1 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia PRESENTACION INFORME FINAL CONSULTORÍA EN ANÁLISIS ORGANIZACIONAL DE LA DIRECCIÓN DE TRÁNSITO DE LA POLICÍA NACIONAL ENFATIZADA EN EL MANTENIMIENTO DE LA CERTIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001VRS 2008 Y NTGP 1000 VRS 2008. MARZO 2010 BOGOTÁ, COLOMBIA 2 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia Presentación informe final Consultoría en análisis organizacional de la Dirección de Tránsito de la Policía Nacional enfatizada en el mantenimiento de la certificación del sistema de Gestión de calidad ISO 9001vrs 2008 y NTGP 1000 vrs 2008 Presentado a DIRECIÓN DE TRANSITO DE LA POLICIA NACIONAL DITRA Por __________________________________ JAROLD GUILLERMO TORRES AMAYA __________________________________ Oficina de los estudios y consejos (O.E.C.) Fecha: 24/03/2010 3 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia TABLA DE CONTENIDO PAG. INTRODUCCION. ................................................................................................. 4 1. CONTEXTO DE LA CONSULTORIA. ........................................................................... 5 2. OBJETIVOS DE LA CONSULTORIA. ........................................................................... 5 3. CUADRO DE LA INTERVENCION Y METODOLOGIA DE LA CONSULTORIA ............ ……6 4. PRELIMINARES …………………………………………...……………………………………………………….7 4.1 PRIMER ENTREGABLE PLAN INTEGRAL DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD….7-17 4.2 SEGUNDO ENTREGABLE ANALISIS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL MODELO KAST & ROSENZWEIG ……18-38 4.2.1 Análisis factores suprasistema ambiental …………………………………………………….25-26 4.2.2 Análisis del subsistema interno de la Dirección de Tránsito y Transporte ……..36-38 4.3 TERCER ENTREGABLE (ESTA INFORMACION ES DE CARÁCTER CONFIDENCIAL) ANALISIS DE OPORTUNIDADES DE LOS SERVICIOS ………………………………………….39-41 4.3.1 Matriz DOFA Direcciòn de Trànsito y Transporte …………………………………………..40-41 4.4 CUARTO ENTREGABLE MEJORES PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS ………………………………………………………..48-52 4.4.1 Analisis mejores prácticas administrativas …………………………………………………….52 5. CONCLUSIONES DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS ……………………………………..53-58 5.1 Propuesta de ajuste procesos misionales ………………………………………………………….54 5.2 Diagnostico del problema y evaluación de soluciones – mejores prácticas adm. ..57 5.3 Entregables: desarrollo, grado y avance …………………………………………………………….58 6. BIBLIOGRAFIA ……………………………………………………………………………………………………..59 7. ANEXOS ………………………………………………………………………………………………………………60-69 4 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia Introducción La Dirección de Tránsito y Transporte hace parte de las 8 direcciones operativas de la Policía Nacional, su misión es contribuir con la seguridad y movilidad de los usuarios de las vías y su infraestructura, mediante la optimización del servicio de policía en la prevención de la accidentalidad y reducción de los delitos y contravenciones del transporte multimodal, orientado a garantizar el cumplimiento de la normatividad, propiciar conciencia colectiva de solidaridad, autorregulación y disciplina social, la cual esta plasmada dentro de la resolución número 02052 DEL 15 JUN. 2007. La naturaleza del servicio desarrollada por esta consultoría será desplegada en la Dirección de Tránsito y Transporte de la Policía Nacional, la cual tendrá como objeto la consultoría del servicio de asesoramiento para el mejoramiento y mantenimiento del sistema de calidad y el análisis organizacional. Las razones por las cuales la Dirección de Tránsito y Transporte esta interesado en recurrir al servicio de consultoría son: 1. Análisis de la estructura organizacional y su pertinencia frente a la misionalidad de la misma. 2. Diagnostico organizacional, en donde se desarrollen acciones correctivas destinadas a establecer una situación de mejora sobre los procesos misionales de esta Dirección. 3. Análisis de nuevas oportunidades frente a los servicios prestados por la Dirección de Tránsito. 5 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia 1. Contexto de la consultoría o intervención Una vez realizada la primera entrevista con el señor General BG. RODOLFO PALOMINO LÓPEZ Director de Tránsito y Transporte de la Policía Nacional y el staff de colaboradores entre los que se encontraban el jefe de la Oficina de planeación de esta Dirección, el jefe de área administrativa y el jefe del área de seguridad vial, se vislumbra que la primera necesidad de estos por la consultoría es la de obtener un diagnostico organizacional externo en donde se generen las acciones de mejora que permita el mantenimiento del sistema de gestión de calidad, de esto cabe anotar lo siguiente:  Existe poca coherencia entre el diagnostico organizacional interno con los inconvenientes del día a día que presentan los funcionarios.  Existe poca asimilación de los componentes del Sistema de gestión de calidad y su aplicabilidad entre los funcionarios.  No se han generado un análisis de la estructura Organizacional que permita vislumbrar cambios frente a la misionalidad y en correlación con la estructura de la Policía Nacional.  En los últimos años, no se han adoptado mejores prácticas administrativas que generen mejoras dentro de los procesos misionales.  No se ha realizado un análisis enfocado hacia la dimensión técnica y humana de los procesos misionales de esta Dirección, con lo cual no se han generado las respectivas acciones de mejora que permita romper el statu quo de la organización.  No se tienen una concepción de planes de acción para introducir cambios en la organización, mejorar sus rendimientos y garantizar la aplicación de los programas de mejores practicas administrativas dentro de la Dirección.  Ineficiencia en la distribución de recursos por otras fuentes de financiación diferentes a las de nivel central. 2. Objetivos de la consultación o intervención El objetivo fundamental de esta consultoría es el de realizar un análisis organizacional de la Dirección de Tránsito de la Policía Nacional enfatizada en la generación de un plan para el mantenimiento de la certificación del sistema de Gestión de calidad ISO 9001vrs 2008 y NTGP 1000 vrs 2008. Los objetivos específicos son:  Realizar análisis de la estructura organizacional y su pertinencia frente a la misionalidad de la misma en el contorno de la Policía Nacional.  Realizar análisis de nuevas oportunidades frente a los servicios prestados por la Dirección de Tránsito.  Realizar recomendaciones para la adopción de mejores prácticas administrativas dentro de esta Dirección. 6 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia 3. Cuadro de la intervención y metodología utilizada para la consultoría o intervención propuesta El diagnostico organizacional estará basado en el modelo de Kast y Rosenzweig que determina la organización como un sistema que incluye subsistemas y este se sitúa en un entorno determinado constituido de supra sistemas. Este modelo es la base del análisis organizacional porque constituye una herramienta conceptual de mucho valor analítico para la entrega de los productos finales de esta consultoría. Este trabajo será desarrollado de la siguiente manera:  FASE I: recolección de datos: se realizaran entrevistas dirigidas, análisis de los procesos misionales y documentación relacionada con el sistema de gestión de calidad.  FASE II: Descripción de las situaciones encontradas dentro de la recolección de datos, desarrollando una perspectiva de los problemas diagnosticados.  Fase III: Informe sobre las actividades conducentes a las soluciones previstas dentro del análisis organizacional. El asesoramiento que es la naturaleza de esta consultoría es un método por medio del cual se ayuda a las empresas a descubrir, comprender, hacer frente y resolver los problemas estructurales de la organización, este resulta beneficioso para estas toda vez que estas pueden ser evaluadas por la consolidación de nuevas capacidades, oportunidades, comportamientos y rendimientos de los procesos misionales. La descripción de las actividades realizadas, el cuadro de intervención y presupuesto se encuentran en los anexos 2, 3 y 4 respectivamente. 7 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia 4. Preliminares En esta parte se describen los procesos entregables en procura de dar respuesta a las necesidades de la entidad, para así dar cumplimiento a cada uno de los objetivos establecidos en la fase previa, además se refieren: análisis, recomendaciones y conclusiones preliminares. Los productos entregables surgen de nueve reuniones realizadas con cada uno de los miembros del staff y el director de la unidad, se socializaron y se acordaron ajustes. 4.1 PRIMER ENTREGABLE PLAN INTEGRAL DEL MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Una vez realizado el análisis organizacional y revisado uno a uno los procesos misionales y de apoyo de la Dirección de Tránsito y Transporte, se hace un desarrollo específico para revisar el plan de mantenimiento del sistema de gestión de calidad de dicha dirección. En consecuencia se hace una revisión de los literales de la norma que están apuntando al sistema de gestión integral de calidad y que se hace reglamentario en las entidades del Estado, “como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente”. La Dirección de Tránsito y Transporte recibe la Certificación de calidad en el año 2009, y como consecuencia de ello se hace necesario realizar el mantenimiento de esta certificación, para esto y en consecuencia que fue propuesto como producto de este documento el plan de mantenimiento se realizará un diagnostico de cada uno de los numerales que ameriten una acción contundente, el cual se desarrollo y se presenta en este documento dentro del anexo 1 “DIAGNOSTICO DE LOS NUMERALES MAS CRITICOS QUE SE TIENE SOBRE EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL” Una vez relacionado el diagnostico a los numerales más críticos del sistema, se establece unas pautas de acción para su mejoramiento, en consecuencia se realiza un formato específico de plan, con el cual se darán las acciones contundentes y se establecerán los siguientes aspectos:  NUMERAL DE LA NORMA Y SUBSISTEMAS RELACIONADOS  RESULTADO DEL DIAGNOSTICO  ACCIONES DE MEJORAMIENTO  FECHA INICIO dd/mm/aa  FECHA FINAL dd/mm/aa  RESPONSABLE  PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO  OBSERVACION Y RELACION DOCUMENTOS QUE EVIDENCIEN EL CUMPLIMIENTO A continuación se presenta el producto final de este entregable. Se recomienda observar el anexo No. 1 donde se realiza el diagnostico a los puntos críticos del SGC (Sistema de Gestión de la Calidad). 8 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia DITRA 2. FECHA DE ELABORACION: 12/02/2010 4. No. 5. NUMERAL DE LA NORMA Y SUBSISTEMAS RELACIONADOS 6. RESULTADO DEL DIAGNOSTICO 8. FECHA INICIO dd/mm/aa 9. FECHA FINAL dd/mm/aa 10. RESPONSABLE (S) 1 2 . O B S E 11. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 12. OBSERVACION Y RELACION DOCUMENTOS QUE EVIDENCIEN EL CUMPLIMIENTO 1 Realizar programación de las capacitaciones al personal del Nivel Directivo y equipo MECI, Auditores Internos de Calidad DITRA, sobre la aplicación de la NTC GP:1000:2004- ISO 9000:2000 y MECI, y documentos aprobados por la Policìa Nacional para su aplicaciòn y hacerlo aprobar por la Direcciòn Administrativa y Financiera. 2010/03/02 2010/06/03 Oficina de Planeación - Asesor Calidad - MECI 2 Difundir programa de capacitaciòn y ejecutarlo, en el plazo estipulado 2010/03/03 2010/06/30 Oficina de Planeación - Asesor Calidad - MECI Equipo Calidad-Meci operativo 3 Realizar actividades que permitan fomentar la cultura de calidad y a la vez fortalecer el grado de interiorización y entendimiento de las normas y procedimientos a todos los funcionarios de la DITRA (Folletos, Actividades lúdicas, concursos en relación general y en otros espacios que sean permitidos) 2010/03/02 2010/11/30 Oficina de Planeación - Asesor Calidad - MECI - Equipo Calidad-Meci operativo 4 Realizar campañas de sensibilizaciòn sobre principios, valores, còdigo de buen gobierno. Socializar y dar aplicaciòn a la polìtica de integridad policìal y seguridad operacional, contenida en el Tomo III. 2010/03/02 2010/11/30 Jefe Area Administrativa Grupo Talento Humano Comitè Etico de la DITRA 2 numeral 1 Los principios establecidos en la norma NTC GP:100:2004, ISO 9001/2000 y MECI, deben ser claramente entendidos por el personal que labora en la DITRA 1 Socializar al personal de la DITRA los principios de las Normas para que sean claramente entendidos y aplicados, (NTC GP:1000:2004 - ISO 9001/2000) y MECI, a través de reuniones internas que realicen los Jefes de Oficina, Area y Grupo, capacitaciones y medios escritos. 2010/03/02 2010/05/30 Jefes de Oficina, Area y Grupo Asesor MECI-CALIDAD D I T R A 1 Revisar el portafolio de servicios de la Dirección de transito y transporte 2010/03/02 2010/03/31 Oficina de Planeación - Asesor Calidad - MECI 2 Revisar y ajustar lo relacionado con los clientes y partes interesadas de los productos y servicios de la DITRA y sus requisitos 2010/03/02 2010/03/31 Oficina de Planeación - Asesor Calidad - MECI - 3 Revisar y ajustar los requisitos de calidad de los productos y servicios 2010/03/02 2010/03/31 Oficina de Planeación - Asesor Calidad - MECI - 4 Revisar y ajustar las caracterizaciones de los procesos, incluyendo en ellas las mejoras que sean pertinentes en lo relacionado con la normatividad vigente, indicadores, riesgos, controles, actividades de seguimiento a los mismos, entre otros; presentandolas para aprobaciòn del Subcomitè Regional de Control Interno. 2010/03/02 2010/04/15 Responsables de Areas y Procesos - Oficina de Planeaciòn - Asesor Calidad y MECI 5 Socializar al personal el mapa de procesos de la DITRA, que incluye los procesos espejo del mapa de primer nivel. 2010/03/15 2010/04/15 Responsables de Areas y Procesos - Oficina de Planeaciòn Se debe dar continuidad a las capacitaciones sobre la norma NTC GP:1000:2004 e ISO 9001/2000 - MECI: 1000:2005 y documentos que soportan la aplicabilidad, diseñados y aprobados por la Policìa Nacional; al nivel Directivo Y Equipo lider Calidad-Meci para retroalimentar a todo el personal Numeral 4.1 Subsistema de Control Estrategico - 1. DEPENDENCIA: PLAN PARA EL MANTENIMIENTO Y FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO POLICIA NACIONAL DIRECCIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTE 3 Subsistema de Control Estrategico 1 7. ACCIONES DE MEJORAMIENTO El mapa de procesos de la DITRA Fuè definido con los procesos espejo del mapa de primer nivel, con las interacciones entre sus procesos, se debe realizar revisiòn y mejora en las caracterizaciones con el fin de incluir indicadores de eficiencia y efectividad, para realizar su mediciòn periòdica de acuerdo a lo establecido por la NTC GP:1000:2004 e ISO 9000/2000. 9 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia DITRA 2. FECHA DE ELABORACION: 12/02/2010 4. No. 5. NUMERAL DE LA NORMA Y SUBSISTEMAS RELACIONADOS 6. RESULTADO DEL DIAGNOSTICO 8. FECHA INICIO dd/mm/aa 9. FECHA FINAL dd/mm/aa 10. RESPONSABLE (S) 1 2 . O B S E 11. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 12. OBSERVACION Y RELACION DOCUMENTOS QUE EVIDENCIEN EL CUMPLIMIENTO 1 Revisar e integrar dentro del Direccionamiento estratègico ( planes de acciòn), los objetivos de calidad a los que la DITRA le contribuye con su misiòn. 2010/03/02 2010/03/31 Oficina de Planeaciòn, Direcciòn y Subdirecciòn 2 Realizar la difusión de la política y los objetivos de calidad documentados, para que sean claramente entendidos y ejecutados. 2010/03/02 2010/04/30 Oficina de Planeaciòn - Asesor Calidad y MECI 3 Evaluar el grado de apropiación de la politica y objetivos de calidad por parte de los funcionarios, a travès de concursos lùdicos y auditorìas. 2010/03/31 2010/06/30 Asesor Calidad y MECI - Equipo Calidad - Meci - Auditores de Calidad 1 Ajustar el Manual de calidad de acuerdo con lo establecido en la norma, y observaciones realizadas en la preauditorìa de ICONTEC, del mes de diciembre de 2008 y de acuerdo con el Manual de calidad de la Policia Nacional y documentos aprobados en el mes de diciembre de 2008. 2010/04/01 2010/04/30 Oficina de Planeaciòn - Asesor Calidad y MECI 2 Solicitar aprobaciòn del manual de calidad de la DITRA, ante el Subcomitè Regional de Control Interno y Calidad y elaborar acto administrativo de aprobaciòn. 2010/04/01 2010/04/30 Jefe Oficina de Planeación DITRA- Asesor Calidad -MECI Subcomite Regional de Control Interno y Calidad DITRA 3 Realizar distribución y difusión del manual de calidad a los responsables de proceso de la DITRA y socializarlo a todo el personal que interviene en los mismos. 2010/04/30 2010/05/31 Oficina de Planeaciòn- Asesora MECI CALIDAD Jefes de Oficina, Area y Grupo DITRA 1 Publicar los procedimientos que hacen parte del proceso de Logìstica y Abastecimiento y Administraciòn de Recursos Financieros, en la Suite Visiòn Empresarial e Intranet de la DITRA, asi mismo las polìticas de operaciòn. 2010/03/02 2010/03/31 Jefe Oficina de Planeaciòn Jefe Oficina Telemàtica 2 Realizar Socializaciòn a travès de diferentes mecanismos de los procedimientos aprobados, dejando registro de las actividades realizadas, tanto a nivel interno como a nivel nacional. 2010/03/02 2010/03/31 Jefe Oficina de Planeaciòn Jefes de Area y Grupo DITRA 3 Realizar verificaciòn del grado de conocimiento a travès de las visitas de seguimiento y auditorias que se realicen en la DITRA. 2010/03/15 2010/06/30 Subdirecciòn Adminsitrativa y Financiera, Jefe Oficina de Planeaciòn Asesor MECI-CALIDAD Los procedimientos que hacen parte de los procesos de Logìstica y abastecimiento fueron aprobados en el mes de diciembre de 2008, se requiere su publicaciòn y difusiòn a nivel interno y nacional. 6 1. DEPENDENCIA: PLAN PARA EL MANTENIMIENTO Y FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO POLICIA NACIONAL DIRECCIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTE 7. ACCIONES DE MEJORAMIENTO 5 El Manual de calidad, debe ser ajustado de acuerdo con los cambios que se realicen en la integralidad del SGI. 4 Numeral 4.2.1- 5.3 Subsistema de Control Estrategico La Política y objetivos de calidad, establecidos para el año 2010 por la Policìa Nacional, deben ser socializados e incluidos en la planificaciòn de la DITRA año 2010. Numeral 4.2.2 Subsistema de Control de Gestiòn 10 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia DITRA 2. FECHA DE ELABORACION: 12/02/2010 4. No. 5. NUMERAL DE LA NORMA Y SUBSISTEMAS RELACIONADOS 6. RESULTADO DEL DIAGNOSTICO 8. FECHA INICIO dd/mm/aa 9. FECHA FINAL dd/mm/aa 10. RESPONSABLE (S) 1 2 . O B S E 11. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 12. OBSERVACION Y RELACION DOCUMENTOS QUE EVIDENCIEN EL CUMPLIMIENTO 1 Socializar los procedimientos y manuales relacionados con el Control de documentos y control de Registros para su aplicaciòn en la DITRA 2010/03/02 2010/06/30 Jefe Grupo Gestiòn Documental 2 Realizar plan de trabajo con el fin de organizar el archivo de gestiòn y central de la Dirección de transito y transporte para garantizar el control documental y actualizaciòn de las tablas de retenciòn documental, teniendo en cuenta el programa de gestiòn documental. 2010/03/02 2010/06/30 Jefe Grupo Gestiòn Documental Jefes de Grupo 3 Coordinar la integraciòn al sistema de información para el control de documentos que ingresan y salen de la DITRA. 2010/04/06 2010/06/30 Jefe Grupo Gestiòn Documental Jefe Oficina Telemàtica DITRA 4 Realizar visitas de seguimiento y control sobre el manejo de libros radicadores y/o sistemas de informaciòn utilizados para el manejo y control documental. 2010/04/01 2010/11/30 Jefe Grupo Gestiòn Documetnal Auditores Internos de Calidad 5 Realizar Instructivo para lanzar la campaña que de aplicaciòn del programa de las 5s (Solucionando lo Evidente) en la DITRA, establecido en el Manual de Gestiòn por procesos, aprobado. 2010/05/01 2010/11/30 Jefe Area de Gestiòn Administrativa Jefe Grupo Gestiòn Documental 6 Realizar socializaciòn y capacitaciòn sobre el manejo de la SUITE VISION EMPRESARIAL, y establecer responsabilidades para su actualizaciòn. 2010/03/02 2010/06/30 Jefe Oficina de Planeaciòn Jefes de Oficina, Jefes de Area y Grupo DITRA 7 Mantener actualizado el normograma por procesos de la DITRA e informar sobre cambios que se presenten en la normatividad vigente a las diferentes Oficinas, Areas y Grupos, para que se consulten las normas y se apliquen de acuerdo a lo establecido en las mismas y publicarlo en la INTRANET de la DITRA. 2010/03/02 2010/11/30 Jefe Oficina Asuntos Jurìdicos 8 Numeral 5 Se evidencia el compromiso de la Alta Dirección, sin embargo se deben establecer criterios documentados que garanticen la continuidad frente al sistema de Gestión de Calidad y su comunicación 1 Continuar con la realizaciòn de reuniones de direccionamiento, retroalimentaciòn y seguimiento a la gestiòn, a compromisos contraidos, socialización de las directrices impartidas por la alta gerencia a todo el personal y de las normas y su aplicaciòn que emita el Gobierno Nacional y/o la Direcciòn General de la Policìa Nacional y/o DITRA (Subcomite Regional Control Interno y Calidad, Reuniones de Coordinaciòn, Relaciòn General, Subcomite local de control interno y calidad, entre otras). Dejar registro de las actividades realizadas en acta firmada. 2010/03/02 2010/12/31 Direcciòn y Subdirecciòn Administrativa y Financiera Jefes de Oficina, Area y Grupo Los procedimientos obligatorios que establece la NTC GP:1000:2004 e ISO 9001/2000, No han sido socializados, al igual que los manuales y formatos establecidos para el control de documentos y control de registros 7 Numerales 4.2.3 4.2.4 Subsistema de Control de Gestiòn 1. DEPENDENCIA: PLAN PARA EL MANTENIMIENTO Y FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO POLICIA NACIONAL DIRECCIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTE 7. ACCIONES DE MEJORAMIENTO 11 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia DITRA 2. FECHA DE ELABORACION: 12/02/2010 4. No. 5. NUMERAL DE LA NORMA Y SUBSISTEMAS RELACIONADOS 6. RESULTADO DEL DIAGNOSTICO 8. FECHA INICIO dd/mm/aa 9. FECHA FINAL dd/mm/aa 10. RESPONSABLE (S) 1 2 . O B S E 11. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 12. OBSERVACION Y RELACION DOCUMENTOS QUE EVIDENCIEN EL CUMPLIMIENTO 1 Crear la Oficina de Atenciòn al Ciudadano, con el fin de dar cumplimiento a las normas institucionales y centralizar la recepciòn y seguimiento a las quejas, reclamos y sugerencias, a travès de mecanismos como el buzón de sugerencias, líneas directas con el cliente, encuestas, que permitan conocer las necesidades de los clientes y partes interesadas 2010/03/02 2010/12/31 Directora Adminsitrativa y Financiera Subdirector Administrativo y Financiero Jefe Oficina de Planeaciòn Jefe Oficina Asuntos Jurìdicos 2 Atender las quejas, sugerencias, reclamos, derechos de peticiòn y tutelas, realizar el tramite y/o seguimiento correspondiente y Rendir informes mensuales sobre la gestiòn de la Oficina de Atenciòn al Ciudadano, incluyendo las acciones de mejora que se hayan implementado con el fin de subsanar las no conformidades o servicios no conforme detectados. 2008/04/27 2008/12/31 Jefe Oficina de Atenciòn al Ciudadano y/o dependencia responsable Asesora Jurìdica 3 Realizar campañas que pretendan hacer mas efectiva la atenciòn al cliente a nivel personal y a nivel telefònico. 2010/03/02 2010/11/30 Subdirecciòn Administrativa y Financiera Jefe Oficina de Planeaciòn Asesor MECI CALIDAD Secretaría privada 1 Consolidar y hacer aprobar los planes de acciòn de la DITRA. 2010/02/03 2010/03/15 Direcciòn Administrativa y Financiera Jefe Oficina de Planeaciòn 2 Socializar al personal el Plan de Acciòn de la Direcciòn Administrativa y Financiera, con el fin de sensibilizarlos para su correpondiente contribucion al logro de los objetivos planteados. 2010/03/15 2010/04/30 Jefe Oficina de Planeaciòn Analistas de Planeaciòn 3 Elaborar y/o actualizar los indicadores del Plan de Acciòn (Indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad). 2010/03/15 2010/04/30 Jefe Oficina de Planeaciòn, Jefes de Area y Grupo DITRA 4 Actualizar la SUITE VISION EMPRESARIAL con la informaciòn e indicadores de los planes de acciòn 2010/03/15 2010/04/30 Jefe Oficina de Planeación DITRA- Analista de Planeaciòn 5 Elaborar planes operacionales que permitan evidenciar el aporte de las dependencias a la gestiòn de la DITRA e indicadores que permitan medir su eficacìa, eficiencia y efectividad. 2010/02/03 2010/03/20 Jefe Oficina de Planeación DITRA- Jefes de Area - Jefes de Grupo 6 Evaluar mensualmente el plan de acciòn y realizar seguimiento a los proyectos de inversiòn y rendir informes a la Direcciòn Administrativa y Financiera con recomendaciones sobre el avance, de acuerdo a lo planificado y en los casos en que se requiera solicitar acciones de mejora a los responsables. 2010/03/02 2010/12/31 Jefe Oficina de Planeación DITRA 7 Evaluar mensualmente el plan de compras y su ejecución, Presentar informes sobre su ejecución a la DITRA con recomendaciones que permitan tomar decisiones en forma oportuna 2010/03/02 2010/12/31 Jefe Oficina de Planeación DITRA Numeral 5.4 Subsistema de Control Estrategico Se debe continuar fortaleciendo la cultura de planificaciòn incluida la de Calidad en la DITRA, dando cumplimiento a la ISO 9001/2000, NTC GP:1000:2004 y MECI:1000:2005 Numeral 5.2 Subsistema de Control de Gestiòn Los mecanismos utilizados para conocer los requisitos del cliente, se deben continuar socializando, aplicando, y evaluando, para garantizar su cumplimeinto en la ejecuciòn de los procesos. 9 10 1. DEPENDENCIA: PLAN PARA EL MANTENIMIENTO Y FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO POLICIA NACIONAL DIRECCIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTE 7. ACCIONES DE MEJORAMIENTO 12 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia DITRA 2. FECHA DE ELABORACION: 12/02/2010 4. No. 5. NUMERAL DE LA NORMA Y SUBSISTEMAS RELACIONADOS 6. RESULTADO DEL DIAGNOSTICO 8. FECHA INICIO dd/mm/aa 9. FECHA FINAL dd/mm/aa 10. RESPONSABLE (S) 1 2 . O B S E 11. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 12. OBSERVACION Y RELACION DOCUMENTOS QUE EVIDENCIEN EL CUMPLIMIENTO 1 Realizar ajustes a la estructura organizacional, de acuerdo a validaciones realizadas lineamientos de la DITRA, teniendo en cuenta las sugerencias hechas por los responsables y presentar para aprobaciòn con el correspondiente estudio de Planeaciòn a OFPLA DIPON. 2010/03/02 2010/04/30 Jefe Oficina de Planeación DITRA 2 Socializar modificaciòn de la Estructura al personal responsable de la DITRA y a nivel Nacional. 2010/04/30 2010/05/30 Jefe Oficina de Planeación DITRA 1 Realizar plan de trabajo para la continuaciòn en la implementaciòn y mejora del SGI y presentarlo a aprobaciòn a la DITRA. 2010/02/26 2010/03/15 Subdirector Administrativo y Financiero Jefe Oficina de Planeaciòn Asesor MECI CALIDAD 2 Informar mensualmente a la Dirección Administativa y Financiera sobre los avances que se llevan en la implementación y mejora del SGC y darle cumplimiento a las demás funciones establecidas como representante de la Direcciòn numeral 5.5.2. 2010/03/02 2010/12/31 Subdirector Administrativo y Financiero Jefe Oficina de Planeaciòn Asesor MECI CALIDAD 1 Socializar al nivel Directivo el procedimiento de Revisiòn Gerencial. 2010/03/02 2010/04/30 Jefe Oficina de Planeaciòn Asesor Meci-Calidad - 2 Realizar semestralmente la Revisiòn Gerencial en la DITRA, con el fin de establecer estado en que se encuentra la implementación del sistemas y tomar acciones de mejora, dando aplicaciòn al procedimiento establecido. Requerir informes consolidados y establecidos en la norma y procedimiento a los responsables de proceso. 2010/06/15 2010/12/31 Direcciòn Adminsitrativa y Financiera Subdirecciòn Administrativa y Financiera Jefe Oficina de Planeaciòn 3 Realizar seguimiento a las directrices y mejoras establecidas en la Revisiòn Gerencial (mes de diciembre de 2008 - Julio de 2010) 2010/03/02 2010/12/31 Directora Administrativa y Financiera- Jefe Oficia de Planeación- Asesor Calidad -MECI- Subdirector Adminsitrativo y Financiero - Jefes de Area- Oficinas Asaesoras La responsabilidad, autoridad y comunicación en la entidad presenta deficiencias frente a los requisitos establecidos en la norma, en cuanto a su entendimiento y aplicaciòn. 12 Numeral 5.5.2 11 La Dirección cuenta con el representante de la Gerencia para la implementación del SGC, de acuerdo con las funciones establecidas en el Manual de Funciones, se requiere continuar con el cumplimiento de las funciones como representante de la Direcciòn, ademàs del seguimiento y control para garantizar su implementaciòn. 13 Numeral 5.6 Subsistema de Control de Evaluaciòn El procedimiento de Revisiòn Gerencial fuè aprobado en el mes de diciembre, requiere ser socializado y aplicado. Numeral 5 5.5.1 Subsistema de Control Estrategico 1. DEPENDENCIA: PLAN PARA EL MANTENIMIENTO Y FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO POLICIA NACIONAL DIRECCIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTE 7. ACCIONES DE MEJORAMIENTO 13 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia DITRA 2. FECHA DE ELABORACION: 12/02/2010 4. No. 5. NUMERAL DE LA NORMA Y SUBSISTEMAS RELACIONADOS 6. RESULTADO DEL DIAGNOSTICO 8. FECHA INICIO dd/mm/aa 9. FECHA FINAL dd/mm/aa 10. RESPONSABLE (S) 1 2 . O B S E 11. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 12. OBSERVACION Y RELACION DOCUMENTOS QUE EVIDENCIEN EL CUMPLIMIENTO 1 Realizar plan de trabajo para actualizar manual de funciones e incluir en los mismos las habilidades y competencias requeridas (NC ICONTEC). 2010/02/01 2010/02/28 Jefe Area Administrativa - Jefe Grupo Grupo Talento Humano 2 Realizar seguimiento al Plan de Trabajo establecido 2010/03/02 2010/06/30 Jefe Area Administrativa - Jefe Grupo Talento Humano Jefe Oficina de Planeaciòn 3 Actualizar permanentemente las historias laborales del personal que integra la DITRA. 2010/03/02 2010/11/30 Jefe Area Administrativa - Jefe Grupo Talento Humano 4 Realizar el plan de bienestar, incentivos, salud ocupacional y plan de capacitación, previo diagnóstico y hacerlo aprobar. 2010/03/02 2010/03/20 Jefe Area Administrativa - Jefe Grupo Talento Humano 5 Realizar evaluaciòn mensual a los planes y presentar informe a la Oficina de Planeaciòn, teniendo en cuenta indicadores establecidos. 2010/04/01 2010/11/30 Jefe Area Administrativa - Jefe Grupo Talento Humano 6 Realizar evaluaciòn mensual al avance del plan de mejora establecido sobre el clima organizacional, de acuerdo a resultados de encuesta aplicada en el año 2008 y entregar copia a la Oficina de Planeaciòn DITRA. 2008/04/21 2008/05/30 Jefe Area Administrativa - Jefe Grupo Talento Humano 7 Realizar encuesta para evaluar el impacto de las capacitaciones en los funcionarios de la DITRA y de acuerdo a resultados establecer acciones de mejora. 2008/04/07 2008/11/30 Jefe Area Administrativa - Jefe Grupo Talento Humano 8 Continuar realizando las inducciones generales y especificas del personal, incluyendo todos los temas relacionados con el SGC Y MECI. (Dejar evidencia y registro). Asi mismo programar reinducciones al personal teniendo en cuenta los cambios que se hayan sucedido. 2008/04/07 2008/11/30 Jefe Area Administrativa - Jefe Grupo Talento Humano Jefe Oficina Planeaciòn 1 Establecer la concertaciòn de objetivos con los Jefes de Oficina, Area y Grupo, quienes a su vez los concertaràn con el personal a su cargo, evaluarlos en forma mensual y de acuerdo con resultados obtenidos, establecer planes de mejora individuales que permitan lograr obtener los resultados esperados. 2010/03/02 2010/12/31 Subdirector Administrativo y Financiero, Jefes de Oficina , Jefes de Area y Jefes de GrupoJ 2 Elaborar plan de mantenimiento de instalaciones, vehículos, armamento, maquinaria y demás equipos que se requieran, incluyendo los equipos de metrología. Para Equipos de Computo - Sofware y Hadware (DITRA) coordinar con Telemàrtica, dejando una copia aprobada por la DITRA en la Oficina de Planeación de la DITRA. 2010/03/02 2010/03/15 Jefe Area Administrativa, Jefe Area logìstica y Jefe Area de contrataciòn, Jefe , Jefe Oficina Telemática DITRA 3 Elaborar o actualizar hojas de vida o sistemas de información de equipos informáticos, vehículos y demás equipos con que cuente la DITRA, en los cuales debe figurar los mantenimientos realizados, repuestos colocados e indicaciones sobre el estado de los mismos y en forma mensual presentar informes de evaluaciòn del plan de mantenimiento respectivo a la Oficina de Planeaciòn. 2010/03/02 2010/11/30 Jefe Area Administrativa, Jefe Area logìstica y Jefe Area de contrataciòn, Jefe , Jefe Oficina Telemática DITRA 15 14 Numeral 6.3 Subsistema de Control Estrategico Se debe actualizar el manual de funciones de la DITRA, de acuerdo con su nueva estructura e incluir las habilidades y competencias requeridas. Asi mismo se requiere continuar fortaleciendo y mejorar el clima organizacional. Se debe continuar con la elaboraciòn de los planes de mantenimiento para la infraestructura y equipos, necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio. Numeral 6 6.2 - 6.4 Subsistema Control Estrategico Subsistema Control de Evaluaciòn 1. DEPENDENCIA: PLAN PARA EL MANTENIMIENTO Y FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO POLICIA NACIONAL DIRECCIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTE 7. ACCIONES DE MEJORAMIENTO 14 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia DITRA 2. FECHA DE ELABORACION: 12/02/2010 4. No. 5. NUMERAL DE LA NORMA Y SUBSISTEMAS RELACIONADOS 6. RESULTADO DEL DIAGNOSTICO 8. FECHA INICIO dd/mm/aa 9. FECHA FINAL dd/mm/aa 10. RESPONSABLE (S) 1 2 . O B S E 11. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 12. OBSERVACION Y RELACION DOCUMENTOS QUE EVIDENCIEN EL CUMPLIMIENTO 16 Numeral 7.1 En la DITRA, no se evidencia claramente la planificaciòn del producto o servicio. 1 En los planes operacionales que se elaboren tener en cuenta la planificaciòn del producto o servicio de acuerdo con las actividades de planificaciòn anteriormente mencionadas. Asi mismo se deben dejar registros de calidad que evidencien la ejecuciòn de los procedimientos. 2010/03/02 2010/03/31 Jefes de Oficina, Area y Grupos 1 Identificar claramente los requisitos del cliente y tener en cuentas sus solicitudes quejas o reclamos, dejando registro de acuerdo a lo establecido en los procedimientos. Antes de comprometerse con el cliente se debe verificar la capacidad para cumplir. 2010/03/02 2010/11/30 Responsables de Procesos y Areas DITRA 2 Llevar registro por cada uno de los procesos de las sugerencias, quejas o reclamos realizados por los diferentes clientes a travès de los mecanismos establecidos y dar respuesta oportuna de acuerdo con los procedimientos establecidos. 2010/03/02 2010/12/31 Responsables de Procesos y Areas DITRA 18 Numeral 7.3 En la DITRA, se hace diseño y desarrollo en el proceso de logìstica y abastecimiento y en el proceso espejo de Direccionamiento Tecnològico, se requiere evidenciar que se lleva a cabo la ejecuciòn en todas sus etapas Numeral 7.3 1 Llevar a cabo las actividades establecidas en sus diferentes etapas para los procedimientos de "Elaborar proyectos para la construcciòn de instalaciones policiales". Incluir las activides establecidas en el numeral 7.3 en el proceso Direccionamiento tecnologico. Dejar registos que evidencien la ejecuciòn de las actividades requeridas. 2010/03/02 2010/04/30 Jefe Grupo Infraestructura Jefe Oficina Telemàtica 1 Socializar los procedimientos relacionados con la etapa precontractual, contractual y postcontractual al interior de la DITRA y todas las unidades policiales, dejando registros de su socializaciòn 2010/03/02 2010/04/30 Jefe Area de Contrataciòn Jefe Grupo Precontractual Jefe Grupo de Contratos y Seguimeinto 2 Ejecutar los procedimientos anteriormente relacionados y dejar registros que demuestren su ejecuciòn de acuerdo con lo establecido en los mismos, verificando su trazabilidad. 2010/03/02 2010/12/31 Jefe Area de Contrataciòn Jefe Grupo Precontractual Jefe Grupo de Contratos y Seguimeinto Aunque la Entidad cuenta con procedimientos documentados para realizar las compras (adquisiciones) y Manual de contrataciòn, los procedimeintos aun no han sido socializados tanto a nivel interno como nacional. Numeral 7.2.3 Subsistema de Control de Gestiòn 17 Los procedimientos establecen la forma de llevar a cabo la prestaciòn de los servicios o pruductos, se deben tener en cuenta al igual que la normatividad legal vigente y requisitos de los clientes 19 Numeral 7.4 1. DEPENDENCIA: PLAN PARA EL MANTENIMIENTO Y FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO POLICIA NACIONAL DIRECCIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTE 7. ACCIONES DE MEJORAMIENTO 15 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia DITRA 2. FECHA DE ELABORACION: 12/02/2010 4. No. 5. NUMERAL DE LA NORMA Y SUBSISTEMAS RELACIONADOS 6. RESULTADO DEL DIAGNOSTICO 8. FECHA INICIO dd/mm/aa 9. FECHA FINAL dd/mm/aa 10. RESPONSABLE (S) 1 2 . O B S E 11. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 12. OBSERVACION Y RELACION DOCUMENTOS QUE EVIDENCIEN EL CUMPLIMIENTO 20 Numeral 7.4.2 Subsistema de Control de Gestiòn La Entidad cuenta con métodos establecidos para verificar y garantizar el cumplimiento de los requisitos de los productos comprados, se requiere dar continuidad y darle cumplimiento a los requisitos establecidos en la NTCGP:1000:2004- iso 9000/2000. 1 Al recepcionar los elementos producto de contratos suscritos con terceros, verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos y en los casos que se requiera de la elaboraciòn de ensayos en el laboratorio, realizarlos dejando evidencia de las pruebas. 2010/03/02 2010/12/31 Jefe Grupo Movilidad Jefe Grupo Intendencia Jefe Grupo Armamento 21 Numeral 7.5 7.5.2 7.5.3 Aunque la Entidad cuenta con documentos que establecen la forma de realizar la planificación de la prestación de servicio (procedimientos) no se evidencia su eficiencia en los resultados. 1 Ejecutar los procedimientos establecidos en los procesos de Logistica y Abastecimiento y Administraciòn de Recursos Financieros, dejando los registros que demuestren su trazabilidad y seguimiento. Aplicar los controles establecidos en los mismos, dejando evidencia de la efectividad y logros alcanzados en actas de retroalimentaciòn del personal) 2010/03/02 2010/12/31 Jefes de Area y Grupo 22 Numeral 7.5.4 La Entidad ha establecido los métodos para proteger los bienes que son propiedad del cliente, sin embargo esta actividad no se evidencia claramente dentro del actuar de los procesos 1 En los inventarios que se realicen verificar que los bienes que se encuentran bajo responsabilidad de la DITRA, producto de convenios o incautaciones estèn debidamente identificados y se conserven en buena forma, dejando registro de los informes y/o verificaciones realizadas. 2010/03/02 2010/06/30 Jefe Area Logìstica Jefe Grupo movilidad Jefe Grupo Armamento Jefe Grupo Intendencia 23 Numeral 7.5.5 Subsistema Control de Gestiòn En la Entidad se controla el almacenamiento de los bienes, equipos, materiales e insumos, no se evidencian claramente los registros de esta acividad 1 Revisar que los los bienes almacenados cumplan con lo establecido en los procedimeintos y manual de administraciòn de bienes. Asi mismo identificar claramente los elementos almacenados y los espacios fìsicos en los cuales se ubican. En los casos que se requieran condiciones especiales de almacenamiento, contar con las instrucciones de forma que puedan ser consultadas y aplicadas por los usuarios almacenistas. 2010/03/02 2010/06/30 Jefe Area Logìstica Jefe Grupo movilidad Jefe Grupo Armamento Jefe Grupo Intendencia 24 Numeral 7.6 Subsistema Control de Gestiòn Se debe incluir en los planes de mantenimeinto la calibraciòn de los equipos que lo requieran. 1 Incluir dentro de los planes de mantenimiento la calibraciòn de equipos tanto del laboratorio de calidad como de mediciòn topografica empleado en el Grupo Infraestructura. Asi mismo en los casos que se requiera adquirir y mantener los patrones de mediciòn, llevando registro de las mediciones realizadas en hoja de vida del equipo. 2010/03/02 2010/05/30 Jefe Area Gestiòn Administrativa Jefe Grupo Servicios Generales y Mantenimiento Jefe Grupo Control de Calidad Jefe Grupo Infraestructura 1. DEPENDENCIA: PLAN PARA EL MANTENIMIENTO Y FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO POLICIA NACIONAL DIRECCIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTE 7. ACCIONES DE MEJORAMIENTO 16 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia DITRA 2. FECHA DE ELABORACION: 12/02/2010 4. No. 5. NUMERAL DE LA NORMA Y SUBSISTEMAS RELACIONADOS 6. RESULTADO DEL DIAGNOSTICO 8. FECHA INICIO dd/mm/aa 9. FECHA FINAL dd/mm/aa 10. RESPONSABLE (S) 1 2 . O B S E 11. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 12. OBSERVACION Y RELACION DOCUMENTOS QUE EVIDENCIEN EL CUMPLIMIENTO 1 Crear la Oficina de Atenciòn al Ciudadano, mediante acto administrativo, con el fin de dar cumplimiento a las normas institucionales y centralizar la recepciòn y sequimiento a las quejas, reclamos y sugerencias, a travès de mecanismos como el buzón de sugerencias, líneas directas, encuestas, etre otros. 2010/03/02 2010/05/30 Jefe Oficina de Planeacion - Subgerente Administrativo y Financiero, Asesor Calidad - Meci 2 Presentar informes en forma mensual a la Direcciòn Administrativa y Financiera en forma consolidada sobre las quejas, reclamos, derechos de peticiòn, sugerencias recibidas y acciones de mejora recomendadas para garantizar una efectiva prestaciòn del servicio. 2010/03/02 2010/12/31 Profesional responsable atenciòn al ciudadano 3 Realizar encuestas de satisfaccion a los usuarios de los servicios de la DITRA, con el fin de establecer lineas base sobre el grado de satisfacciòn de acuerdo al portafolio de servicios y requisitos de calidad establecidos y con base en resultados establecer acciones de mejora. 2010/03/02 2010/05/30 Jefe Oficina de Planeaciòn Analista de Planeaciòn Asesor MECI-CALIDAD D 1 Socializar el procedimiento establecido por la Policìa Nacional de Auditorìa Internas de Calidad al personal de la DITRA y auditores internos para su aplicaciòn. 2008/04/21 2008/05/30 Oficina de Planeación - Asesor Calidad - meci 2 Realizar entrenamiento y capacitaciòn a los auditores internos de calidad, evaluando en forma periodica su desempeño. 2008/03/25 2008/05/30 Oficina de Planeaciòn Asesor MECI. 3 Realizar programaciòn de Auditorìas para el año 2010, hacerla aprobar y difundirla para su cumplimiento. 2010/03/02 2010/03/31 Oficina de Planeaciòn Asesor MECI-CALIDAD 4 Realizar seguimiento al cierre de las no conformidades evidenciadas en la preauditorìa de ICONTEC y Auditorìa Interna. 2010/03/02 2010/04/30 Oficina de Planeaciòn Asesor MECI-CALIDAD Responsables de Proceso DITRA 1 Continuar realizando seguimiento y mediciòn a los procesos a travès de las reuniones de Coordinaciòn, Subcomite Regional de Control Interno y reuniones de retroalimentaciòn, dejando registro en actas. 2010/03/02 2010/12/31 Jefe Oficina de Planeación - Asesor Meci- Calidad - Jefes de Area -Responsables de Proceso 2 Realizar mediciòn mensual a los procesos a travès de los indicadores establecidos en las caracterizaciones y planes operacionales 2010/03/02 2010/12/31 Jefe Oficina de Planeación - Asesor Meci- Calidad - Jefes de Area -Responsables de Proceso 3 Realizar cronograma de seguimiento a los procesos, como mecanismo de autocontrol establecido por la Direcciòn y Subdirecciòn Administrativa y Financiera. 2010/03/02 2010/03/31 Subdirector Administrativo y Financiera Jefe Oficina de Planeaciòn Asesor MECI CALIDAD 4 Realizar seguimiento a las recomendaciones y compromisos contraidos en las reuniones realizadas e informando el cumplimiento a la DITRA 2010/03/01 2010/12/31 Subdirector Adminsitrativo y Financiero Jefe Oficina de Planeaciòn 5 Realizar seguimiento y evaluaciòn al cumplimiento de las acciones de mejora producto de las actividades de autocontrol. 2010/03/02 31/1209 Jefes de Oficina Y Area Jefe Oficina de Planeaciòn Asesor MECI CALIDAD 27 Numeral 8.2.3. 8.2.4 Numeral 8.2.1 Se debe dar continuidad al mecanismo establecido a travès del cual se permita realizar seguimiento y medicion a los procesos y servicios Se cuenta con una dependencia responsable de las quejas, reclamos y sugerencias recepcionadas a travès de diferentes mecanismos, se hace necesario fortalecer estas funciones. Numeral 8.2.2 Subsistema Control de Evaluaciòn Se debe fortalecer la ejecuciòn del procedimiento de auditorias internas de calidad como mecanismo de evaluaciòn, seguimiento y mejora. 25 26 1. DEPENDENCIA: PLAN PARA EL MANTENIMIENTO Y FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO POLICIA NACIONAL DIRECCIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTE 7. ACCIONES DE MEJORAMIENTO 17 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia DITRA 2. FECHA DE ELABORACION: 12/02/2010 4. No. 5. NUMERAL DE LA NORMA Y SUBSISTEMAS RELACIONADOS 6. RESULTADO DEL DIAGNOSTICO 8. FECHA INICIO dd/mm/aa 9. FECHA FINAL dd/mm/aa 10. RESPONSABLE (S) 1 2 . O B S E 11. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 12. OBSERVACION Y RELACION DOCUMENTOS QUE EVIDENCIEN EL CUMPLIMIENTO 1 Socializar el procedimiento establecido por la Policìa Nacional de Control producto o servicio no conforme, al personal de la DITRA para su aplicaciòn 2010/03/02 2010/05/30 Asesor Calidad Meci Equipo MECI CALIDAD DITRA 2 Actualizar matrices de servicio no conforme en la cual se evidencie las activides en donde se pueda presentar, controles y responsables. 2010/03/02 2010/04/30 Jefes de Oficina, Area y Grupo Asesor Meci-Calidad - Oficina de Planeación 3 Realizar seguimiento al servicio no conforme y dejar documentadas las acciones de mejora cuando se presente. 2010/03/02 31/1209 Responsables de proceso - Jefes de Areas y Jefes de Grupo 1 Establecer datos a recolectar y actualizar mensualmente correspondiente al proceso Administraciòn Recursos Financieros y Logistica y Abastecimiento y con base en los mismos presentar informes para la toma de decisiones. 2010/03/02 2010/12/31 Jefe Oficina de Planeaciòn 2 Realizar verificaciones a los controles establecidos en los sistemas de informaciòn que garanticen la confiabilidad de los datos suministrados. 2010/03/02 2010/12/31 Jefe Oficina de Planeación Analista de Planeaciòn Auditores Internos de Calidad 1 Socializar los procedimientos de Acciones correctivas y acciones preventivas al personal de la DITRA , para su aplicaciòn. 2010/03/02 2010/03/30 Jefe Oficina de Planeación Eauipo MECI CALIDAD Asesora MECI CALIDAD 2 Documentar acciones de mejora dando cumplimiento al procedimientos establecidos, dejando copia en la Oficina de Planeaciòn DITRA, para su seguimiento y Control. 2010/03/02 2010/03/30 Jefe Oficina de Planeacion- Jefes de Area - Responsables de Proceso y Areas. 3 Socializar mapa de riesgos de los procesos de Logìstica y Abastecimiento para que sea evaluado en forma trimestral, enviando informes a la Oficina de Planeaciòn por los responsables, con el fin de rendir informes con analisis y recomendaciones al Subcomite Regional de Control Interno. 2010/03/02 2010/11/30 Jefe Oficina de Planeaciòn - Jefes de Oficina, Area y Grupo 4 Realizar seguimiento a las acciones de mejora documentadas producto del autocontrol, servicio no conforme, no conformidades evidenciadas en los procesos, auditorìas internas, revisiones por la Direcciòn y rendir informes periodicos al Subcomite Regional de Control Interno, con analisis y recomendacines sobre la efectividad de las mismas. 2010/03/02 2010/11/30 Jefe Oficina de Planeacion- - Asesor Meci. Calidad , Responsables de Procesos y Areas 1 Realizar revisiòn Gerencial, verificando grado de implementaciòn del sistema de gestiòn de calidad bajo la norma ISO 9001/2000 y con base en resultado obtenidos solicitar auditoria de certificaciòn. 2010/06/15 2010/07/10 Directora Administrativa y Financiera - Jefe Oficina de Planeacio- Asesor Meci-Calidad 2 Preparar al Nivel Directivo y responsables de procesos a ser auditado. 2010/07/10 2010/08/15 Asesor Calidad Meci 3 Atender Auditoria y con base en recomendaciones, tomar acciones de mejora y/o ajustes al sistema, en forma inmediata, si las hay, para lograr certificaciòn- 2010/07/10 2010/08/20 Directora Administrativa y Financiera - Responsables de Procesos - Responsables de Grupos de Trabajo- Assor Meci-Calidad 30 Numeral 8.5.2 8.5.3 Subsistema Control de Evaluaciòn Se debe fortalecer los mecanismos para la implementacion de acciones de mejora producto de recomendaciones, no conformidades reales y potenciales y establecer mecanismos que garanticen la mejora continua Numeral 8. 4 Control de Gestiòn 28 29 La Entidad cuenta con sistemas de informaciòn que permiten mantener datos estadisticos, se deben establecer que datos deben ser recopilados y analizados en forma mensual y que permita la toma de decisiones. Numeral 8.3 Solicitar auditoria de Acompañamiento Certificación a ICONTEC 31 La Entidad cuenta con un método documentado y aprobado que establece la forma de controlar el producto o servicio no conforme, se debe i mplementar 1. DEPENDENCIA: PLAN PARA EL MANTENIMIENTO Y FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO POLICIA NACIONAL DIRECCIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTE 7. ACCIONES DE MEJORAMIENTO APROBADO: 18 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia 4.2 SEGUNDO ENTREGABLE ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL BAJO EL MODELO DE KAST Y ROSENZWEIG MODELO DE KAST Y ROSENZWEIG. Los factores del suprasistema ambiental que influyen en la organización son: Culturales. Ideales, valores y normas prevalecientes en la sociedad. En este espacio es importante hablar de la pluralidad de costumbres y de la innumerable diversidad cultural que presenta este país, por tanto la convierten en una sociedad complicada y difícilmente aplicable a un estándar convencional. Como consecuencia del aislamiento geográfico y la dificultad de acceso entre las diferentes regiones del país, se desarrollaron con el paso del tiempo subregiones muy distintivas y variadas culturalmente. Debido a la gran diversidad es difícil agrupar las diferentes subculturas del país, pero pueden considerarse a grandes rasgos las más representativas, entre las que se encuentran: 19 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia  Costeños Costa Atlántica y las sabanas del norte del país.  Paisas de Antioquia y el Eje Cafetero  Llaneros pertenecientes a los llanos de la Orinoquía y que comparten frontera con Venezuela.  Santandereanos pertenecientes a Santander y Norte de Santander.  Raizaleses pertenecientes al Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, cuya cultura es distinta de los Costeños e influenciada por pueblos del Mar Caribe.  Vallunos, y Caucanos, pertenecientes a la Costa Pacífica y parte de la andina, con presencia indígena, blanca y afrodescendiente.  Tolimenses pertenecientes al Tolima.  Pastusos pertenecientes al departamento de Nariño fronterizo con Ecuador, con fuerte ascendencia indígena.  Amazónicos pertenecientes a las selvas del sureste del país.  Cundiboyacenses' 'pertenecientes al interior del país en el Altiplano Cundiboyacense.  Opitas' 'pertenecientes al huila sur de país. El acento y la pronunciación de las palabras varían considerablemente en cada una de las regiones mencionadas, así como también la comida y sus costumbres. La cultura es lo que hacen los seres humanos, sus formas de vivir, de relacionarse, de producir, de reproducirse, de comunicarse. Y la realidad colombiana está conformada justamente por las formas que nuestra economía, nuestra vida social y política, nuestra familia y nuestras producciones simbólicas adoptan. La realidad colombiana (o la sociedad colombiana, pues también esto es la misma cosa) está hecha de la violencia, la exclusión social, las desigualdades de poder, las creencias y valores, las formas de trabajo, el estado corrupto o eficiente, la guerrilla y los paramilitares. En este planteamiento, uno puede decir - para tomar ejemplos negativos- que si los colombianos nos matamos es porque nuestra cultura es intolerante, violenta, resentida, y si hay corrupción es porque los colombianos han crecido en una cultura que no cree inadecuado que uno evada impuestos, se pase los semáforos o soborne al policía para que no se lleve el pase. Y si hay rumba y diversión, es porque nuestra cultura es tropical y descomplicada. Cada una de estas regiones pregona costumbres distintas no solo en su aspecto cultural sino en el actuar propio de su idiosincrasia, lo cual dificulta en gran medida las acciones de la justicia y muchas veces imposibilita la aproximación de sus autoridades dentro de la ejecución de la ley. Tecnológicos. Grado y perspectivas del avance científico y tecnológico. El mundo en que vivimos parece depender cada vez más del conocimiento científico y tecnológico. Sin embargo, la forma en que nos relacionamos con este conocimiento no es siempre igual en los países en vías de desarrollo que en los países desarrollados. En tal sentido, surge la preocupación sobre la educación en todo este proceso. Se propone entonces la educación en Ciencia, Tecnología y Sociedad (CTS) como una de las alternativas posibles que pueden contribuir a que nos forjemos una comprensión mayor sobre la sociedad demandada por los avances tecnocientíficos. De este modo, los enfoques educativos CTS son presentados con algunas características específicas para la educación secundaria, así como la forma en que se pueden implementar dichos enfoques, con especial atención a la educación tecnológica. 20 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia La ciencia y la tecnología han terminado por transformar numerosos espacios de las sociedades contemporáneas. Son innegables los beneficios que de tal transformación se obtienen, pero también son numerosos los riesgos que han surgido de tan vertiginoso desarrollo. Esta doble condición obliga a que la ciencia y la tecnología deban ser vistas con una actitud más crítica, ya que no siempre son los mismos impactos los que se presentan en el mundo desarrollado que en los países del sur. Se atribuyen a la ciencia y a la tecnología grandes efectos sobre la sociedad, en particular en el campo de las tecnologías de la producción y de la información y en el de la biotecnología. Algunos críticos consideran que estos desarrollos han contribuido a que los países, regiones y grupos sociales más ricos se hayan vuelto más ricos, es decir, que la brecha entre ricos y pobres, que se pensaba podía disminuir, habría aumentado. En 1960 el 20% de la población mundial en los países más ricos tenía treinta veces más ingresos que el 20% más pobre; en 1997, setenta y cuatro veces más. Y si nos referimos a Internet, por ejemplo, presentada por sus proponentes como la democracia para el futuro, vemos que tan sólo el 20% más rico de la tierra dispone del 93% del uso total de este medio. «Aquellos con ingresos, educación y contactos [en sentido literal], tienen un acceso barato e instantáneo a la información. El resto se queda en un acceso incierto, lento y costoso... Cuando la gente vive y compite en estos dos mundos uno junto a otro, la ventaja de estar conectados dominará a los marginales y empobrecidos, acallando sus voces y sus preocupaciones en la conversación global» (ONU, 1999, citado por Winner, 2001). La ciencia y la tecnología parecen no haber contribuido suficientemente a contrarrestar el aumento en más de mil millones de personas pobres en el mundo, o los más de mil millones que no disponen de agua potable y adecuado saneamiento, o los millones de habitantes sin techo, etc. África y América Latina, en la década de los 80, fueron testigos de la detención e incluso de la involución de los logros alcanzados en cuanto a nivel de vida. La ciencia y la tecnología favorecen los intereses de los grupos sociales y de los países más fuertes, como lo señalan, por ejemplo, algunos hechos: se da prioridad a las áreas de Investigación y Desarrollo (I+D) destinadas a mejorar productos que satisfacen las necesidades ya casi saturadas de una pequeña minoría de países desarrollados, como en el caso del 90% del gasto en I+D para la industria farmacéutica, el cual se destina al tratamiento de las enfermedades de la vejez de la población de las ciudades y regiones más ricas del mundo. Otro ejemplo lo constituye acelerar el proceso de sustitución de importaciones de los países pobres y en desarrollo por productos de los países desarrollados, como sucede con los materiales compuestos que reemplazan las materias primas tradicionales con ayuda de la biotecnología (Petrella, 1994). Pero sabemos que la ciencia y la tecnología sólo juegan un papel en estos aspectos, y que se requiere un reajuste más profundo de índole social, política y económica. Sin embargo, sabemos también que si la ciencia y la tecnología no tienen una orientación más sensible frente a estos problemas, continuarán contribuyendo a aumentar significativamente la desigualdad global. Actualmente existen estamentos tanto público como privados que ejercen la actividad de generación de ciencia, entre ellos, el departamento administrativo de ciencia y tecnología (COLCIENCIAS), y la asociación colombiana para el avance de la ciencia. Estas se encargan de la generación de propuestas, recursos, actividades, premiaciones y apoyo en todos los eventos para los científicos colombianos. 21 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia Políticos. Sistema político y situación política general. Colombia tiene un sistema político republicano, democrático y representativo. La Constitución establece la división de poderes: legislativo, ejecutivo y judicial. Poder Ejecutivo El presidente y el vicepresidente son electos directamente por medio del sufragio universal por mayoría absoluta. En caso de que no se llegue a la mayoría absoluta, está prevista la segunda vuelta electoral tres semanas después de la primera ronda. El período de gobierno es de 4 años y pueden ser reelegidos por un período adicional. Poder Legislativo El Congreso de la República, integrado por el Senado y la Cámara de Representantes, ejerce el poder legislativo. El Senado está compuesto por 102 senadores, 100 elegidos por circunscripción nacional y 2 elegidos por una circunscripción especial indígena. En tanto, la Cámara de Representantes está formada por 166 representantes elegidos por circunscripción departamental por un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. Rama Judicial Existen cuatro altas cortes: la Corte Suprema de Justicia, la Corte Constitucional, el Consejo Superior de la Judicatura y el Consejo de Estado. El máximo tribunal de la jurisdicción ordinaria es la Corte Suprema de Justicia. Actúa como tribunal de casación, juzga al Presidente e investiga y juzga a los miembros del Congreso. La Corte Constitucional es un tribunal permanente autónomo cuya función es la defensa del orden constitucional. Para ello, hace estudios previos de constitucionalidad acerca de ciertas leyes y falla sobre demandas de inconstitucionalidad. El Consejo Superior de la Judicatura tiene dos funciones principales: La primera es la jurisdiccional disciplinaria, que se ocupa de la investigación de la conducta de los funcionarios judiciales y de dirimir los conflictos de competencia. La segunda es la administrativa, encargada de atender las necesidades organizativas y de gestión de la rama judicial. El Consejo de Estado es el cuerpo supremo en la jurisdicción de lo contencioso administrativo. También actúa como órgano consultivo del gobierno en asuntos de la administración. El Estado colombiano se caracteriza por ser un ente débil, puesto en la mayoría de los casos al servicio de los intereses particulares de las elites que fueron representadas políticamente a través de la hegemonía liberal-conservadora durante el Frente Nacional y que actualmente continúan representadas a través de los liberales, conservadores o de sus propios partidos (com independientes). La debilidad del Estado se hace patente en su incapacidad para controlar la corrupción generalizada que implicó una deslegitimación de las instituciones públicas y privadas. 22 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia Pero la corrupción también ha sido estimulada por la debilidad de los partidos políticos y por la existencia y arraigo del narcotráfico a todos los niveles (social, económico, político, etc) de la sociedad colombiana. Asimismo, la situación de violencia continuada que vive el país desde la época del Frente Nacional ha contribuido a organizar las Fuerzas Armadas y prever otros mecanismos para combatirla con las armas y con serias consecuencias respecto al tema de los Derechos Humanos. Demográficos. Edad, sexo, número y distribución de recursos humanos. Según el Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas (DANE), el país tiene una población de 45 millones de habitantes (proyectado 2008), lo que lo constituye en el cuarto país más poblado en América después de los Estados Unidos, Brasil y México. Se estima que para 2015 la población colombiana será mayor a 53 millones de habitantes. Actualmente, la composición de la población está dada en 51,4 % mujeres y 48,6 % hombres. La mayor parte de la población se concentra en la zona centro-occidente del país cercana a las costas atlánticas y pacíficas (región andina), mientras que la zona sur-oriental del país presenta grandes vacíos demográficos. Los diez departamentos de tierras bajas del Oriente (aproximadamente 54% del área total) tienen menos de 3% de la población y una densidad de menos de una persona por kilómetro cuadrado. El movimiento de población rural hacia áreas urbanas y la migración fuera del país han sido significativos. La población urbana aumentó de 28% de la población total en 1938, a 76% en 2005. Sin embargo, en términos absolutos, la población rural aumentó de 6 a 10 millones en ese período. En cuanto a la migración, el DANE estima que alrededor de 3.331.107 colombianos viven en el exterior, principalmente en los Estados Unidos, España y Venezuela. Los más propensos a emigrar son los originarios del interior del país y de algunos centros urbanos, destacándose un contingente importante de intelectuales y talentosos que hacen parte del fenómeno llamado "fuga de cerebros". Las principales causas de esta situación son las dificultades económicas y los problemas de orden público, que han generando que Colombia sea uno de los países latinoamericanos con mayor flujo de emigrantes, así como el segundo de mayor desplazamiento forzado interno a nivel mundial con 3 millones, según un reporte de ACNUR. De acuerdo con el Índice de Desarrollo Humano, Colombia se ubicó en el 2007 en el puesto 75 a nivel mundial con un IDH de 0,791. Sin embargo, no todas las regiones de Colombia presentan el mismo nivel de desarrollo. La principal zona de alto desarrollo corresponde a la región andina en ciudades tales como Bogotá, Medellín y Cali, que constituyen el denominado "Triángulo de Oro." Sociológicos. Estratificación y movilidad sociales. La estratificación adoptada en los distintos municipios del país incluye variables relacionadas con las características de las viviendas y su entorno. En total se tienen en cuenta un conjunto de ocho (8) variables: 1. Existencia de viviendas en el lado de la manzana con entrada principal. 2. El tipo de vías de acceso sobre la calle o vía del lado de la manzana: sendero o camino, peatonal, vehicular en tierra, vehicular en recebo (balasto o gravilla), vehicular en cemento, asfalto o adoquín. 23 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia 3. Presencia de focos de contaminación en el lado de la manzana o frente a esa: aguas negras a la vista, botaderos de basura, matadero, plaza de mercado, talleres, fábricas, terminales de buses, cantinas, bares, etc. 4. Predominio de andenes en el lado de la manzana de viviendas sin andenes, con andenes pero sin zona verde o, con ambos elementos. 5. Predominio de viviendas en el lado de la manzana sin antejardín, con ese ya sea pequeño, mediano o grande. 6. Presencia de viviendas sin garajes en el lado de la manzana o con esos con distintas características. 7. Material de las fachadas en el lado de la manzana: En guadua, caña, esterilla, tabla o desechos; sin cubrir, es decir, en adobe, bahareque, tapia pisada, placa prefabricada, bloque o ladrillo común; en revoque (pañete o repello) sin pintura o con esa; con enchapes, en ladrillo pulido o en madera fina. 8. Tipo de material de la puerta principal: tabla, guadua, esterilla, zinc o tela; madera pulida, lámina metálica, armazón de hierro trabajado o aluminio; madera fina tallada o completamente en vidrio. Aunque la metodología tiene como eje central las ocho variables anotadas, existen algunas diferencias entre las distintas ciudades, las cuales varían en función del número de habitantes y de manzanas, el número y clase de actividades económicas desarrolladas en ellas y el grado de Necesidades Básicas Insatisfechas (NBI)3 en cada una. De esta forma, se podría hablar de una metodología propia para Bogotá, una ciudad que presenta múltiples actividades económicas, población heterogénea y bajas NBI; otra para las grandes ciudades con múltiples actividades económicas y con NBI relativamente bajas; para ciudades medias y pueblos grandes con menor diversidad de actividades económicas y muchas NBI y; finalmente una metodología para ciudades medias y pueblos grandes con menor diversidad de actividades económicas y muchas NBI. Luego de efectuado el censo mediante formulario en que se recolectan directamente las variables anotadas, se conforman viviendas o grupos de ellas con características similares. La vivienda es clasificada en uno u otro estrato entre los seis (6) que se adoptan en la mayoría de municipios del país. En varios, entre los municipios más pequeños, la estratificación puede no alcanzar el máximo de seis estratos. Al utilizar el estrato para cobro de energía eléctrica se observa que cerca de 15% del total de hogares en las cabeceras, se ubica en el estrato bajobajo o estrato 1, otro 39% en el bajo o estrato 2 y, menos de 2% conforman el estrato 6 (véase gráfico 1). El tipo de asentamiento es la guía para efectuar la estratificación rural. En ésta, a las localidades o centros poblados cuya población es superior a los 3.000 habitantes se aplica la misma metodología de los pueblos grandes; a las localidades con menos de 3.000 habitantes se aplica la correspondiente a los pueblos pequeños y, las viviendas dispersas o fincas son clasificadas conforme a una metodología especial que considera las características físicas tanto internas como externas de las viviendas y el tipo de predio (DNP/FINDETER, 1997). 24 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia Económicos. Estado de la economía y acción de los agentes económicos La economía de Colombia es la quinta de América Latina, y ha experimentado un crecimiento promedio anual de 5,5% desde 2002. En 2007, 20.5 millones de colombianos sirvieron como fuerza laboral en la economía, con un ingreso promedio de US$6.700, produciendo US$319.500 millones para el Producto Interno Bruto (PIB) del país. Sin embargo, la desigualdad en la distribución de riqueza mantiene a 49.2% de colombianos viviendo por debajo de la línea de pobreza nacional, a lo que se suma el deficiente sistema pensional, el desempleo (11.2% en 2007) y el subempleo. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP) es el que define, formula y ejecuta la política económica del país. El Banco de la República de Colombia (BRC) es un organismo independiente que controla la cantidad de dinero y control cambiario de divisas que circula en la economía para evitar recesiones y desempleo a causa de la inflación, además de controlar el crédito interbancario. Juntos, el MHCP y el BRC regulan el funcionamiento de la economía en el nivel nacional con el apoyo del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (MCIT). El sector empresarial de Colombia se encuentra agremiado en la Asociación Nacional de Empresarios (ANDI) que trata de mantener grupos de empresas del mismo sector económico para que actúen en común acuerdo hacia el logro de propósitos comunes y el desarrollo general. La moneda nacional es el Peso colombiano, el cual equivale a 2.013 pesos colombianos por 1 US Dólar (promedio 2007). En 2007, la agricultura en Colombia aportó 11.5% al PIB nacional y 22.7% de la fuerza laboral se dedicó a la agricultura, ganadería y pesca. Sin embargo, el principal producto de exportación de Colombia es el petróleo, cuyas reservas estimadas en 1.506 millones de barriles, son desarrolladas por Ecopetrol (14 %) y sociedades anónimas. Barrancabermeja es el primer centro petrolífero de este país que en 2008 produjo 550,000 barriles de petróleo por día y consumió 265,400 diarios. Otras explotaciones importantes son las de carbón y oro, y las de esmeraldas, cuya producción es liderada mundialmente por Colombia. Así mismo se destacan la industria textil, la alimenticia y la automotriz, y la producción de petroquímicos, biocombustibles, acero y metales. Las exportaciones de Colombia en 2007 ascendieron a US$ 30.580 millones de los cuales la mayoría fueron enviados a Venezuela, Ecuador y en 35 % a los Estados Unidos, su principal socio comercial del que recibe un tratamiento especial para la exportación de productos sin aranceles a ese país, gracias al Acuerdo ATPDEA, suscrito con los cuatro países andinos. Por otro lado, las importaciones alcanzaron una cifra de US$31.170 millones, proviniendo principalmente de los Estados Unidos, Brasil, México, China, Venezuela y Japón. En 2008 el sector de servicios representó 52.5% del PIB de Colombia, mientras que 58.5% de 20 millones de colombianos formaron parte de la fuerza laboral en este sector. En cuanto al turismo en Colombia, según el MCIT, ese año ingresaron al país cerca de dos millones de personas, la mayoría provenientes de países América y Europa. El turismo interno por su parte tuvo un incremento de 7.44% con respecto al año 2008. Esto se debe al mejoramiento de la seguridad y el desarrollo de programas como Vive Colombia, Viaja por Ella, a las guías de rutas turísticas programadas y a la reciente campaña Colombia, el riesgo es que te quieras quedar. 25 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia 4.2.1 Análisis factores suprasistema ambiental: Teniendo en cuenta cada uno de los aspectos externos que rodean a la Dirección de Tránsito y Transporte se hace necesario destacar el importante reto a nivel cultural que posee esta especialidad no solo por ser una dirección con presencia a nivel nacional sino por la difícil tarea al orientar y regular el tránsito y transporte en cada uno de sus medios, sea por aire, tierra, mar o ríos. Además de ello es una de las direcciones que le genera a la institución policial mayor presencia y credibilidad institucional. En este orden de ideas destaco las siguientes apreciaciones observadas a los factores del suprasistema ambiental y que se consideran de vital importancia para prestar un servicio eficiente, eficaz y centrado a la problemática social del país: Recursos humanos: 1. Actualmente la Dirección de Tránsito y Transporte cubre 10.079 kms de los 16.599 kms de la red vial nacional del país, para ello cuenta con 4.807 hombres y mujeres distribuidos a lo largo y ancho del país en 29 seccionales, lo que nos da una cobertura hombre día de 2.100 mts aproximadamente sobre los 10.079 kms, esto sin distribuir en los diferentes turnos de servicio y demás actividades. Por tal motivo es crucial que se realicen los esfuerzos de selección paulatina de personal con la perfilación y condiciones mínimas requeridas para un aumento en la planta de personal de 9.614 hombres más en los próximos 5 años y de 3.260 hombres para los 5 años siguientes para así cubrir el total de kilómetros de la red vial nacional actualmente. (esto sin tener en cuenta la expansión de la infraestructura vial proyectada a 2019). 2. A su vez las unidades dependientes de los comandos de departamento y metropolitanas que ejercen funciones de tránsito y transporte tanto en vías urbanas, rurales, aeropuertos, ríos y demás deberán pasar a la Dirección de Tránsito y Transporte con el fin de fortalecer su actividad y lograr la unidad de mando que requiere esta especialidad. 3. Dentro de esta titánica gestión de talento humano es prudente hacer unos estudios de selección minuciosa, para lo cual debe ser establecido tanto el perfil como las competencias que este hombre o mujer policía desarrollará en beneficio de la comunidad. 4. También importante es la ubicación en su lugar de origen de los hombres y mujeres policías que harán parte de este plan de cobertura nacional. Se debe propender por la regionalización y estabilidad puesto que estos son factores preponderantes que coadyuvan al ejercicio de la labor policial, al bienestar del personal y a su vez controlan las problemáticas que culturalmente se puedan presentar. 1 26 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia 5. Dado el contacto cercano de la especialidad con la comunidad este hombre policía esencialmente debe ser comunitario, capacitado en resolución de conflictos y con unas características biopsicosociales integrales que le permitan el desarrollo eficiente de su labor. Infraestructura y recursos tecnológicos: 1. Por medio de amplios estudios del área de seguridad vial se deben escoger los equipos de punta, tecnológicamente avanzados y que se ajusten a las necesidades no solo de la geografía nacional sino de las condiciones de la población que los utilizará, en concordancia con la normatividad que en riesgos profesionales se tenga y que en efecto permitan su máximo aprovechamiento, duración y mejor uso. 2. Estos recursos se pueden coordinar no solo a nivel central con el Ministerio de Transporte, sino con alianzas estratégicas en zonas urbanas de los fondos de prevención de la accidentalidad vial, cámaras de comercio, autoridades locales y regionales; en zonas rurales con recursos del SIMIT (sistema de multas e infracciones al tránsito) y convenios entes oficiales; en los ríos convenios con las corporaciones regionales y en los aeropuertos con la aeronáutica civil, empresas aéreas y otros. 3. La adquisición mínima de patrullas inteligentes (vehículos con cámaras de seguridad, sistemas de antecedentes on line, scaners para la verificación de cargas. Estos equipos variaran según las condiciones del lugar de prestación del servicio. Fortalecimiento cooperación ciudadana: 1. En la actualidad existen 8.345 cooperantes viales que proporcionan un 10% de la información que llega a convertirse en verídica y real. Esta estadística refleja posiblemente falencias en la confianza y seguridad de la información que se hace necesario fortalecer y consolidar por medio de estímulos y un verdadero trabajo conjunto. 2. Generar una política de seguridad vial estructurada a las condiciones cambiantes del país, que le permita a corto, mediano y largo plazo reducir los delitos de mayor impacto, asegurar la cobertura de la red vial nacional y acrecentar la confianza en las comunidades. Político. Sistema político. Actualmente cursa en el congreso la reforma al Código Nacional de Tránsito, el cual en su proyecto de ley genera grandes garantías tanto de recursos como de apoyo de Gobernadores y Alcaldes, posibilitando el acompañamiento en la gestión de esta dirección, esta reforma atrae la atención respecto de los aumentos de velocidad en las vías nacionales, sobre lo cual la Dirección de Tránsito y Transporte se encuentra confiada 27 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia en que no va a ser tenida en cuenta, puesto que actualmente no se cuenta con la infraestructura y condiciones físicas adecuadas a esas necesidades. Subsistemas internos de la Dirección de Tránsito y Transporte Subsistema de fines y objetivos El subsistema de fines y objetivos incluye el conjunto de propósitos o finalidades establecidos en forma dinámica por la empresa para alcanzar su misión global en la sociedad. Incluye la visión, la misión y los valores empresarios; los objetivos generales y las estrategias para alcanzarlos y las políticas y metas específicas. Visión Dirección de Tránsito y Transporte Al año 2019, la Policía Nacional habrá hecho una contribución de excepcional valor en la convivencia y seguridad ciudadana para la construcción de un país próspero y en paz; soportada en el humanismo, la corresponsabilidad y el trabajo cercano a la comunidad. Misión Dirección de Tránsito y Transporte Contribuir con la seguridad y movilidad de los usuarios de las vías y su infraestructura, mediante un servicio de prevención de la accidentalidad y reducción de los delitos y contravenciones en el transporte multimodal, orientado a garantizar el cumplimiento de la normatividad, propiciar conciencia colectiva de solidaridad, autorregulación y disciplina social. La Mega de la Dirección de Tránsito y Transporte “En el año 2014 DITRA, Será la Autoridad de tránsito de mayor reconocimiento y credibilidad en Colombia y alcanzará los más altos estándares de seguridad y movilidad en materia vial y de transporte multimodal”. Objetivo general Alcanzar una movilidad segura de todos los ciudadanos en el territorio nacional, generando los mecanismos estrategias, y promoviendo la generación de comunidades seguras a través de la gestión del riesgo mediante programas de prevención, atención y tratamiento de la accidentalidad vial. Alcance Lograr la reducción del número de accidentes, muertos y lesionados en las vías del territorio Colombiano, mediante la definición de una política nacional de seguridad vial orientada al mejoramiento permanente de la calidad de vida y la seguridad de los ciudadanos durante los procesos de movilidad. Estrategias • Transformación del comportamiento de los ciudadanos a través de la educación, formación y culturización. • Reducir en un 10% el número de accidentes de tránsito en los próximos 3 años. • Reducir en un 10% las muertes en accidentes de tránsito en los diferentes grupos de usuarios vulnerables en los próximos 3 años. 28 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia • Reducir en un 10% el número de lesionados en accidentes de tránsito en los diferentes grupos de usuarios vulnerables en los próximos 3 años. • Alcanzar una disminución del 10% en las pérdidas económicas generadas por accidentes de tránsito en los próximos 3 años. Políticas prioritarias para la seguridad vial en Colombia • Fortalecer la planificación, administración y gestión de la seguridad vial en el país, mediante una integración del Estado. • Establecimiento de mecanismos estructurales para la educación, formación y culturización de los distintos grupos de usuarios del sistema de transporte. • Fortalecer los mecanismos para promoción y divulgación de la seguridad vial. • Promover los procesos de coordinación intersectorial para el tratamiento integral de la accidentalidad vial. • Fortalecer los procesos orientados a consolidar un sistema único de información en movilidad y seguridad vial. • Promover los mecanismos de financiamiento y gestión para la canalización de recursos para el sostenimiento de los planes de seguridad vial • Fortalecer los procesos tendientes a consolidar la reglamentación y el control de la movilidad y la seguridad vial. Plan nacional en seguridad vial • Registro Nacional de Accidentes de Tránsito • Observatorio de Movilidad y Seguridad Vial. • Investigación de la accidentalidad en el transporte público. Prueba Piloto en dos corredores críticos de la red de carreteras nacional. • Formación Escolar Plan Nacional Decenal de Educación. • Normalización, Formación, Evaluación y Certificación – Conductores. Estrategias de seguridad en las carreteras Dirigida al mejoramiento y tecnificación de los procesos misionales en el marco de la Política de Consolidación de la Seguridad Democrática. Seguridad:  89 Unidades de Intervención y Reacción (UNIR).  Grupo de monitoreo satelital.  25 unidades móviles de policía judicial.  29 Seccionales de Tránsito y Transporte. (27 Departamentos, incluyendo Urabá y Magdalena Medio)  Red de Cooperantes Viales – RECVI (8.048 cooperantes)  Coordinación interinstitucional: MINTRANSPORTE, INVIAS, INCO, Dptos. de Policía y Grupos Especiales (ESMAD, DIJIN, POLFA, entre otros). Movilidad:  Regulación y control.  Rutas seguras.  Caravanas de carga.  Éxodo y retorno.  Cobertura 24 horas en la red vial. o 1 29 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia  Manejo de tráfico (accidentes – emergencias).  Movilizaciones masivas.  Eventos especiales. Prevención:  Pedagogía, educación y sensibilización (centros educativos, centros comerciales, terminales, empresas de transporte).  Atención técnico-mecánica (carro taller).  Investigación técnica de accidentes tránsito (causas determinantes y contribuyentes).  Planes especiales:  (controles de velocidad, embriaguez, motociclistas, conductas peligrosas, sobrecupo, sobrepeso, entre otros).  Alianzas estratégicas: (Fondo de Prevención Vial).  Observatorio de accidentalidad vial. Aplicación de la norma:  Control a infractores (comparendos).  Procedimiento en actos urgentes.  Captura y judicialización.  Informe de accidente tránsito.  Inmovilización, incautación y recuperación.  Verificación de antecedentes a personas y vehículos.  Verificación de documentación. Subsistema tecnológico El subsistema tecnológico comprende las metodologías, entrenamientos, conocimientos, herramientas y técnicas para desarrollar las tareas y procesos y alcanzar los objetivos de la interacción entre los mismos y promueve el aumento de efectividad de la organización en su conjunto. Incluye los procesos administrativos y los sistemas de decisiones, autoridad, funciones administrativas de planificación, dirección y control. La Dirección de Tránsito y Transporte se fundamenta en la regulación de la ley 769 de 2002 correspondiente al código nacional de tránsito de Colombia, a su vez la creación de la Dirección de Tránsito y Transporte obedece al decreto 4222 del 2006 y su estructura fue fijada mediante la resolución No. 02052 del 2007. En esta última se establece que estará conformada por seis aéreas funcionales dedicadas a cumplir con la misionalidad de la institución, de las cuales una es de apoyo al servicio (administrativa) y cinco de carácter operativo, a su interior existen dieciocho grupos encargados del desarrollo de actividades especificas para la labor del transporte dependientes de la subdirección. Además se establecen seis oficinas de staff a cargo de la dirección. En este orden de ideas la fiscalización de las funciones o actividades que se ejercen se encuentran en cabeza de la subdirección de tránsito y transporte, a su vez de este dependen todas las actividades operativas que se ejerzan, la política, la autoridad y decisiones son formuladas por la dirección por medio de sus seis oficinas asesoras, estas decisiones son debatidas en comités de control y de allí se fija la actividad realizar. 30 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia El control total para su revisión pasa por la subdirección y para aprobación por la dirección. Por otra parte las funciones administrativas se encuentran distribuidas por jefes de areas en cabeza de un oficial superior (actividades), los jefes de grupo en cabeza de oficiales subalternos o suboficiales superiores (procesos) y los procedimientos a cargo de suboficiales subalternos o patrulleros. Las herramientas utilizadas son los programas de control y los sistemas de información institucional que alimenten en tiempo real las bases de datos para la toma de decisiones. Las técnicas dependen del manual de procesos y procedimientos de la Policía Nacional de Colombia. Subsistema psicosocial El subsistema psicosocial abarca a los diferentes actores de la empresa y a sus relaciones entre sí y con la organización. Involucra la conducta individual, las relaciones humanas y factores culturales. Para tratar el sistema psicosocial es necesario establecer las estructuras funcionales de la Dirección de Tránsito y Transporte, en este aspecto cabe resaltar que de los 4.807 actuales funcionarios, 77 corresponden a oficiales, 14 a suboficiales, 1.024 a mando medios del nivel ejecutivo y 3.551 a patrulleros y agentes. La dirección de la unidad se encuentra en manos de un brigadier general y la fiscalización en cabeza de un coronel, ambos con una experiencia de más de 25 años en la institución. Actualmente la Policía Nacional aborda un cambio en las relaciones internas debido a la creación del nivel ejecutivo en el año 1993 que acabo con la incorporación de agentes y suboficiales, integrándolos en un solo nivel de carrera. Este cambio pasa por un contexto de aislamiento, cohesión y unificación del sistema de mando. Se observa que las relaciones humanas son fundamentadas en la estructura jerárquica y de cargos, lo cual algunas veces desestabiliza el modelo interno de toma de decisiones. Al ser una institución a nivel nacional, siendo que la incorporación del talento humano depende de ello y además de lo observado en el análisis del suprasistema externo, en el que culturalmente la diversidad juega un papel fundamental en la problemática social, a esta dirección no le es ajeno el fenómeno interno, no solo porque algún personal labora en zonas de las cuales no siente pertenencia debido a su arraigo cultural sino también por que otros no desarrollan las actividades para las cuales fueron capacitados. Lo anterior genera un gran malestar interno y posibilita la inestabilidad en la unidad de mando. La estructura aunque se observa horizontal en el organigrama es vertical acoge en su funcionalidad la forma de la estructura vertical por lo cual posee una jerarquía rígida en la cual existen muchas reglas, pocos equipos de trabajo, falta de integradores y toma de decisiones centralizada. Subsistema estructural El subsistema estructural incluye la formalización de las relaciones entre el subsistema tecnológico y el psicosocial. Se refiere a la manera en que están divididas y coordinadas las tareas de la organización e involucra a la estructura formal e informal. Incluye división, organización y coordinación de las tareas y funciones; descripciones de puestos, reglas y procedimientos; líneas de autoridad o responsabilidad, comunicación y flujos de trabajo. 31 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia Mediante la resolución No. 02052 del 2007 se da vida a la estructura interna de la Dirección de Tránsito y Transporte, de allí parten las funciones y los procesos internos de la misma, razón por la cual y para dar cumplimiento a su misión se aprobó la siguiente estructura: 1. DIRECCIÓN DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE. (DITRA) Secretaria Privada (SEPRI) Planeación (PLANE) Telemática (TELEM) Asuntos Jurídicos, Derechos Humanos y Atención al Ciudadano (ASJUD) Comunicaciones Estratégicas (COEST) Centro de Información Estratégico Policial (CIESP) 2. SUBDIRECCIÓN DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE (SUTRA) ÁREA DE TRÁNSITO URBANO (ARTUR) Grupo Metropolitano (GUMET Grupo Municipal (GUMUP) ÁREA DE TRÁNSITO Y CARRETERAS (ATCAR) Grupo de Carreteras (GUCAR) Grupo de Unidades de Intervención y Reacción (UNIR) ÁREA DE TRANSPORTE MULTIMODAL (ATMUL) Grupo Aeroportuario (GRAER) Grupo Fluvial y Marítimo (GUFMA) Grupo Férreo (GRUFE) ÁREA DE SEGURIDAD VIAL (ARSEV) Grupo de Registro y Análisis Estadístico (GURAN) Grupo de Prevención Vial (GUPRE) Grupo de Investigación Técnica (GUINT) Grupo de Laboratorio de Accidentología (GULAC) 1.7.5 ÁREA OPERATIVA ESPECIALIZADA (AROES) 1.7.5.1 Grupo Monitoreo (GUMON) 32 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia Grupo de Laboratorio de Accidentología (GULAC) ÁREA OPERATIVA ESPECIALIZADA (AROES) Grupo Monitoreo (GUMON) Grupo Investigación Criminal (GICRI) ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (ARAFI) Grupo Financiero (GRUFI) Grupo de Apoyo al Servicio Policial (GASEP) Grupo Talento Humano (GUTAH) Grupo de Contratación (GRUCO) Grupo de Convenios (GUCON) UNIDADES DESCONCENTRADAS COORDINACIONES DE REGIÓN (COREG) SECCIONALES DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE (SETRA) Grupo Urbano (GURBA) Grupo de Carreteras (GUCAR) Grupo Multimodal (GUMUL) Grupo de Seguridad Vial (GUSEV) Grupo Operativo Especializado (GROPE) Organigrama Dirección de Tránsito y Transporte 33 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia Posición de la Dirección de Tránsito y Transporte al interior de la Policía Nacional Cada una de las tareas y funciones se encuentra descrito en el manual de procesos y procedimientos y en las respectivas resoluciones internas de creación de cargos lo cual facilita específicamente las actividades que cada quien debe desarrollar. Ahora bien, el cumplimiento de las tareas y/o actividades debe ser rendido a cada uno de los responsables de procedimiento, proceso y área. El incumplimiento dará lugar a la revisión de la falta o a la ejecución del código disciplinario único para las fuerzas armadas. Las líneas de autoridad o responsabilidad están dadas de la siguiente manera, oficiales, suboficiales o mandos medios, patrulleros y agentes, personal no uniformado y auxiliares bachilleres de policía. En cada línea de mando se aplica la antigüedad para definir la sucesión del mismo. La comunicación se da a través de los oficiales al resto de subalternos o por conocimiento en los sistemas oficiales de comunicación. Los flujos de trabajo se encuentran divididos en turnos de servicio operativo en los cuales a diario la jornada laboral se puede extender a más de 10 horas continuas. A nivel administrativo esta jornada se prolonga algunas veces de las 9 horas y apoyando actividades operativas. Subsistema gerencial Por último, el subsistema gerencial aglutina, organiza y controla los otros subsistemas, facilita la interacción entre los mismos y promueve el aumento de efectividad de la organización en su conjunto. Incluye los procesos administrativos y los sistemas de decisiones, autoridad, funciones administrativas de planificación, dirección y control. 34 Consultoría Dirección de Tránsito y Transporte Policía Nacional de Colombia Este sistema tiene su centro en la dirección y subdirección apoyado por las oficinas asesoras de planeación, asesoría jurídica, comunicaciones estratégicas, telemática, secretaria privada y centro de información estratégica policial para la toma de decisiones. La generación de la política se aglutina en la dirección y corresponde a la subdirección su seguimiento y control. Los procesos administrativos ya se encuentran establecidos por la Dirección General de la Policía Nacional en virtud de lo cual existen unos aplicativos tanto internos como externos que posibilitan su control y verificación. Tanto los procesos y procedimientos como las actividades de carácter operativo y administrativo pueden ser objeto de seguimiento y verificación por los entes de control como la procuraduría, la contraloría, las veedurías ciudadanas y control interno de la inspección general, para ello se tienen establecidos cronogramas de revisión anualmente. Además compete a los jefes de las respectivas áreas realizar acciones de prevención y mejoramiento por medio de los planes de riesgos, acción y mejoramiento de los cuales se debe dar cumplimiento a los entes de control por medio de la oficina de planeación quien recepciona y canaliza las respuestas. De esta misma forma la oficina de planeación es la encargada de formular las estrategias por medio de las siguientes funciones: 1. Orientar al Director en la metodología para la formulación de objetivos y metas estratégicas, que permitan contribuir al Plan Estratégico Institucional, con fundamento en el análisis de la realidad institucional. 2. Promover la cultura de la planeación en todos los niveles, diseñando en forma concertada con las Áreas, Grupos y dependencias asesoras, las metas estratégicas de la Dirección para la articulación anual del plan de acción, así como hacer el seguimiento y evaluación al mismo. 3. Desarrollar los parámetros establecidos por la Dirección, para la implementación y aplicación del sistema de gestión integral, el modelo estánda