáfono.  Stand: Ubicado en un punto estratégico del Barrio como Base  Cronograma de actividades de los barrios.  Vehiculo para mercancía.  Papelería.  Las Autorizaciones pertinentes para poder realizar el evento. Según indicaciones de la ESSA (Ingeniero Guido) la primera toma efectiva de un Barrio se realizaría partir del 1 de septiembre, esto debido a que durante el mes de Agosto, se desarrollará una campaña de promoción fuerte y agresiva con el fin de crear expectativa en los hogares acerca de los bombillos ahorradores de energía, Programa ESSA – ElectroIndustrial. Campaña que contará con pautas publicitarias en Radio, Televisión, Prensa, Volantes promocionando el producto y un elementos importante como lo son los insertos que acompañarán la factura de ESSA que llega a todos los hogares del departamento de Santander; dichos insertos llevarán toda la información necesaria para que la comunidad conozca, los beneficios y bondades del producto, así como la facilidad para adquirirlo. 67 Logística:  Personal con su respectivo distintivo de las empresas y elementos de trabajo.  Mercancía  Camioneta para la mercancía  Papelería Completa: Volantes, pagare-pedido, vales.  Probadores de bombillos  Dumis y Stand`s  Autorizaciones para tomas Desarrollo: Se cita al personal en un punto estratégico del barrio, para darles las instrucciones finales, teniendo en cuenta que hubo una capacitación previa, mientras tanto el carro – valla ira recorriendo el sector. La toma se hace puerta a puerta, cada asesor comercial cuenta con los elementos necesarios para su labor (mercancía, papelería); exponiéndole al cliente las facilidades y beneficios al adquirir el combo de bombillos ahorradores, siendo estos los siguientes:  Pagos con recarga a la factura de ESSA.  Sin cuota inicial  Sin fiador  Fácil financiación  Cuotas hasta de $4.000 Si el cliente accede se reunirán los requisitos necesarios de acuerdo a si este es propietario o arrendatario. 68  Si el cliente es propietario y figura en la factura de ESSA, sus requisitos serán los siguientes: Última factura cancelada y al día, fotocopia de la cédula, firmas, sellos y huella, en el pagare.  Si el cliente es propietario pero no figura en la factura de ESSA, sus requisitos serán los siguientes: Última factura cancelada y al día, fotocopia de la cedula, firmas, sellos y huella, en el pagare, certificado de libertad y tradición o copia de este. (ElectroIndustrial se encargara de actualizar los datos en la ESSA y posteriormente se hará entrega del Kit).  Si el cliente es arrendatario, sus requisitos serán los siguientes: Última factura cancelada y al día, fotocopia de la cedula del arrendatario y del propietario, firmas, sellos y huella, en el pagare y autorización del propietario. Reunidos estos requisitos con su respectiva verificación, se procederá a probar cada uno de los bombillos ahorradores del combo; En caso que el cliente no adquiera el producto, se le invitará a que consulte telefónicamente, cualquier información para una posible compra. 69 13.5.1 Flujo de Actividades del Proceso: Toma de Barrio: 70 13.5.2. Alistamiento para salida al campo Tabla 7. Herramientas para el trabajo de campo: HERRAMIENTA DESCRIPCION UNIDADES INSERTOS Información, condiciones, logo 700.000 unid. VOLANTES Kit`s, día visita barrio, logo condiciones 155.000 DUMIS Bombillo espiral y/o biax 10 unid. STAND Móvil, desarmable 30 GORRAS Tela Drill Vulcano, con tela absorbente, con los tres logos (ESSA en casa, General Electric y ElectroIndustrial) Bordados, de color Blanco. 500 unid. PAPELERIA Lapiceros/lápices, tablas, papel (Factura, Pagare, insertos, Volantes) MOSTRARIO Caja con el kit que incluye los bombillos 12 unid. PROBADORES DE BOMBILLOS Certificar q el bombillo esta en buen estado 34 unid Logros obtenidos: Se asistió al Evento programado por ESSA y Rayco, para promoción del programa ESSA en casa en la ciudad de Barranca el día 26 de Junio; con el fin de observar y tener un modelo de una toma de Barrio. Esta campaña se ejecutó durante todo el mes de Agosto con el fin de que al realizar la primera Toma en el mes de Septiembre, la comunidad este enterada y tenga la suficiente información acerca del programa. A partir de Septiembre se realizan vienen realizando la toma efectiva en un barrio del área Metropolitana. Durante la ejecución del proyecto se continuara 71 con todo el apoyo publicitario en los diferentes medios y con los distintos elementos con el fin de mantener la comunidad informada y el ambiente caliente. Para el mes de noviembre se tiene planeado, hacer tomas de empresa, en las cuales se ofrecerán los combos y las facilidades de pago a los diferentes empleados de estas. Entre los eventos realizados, aparte de los barrios están los siguientes: LUGAR DIRECCION ESSA BOMBILLO NEGOCIACION ESSA CENFER EVENTO CENFER ESSA BUCARAMANGA EVENTO PERSONERIA CLUB CAMPESTRE BUCARAMANGA EVENTO PERSONERIA CLUB CAMPESTRE CALI ELECTRIFICADORA DE CALI BUCARAMANGA CONJUNTO COMULTRASAN LEBRIJA EVENTO PRESIDENTES JUNTA COMUNAL SAN GIL FERIAS SOCORRO FUNDACION SUEÑOS DE VIDA BARBOSA MUNICIPIO DE GUAVATA PAIPA ENCUENTRO DE ELECTRIFICADORAS DE COLOMBIA Tabla 8. Eventos 13.6. PUNTOS DE ATENCIÓN La Electrificadora maneja 27 puntos de atención al cliente en el departamento de Santander y 16 de pago en Bucaramanga para lo cual se contará con stand`s móviles de Electro-Industrial atendido diariamente por 1 persona en los lugares que manejan mas volumen de clientes y 2 personas los días de corte de pago. Actualmente se tiene presencia en 24 de los 27 puntos de atención de la ESSA a través de todo el departamento de Santander, que informan sobre el producto y divulgan, para posteriormente realizar una toma del municipio con carro vallas y publicidad. Se debe tener en cuenta los días de corte de la factura para tener mas presencia ese día y poder tener mayor acceso a la comunidad. (Anexo 5. 6. Modelo stand y Dumi). 72 ESTABLECMIENTO DIRECCION CIUDAD TELEFONO Oficina Principal Calle 28 # 18 – 15 Bucaramanga 6422728 Oficina Kennedy Calle 17 # 12 – 57 Bucaramanga 6405627 Oficina INEM Calle 105 # 19 - 15 Local102 Bucaramanga 6313248 Oficina Girón Calle 30 # 26 – 37 Girón 6465433 Oficina Floridablanca Carrera 9 # 4 – 35 Floridablanca 6483936 Oficina Piedecuesta Carrera 8 # 8 - 90 Local 1 Piedecuesta 6564290 Oficina Río Negro Calle 11 # 13 – 32 Río Negro 6188170 Oficina Zapatoca Carrera 9 # 18 – 25 Zapatoca 6252180 Oficina San Vicente Calle 15 # 15 – 21 San Vicente 6254111 Oficina San Alberto Calle 4 # 3 – 33 San Alberto 5645066 Oficina Sabana de Torres Calle 18 # 10 – 50 Sabana de Torres 6293371 Oficina Barrio el Parnaso Calle 67 # 20 – 261 Barrancabermeja 6223202 Oficina Puerto Wilches Calle 7 # 5 – 13 Puerto Wilches 6132236 Oficina Cimitarra Carrera 3 # 7 – 121 Cimitarra 6260076 Oficina San Gil Carrera 10 # 10 – 55 San Gil 7245305 Oficina Charalá Carrera 13 # 26 – 00 Charalá 7258102 Oficina Socorro Carrera 16 No. 18 - 00 Socorro 7275540 Oficina Barbosa Calle 10 # 9 – 21 Barbosa 7486004 Oficina Vélez Carrera 5 # 9 – 37 Vélez 7464069 Oficina Puente Nacional Carrera 6 # 5 -86 Puente Nacional 7587080 Oficina Málaga Carrera 7 #13 – 85 Málaga 660720 Oficina Lebrija Calle 12 # 7 – 41 Lebrija 6566256 Oficina Barrio Colombia Calle 50 # 22 – 33 Barrancabermeja Oficina Campo Alegre Calle 52A # 35ª – 52 Barrancabermeja Tabla 9. Puntos de atención ESSA 73 13.6.1. Formato Entrega de Materiales y Suministros ELECTROINDUSTRIAL LTDA. PROGRAMA ESSA EN CASA - ELECTROINDUSTRIAL FORMATO DE SALIDA Y ENTRADA DE MATERIALES Y SUMINISTROS FECHA SALIDA: DD/MM/AAAA HORA: CANT DESCRIPCION ENTRADA ESTADO DD/MM/AAAA EVENTO AUTORIZA BODEGA RECIBE FECHA HORA ELECTROINDUSTRIAL LTDA. PROGRAMA ESSA EN CASA - ELECTROINDUSTRIAL FORMATO DE SALIDA Y ENTRADA DE MATERIALES Y SUMINISTROS FECHA SALIDA: DD/MM/AAAA HORA: CANT DESCRIPCION ENTRADA ESTADO DD/MM/AAAA EVENTO AUTORIZA BODEGA RECIBE FECHA HORA 74 13.6.2. Formatos Control de Salidas y Entradas de Materiales BIAX ESP IRAL ESC RITO RIO MOD ULO BIAX ESP IRAL ESC RITO RIO MOD ULO STAND MEG AFO NO MEG AFO NO HORAFECHAFIRMAEVENTOOTROS CON TAD OR EVENTOOTROS DESCRIPCION DUMMI PEN DON FIRMA LLEGADASALIDA DUMMI FECHA HR CON TAD OR PEN DON DESCRIPCION STAND 13.6.3. Planilla Recibido Puntos de Atención PUNTO DE ATENCION: _______________________________________________________________________ FECHA Valor FIRMA PAGARESREMISIONES PLANILLA RECIBIDO DE REMISIONES, FACTURAS Y PAGARES FACTURAS 75 13.6.4. Planilla Base de Datos de Clientes 28`149429 Giron Diamante II Bucaramanga 6362875 1,4 1 c/u CONT 2`134.405 Onzaga nueva colombia Bucaramanga 6732223 3156994122 2 1 6 ESSA 91217542 Bucaramanga Jose Antonio Galan Bucaramanga 6824833 5161375 Guaca Kennedy Bucaramanga 6406728 3014834920 1 1 12 ESSA X BASE DE DATOS CLIENTES DEL PROGRAMA "ESSA EN CASA - ELECTROINDUSTRIAL" Alfonso Forero Toledo cll 21 # 12 - 120 CUOTAS Esperanza Medina Cll2 D # 16 d -1-87 Marco Aurelio Martinez Km 2 Via Chimita Casa 24 Drogueria FOR MA D E PA GO ACTU ALIZ A DA TOS AUTO RIZA PRO P FALT AN D OCM TOS CEDULA LUGAR EXP NOMBRE DIRECCION KIT UNID Gilma Galvez Higuera Cra 27a # 81- 04 Bloque 15 apto 2-2 BARRIO MUNICIPIO TELEFONO CELULAR 13.6.5. Formato entrega de facturas remisiones y/o pagares FECHA NOMBRE PUNTO ESSA NUMERO FACTURAS FIRMA FECHA NOMBRE PUNTO ESSA NUMERO REMISIONES FIRMA FECHA NOMBRE PUNTO ESSA NUMERO PAGARES FIRMA FORMATO ENTREGA FACTURAS FORMATO NTREGA REMISIONES FORMATO ENTREGA PAGARES 76 13.6.6. Auditorías a los puntos de atención Para mantener el control sobre los puntos de atención sobre manejo y posesión de los suministros, materiales y dotación de trabajo entregados, así como su desempeño laboral se realizan Auditorias a cada punto cada cambio de personal, si fuere el caso, o cada 4 meses. El Supervisor de Puntos de Atención al Cliente es el encargado de desarrollar esta función. El formato de Auditoria fue diseñado por la Jefe de calidad en conjunto con la directora del programa, y controla ítems como:  Punto de Venta.  Responsable de ese punto de venta.  Fecha de auditoria.  Inventario inicial de cada combo.  Ventas de contado.  Ventas a crédito.  Inventario final: Contiene el numeral de remisiones y cantidad de cada combo con fecha de venta, así como el numeral de factura cantidad de combos adquiridos y fecha de venta.  Total a entregar en efectivo de cada combo.  Cuentas por cobrar de cada combo.  Responsable de la auditoria.  Firma de los responsables. 77 13.7. PUBLICIDAD Inserto de factura ESSA. Se diseño un inserto que va adjunto a la factura de ESSA de cada usuario con la información exacta, clara y grafica de cada uno de los combos, su valor, forma de pago y requisitos para acceder a este. Igualmente el PBX para cualquier información y posibles ventas. (Anexo 5.2.). Volantes. Se diseñaron unos volantes para distribuir días antes en los sectores señalados para las avanzadas, Iguales para todos los sectores (ANEXO 5.3). Debe contener: o Logos de la campaña ESSA en casa, el de ElectroIndustrial y General Electric. o El día en que se realizara la visita. o Mensaje de beneficio al usuario. o La descripción grafica de los diferentes combos. o Forma de financiación según convenga 6 o 12 meses. o Información del Call Center. o Plan URE. o Certificados por RETIE. o Correo empresa. o PBX del call center. 78 Modelo carta de autorización para la compra del combo ESSA - EI Con el fin de agilizarle al cliente su proceso de compra se ha diseñado un modelo de carta de autorización para la compra del kit de bombillos ahorradores a la empresa ElectroIndustrial, que será impreso el la segunda cara de el inserto o volante a entregar al cliente tres días antes de la Toma de Barrio, para que este pueda alcanzar a cumplir con uno de los requisitos, que es la autorización del propietario para el cliente arrendatario. (Anexo 5.4.). Imagen Corporativa Uno de los elementos más importantes en la imagen corporativa es el uniforme del personal, éste es vital para ser reconocidos en el mercado como la empresa ¨Top of Mind¨ en los santandereanos cuando se trate del tema de Ahorro Eléctrico de Energía; se ha dotado al personal del programa con diferentes tipos de uniformes como se describen a continuación y dotación de materiales de trabajo: Asesores comerciales: El uniforme de este personal consta de Polo color azul identificado con los logos de ElectroIndustrial, General Electric y ESSA en casa, Además de una gorra amarilla con los respectivos logos (Anexo 5.5.). Como instrumentos de trabajo se han dotado al personal con: perforadora, cocedora, quita ganchos, Lapiceros de la empresa, probadores de bombillos, extensión eléctrica, insertos, volantes, remisiones, pagares, Facturero, mercancía para la venta y un Stand móvil con los logos del programa para así ser reconocidos por la comunidad como punto de venta y atención al cliente del programa ESSA - EI. Impulsadoras: El uniforme de este personal consta de una blusita blanca con la impresión del volante (anexo 5.6.) que ellas mismas están entregando; Además constan de un stand móvil de Atención al cliente con el cual pueden 79 atenderlo mas cómodamente. También como instrumentos de trabajo consta con la Planilla de base de datos, en la cual consigna la información del cliente y la hace llegar al Call Center para así concretar las ventas. Call center Se hace necesario la instalación de un PBX con la empresa TeleBucaramanga, en el cual funcionará el Call Center o línea de Atención al cliente de este proyecto, la cual resolverá dudas sobre el producto y a su vez la venta de este a las personas interesadas, y el manejo de la garantía. . Se implementara una línea diferente con al que la empresa cuenta actualmente el 6704111, para brindar el servicio de Call Center la cual es 6707001 y se manejara lo siguiente:  La garantía del producto  Solicitudes y reclamos  Venta de productos (ya sea a personas interesadas o personas ya visitadas pero que no cumplieron con los requisitos pertinentes de venta en la toma de barrio). Se hará necesario implementar una central telefónica que incluye:  Central de 3 líneas y 8 extensiones.  Teléfono propietario con LCD 16 caracteres y altavoz (Conmutador).  Operadora automática 1 canal.  Instalación, programación y puesta en funcionamiento de la central y sus extensiones.  2 teléfonos sencillos para las recepcionistas. 80 Otras campañas publicitarias  Radio: se hacen menciones del programa en la Emisora del Ejercito Nacional en el Programa de Oscar Bueno, siendo esta la siguiente: Oscar Bueno: “Señora ama de casa próximamente sus amigos ElectroIndustrial le estará visitando en la puerta de su hogar para llevarle el combo de bombillos ahorradores de tecnología marca General Electric. Espérelos!“ Se realizó también, el Jingle con Edgar Sánchez “Junifero” JINGLE  Publicidad TRO Noticias, Programa ExtraTiempo por 4 meses, consiste en menciones del Programa ESSA en Casa – Electro industrial, los combos de bombillos ahorradores de la marca General Electric, y un comercial con la descripción de cada combo.  Publicidad Prensa Libre, Comercial de 30 segundos en TRO Noticias noche, de Lunes a Viernes y Domingos desde el 29 de Septiembre hasta el 29 de Octubre. COMERCIAL Camionetas de ElectroIndustrial: Logos, Información, kit`s. dos días antes se repartirán volantes para la campaña expectativa y dar conocimiento a la gente del día de la visita. 81 13.7.1. Relación publicidad 01/08/2008 LITOGRAFIA LA BASTILLA 700000 INSERTOS ESSA EN CASA - ELECTROINDUSTRIAL $ 29.750.000 $ 34.510.000 12/08/2008 EDGAR SANCHEZ TORRES PUBLICIDAD OLIMPICA Agosto 7 a septiembre 6 $ 896.552 $ 1.040.000 22/08/2009 COORPPORACION NUEVA TELEVISION PUBLICIDAD TRO NOTICIAS-EXTRA TIEMPO $ 2.413.793 $ 2.800.000 23/08/2008 ICON CAP EU 500 GORRAS ESSA EN CASA $ 3.000.000 $ 3.480.000 27/08/2008 ESTAMPADOS MUÑOZ 5 DUMMIES BOMBILLOS AHORRADORES $ 6.250.000 $ 7.250.000 29/08/2008 LITOGRAFIA LA BASTILLA EMPAQUE PROMOCIONAL $15´852.669 $ 15.852.669 01/09/2008 MARIA AMPARO PEREZ VOLANTES ESSA EN CASA $ 189.655 $ 220.000 02/09/2008 ILUMINACIONES MEGALUX 30 EXHIBIDORES PTO DE VENTA MESA AZUL TURQUI $ 10.862.069 $ 12.600.000 13/09/2008 OSKAR BUENO ESTRADA PUBLICIDAD TRANSMITIDA POR COLOMBIA ESTEREO $ 676.724 $ 785.000 13/09/2008 EDGAR SANCHEZ TORRES PUBLICIDAD OLIMPICA SEPT 7 A OCT 6 $ 896.552 $ 1.040.000 16/09/2008 MARISOL ORDUZ HERRERA 32 BORDADO POLOS ELECTROINDUSTRIAL, GE, ESSA $ 99.483 $ 115.400 16/09/2008 ARIZUL DISTRIBUIDOR AUTORIZADO 32 CAMISETAS POLOS PROGRAMADAS $ 280.172 $ 325.000 19/09/2008 CHARALA ESTEREO PUBLICIDAD EN CHARALA ESTEREO $ 68.966 $ 80.000 22/09/2008 AEROINFLABLES 5 DUMIS BOMBILLO ESPIRAL ESPECIAL 2MTS $ 5.525.862 $ 6.410.000 23/09/2008 IRIS IMPRESORES 2000 AFICHES POLICROMIA PROPALCOTE 50x35 cms $ 550.000 $ 638.000 27/09/2008 PERIODICOS Y PUBLICACIONES LTDA PUBLICACION PERIODICO EL FRENTE ESPECIAL ESSA $ 129.310 $ 150.000 28/09/2008 ARIZUL DISTRIBUIDOR AUTORIZADO 20 POLOS PERSONAL ESSA EN CASA $ 172.414 $ 200.000 30/09/2008 ASOCIACION DE COMUNICACIÓN CUÑAS PROMOCIONALES MUNICIPIO DE GUAVATA $ 12.931 $ 15.000 30/09/2008 TIPOGRAFIAS R.A.R IMPRESIONES DE ADHESIVOS LOGO GE PROBADORES $ 17.241 $ 20.000 30/09/2008 TIPOGRAFIAS R.A.R 3 VINILO ADHESIVO ESSA $ 86.207 $ 100.000 04/10/2008 OSKAR BUENO ESTRADA PUBLICIDAD EMISORA DEL EJERCITO $ 676.724 $ 785.000 04/10/2008 ESTAMPADOS MUÑOZ ESTAMPADO EN TINTA ESPECIAL $ 40.862 $ 47.400 04/10/2008 ESTAMPADOS MUÑOZ LONA BANNER 13 OZ PENDON FULL COLOR 1x1,20 $ 124.500 $ 144.420 30/08/2008 LITOGRAFIA LA BASTILLA EMPAQUE PROMOCIONAL $ 13.666.094 $ 15.852.669 29/10/2008 PRENSA LIBRE PUBLICIDA DE PRENSA LIBRE $ 1.882.176 $ 2.183.324 ELECTROINDUSTRIAL LTDA IMPULSADORAS PROGRAMA $ 10.343.966 $ 11.999.000 20/10/2008 ESTAMPADOS MUÑOZ LONA BANNER 30 PENDON IMPRESIÓN DIGITAL PLASTICO $ 504.000 $ 584.640 VARIOS VALOR OBSEQUIOS $ 2.073.190 $ 2.404.900 TOTAL $ 121.632.422 EMPRESAFECHA TOTAL CON IVA VALOR SIN IVACONCEPTO 82 13.7.2. Ventas El producto está basado en un estudio de la ESSA en el cual las familias santandereanas utilizan de 6 / 7 a 10 bombillos aproximadamente en su hogar. Además basado también, en las necesidades básicas y en las áreas que conforman una casa comúnmente como sala-comedor, habitaciones, baños algunos estudios pasillos. Razón por la cual se han incluido diferentes watiajes, entre 9w y 26w siendo este el más alto. El empaque se baso en la acomodación de los empaques de bombillos que pueden ser en blister y/o en cajas y con colores distintivos para cada uno de los combos, los cuales en el momento de la venta sean fáciles de remover de su caja individual para probarla calidad de los bombillos y el empaque completo para que se de fácil manejo y cargue para el cliente Esta Estrategia de ventas se enfocó más hacia la parte de publicidad y promoción, informando al cliente de forma física o auditiva sobre la venta de los combos, donde lo puede adquirir, y formas de financiación. 13.7.2.1. Incremento en ventas Al tener presencia en el mercado y gracias a su publicidad, las ventas del programa han tenido un ascenso sostenido a pesar de los diferentes problemas internos con la empresa con la cual se firmo el convenio. A continuación se presentan los diagramas de barras que dan a conocer las ventas del mes de Agosto y las ventas de los meses de Septiembre y Octubre. 83 13.7.2.2. VENTAS MES DE AGOSTO VENTAS AGOSTO 0 5 100 5 200 5 300 5 Principa l Kenned y Inem Giron Floridab lancaPiedecu estaRio Neg ro Sabana de Torr esBarranc a Puerto W ilches San Gil Socorro Barbosa Malaga Lebrija CharalaZapatoc a San Vic ente Puente Naciona l MUNICIPIOS $ Serie1 84 13.7.2.3. VENTAS MESES DE SEPTIEMBRE Y OCTUBRE VENTAS 22 SEP - 22 OCT 12 21 21 24 37 56 68 78 81 81 83 85 86 87 109 126 133 133 169 174 188 189 197 197 277 292 0 50 100 150 200 250 300 350 Om nice ntro San Alb erto Ton a Cim itar ra Zap ato ca Cha rala Pue rto Wil che s San Vic ent e Ken ned y Pue nte Na cion al Sab ana de To rres Leb rija Vel ez Ma lag a Rio Ne gro Pie dec ues ta Gir on Flo rida bla nca San Gi l Pun to m ovil Bar bos a Soc orro Ine m Bar ran ca Ele ctro ind ust rial Prin cip al PTOS VE NT AS 85 14. RECURSOS HUMANOS 14.1. SELECCIÓN DE PERSONAL Contratación de Personal Se hará una publicación en el Periódico, en la sección de empleos, el aviso solicitando las diferentes personas para vincular al proyecto, se evaluara de qué forma sea más eficiente, si por cooperativa o directamente con la empresa, dependiendo de los factores de costos y garantías. Se solicitará el siguiente personal: Asesores Comerciales: 24 Personas Impulsadoras: 3 Personas Supervisor de Puntos de Atención: 1 Persona Recepcionista Call Center: 2 Personas Mensajero: 1 Persona Digitadora 1 Persona TOTAL 32 Personas Los asesores comerciales, Supervisor de puntos de atención, e impulsadoras desarrollaran la actividad puerta a puerta de a cuerdo a las instrucciones previamente dadas por su superior y en la capacitación; y contaran con un vehiculo y conductor de este para el traslado de la mercancía, reuniéndose el día indicado a una hora determinada realizando la labor de acuerdo a los horarios establecidos teniendo en cuenta la posición del lugar a donde se va a hacer la campaña y la seguridad de este (9 horas de trabajo). 86 Análisis contratación directa vs contratación por cooperativas: Contratación directa: Tabla 10. Relación valores por empleados contratado directamente. CONCEPTO PORCENTAJE % VALOR SALARIO BASICO $461.500 SUBSIDIO DE TRANSPORTE $55.000 SEGURIDAD SOCIAL 21.5 $99.223 PRESTACIONES SOCIALES 20.9 $105.724 PARAFISCALES 9 $41.535 TOTAL MENSUAL EMPLEADO 51.4 $762.981 Tabla 11. Relación total de conceptos por medio de contratación directa CONCEPTO VALOR /MES VALOR (Agosto/08-Dic/08 PERSONAL OPERATIVO (60 personas) $45`778.872 $228`894.358 GASTOS ADMINISTRATIVOS (afiliaciones, nomina y contratación. Tiempo parcial de auxiliar que devengue un salario mínimo) $254.327 $1`271.635 APRENDICES SENA (3 personas) $865.313 $4`326.562 GASTOS RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN (Único valor en el proyecto) $908.480 TOTAL $235`401.036 87 Contratación a través de cooperativa Tabla 12. Relación valores por cooperativa. CONCEPTO GENTE UTIL ADECCO ATA EMPLEADO /MES $849.302 $884.742 $843.170 PERSONAL OPERATIVO $50`958.120 $53`084.520 $50`590.200 Comparativo: Tabla 13. Valores generales de gastos de personal en el proyecto “ESSA en Casa” de Julio a Diciembre de 2008. CONCEPTO VALOR (Agosto/08 – Dic/08) ADECCO $ 265`422.600 GENTE UTIL $254`790.600 ATA $252`951.000 ELECTROINDUSTRIAL $235`401.036 *Se encuentran ordenados en forma descendente 88 14.2. MANUAL DE FUNCIONES A continuación se da a conocer el Manual de Funciones de cada uno de los cargos con los que cuenta el departamento del programa ESSA en casa – ElectroIndustrial:  Director CODIGO: 001 VERSION: 001 001 SEM A N A L O QU IN C EN A L X X X X X X X X X X ASISTENTE PROGRAMA JEFE DE CALIDAD ELABORO ES P ORÁDI CA 12/08/2008 sitio de trabajo con dotacion de este; Dotacion, Materiales y Maquinaria del programa 5. Coordinar la aprobacion por parte de Gerencia para la compra de material o herramientas de trabajo para el programa X 8. Man jo de fuerza de ventas 9. Resolver las diferentes clase de problemas que se presenten del programa con clientes externos, asesores y demas personal 10. Cuidado y Aseo de su puesto de trabajo y dotacion 1. Dirigir y coordinar el Programa REVISO Y APROBO 3. Aprobar Archivo de clientes ESSA. 4. Aprobacion de despacho de mercancia 6. Coordinar Apertura de Nuevas oportunidades de negocios con empresas 7. Capacitacion de personal 11. Revision y aprobacion de la parte financiera del proyecto FECHA 2. Aprobar cotizaciones de Proveedores Director comercial, Manejo de fuerza de ventas FORMACIÓN Universidad M A N E J O D E R E C U R S O S FISICOS (Maquinas, Herramientas, Materiales) FINANCIEROS Dinero OTROS DETALLE DE FUNCIONES Y TAREAS D IA R IA P E R F IL D E L C A R G O EDUCACION Universitaria, Especilizacion, Maestria EXPERIENCIA HABILIDADES Liderazgo, Comunicativas, Contables y financieras, Organizativas. Pagares, Facturas, Remisiones, Estados financieros; Informes de publicidad, de puntos de Atencion, Auditorias, Archivo de clientes ESSA, Cotizaciones de Proveedores. M EN SU A L CODIGO DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO Director Programa ESSA en casa - Electroindustrial CARGO DEL JEFE INMEDIATO Gerente General Electroindustrial Ltda. MANUAL DE FUNCIONES ID E N T IF IC A C IO N D E L C A R G O AREA Programa ESSA en casa - Electroindustrial CARGOS QUE SUPERVISA Asistente Programa, Supervisor Puntos de Atencion,Asesores Comerciales, Digitador 89  Asistente Administrativa CODIGO: 005 VERSION: 001 002 SEM A N A L O QU IN C EN A L X X X X X X X X X X X Asistente Administrativa CARGO DEL JEFE INMEDIATO Director del programa ESSA en casa - EI Stands, Material publicitario y de dotacion, portatil y dotacion de puesto de trabajo HABILIDADES Comunicativas, Financieras, Organizativas, Liderazgo MANUAL DE FUNCIONES ID E N T IF IC A C IO N D E L C A R G O AREA Programa ESSA en casa - Electroindustrial CARGOS QUE SUPERVISA Digitador, Asesores CODIGO DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO OTROS D IA R IA Pagares, Facturas, Remisiones, Cotizaciones proveedores P E R F IL D E L C A R G O EDUCACION Universitario. EXPERIENCIA Asistente, manejo de fuerza de ventas, Finanzas FORMACIÓN Universitario. DETALLE DE FUNCIONES Y TAREAS M EN SU A L ES P ORÁDI CA M A N E J O D E R E C U R S O S FISICOS (Maquinas, Herramientas, Materiales) FINANCIEROS Estados financieros, informe software contable 1. Logistica y distribucion de mercancia 2. Capacitacion de Asesores comerciales del programa 3. Logistica y distribucion de papeleria 4. Logistica de eventos tanto en Bucaramanga y area metropolitana, como en los municipios que se tiene 9. Preparacion y presentacion del informe financiero 10. Cuidado y Aseo de su puesto de trabajo y dotacion 11. Cumplir ordenes impratidas tanto por el director como el gerente de la empresa. 5.Manejo de proveedores: conseguir las cotizaciones y coordonar la compras pertinentes al programa. 6. Coordinar la devolucion del producto no conforme, al proveedor indicado. 7.Actualizacion de inventario, tanto de mercancia como dotacion progrma 8. Preparacion y presentacion del informe de publicidad que se debe enviar a la empresa General Electric. ASISTENTE PROGRAMA JEFE DE CALIDAD 12/08/2008 ELABORO REVISO Y APROBO FECHA 90  Supervisor de puntos de Atención CODIGO: 005 VERSION: 001 003 SEM A N A L O QU IN C EN A L X X X X X X X portatil, celular y dotacion de puesto de trabajo FECHA ASISTENTE PROGRAMA JEFE DE CALIDAD 12/08/2008 ELABORO REVISO Y APROBO 5. Resolver los distintos problemas que los Asesores presenten en sus funciones 6. Apoyo al programa y al director de este 7.Cuidado y Aseo de su puesto de trabajo y dotacion 1. Comunicación con los Asesores Comerciales 2. Manejo de informacion de ventas de cada uno de los Asesores 3. Preparacion y entrega de informe de ventas de los asesores Comerciales 4. Preparacion y entrega de Auditorias a los puntos de Atencion al cliente DETALLE DE FUNCIONES Y TAREAS D IA R IA M EN SU A L ES P ORÁDI CA M A N E J O D E R E C U R S O S FISICOS (Maquinas, Herramientas, Materiales) FINANCIEROS OTROS informe de ventas de cada uno de los asesores informe de consignacion a bancos P E R F IL D E L C A R G O EDUCACION Universitario. EXPERIENCIA Asistente, manejo de fuerza de ventas, Finanzas FORMACIÓN Universitario. HABILIDADES Comunicativas, Financieras, Organizativas, Liderazgo CODIGO DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO Supervisor(a) de puntos de Atencion al cliente CARGO DEL JEFE Director del programa ESSA en casa - EI MANUAL DE FUNCIONES ID E N T IF IC A C IO N D E L C A R G O AREA Programa ESSA en casa - Electroindustrial CARGOS QUE SUPERVISA Digitador, Asesores 91  Digitadora CODIGO: 005 VERSION: 001 004 SEM A N A L O QU IN C EN A L X X X X X X X X X FECHA ASISTENTE PROGRAMA JEFE DE CALIDAD 12/08/2008 9. Archivo y manejo de documentacion ya ingresada y autorizada por ESSA ELABORO REVISO Y APROBO 5. Extraer reporte de ventas del software 6. Conversion de reporte de SIIGO en Archivo plano 7. Enviar el archivo plano a la ESSA 8. Verificacion de resultados del archivo plano en la ESSA 1. Encargada de archivo y organizacion del proceso de ventas del programa 2. Recepcion de documentos de proceso de ventas 4. Ingresar informacion al software contable SIIGO 3. Verificacion de la informacion en los documentos de venta DETALLE DE FUNCIONES Y TAREAS D IA R IA M EN SU A L ES P ORÁDI CA M A N E J O D E R E C U R S O S FISICOS (Maquinas, Herramientas, Materiales) FINANCIEROS Ninguno OTROS Ventas realizadas por Asesores clientes portatil y dotacion de puesto de trabajo P E R F IL D E L C A R G O EDUCACION Tecnica o Tecnologo a o estudiante de universidad EXPERIENCIA manejo de base de datos y software SIIGO FORMACIÓN en computadores HABILIDADES informaticas, Organizativas, trabajo bajo presion CODIGO DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO Digitadora del Programa CARGO DEL JEFE INMEDIATO Director del programa ESSA en casa - EI MANUAL DE FUNCIONES ID E N T IF IC A C IO N D E L C A R G O AREA Programa ESSA en casa - Electroindustrial CARGOS QUE SUPERVISA Ninguno 92  Asesores Comerciales CODIGO: 005 VERSION: 001 005 SEM A N A L O QU IN C EN A L X X X X X X X X X X X X X 13. Entregar un informe sobre observaciones, dudas o quejas de los clientes. 1. Manejo del stand portatil: Abrir y guardar el stand, asi como su aseo. 2. Adecuacion de la mercancia, inventario y manejo de esta, tanto su almacenamiento como su entrega al cliente. 3. Realizar la venta de los diferentes combos ya sea de contado o a credito con la ESSA 8. Verificar los documentos de los clientes según su tipo (propietario, arrendatario, popietario que no figura en la factura. 9. Hacer firmar al cliente el pagare para adquirir los combos 10. Llenar la factura la cual dirá el combo que selecciono, las cuotas, la informacion del cliente 11. Entregara el combo seleccionado al cliente y hará la verificación de los bombillos ahorradores al frente del cliente. 12. Entregar informe semanal que incluya las ventas realizadas la planilla de datos e inventario de mercancia. 7. Consignar la informacion del cliente en la planilla base de datos de las ventas. FECHAREVISO Y APROBO 12/08/2008 ELABORO ASISTENTE PROGRAMA JEFE DE CALIDAD ES P ORÁDI CA Contadores de Energia y probadores de bombillos Suministros (Chalecos y Gorras), Stand portatil, mercancia (Cajas con bombillos), DETALLE DE FUNCIONES Y TAREAS D IA R IA FINANCIEROS Bachiller, Tecnico Universitario. 4. Dar a conocer al cliente cada uno de los requisitos, beneficios, informacion de los combos y su aprobacion de venta o no y adonde se puede dirigir para reclamos, PBX y garantia. Comunicativas, Contables, Organizativas, Bachillerato. En Ventas FISICOS (Maquinas, Herramientas, Materiales) Dinero Pagares, Documentos de requisitos de los clientes, Facturas, RemisionesOTROS M A N E J O D E R E C U R S O S CODIGO DEL CARGO MANUAL DE FUNCIONES 5. Registro de venta de los combos ya sea de contado o a credito 6. informar al cliente sobre la financiacion de los combos, valor de la cuota que puede ser de a 6 o 12 meses. M EN SU A L P E R F IL D E L C A R G O EDUCACION EXPERIENCIA FORMACIÓN HABILIDADES I D E N T I F I C A C I O N D E L C A R G O AREA CARGOS QUE SUPERVISA CARGO DEL JEFE INMEDIATO NOMBRE DEL CARGO Programa ESSA en casa - Electroindustrial Asesores Comerciales Director del programa ESSA en casa - Electroindustrial Ninguno 93 14.3. PERSONAL PROGRAMA ESSA – ELECTROINDUSTRIAL. IT EM NO M BR E C.C . FE CH A INGR ES O PE RIODO CON TR A TO VC TO UL TI M O CON TR A TO CA RG O SU EL DO 20 08 ESSA-01 ANGELICA LILIANA OLARTE MATEUS 63.437.376 17/09/2008 1 mes 16/10/2008 SERV. CTE VELEZ 461.500 ESSA-02 DIANA PAOLA SERRANO MENDOZA 37.620.743 22/08/2008 1 mes 21/09/2008 SERV CTE PIEDECUESTA 461.500 ESSA-03 EDWIN ANTONIO HERNÁNDEZ MORA 91.110.711 28/08/2008 1 mes 25/09/2008 SERV CTE SOCORRO 461.500 ESSA-05 JACQUELINE ARIZA SANCHEZ 60.386.496 22/08/2008 1 mes 21/09/2008 SERV CTE ELECTROIND 461.500 ESSA-06 JACQUELINE DURAN QUINTERO 1098637766 23/09/2008 1 mes 22/10/2008 SERV CTE OMNICENTRO 461.500 ESSA-07 JADDY LISETTE PADILLA CHAPARRO 63.530.133 26/08/2008 1 mes 25/09/2008 SERV CTE PTO WILCHES 461.500 JOHANNA MERCEDES SILVA 37.548.826 25/09/2008 1 mes 24/10/2008 SERV. CTE GIRON 461.500 ESSA-08 JUAN KARLOS SANTOS ALFONSO 91.075.040 26/08/2008 1 mes 25/09/2008 SERV CTE SANGIL 461.500 ESSA-09 KAROL TOLOSA URIBE 37.670.495 26/08/2008 1 mes 25/09/2008 SERV CTE BARBOSA 461.500 ESSA-10 LAURA MARCELA BRILLA HERRERA 63.545.076 26/08/2008 1 mes 25/09/2008 ASESOR BARRIOS 461.500 ESSA-11 LEANDRA GORDILLO RINCON 1.096.196.484 22/09/2008 1 mes 21/10/2008 SERV CTE BARRANCA 461.500 ESSA-12 LILIANA SÁNCHEZ GÓMEZ 37.658.986 04/09/2008 1 mes 03/10/2008 SERV CTE SAN VICENTE 461.500 ESSA-13 MARIA VIANEY ZUÑIGA SALGADO 63.474.063 22/08/2008 1 mes 21/09/2008 SERV CTE BARRANCA 461.500 ESSA-14 MARTHA CONSTANZA ORDOÑEZ 63.398.385 22/08/2008 1 mes 21/09/2008 SERV CTE MÁLAGA 461.500 ESSA-15 MAYERLY ANDREA ACEVEDO GOMEZ 37.578.454 22/08/2008 1 mes 21/09/2008 SERV CTE BARRANCA 461.500 ESSA-16 MAYERLY URIBE GARCIA 37.878.850 21/08/2008 1mes 20/09/2008 SERV CTE SABANA 461.500 ESSA-17 MAYRA ALEJANDRA ESTEVEZ PICO 1.098.407.431 04/09/2008 1 mes 01/10/2008 SERV CTE CHARALÁ 461.500 ESSA-18 MONICA ISABEL FIGUEROA ALARCON 37.760..640 22/08/2008 1 mes 21/09/2008 SERV CTE RIO NEGRO 461.500 ESSA-20 NELSON JULIAN GOMEZ SANCHEZ 1.098.654.650 12/09/2008 1 mes 11/10/2008 SERV. CTE KENNEDY 461.500 ESSA-21 PAOLA ANDREA BAYONA GOMEZ 63.554.057 22/08/2008 1 mes 21/09/2008 SERV CTE LEBRIJA 461.500 ESSA-22 RONALD HERIBERTO PACHECO F. 1.101.174.533 16/09/2008 1 mes 15/10/2008 SERV. CTE PUENTE NAL. 461.500 ESSA-24 SARA SHIRLEY SEPÚLVEDA 37.723.693 22/08/2008 1 mes 21/09/2008 SERV CTE PRINCIPAL 461.500 ESSA-25 SOREL MILENA BAUTISTA SAMACA 1.098.610.292 22/08/2008 1 mes 21/09/2008 SERV CTE INEM 461.500 ESSA-26 SANDRA PAOLA MAYORGA 1.098.604.292 03/10/2008 1 mes 02/11/2008 SERV. CTE FLORIDA 461.500 ESSA-27 LAURA MARIA RINCON PORRAS 1.098.645.481 07/10/2008 1 mes 06/11/2008 SERV. CTE COOPE. GUA 461.500 ESSA-28 LEINNY MARCELLI GARCIA MORA 1.095.804.759 10/10/2008 1 mes 09/11/2008 IMPULSADORA FLORIDA 461.500 11.999.000 PSESSA-02 LIZETH VIVIANA CARVAJAL SALAZAR 63.551.721 PREST SVICIOS DIGITACIÓN $4,000 x hr PSESSA-03 RUTH NATALIA GARZÓN VIASÚS 63.499.027 PREST SVICIOS SAN ALBERTO PSESSA-04 SEDULFO RUEDA CHACÓN 13.515.893 PREST SVICIOS ZAPATOCA PSESSA-05 SONIA M CELIS PREST SVICIOS RIO NEGRO PSESSA-06 SONIA ROJAS ROBAYO 28.452.683 PREST SVICIOS TONA PE RS ONA L ES SA 94 14.4. CAPACITACIÓN DE PERSONAL Se programara una capacitación para el personal seleccionado teniendo en cuenta:  Avanzada para entrega de volantes y campaña expectativa.  Forma de transmitir al usuario los beneficios de adquirir el producto o Facilidad de Pago o Ahorro económico o Promoción final  Conocimiento de los productos (Combos) e inserto.  Explicación exacta para el diligenciamiento del pagare según sea  Solicitud completa y manejo de los documentos según que el propietario figure en la factura de ESSA; no figure en la factura o sea arrendatario.  Procedimiento en manejo de los bombillos: verificar su buen estado.  Sugerir al cliente la adquisición del producto llamando al call center. La capacitación es realizada por el Director del programa y la asistente de este al personal. Implementación de papelería: Todo el personal del programa esta capacitado para el correcto uso de la diferente papelería empleada en el proceso de venta de los combos de bombillos ahorradores del programa ESSA en casa – ElectroIndustrial, siendo estos los siguientes documentos Solicitud de crédito: PROPIETARIO: La solicitud es realizada y firmada por el propietario, solo el propietario debe firmar y escribir su nombre en la solicitud. Se debe adjuntar fotocopia de la cedula y fotocopia del recibo de la ESSA. Cuando no figura en 95 la factura, adjuntar Certificado de libertad y tradición o Consulta del Índice de Propietario. PERSONA AUTORIZADA POR EL PROPIETARIO: La solicitud se realiza al nombre del propietario; en observaciones se escribe el nombre y cedula de la persona autorizada y solo esta persona es la que firma la solicitud. Deben adjuntar el poder con firma y huella de las dos personas, fotocopia de la cedula del propietario y autorizado y la fotocopia de la Factura de la ESSA. ARRENDATARIO: La solicitud se realiza a nombre del arrendatario y la firma este, se debe completar la información del propietario; Se debe adjuntar autorización de este, fotocopia de la cedula del propietario y del arrendatario, fotocopia de la factura de la ESSA Facturas 96 Remisiones 97 15. ÁREA FINANCIERA 15.1. PRESUPUESTO INVERSIÓN Y MANEJO 4 MESES (JULIO – NOVIEMBRE). EMPRESA DESCRIPCION PRODUCTO UNIDADES VALOR UNID VALOR TOTAL TOTAL MAS IVA ELECTROINDUSTRIAL LTDA CONTRATACION DE PERSONAL DE FORMA DIRECTA 63 $ 762.981 $ 48.067.803 $ 55.758.651 INSERTOS FACTURA ESSA 700.000 $ 42,5 $ 29.750.000 $ 34.510.000 CAJAS EMPAQUE COMBOS 5.000 $ 455 $ 2.275.000 $ 2.639.000 AUTOTRUCKS CCAMION MODELO 2009 CON PLANCHON 1 $ 38.900.000 $ 38.900.000 $ 45.124.000 GORRA FORRADA O SESGADA CON VELCRO, BORDADA AL FRONTAL Y LATERALES DIFERENTES LOGOS EN MATERIAL DRIL VULCANO 500 $ 9.500 $ 4.750.000 $ 5.510.000 CHALECO EN DRIL CON SESGO, CUATRO BOLSILLOS, ESTAMPADO FRENTE Y ESPALDA A DOS TINTAS 60 $ 48.500 $ 2.910.000 $ 3.375.600 DUMI BOMBILLO AHORRADOR Y ESPIRAL 10 $ 1.352.173 $ 13.521.730 $ 15.685.207 COUNTER SATAND EN PLASTICO TERMOFORMADO DE 0,80 X 1,20 MTS CON PARALES, PEDESTAL, IMPRESIÓN DIGITAL Y BOLSO EN DRIL MARCADO PARA TRANSPORTAR 27 $ 478.000 $ 12.906.000 $ 14.970.960 PAPELERIA XEROX IMPRESIÓN PAGARE DE TRES HOJAS Y DOS COPIAS 45.000 $ 40 $ 1.800.000 $ 2.088.000 CONMUTADOR PANASONIC 1 $ 1.150.000 $ 1.150.000 $ 1.334.000 AMENCAR LONAS DE CARRO VALLA 2 $ 480.000 $ 960.000 $ 1.113.600 $ 182.109.018 LITOGRAFIA LA BASTILLA TOTAL ESTAMPADOS MUÑOZ 98 15.2. PRESUPUESTO EJECUTADO EMPRESA DESCRIPCION UNID VALOR UNID VALOR TOTAL VALOR CON IVA LITOGRAFIA LA BASTILLA INSERTOS ESSA EN CASA - ELECTROINDUSTRIAL 700.000 $ 42,50 $ 29.750.000 $ 34.510.000 ICON CAP EU GORRAS ESSA EN CASA 500 $ 6.000,00 $ 3.000.000 $ 3.480.000 ESTAMPADOS MUÑOZ DUMMIES BOMBILLOS BIAX AHORRADORES 5 $ 1.250.000,00 $ 6.250.000 $ 7.250.000 AEROINFLABLES DUMMIES BOMBILLOS ESPIRAL AHORRADORES 5 $ 1.105.172,40 $ 5.525.862 $ 6.410.000 LITOGRAFIA LA BASTILLA CAJAS EMPAQUE COMBOS PROGRAMA 20.000 $ 792,63 $ 15.852.669 $ 18.389.096 ILUMINACIONES MEGALUX EXHIBIDORES PTO DE VTAS MESAS AZUL TURQUI 30 $ 362.066,67 $ 10.862.000 $ 12.599.920 ARIZUL DISTRIBUIDOR AUTORIZADO POLOS ASESORES PERSONALIZADOS PROGRAMA 52 $ 10.616,71 $ 552.069 $ 640.400 ESTAMPADOS MUÑOZ Y ÉXITO BLUSITA IMPULSADORAS PERSONALIZADA 3 $ 16.666,67 $ 50.000 $ 58.000 OLIMPICA, COLOMBIA, EJERCITO, GUAVATA Y CHARALA STEREO PUBLICIDAD RADIAL 6 $ 624.166,67 $ 3.745.000 $ 4.344.200 TRONOTICIAS - PRENSA LIBRE PUBLICIDAD TELEVISIVA 2 $ 2.147.984,50 $ 4.295.969 $ 4.983.324 IRIS IMPRESIONES AFICHES PROMOCIONALES 2.000 $ 275,00 $ 550.000 $ 638.000 ESTAMPADOS MUÑOZ PENDON PROMOCIONAL PARA EVENTOS 1 $ 124.500,00 $ 124.500 $ 144.420 PENDON PROMOCIONAL PARAPUNTOS DE ATENCION 30 $ 16.800,00 $ 504.000 $ 584.640 ELECTROINDUSTRIAL VALOR OBSEQUIOS ENTREGADOS POR GERENCIA 5 $ 414.638,00 $ 2.073.190 $ 2.404.900 OTROS OTROS PUBLICIDAD 4 $ 105.603,25 $ 422.413 $ 489.999 ELECTROINDUSTRIAL LTDA RELACION PERSONAL PROGRAMA 31 $ 1.703.612,90 $ 52.812.000 $ 52.812.000 ELECTROINDUSTRIAL LTDA GASTOS OPERACIONALES 112 $ 255.062,50 $ 28.567.000 $ 28.567.000 $ 178.305.900TOTAL 99 CONCLUSIONES Es esencial cuando se va a crear un departamento el cual se basa en el mercadeo, promoción y venta de un producto, realizar paso a paso el estudio del mercado al cual se dirige el producto (Segmentación del mercado), Planeación Estratégica, Adecuación de las bases de manejo de personal, manejo administrativo y financiero del nuevo departamento acoplándose a los ya lineamientos establecidos de la empresa. En el desarrollo del proyecto se implementó con eco en la empresa y en la comunidad: - Diseño de la Estrategia publicitaria - Insertos en las facturas de la ESSA que llegan a todos sus clientes, - Volantes de visita a los barrios de Bucaramanga y su área metropolitana - Afiches, pendones, una cuña radial diseñada por “Junifero”, y pautada en la emisora Olímpica Estereo. - Menciones en el programa de Oskar Bueno en la emisora del Ejército. - Un comercial en el canal TRO. Con el apoyo de diferentes personas de la empresa, se logró el diseño, implementación del Programa ESSA en casa – Electroindustrial en el Departamento de Santander. 100 RECOMENDACIONES En cuanto al control sobre salidas y entradas, se hizo necesario implementar el un formato para el control de la salidas de mercancía, papelería y/o suministros. Además para la salida y entrada de suministros ya sea para eventos o la devolución de éstos, se empezó a implementar un nuevo formato el cual daba la información de la salida del suministro, ubicación, a quien, y la entrada a la empresa su estado de devolución y quien lo había realizado. En lo referente a archivo plano clientes ESSA, debe ser presentado en bloc de notas con cierta parametrización limitada por la misma, ya que el software contable de la empresa es SIIGO; este cumple con la función de entregar los datos de los clientes pero de forma incompleta, lo cual ha hecho necesario actualizar y confrontar los datos entregados por el sistema con los archivos físicos de venta lo cual hace muy engorroso y doble el trabajo de la Digitadora. Se recomienda trabajar con el software de SIIGO para parametrizar la forma como este entregue solo los datos necesarios del archivo plano a entregar a la ESSA, en un solo formato para su mejorar los tiempos de pago y facilidad de cobro tanto para las dos empresas (ESSA y ElectroIndustrial). 101 WEBGRAFÍA 1. http://www.guafa.com/col/msantander.html 2. http://www.todacolombia.com/departamentos/santander.html#sup 3. http://basedoc.superservicios.gov.co/basedoc/decreto_nacional.shtml?x =65926 4. http://basedoc.superservicios.gov.co/basedoc/decreto_nacional.shtml?x =58557 5. http://issuu.com/vliberal/docs/500-empresas 6. http://www.grupoaval.com/oc4j/portales/jsp/gaviframes.jsp, 7. http://www.grupoaval.com/oc4j/portales/jsp/gavlink2.jsp?url=http://www.g rupoaval.com/pls/portal30/url/page/PAGGAV_INDICAECONOMICOS2, 8. http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Marketing/mercadeo.htm 9. http://www.gobierno.pr/G2B/Inicio/Emp_ComenzarNegocios/default.htm 10. http://www.mipymes.gov.co/emprendedor/categorydetail.asp?idcategory =164&idcompany=44 11. http://basedoc.superservicios.gov.co/basedoc/decreto_nacional.shtml?x =65926, 12. http:// www.comercializaresp.com/img.../Documento%20RETIE.doc 102 ANEXOS 103 ANEXO 1. RETIE: REGLAMENTO TÉCNICO DE INSTALACIONES ELÉCTRICAS1 El RETIE entra en vigencia a partir del 27 de Diciembre del 2004 y tiene una vigencia de tres años a partir de esta fecha, cuando se efectué su revisión. Su origen no obedece a argumentos técnicos propiamente como lo son las normas, sino la necesidad de adoptar una reglamentación que permita establecer los requerimientos que deben satisfacer las instalaciones, equipos y demás elementos que se utilizan en el país para cumplir con los estándares internacionales en esta materia y así enmarcarse dentro de los requerimientos planteados por el nuevo orden en el comercio mundial, con apertura de fronteras y tratados comerciales. El reglamento aplica para toda instalación nueva i ampliación en todos los procesos involucrados en el manejo de la energía eléctrica, desde el generador hasta el usuario final. Aplica para cualquier sistema eléctrico con tensiones por encima de 50 V AC y DC, exceptuando las instalaciones para vehículos de transporte (autos, aviones, barcos, etc.), equipos de electromedicina y equipos y antenas de radiocomunicación. El RETIE reglamenta las normas técnicas y le da carácter de obligatoriedad, a las disposiciones existentes (norma NTC 2050) y establece otros criterios de obligatorio cumplimiento en adelante, tanto para nuevas instalaciones como para las existentes. Así mismo, establece un procedimiento para certificar las instalaciones con los requisitos y prescripciones del Reglamento Técnico, de carácter obligatorio, que tiene una validez de dos años para instalaciones hospitalarias y diez años para las demás, enmarcado dentro del RETIE las instalaciones industriales, comerciales, oficiales, y multifamiliares. También establece un régimen sancionatorio para aquellas instalaciones y profesionales que no cumplan con lo allí establecido. El RETIE esta orientado hacia los aspectos de seguridad e integridad física de las personas, seres vivos y el medio ambiente, literalmente: “El objeto fundamental de este reglamento es establecer medidas que garanticen la seguridad de las personas, de la vida animal y vegetal y de la preservación del medio ambiente, previniendo, minimizando o eliminando los riesgos de origen eléctricos”. 104 ANEXO 2. MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA: DECRETO NUMERO 2331 DE JUNIO 22 DE 2007 Por el cual se establece una medida tendiente al uso racional y eficiente de energía eléctrica. EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial las que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con lo establecido en las Leyes 143 de 1994 y 697 de 2001, y CONSIDERANDO Que el Artículo 66 de la Ley 143 de 1994, establece que el ahorro de la energía, así como su conservación y uso eficiente, es uno de los objetivos prioritarios en el desarrollo de las actividades del sector eléctrico. Que la Ley 697 de 2001, declaró el Uso Racional y Eficiente de la Energía (URE) como un asunto de interés social, público y de conveniencia nacional y en ese sentido su artículo 2º dispuso que el Estado debe crear la estructura legal, técnica, económica y financiera necesaria para lograr el desarrollo de este tipo de proyectos a corto, mediano y largo plazo, económica y ambientalmente viables, asegurando el desarrollo sostenible, al tiempo que generen la conciencia URE. Que el objetivo fundamental de la ley antes mencionada y de su Decreto Reglamentario 3683 de 2003, es promover el uso racional y eficiente de la energía y demás formas de energía no convencionales, de tal manera que se tenga la mayor eficiencia energética para asegurar el abastecimiento energético pleno y oportuno, la competitividad de la economía colombiana, la protección al consumidor y la promoción de fuentes de energía no convencionales, de manera sostenible con el medio ambiente y los recursos naturales. Que de conformidad con el artículo 8 literal e) del mencionado Decreto 3683 de 2003, el Ministerio de Minas y Energía con el apoyo de la Comisión de Uso Racional y Eficiente de Energía -CIURE- debe efectuar el seguimiento de las metas y variables energéticas y económicas que permitan medir el avance en la implementación del Programa de Uso Racional y Eficiente de Energía y demás Formas de Energía No Convencionales, PROURE. Que se hace necesario implementar medidas que permitan la operatividad y el logro de los objetivos de las normas anteriormente expuestas. Que dentro de las medidas que logran el objetivo concreto de ahorro de energía, se encuentra el cambio de las bombillas incandescentes por bombillas ahorradoras específicamente el cambio de luminarias a LFC (Lámparas 105 Fluorescentes Compactas), garantizando una eficiencia apreciable con adecuados niveles de iluminación y menos consumo de energía eléctrica, razón por la cual es imperativa dicha exigencia a las edificaciones sede de las entidades públicas, Con base en lo expuesto, DECRETA: Artículo 1°. Objeto y Campo de Aplicación. Este Decreto tiene por objeto la utilización o sustitución en los edificios cuyos usuarios sean entidades oficiales de cualquier orden, de todas las bombillas incandescentes por bombillas ahorradoras específicamente Lámparas Fluorescentes Compactas (LFC) de alta eficiencia. Artículo 2°. Plazo. A partir de la vigencia del presente decreto, los proyectos de construcción de edificios, en proceso de planeación, diseño, aprobación de autoridad competente o en ejecución, cuyos usuarios sean entidades oficiales de cualquier orden, deberán prever la utilización de bombillas ahorradoras de energía específicamente Lámparas Fluorescentes Compactas (LFC) de alta eficiencia. En relación con las edificaciones ya construidas, cuyos usuarios sean entidades oficiales de cualquier orden, tendrán plazo hasta el 31 de diciembre de 2007 para sustituir todos los bombillas incandescentes por bombillas ahorradoras de energía específicamente Lámparas Fluorescentes Compactas (LFC) de alta eficiencia. Artículo 3°. Monitoreo, Seguimiento y Control. El Ministerio de Minas y Energía efectuará las acciones de monitoreo, seguimiento y control que permitan medir el avance del programa de utilización o sustitución de bombillas incandescentes por bombillas ahorradoras de energía específicamente Lámparas Fluorescentes Compactas (LFC) de alta eficiencia, así como determinar el potencial de ahorro de la energía, la magnitud del impacto que se produce y la evaluación de las medidas. También implementará la forma de reciclar los equipos ineficientes altos consumidores de energía eléctrica. Artículo 4°. Vigencia. El presente Decreto entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficia. PUBLIQUESE Y CÚMPLASE. Dado en Bogotá, D.C., a los 22 de junio de 2007 106 ANEXO 3. DECRETO 895 DE 2008 (MARZO 28) DIARIO OFICIAL NO. 46.943 DE 28 DE MARZO DE 2008 MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 2331 de 2007 sobre uso racional y eficiente de energía eléctrica. EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial las que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con lo establecido en las Leyes 143 de 1994 y 697 de 2001, y CONSIDERANDO: De conformidad con lo establecido en el artículo 66 de la Ley 143 de 1994 y en el artículo 2o de la Ley 697 de 2001, se dispuso como objetivo estatal el ahorro de la energía, así como su conservación y uso eficiente en el desarrollo de las actividades del sector eléctrico, para lo cual se ordenó crear la estructura legal, técnica, económica y financiera necesaria para lograr el desarrollo de este tipo de proyectos a corto, mediano y largo plazo, económica y ambientalmente viables, asegurando el desarrollo sostenible, al tiempo que generen la conciencia URE; Que con fundamento en la anterior normatividad se expidió el Decreto 2331 de 2007, el cual estableció la obligatoriedad del cambio de bombillas incandescentes por lámparas ahorradoras de energía, específicamente lámparas fluorescentes compactas de alta eficiencia; sin embargo, existen otras tecnologías con las que se podría lograr el mismo propósito, con mayor eficacia lumínica, en forma tal que resulta imperativa su regulación; Con base en lo expuesto, DECRETA: ARTÍCULO 1o. Adiciónese el artículo 1o del Decreto 2331 de 2007, con los siguientes incisos: “En todo caso, las Entidades Públicas de cualquier orden, deberán sustituir las fuentes de iluminación de baja eficacia lumínica, por fuentes lumínicas de la más alta eficacia disponible en el mercado. El Ministerio de Minas y Energía establecerá mediante resolución los requisitos mínimos de eficacia, vida útil y demás especificaciones técnicas de las fuentes de iluminación que se deben utilizar. No será procedente la sustitución para las Entidades Públicas, cuando para efectos del cumplimiento de sus actividades específicas requieran el uso de lámparas de menor eficacia”. ARTÍCULO 2o. Adiciónese el artículo 2o del Decreto 2331 de 2007, con el siguiente: 107 “Para efectos del presente artículo, también se deberán utilizar las fuentes lumínicas de la más alta eficacia disponible en el mercado”. ARTÍCULO 3o. Modificase el artículo 3o del Decreto 2331 de 2007, el cual quedará así: “Monitoreo y seguimiento. A partir de la vigencia del presente decreto, las entidades públicas reportarán semestralmente al Ministerio de Minas y Energía, en el formato que para tal fin diseñará y publicará el Ministerio, las medidas adoptadas y los logros obtenidos en materia de consumo energético, a efectos de medir el avance del programa de sustitución. El Ministerio de Minas y Energía publicará en su página Web el informe del cumplimiento y el impacto de la medida a nivel nacional. PARÁGRAFO. El primer reporte sobre sustitución y uso de lámparas deberá ser presentado a más tardar el 30 de junio de 2008, con información desde junio de 2007”. ARTÍCULO 4o. RECOLECCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE LAS LUMINARIAS Y DISPOSITIVOS DE ILUMINACIÓN. El manejo posconsumo de los productos de desecho que contengan residuos o sustancias peligrosas, se hará de acuerdo con las normas legales y reglamentarias expedidas por la autoridad competente. ARTÍCULO 5o. VIGENCIA. El presente decreto entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial. Publíquese y cúmplase. Dado en Bogotá, D. C., a 28 de marzo de 2008. 108 ANEXO 4. CONTRATO CELEBRADO ENTRE LA ELECTRICFICADORA DE SANTANDER S.A. Y ELECTROINDUSTRIAL LTDA CONVENIO NÚMERO GC-GC-007-126-2008 CELEBRADO ENTRE ESSA S.A. ESP Y ELECTROINDUSTRIAL LTDA Entre los suscritos RICARDO ROA BARRAGAN, mayor de edad y vecino de Bucaramanga, identificado con la cedula de ciudadanía numero 19.451.246 de Bogota, quien obra en su carácter de Gerente General y Representante Legal de la ELECTRIFICADORA DE SANTANDER S.A. ESP, empresa de servicios públicos mixta, de nacionalidad Colombiana, constituida como sociedad por acciones, del tipo de las anónimas, sometida al régimen general de los servicios públicos domiciliarios y que ejerce sus actividades dentro del ámbito del derecho privado como empresario mercantil, con Nit No. 890.201.230-1, la cual fue constituida mediante escritura publica 2830 del 16 de septiembre de 1950 de la Notaria Segunda de Bucaramanga, reformado por varias escrituras la ultima de las cuales es la numero 777 del 13 de abril del 2005 de la Notaria Cuarta del Circulo de Bucaramanga, quien en desarrollo del presente convenio se llamara ESSA S.A. ESP y CECILIO ALBERTO VERA ROJAS, mayor de edad, vecino de esta ciudad, identificado con la cedula de ciudadanía No 91.256.518 de Bucaramanga obrando en su calidad de Representante Legal de ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Que en adelante se denominara ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Con matricula mercantil No. 05-000100203-03, NIT 804.014.611-8, con domicilio principal en la ciudad de Bucaramanga, constituida por Escritura Publica numero 180 otorgada en la notaria 08 de Bucaramanga el 29 de enero de 2003, inscrita en la Cámara de Comercio de Bucaramanga el 29 de enero del 2003 bajo el numero 53173 del libro 9, han acordado celebrar el presente convenio que se regirá por las siguientes cláusulas: CLAUSULA PRIMERA: OBJETO: Por medio de la presente ESSA S.A. ESP y ELECTROINDUSTRIAL; deciden hacer un convenio de alianza estratégica, para sumar esfuerzos individuales y realizar en forma coordinada las actividades indicadas en las siguientes cláusulas, con el propósito de facilitar la venta y financiación de bombillos ahorradores de energía. CLAUSULA SEGUNDA: OBLIGACIONES DE LAS PARTES: 2.1) OBLIGACIONES DE LA ESSA S.A. ESP: a) Facturar y recaudar las cuotas correspondientes al pago de las bombillas ahorradoras de energía vendidas por ELECTROINDUSTRIAL LTDA. A los clientes de la ESSA S.A. ESP dentro del programa “ESSA EN CASA PARA VIVIR MEJOR”. Una vez un cliente acumule tres (3) atrasos consecutivos en el pago de la cuota de los bombillos ahorradores de Energía vendidos por ELECTROINDUSTRIAL LTDA., la ESSA S.A. ESP. Eliminara de su sistema de facturación y recaudo el proceso de cobro de este cliente, dicha situación será informada a ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Para que continué con recursos propios con este proceso. b) Cancelar a ELECTROINDUSTRIAL LTDA. o la entidad financiera correspondiente, previamente acordada entre ESSA S.A. ESP y ELECTROINDUSTRIAL LTDA., 109 el valor de los recaudos efectivos por la venta de Bombillas Ahorradoras de energia de energia entregados y decepcionados a entera satisfacción de los clientes de la ESSA S.A. ESP dentro del programa ESSA EN CASA PARA VIVIR MEJOR. c) Definir la imagen y marca del programa ESSA EN CASA PARA VIVIR MEJOR, la cual se incluirá en la publicidad ubicada en los centros de servicio de ESSA, en los puntos de venta que ELECTROINDUSTRIAL LTDA., designe para ello y en todo el material promocional que se utilizara en el desarrollo del presente convenio. Para todos los casos las piezas publicitarias (Volantes, insertos, cuñas radiales, comerciales de televisión, avisos de prensa, etc.) que utilice ELECTROINDUSTRIAL LTDA., en el desarrollo del presente convenio debe contar con aprobación previa por parte de la ESSA S.A. ESP. d) Facilitar el uso de su estructura comercial, para informar y comunicar a los clientes sobre las características de los bombillos ahorradores de energía y de sus condiciones de financiación. e) ESSA S.A. ESP deberá presentar a ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Mensualmente un cronograma de sus ciclos de facturación del mes siguiente, el cual debe incluir las fechas limite de pago correspondiente a cada uno de ellos. f) informar a ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Para cada ciclo de facturación, sobre los clientes que no cancelaron su factura o la cuota correspondiente al pago de los bombillos ahorradores de energía, para que ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Efectúe su correspondiente gestión de cartera. g) Apoyar la promoción divulgación de los beneficios del convenio a sus clientes. 2.2.) OBLIGACIONES DE ELECTROINDUSTRIA LTDA: a) Comercializar, vender financiar directamente o en convenio con una entidad financiera o inversionista previamente aprobados por la ESSA S.A. ESP, la venta de Bombillas Ahorradoras de Energía dentro del programa ESSA EN CASA PARA VIVIR MEJOR. b) Definir los conductos de financiación, entidades financieras y esquemas de financiación regidos de conformidad con las normas promulgadas por la Superintendencia Bancaria. c) Realizar la venta de las Bombillas Ahorradoras de Energía a los clientes de la ESSA S.A. ESP de conformidad con las leyes tributarias vigentes en el momento de la entrega. d) Coordinar con los clientes los calendarios de entrega y las cantidades, embalaje y distribución. e) Suministrar a los clientes información amplia y suficiente sobre las características de las bombillas ahorradoras de energía sobre las condiciones de financiación. f) Administrar y controlar el inventario relacionado con las bombillas ahorradoras de energía a financiar. ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Deberá hacer las previsiones necesarias que garanticen el suministro normal los clientes. PARAGRAFO: En todos los casos ELECTROINDUSTRIAL LTDA. entregara a la ESSA S.A. ESP manifestación expresa firmada por el cliente en la cual se exonera de toda responsabilidad por las inconformidades que tenga o pueda llegar a tener sobre el producto comprado a ELECTROINDUSTRIAL LTDA. g) No ofrecer ni comercializar artículos, Bombillos Ahorradores de Energía que sea obtenidos de manera ilegal y exigir las garantías a los proveedores de los Bombillos Ahorradores de Energía con una vigencia mínima de un año, que deberá regir a partir de la fecha de entrega de estos a los compradores. Estas garantías deberán ser suministradas a los compradores en el momento de la entrega de los Bombillos Ahorradores de Energía. PARAGRAFO: En todos los casos ELECTROINDUSTRIAL LTDA. 110 Entregara a la ESSA S.A. ESP. Autorización expresa firmada por el cliente donde manifiesta su voluntad para que le sea facturada, la venta financiada, en la misma factura del servicio de energía eléctrica. Lo anterior para los propietarios del Inmueble; en el caso que se adquiera por una persona diferente al propietario se debe obtener manifestación expresa y escrita de este y donde consta que ESSA S.A. ESP se exonera de toda responsabilidad por las inconformidades que tenga o pueda llegar a tener sobre el producto comprado. h) Definir e informar a los clientes del programa ESSA EN CASA PARA VIVIR MEJOR el listado de la documentación que se requiera para estudiar la solicitud de crédito de las Bombillas Ahorradores de Energía dentro de los cuales se deberá exigir; para el caso de las ventas a los arrendatarios la autorización escrita debidamente autenticada por el propietario titular del inmueble, en la cual consienta la adquisición y financiación de los Bombillos Ahorradores de Energía que será cargado a la factura de servicio de energía que será cargado ala factura de servicio de energía del inmueble, adjuntando el respectivo certificado de registro de instrumentos públicos, expedido con una antelación no mayor a treinta (30) días, contados con relación a la fecha de la carta de autorización. i) Actualizar y enviar a la ESSA S.A. ESP semanalmente en medio magnético la información referente a las ventas realizadas por ELECTROINDUSTRIAL LTDA. A los clientes de la ESSA S.A. ESP dentro del programa ESSA EN CASA PARA VIVIR MEJOR. Este envió de información debe incluir igualmente las novedades que se presenten sobre clientes a los que ya se les este realizando cobros relacionados con este convenio. La información enviada debe tener en cuenta el cronograma de ciclos de facturación facilitado por la ESSA S.A. ESP., para todos los casos este se realizara bajo las especificaciones técnicas y metodológicas establecidas por la ESSA S.A. ESP para tal fin. j) ELECTROINDUSTRIAL LTDA. En este programa, deberá estar debidamente amparado en el cumplimiento de las obligaciones jurídicas laborales. k) Administrar y gestionar directamente o mediante la entidad financiera la cartera de la venta de los Bombillos Ahorradores de Energía que en desarrollo del programa “ESSA EN CASA” adquieran los clientes de la ESSA S.A. ESP. l) Sufragar los costos de la publicidad, promoción y comercialización de los Bombillos Ahorradores de Energía manejados dentro de este convenio. CLAUSULA TERCERA: FINANCIACION: ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Financiara directamente o en alianza con una entidad financiera o inversionista debidamente aprobado por la ESSA S.A. ESP, la compra de los Bombillos Ahorradores de Energía que los clientes de ESSA S.A. ESP, hagan a ELECTROINDUSTRIAL LTDA., a una tasa de interés que será informada por ELECTROINDUSTRIAL LTDA. a la ESSA S.A. ESP mediante comunicación escrita al final de cada mes y que se mantendrá fija por todo el mes siguiente. PARAGRAFO: Para financiaciones en las que superen en cuantía los tres millones de pesos ($3`000.000,00) ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Se reservara el derecho de solicitar los documentos adicionales que considere necesarios para respaldar el crédito. ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Adelantara los estudios de crédito, decidirá su aprobación, establecerá las tasa de interés y los plazos de financiación con base en la normatividad que expida la 111 superintendencia Bancaria. Igualmente ELECTROINDUSTRIAL LTDA., administrara la cartera correspondiente. El término máxima de crédito será de treinta y seis (36) meses para todos los estratos, ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Aprobara o rechazara las solicitudes de crédito dentro de los cinco (5) días siguientes a la presentación de los documentos por el solicitante. CLAUSULA CUARTA: SOFTWARE: Cada una de las partes utilizara su propio software en el desarrollo de las actividades a que se refiere el programa, y adoptara las medidas necesarias para permitir que la información sea convenientemente captada y procesada. CLAUSULA QUINTA: MARCA DEL PROGRAMA: La marca oficial utilizada para el desarrollo de este programa será la de “ESSA EN CASA…PARA VIVIR MEJOR”, la cual estará respaldad por ESSA S.A. ESP y ELECTROINDUSTRIAL LTDA….”ESSA EN CASA…PARA VIVIR MEJOR” aparecerá en todas las piezas publicitarias y de comunicación que se utilicen en el desarrollo de l presente convenio. CLAUSULA SEXTA: VALOR DEL CONVENIO: Para todos los efectos legales y fiscales el valor del presente convenio es indeterminado y se liquidara mensualmente sobre el 6% del valor recaudado antes de IVA de la financiación de las ventas que ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Haga en cada mesa los clientes de la ESSA S.A. ESP, CLAUSULA SEPTIMA: COMISIONES: ELECTROINDUSTRIAL LTDA., reconocerá a ESSA S.A. ESP, una comisión del 6% antes de IVA, del valor del recaudo de la financiación mensual de los clientes, que se origina en la ejecución del presente convenio. CLAUSULA OCTAVA: FORMA DE PAGO: La liquidación de Pago se efectuara cada diez (10) días con cortes en las fechas diez (10), veinte (20), y treinta (30) de cada mes o día hábil siguiente, así: El diez (10) se liquida sobre el recaudo efectivo hasta el treinta (30) del mes anterior, el veinte (20) se liquida sobre el recaudo efectivo hasta el dia veinte (20) del mismo mes. Una vez liquidado el pago en cada convenio, la cuenta producto de esta liquidación entrara al proceso normal de pagos de la ESSA S.A. ESP. CLAUSULA NOVENA: INTERESES DE MORA: En el supuesto que se produjera por parte de la ESSA S.A. ESP algún retraso en las fechas de pago en las condiciones establecidas en la cláusula octava del convenio, serán de aplicación intereses por mora sobre el periodo transcurrido desde la fecha de ago que inicialmente correspondiese, según la cláusula anterior hasta la fecha del ordenamiento efectivo de pago, efectuado por ESSA S.A. ESP a los Bancos. A efecto del cálculo de dichos intereses, se aplicara la mitad de la tasa máxima certificada por la superintendencia Bancaria, correspondiente a mes inmediatamente anterior a la de la fecha del ordenamiento efectivo del pago. CLAUSULA DECIMA: DURACION: La duración del presente convenio será de tres (3) años, periodo que se contra a partir de la fecha de su firma; el mismo podrá ser prorrogado de común acuerdo entre las partes antes de su 112 vencimiento, el cual se formalizara mediante comunicación escrita por cada una de ellas. DECIMA PRIMERA: Ninguna de las partes podrá ceder parcial ni totalmente la ejecución del presente convenio a tercero, salvo que medie autorización expresa y escrita de la otra. CLAUSULA DECIMA SEGUNDA: EXCLUSION DE RELACION LABORAL: El presente convenio es de carácter comercial, se rige por el derecho privado y no existe vinculo laboral entre ESSA S.A. ESP y ELECTROINDUSTRIAL LTDA., el subcontratistas y el personal de estos, por lo tanto: 1. Para todos los efectos legales ELECTROINDUSTRIAL LTDA., asume la completa responsabilidad de los daños y/o perjuicios ael imputables que puedan producirse durante el desarrollo del convenio, comprendido esta responsabilidad todo accidente que pueda sufrir cualquier persona que al servicio de ELECTROINDUSTRIAL LTDA., tome parte en la ejecución del mismo cualquiera que sea la prestación servicio que realice. 2. ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Deberá dotar a sus trabajadores de todos los elementos de protección personal que se requieran en atención ala naturaleza de los trabajo. 3. ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Será la única empleadora de los trabajadores que ocupe en la ejecución de los trabajos materia de este convenio y se obliga a cumplir respecto de ellos con todas las obligaciones y responsabilidades que le impone la ley. Por lo anterior, el personal que utilice el CONTRATISTA o subcontratista para la ejecución del trabajo, no tendrá ningún vínculo de tipo laboral con ESSA S.A. ESP. 4. ESSA S.A. ESP no será, en consecuencia responsable de los accidentes que puedan sufrir el contratista, subcontratistas, o su personal con causa o con ocasión de los trabajos derivados del presente convenio o de cualquier pago que se derive del incumplimiento de las obligaciones laborales de ELECTROINDUSTRIAL LTDA., o sus subcontratistas para con sus trabajadores. 5. ELECTROINDUSTRIAL LTDA., deberá garantizar que el personal que utilice para la ejecución del presente convenio no realice actividad alguna por su cuenta o por solicitud de cualquier funcionario de ESSA S.A. ESP, diferente alas incluidas en el objeto del convenio. 6. ELECTROINDUSTRIAL LTDA., se obliga a presentar a ESSA S.A. ESP, en el momento en que esta lo solicite, todos aquellos documentos que acrediten fehacientemente su calidad de empleador de todas las personas que participan en la presentación de los servicios objeto del presente convenio, y su cumplimiento respecto de estas, de todas las disposiciones laborales, provisionales y tributarias que contemplan la legislación vigente o las que mas delante entren en vigor y, en especial, de las relativas a protección por riesgos derivados de accidentes de trabajo o de enfermedades profesionales, así como del personal de subcontratistas. La reiteración del incumplimiento de las obligaciones laborales por parte de ELECTROINDUSTRIAL LTDA., con el personal que participe en la ejecución del presente convenio, podrá juicio de ESSA S.A. ESP, ser causal de terminación anticipada del convenio, sin indemnización de perjuicios al CONTRATISTA, le permitirá iniciar las acciones contractuales que esta terminación conlleve. 7. ESSA S.A. ESP se reserva el derecho de controlar y constatar en cualquier momento la capacidad técnica del personal de ELECTROINDUSTRIAL LTDA., respecto de los conocimientos teóricos y/o prácticos inherentes a la ejecución de los servicios en materia. 113 CLAUSULA DECIMA TERCERA: CAUSALES DE TERMINACION: El presente convenio podrá darse por terminado e los siguientes casos: a) Por mutuo acuerdo entre las partes; b) Por vencimiento del periodo de duración. c) Por incumplimiento reiterativo de las obligaciones de las partes, que imposibilite la continuación del presente convenio. d) Si al realizar la auditoria sobre el proceso de ventas se presentan irregularidades graves que atenten contra los intereses de la ESSA S.A. ESP, entendiéndose que en ellos están incluidos su imagen corporativa y su buen nombre comercial. e) Por incumplimiento de los estandares de servicios y de calidad de los productos suministrados por parte de ELECTROINDUSTRIAL LTDA. f) Unilateralmente por la ESSA S.A. ESP previa comunicación escrita a ELECTROINDUSTRIAL LTDA. con una antelación no inferior a (2) dos meses. PARAGRAFO: La ESSA S.A. ESP solamente se compromete con la facturación y recaudo de las ventas producidas dentro de la vigencia de este convenio. CLAUSULA DECIMA CUARTA: TERMINACION ESPECIAL: El presente convenio podrá terminar en cualquier momento si por cualquier motivo ESSA S.A. ESP es obligado por una autoridad competente a retirar la financiación de los Bombillos Ahorradores de Energía a sus clientes, caso en el cual no habrá indemnización de perjuicios de nInguna de las parte. CLAUSULA DECIMA QUINTA: DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos legales el domicilio contractual será la ciudad de Bucaramanga, y las notificaciones serán recibidas por las partes en sus oficina ubicadas en las siguientes direcciones: ESSA S. A. ESP Carrera 19 # 24 – 56, ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Carrera17 # 45 – 149 Teléfono 6704111. CLAUSULA DECIMA SEXTA: IMPUESTOS: IVA: El IVA causado sobre el valor de la colisión Serra cancelado por ELECTROINDUSTRIAL LTDA., para lo cual ESSA S.A. ESP emitirá factura de cobro a cargo de ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Sobre las comisiones causadas. TIMBRE: El impuestote timbre será asumido por ELECTROINDUSTRIAL LTDA., y por tratarse de un convenio de cuantía indeterminada parcialmente en el valor de liquidación, el impuesto de timbre lo causara sobre el valor del convenio. CLAUSULA DECIMA SEPTIMA: CONFIDENCIALIDAD: ELECTROINDUSTRIAL LTDA., consiente del carácter confidencial de la información que, para el desarrollo del programa, ha suministrado ESSA S.A. ESP en relación con los clientes, asume el compromiso de abstenerse de entregarla a terceros, salvo que medie consentimiento y autorización escrita y formal de ESSA S.A. ESP. A su vez, ESSA S.A. ESP, se obliga a no suministrar a terceros la información generada por ELECTROINDUSTRIAL LTDA., en ejecución de este convenio, salvo que medie previa autorización escrita y formal de estas entidades. Las partes acuerdan que la información recibida solo será utilizada para los fines del presente convenio, salvo autorización expresa y escrita de cada una de ellas para fines distintos. Lo anterior so pena que puedan iniciarse las acciones legales pertinentes contra la 114 parte que violo el acuerdo de confidencialidad contemplado en la presente clausula, su representante legal y demás representantes, sean estos permanentes o transitorios. CLAUSULA DECIMAOCTAVA: SOLUCION DE CONTROVERSIAS: Sin perjuicio que las partes puedan llegar legalmente a arreglos directos, toda controversia o diferencia relativa a este convenio, a su celebración, ejecución, desarrollo, a su terminación, a su liquidación, o al cumplimiento de cualquiera de las obligaciones señaladas en el mismo se resolverá por un Tribunal de Arbitramiento que se sujetara a lo dispuesto por el Decreto 2279 de 1989, Decreto 2651 de 1991, Ley 80 de 1993, Ley 446 de a998, Decreto 1818 de 1998 y demás disposiciones legales que le sean aplicables, los reglamenten, adicionen o modifiquen y de acuerdo con las siguiente reglas: a) el tribunal estará integrado por tres (3) árbitros b) el tribunal funcionara en la ciudad de Bucaramanga, en el centro de conciliación y arbitraje de la Cámara de Comercio de Bucaramanga c) las partes delegan en el centro de conciliación y arbitraje de la Cámara de Comercio de Bucaramanga la designación de los árbitros mediante sorteo de la lista de árbitros que lleve el mismo centro d) el tribunal decidirá en derecho. CLAUSULA DECIMA NOVENA: MODIFICACIONES: Cualquier modificación de los términos del presente convenio, para tener eficacia jurídica, deberá ser adoptada por escrito firmado por ambas partes e incorporada expresamente al presente convenio. CLAUSULA VIGECIMA: RENUNCIA DE DERECHOS: La renuncia, expresa o presunta de una de las partes en un momento determinado, a alguno de los derechos previstos en este convenio, no supondrá ninguna renuncia al ejercicio de este mismo derecho en otro momento o al ejercicio de cualquier otro de los derechos previstos en el presente convenio, a no ser que se haga por escrito, y este debidamente firmado por el representante de la parte renunciante. CLAUSULA VIGESIMA PRIMERA: INVALIDEZ: Cuando por disposición legal o judicial, de autoridad competente o de cualquier otra naturaleza, alguna de las cláusulas de este convenio resultase invalida o ineficaz, total o parcialmente, tal ineficacia o invalidez no se extenderla resto de las cláusulas aquí previstas, las cuales se mantendrán en vigor y podrán ser ejecutadas entre cualquier jurisdicción. PARAGRAFO: Las partes acuerdan sustituir cualquier clausula que deviniese en invalida o ineficaz por otra valida, de efecto lo mas similar posible. En caso que algún acto producto del presente convenio o el convenio mismo, pudiese ser considerado de competencia desleal por persona o autoridad competente, será ELECTROINDUSTRIAL LTDA., el único responsable del mismo, así como de sus consecuencia, exonerado desde ya a ESSA S.A. ESP y comprometiéndose a asumir los costos ya a resarcirle cualquier prejuicio que por esta razón se le pudiere generar. CLAUSULA VIGESIMA SEGUNDA: EXONERACION DE RESPONSABILIDAD: Ninguna de las partes será responsable de cualquier incumplimiento por fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados. 115 CLAUSULA VIGECIMA TERCERA: ANEXOS Y DOCUMENTOS DEL CONVENIO: Son anexos del presente convenio. El clausulado del producto HOGAR ESSA EN CASA…PARA VIVIR MEJOR, la propuesta presentada por ELECTROINDUSTRIAL LTDA., así como cualquier modificación escrita que acuerden las partes y que hacen parte integral del presente convenio. VIGESIMA CUARTA: NOTIFICACIONES: ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Persona contacto: CECILIO ALBERTO VERA ROJAS Dirección Carrera 17 # 45 – 149 Teléfono 6704111 ESSA S.A. ESP, persona contacto: Adolfo Torres, Dirección: Carrera 19 # 24 – 56 de Bucaramanga (Santander), Teléfono 6302806, E-mail: atorres@essa.com.co CLAUSULA VIGESIMA QUINTA: ACEPTACION DEL CONVENIO: En prueba de conformidad y aceptación, se firma en Bucaramanga a 01 Agosto del 2008. CECILIO ALBERTO RICARDO ROA VERA ROJAS BARRAGAN CC. No. 91.256.518 de CC. No 19541246 de Bucaramanga Bucaramanga Gerente ELECTROINDUSTRIAL LTDA. Gerente General ESSA S.A. ESP 116 ANEXOS 5. IMAGENES ANEXO 5.1. STAND MOVIL Y DUMIS: 117 118 119 ANEXO 5.2. INSERTO EN LAS FACTURAS DE LA ESSA. 120 ANEXO 5.3. VOLANTES PROGRAMA 121 122 ANEXO 5.4. CARTA DE AUTORIZACION PARA LA COMPRA DEL COMBO 123 ANEXO 5.5 UNIFORMES ASESORES COMERCIALES 124 ANEXO 5.6. UNIFORMES IMPULSADORAS PROGRAMA