¿Cuál es la relación entre el perfil del Gerente de proyectos con la tasa de éxito en la ejecución de proyectos de Entidades Públicas? Juan David Giraldo Sabogal, Andrés Felipe Hurtado Delgado, Diana Paola López, Jimmy Ríos Felasio1 Bogotá D.C., 17 de noviembre de 2019 1 Estudiantes de Seminario de investigación de la facultad de estudios en ambientes virtuales de la Universidad EAN CONTENIDO RESUMEN 3 ABSTRACT 3 INTRODUCCIÓN 4 METODOLOGÍA 5 PARTICIPANTES 8 INSTRUMENTOS 8 PROCEDIMIENTOS 8 RESULTADOS 8 CONCLUSIONES Y DISCUSIÓN 15 REFERENCIAS 17 3 RESUMEN En el presente artículo, se describen e identifican los diversos factores que influyen con la tasa de éxito en la ejecución de proyectos en Entidades públicas n Bogotá. Para obtener un oportuno análisis, se realizó una encuesta, dirigida a gerentes de Proyectos que hayan trabajado o ejecutado proyectos en alguna entidad pública y se identificó el comportamiento de los encuestados con relación al perfil idóneo para la dirección de un proyecto, abordando también otros factores asociados al tema. Adicionalmente a la encuesta, otro recurso utilizado en la investigación se basó en el análisis los últimos proyectos ejecutados en el distrito a fin de analizar el perfil y/o trayectoria de sus directores. Concluyendo que un buen porcentaje de la población tiene estudios relacionados con el tema, no obstante, los motivos que influyen en total ejecución de un proyecto varían de acuerdo con los factores de riesgo asociado a cada uno. Palabras clave: éxito, emprender, investigación, gerente ABSTRACT In this article, the various factors that influence the success rate in the execution of projects in public entities in Bogotá are described and identified. To obtain a timely analysis, conduct a survey, direct project managers who have worked or executed projects in a public entity and the behavior of respondents was identified in relation to the profile suitable for the direction of a project, also addressing other associated factors to the subject In addition to the survey, another resource used in the investigation was based on the analysis of the last projects executed in the district in order to analyze the profile and / or the trajectory of its directors. Concluding that a good percentage of the population has studies related to the subject, however, the reasons that influence the total execution of a project according to the risk factors associated with each one. Keywords: success, undertake, research, manager 4 INTRODUCCIÓN Surge el interés colectivo para el desarrollo del trabajo de investigación con énfasis en el óptimo desempeño de procesos administrativos en entidades de orden público en la ciudad de Bogotá y su participación dentro de los proyectos que se ejecutan en las diferentes instancias del ministerio público, toda vez que resulta en algunos casos ejecuciones precarias de los mismos de manera errónea, lenta, que no se llega a culminar o genera sobrecostos por la escasez de planificación efectiva para los proyectos a plantear e incluso la selección del personal competente para el desarrollo de dichas actividades; es por esto que se busca a través de esta investigación la laboriosa identificación del rol del gerente de proyectos, que cumpla con un enfoque especial y dinámico de procesos de idoneidad en la selección de talento humano, para la correcta ejecución de proyectos en las entidades públicas y de esta forma plantear un esquema para la corrección y prevención futura de dichos proyectos. Para el que se plantea la siguiente pregunta ¿Cuál es la relación entre el perfil del gerente de proyectos con la tasa de éxito en la ejecución de proyectos de Entidades Públicas en la ciudad de Bogotá? La investigación planteada se adelantó desde un estudio correlacional entre la gerencia de proyectos y su respectivo abordaje junto al proceso de recursos humanos donde la relación entre el perfil del gerente de proyectos con la respectiva descripción teórica en el subproceso de atracción y selección de personal en las organizaciones, según el perfil del cargo a partir de los requerimientos la compañía de orden público, en la que se espera establecer factores claves como (rol, funciones, alcance, conocimientos y experiencia). Esta surge desde el planteamiento de una serie de objetivos como establecer desde un estudio correlacional la interacción entre el perfil del gerente de proyectos y el uso de herramientas tales como los recursos humanos, el éxito 5 frente a los proyectos ejecutados en compañías del sector público. Además de definir a partir de bases teóricas como se puede establecer el perfil de un colaborador de acuerdo con las necesidades de una organización y la metodología de proyectos. Con esto Identificar a partir de un instrumento de medición encuesta tipo Likert el éxito de los proyectos frente al perfil del gerente que los ejecutó de esta forma relacionar las habilidades de un gerente de Proyectos que influyen en el éxito de la gerencia de proyectos en Entidades Públicas y su relación directa con los recursos humanos. Para analizar y comparar las características de un gerente de Proyectos entre lo propuesto por el PMBOK y sus variaciones presentes en el momento de ejecución. Con el fin de dar cumplimiento a los objetivos previamente planteados se diseñó un instrumento de medición cuantitativo aplicado a una población de 20 directores de proyectos del sector público de la ciudad de Bogotá con estos resultados entender el perfil adecuado para desempeñar el cargo y llevar riguroso cumplimiento las metas deseadas en cortos tiempos de respuesta y con un mayor índice de aceptabilidad para la ejecución, ya que se busca mejorar los diferentes procesos administrativos que se realizan en estas compañías. 1. METODOLOGÍA Con base en la problemática planteada, se realizó el diseño de una investigación cuantitativa de tipo correlacional, donde se busca analizar las variables con respecto a los factores que influyen con la tasa de éxito en la ejecución de proyectos en Entidades públicas. La investigación realizada es de tipo transversal donde la recolección de datos se realiza en un tiempo específico. Este estudio es descriptivo desde el análisis de datos con el fin de buscar factores, características y otros rasgos importantes, 6 posteriormente se analizará e interpretará la información con base en los planteamientos del tema de estudio. Los estudios cuantitativos tienen bases de investigación o análisis teórico buscando combinar dos o más elementos para los cuales existen diferentes tipos de estudios como lo son los exploratorios (Investigan problemas poco estudiados, Indagan desde una perspectiva innovadora, Ayudan a identificar conceptos promisorios), los descriptivos (consideran al fenómeno estudiado y sus componentes, Miden conceptos, definen variables), los explicativos (determinan las causas de los fenómenos, generan un sentido de entendimiento, son sumamente estructurados) y por último y no menos importante los Correlacionales. (Sampieri R. H., 2010) Según Sampieri la metodología correlacional pretende responder a preguntas de investigación asociadas a variables mediante un patrón predecible para un grupo o población determinada. Este estudio tiene como propósito conocer la relación que existe entre dos o más conceptos, categorías o variables en un contexto particular. (Sampieri, 2008) La investigación correlacional tiene como propósito mostrar o examinar la relación entre variables o resultados de las mismas. Uno de los puntos importantes respecto a la investigación correlacional es examinar relaciones entre variables o sus resultados, pero en ningún momento explica que una sea la causa de la otra. En otras palabras, la correlación examina asociaciones, pero no relaciones causales, donde un cambio en un factor influye directamente en un cambio en otro. (Bernal, 2010) Según el estudio planteado el objeto de estudio es comprendido como un sistema integrado que interactúa en un contexto específico con características propias. La unidad de análisis puede ser una persona, una institución o empresa, un grupo, etcétera. Como método o procedimiento metodológico de investigación, el estudio de caso se desarrolla mediante un proceso cíclico y progresivo, el cual parte de la definición de un(os) tema(s) relevante(s) que se quieren) investigar. Se 7 estudian en profundidad estos temas en la unidad de análisis, se recolectan los datos, se analizan, interpretan y validan; luego, se redacta el caso. (Bernal, 2010) Para conocer con mayor detalle el proceso de esta investigación, se establecen dos variables que dan origen al desarrollo de esta investigación, una de ellas, el Perfil del Gerente de Proyecto y la otra, La Tasa de Éxito en Proyectos del sector Público en Colombia. El proceso de gestión de talento humano es el área responsable de identificar las características, competencias, habilidades y conocimientos de la persona que desarrollan las diferentes actividades en las organizaciones, a partir de unos subprocesos como lo son atracción y selección de personal en donde previamente se han definido las funciones a desarrollar en este caso Gerente de Proyecto entidades públicas del Gobierno Colombiano, la identificación adecuada del perfil requerido para el desarrollo del rol en las organización llevara a una la Tasa de Éxito en los Proyectos a cargo en este caso del sector Público, en los cuales se busca medir el éxito en la ejecución de un proyecto, algunos autores han establecido factores de éxito en el ámbito de la gerencia de proyectos. Como lo menciona el APM Body of Knowledge (2012), los factores de éxito son elementos del contexto del proyecto o procesos de la gerencia que deben ser controlados o influenciados, y aumentarán la probabilidad de éxito del proyecto. (González, Sánchez y Velandia, 2016) Cooke (2002) y Westerveld (2002), coinciden en que los factores de éxito de la gerencia de proyectos corresponden a aspectos que contribuyen al logro de los objetivos propuestos, ya sean del contexto del proyecto o procesos de la gerencia (APM body of knowledge, 2012); que a pesar de que no garanticen el éxito, su ausencia trae como resultado el fracaso (Shenhar, 2001). (González, Sánchez y Velandia, 2016) La gerencia exitosa de proyectos se puede definir como haber logrado los objetivos del proyecto: Dentro del tiempo; Dentro del costo; A nivel de 8 prestaciones / tecnología deseada; Hay una utilización de los recursos asignados con eficacia y eficiencia; Aceptado por el cliente (Kerzner, 2009) 1.1. PARTICIPANTES Para la selección de la población a encuestar se tuvo en cuenta los gerentes de proyectos del sector público en la ciudad de Bogotá, la muestra total fue de 20 personas que cumplían con los requisitos mínimos de participación. 1.2. INSTRUMENTOS El estudio de los factores que influyen con la tasa de éxito en la ejecución de proyectos en Entidades públicas está comprendido en dos etapas: la primera el análisis de los casos más sobresalientes de proyectos ejecutados en entidades públicas en la ciudad de Bogotá, donde se puede analizar los factores que influyeron durante su ejecución y la segunda la encuesta donde se observa el perfil asociado a un gerente de proyectos. 1.3. PROCEDIMIENTOS Como parte de la primera etapa en el estudio se realizó una búsqueda de información del tema a abordar, en el cual se consultaron las bases de datos de la biblioteca de la Universidad EAN y otras fuentes de información, posterior a esto y con la información recolectada, se analizaron los casos más representativos de proyectos ejecutados en Bogotá para posteriormente procede a diseñar la encuesta que fue entregada de forma virtual. La encuesta se habilitó desde el 28 de octubre hasta el 05 de noviembre de 2019 en la plataforma de Google Forms, finalizado el tiempo para realizar esta encuesta el sistema entrega el resultado en un archivo Excel y gráficas para pregunta. 1.4. RESULTADOS Una vez efectuados los respectivos análisis sobre datos recolectados, a continuación, se presentan los resultados obtenidos para cada uno de los 9 instrumentos utilizados, la encuesta realizada a los diferentes gerentes del sector público. Con base en las gráficas anteriores que corresponden a los datos generales del encuestado podemos concluir lo siguiente: ● El 65% de los encuestados fueron hombres. ● El 85% ha realizado por lo menos un curso relacionado con la Gerencia o Gestión de Proyectos. ● El 60% se encuentra en un rango de edad de entre 35 y 45 años. ● El 70% ha realizado un posgrado académico. ● El 50% tiene una experiencia profesional dentro del rango de 5 y 10 años. ● El 60% se ha desempeñado como gerente de proyecto en una entidad pública o en un proyecto contratado por una entidad estatal. 10 ● El 100% de los encuestados que ha ocupado un cargo como gerente de proyecto hace menos de cinco (5) años. Esto, nos permite hacernos una idea de quienes son las personas que están respondiendo las encuestas, y servirá como insumo para futuras investigaciones que quieran estudiar temas semejantes. Con estos resultados se pueden inferir varias cosas, por ejemplo, resaltar la importancia que ha tenido la Gerencia o Gestión de Proyectos como área de conocimiento, toda vez que un 85% de los encuestados manifestó haber cursado por lo menos un curso en relación con este. De igual forma, se puede inferir la importancia que las personas le dan a la educación, al continuar invirtiendo en su educación después de culminar su pregrado, esto se refleja con un 70% de los encuestados que había realizado por lo menos una especialización. Por otra parte, dentro del instrumento de la encuesta, se formularon dos preguntas relacionadas con el liderazgo, y con ello pudimos obtener un dato interesante, el cual indicaría que el 100% de los encuestados se considera a sí mismo como líder, y el 50% de los encuestados considera que su liderazgo está más relacionado con el liderazgo participativo. 11 Continuando con el análisis, ahora nos enfocaremos en la relación que existe entre ciertas variables de los perfiles de los Gerentes de Proyectos y el éxito en los proyectos, para ello, procedemos a analizar una a una las respuestas de la pregunta que consideramos nos pueden brindar valiosa información para determinar la relación con el éxito en los proyectos del sector público. ¿Considera que el Gerente de Proyecto, juega un papel fundamental en el éxito de un proyecto contratado por una entidad pública? ● El 85% de los encuestados considera que siempre o casi siempre el Gerente de Proyectos desempeña un rol fundamental a la hora de ejecutar un proyecto con éxito para el sector público. Esto demuestra la importancia del Gerente de Proyectos dentro del desarrollo de un proyecto en el sector público, entonces según esta información, se podría determinar que, de las capacidades, habilidades y conocimientos del Gerente de Proyectos, dependerá en gran parte el éxito del proyecto. A la pregunta, ¿Considera que entre más experiencia tenga el Gerente del proyecto, tiene mayor probabilidad de éxito un proyecto contratado por una entidad pública? ● El 70% de los encuestados considera que siempre o casi siempre entre más experiencia tenga el Gerente de proyectos mayor será la probabilidad de éxito en un proyecto para el sector público. 12 En su mayoría apoyaron la tesis de que a mayor experiencia mayor probabilidad de éxito, sin embargo, esta cifra al ser de un 70%, consideramos que requiere de otros factores que complementen el perfil del gerente de proyectos para garantizar el éxito, con lo cual coincidimos. A la pregunta, ¿Considera que entre más educación tenga el Gerente del proyecto, tiene mayor probabilidad de ser exitoso un proyecto contratado por una entidad pública? ● El 80% de los encuestados considera que siempre o casi siempre a mayor nivel de educación del Gerente de Proyectos, mayor será la probabilidad de éxito en un proyecto para el sector público. Como bien habíamos identificado anteriormente, la población encuestada da gran importancia a la educación, con la cifra obtenida se podría decir que pesa un poco más la educación que la experiencia para el perfil de un Gerente de proyectos, a la hora de alcanzar el éxito en un proyecto público, aunque seguramente será un complemento de los dos y algunos otros factores, que cual será más importante de los dos, sin dudas podría ser una pregunta para otra investigación. A la pregunta, ¿El Proyecto se culminó en el tiempo previsto inicialmente? 13 ● En el 55% de los casos, el proyecto fue culminado dentro del tiempo establecido inicialmente. Este resultado se presta para varias interpretaciones, y una de ellas puede ser las particularidades de los proyectos en el sector público, ya que, en gran parte, si no en la mayoría de los proyectos, quien los formula, no los ejecuta, entonces pueden surgir bastantes situaciones complejas que den lugar a que los plazos establecidos inicialmente, no sea logrado por errores u omisiones en la formulación del proyecto. A la pregunta, ¿El Proyecto se ejecutó con los recursos establecidos inicialmente? ● En el 55% de los casos, el proyecto fue culminado con los recursos presupuestados (o menos) inicialmente. Este resultado coincide con el anterior, una casualidad que permitiría a alguno sugerir que su análisis perfectamente puede ser interpretado de la misma manera que la respuesta anterior. Lo anterior, con base en que gran parte del éxito de un proyecto, medido como el cumplimiento de su plazo y presupuesto establecido inicialmente, dependerá en gran medida de la formulación del proyecto. A la pregunta, ¿El Proyecto cumplió con las especificaciones técnicas y de calidad pactadas inicialmente? ● En el 85% de los casos, el proyecto cumplió con las especificaciones técnicas exigidas. 14 A la pregunta, ¿El Proyecto fue aceptado por la Entidad Pública Contratante? ● En el 95% de los casos, el proyecto fue aceptado por la entidad contratante. Este resultado bien podría indicar que, si bien se presentan adversidades, imprevistos, dificultades y situaciones inesperadas, casi en su totalidad los proyectos son aceptados por la entidad contratante. Nos causa cierta curiosidad la diferencia que existe con el resultado anterior respecto del incumplimiento de las especificaciones técnicas y de calidad, valdría la pena indagar un poco más, para conocer cómo lograron la aceptación por parte de la entidad contratante, en los casos donde no se cumplieron las especificaciones técnicas y de calidad. 15 2. CONCLUSIONES Y DISCUSIÓN Al analizar los resultados de la encuesta, se logran determinar ciertos factores, que consideraron los gerentes de proyectos encuestados, tienen una relación con el éxito de los proyectos en el sector público, entre ellos el nivel de educación es determinante en la planificación y correcta ejecución de los diferentes proyectos. Según el PMI (Project Management Institute) una de las habilidades que requiere un gerente de proyectos es la gestión técnica, ya que poseer conocimientos técnicos son claves para desarrollar proyectos en todas las áreas. Aunque estas habilidades se pueden desarrollar o adquirir durante el proceso, es necesario tener una buena formación. (Project Management Institute) Por otra parte, más del 70% de los encuestados coincide que adicional al nivel de educación que se tenga, la experiencia adquirida durante los años y los diferentes proyectos juegan un papel fundamental, esto demuestra que la trayectoria que se tenga como director de proyecto es directamente proporcional al índice de éxito en los proyectos ejecutados. Como lo indica el PMI (PMI, s.f.) los directores de proyectos son agentes de cambio: ellos toman las metas del proyecto como metas propias y utilizan sus habilidades y experiencia para inspirar en el equipo del proyecto un sentido de propósito compartido. Esto significa que medida que se va adquiriendo experiencia en los diferentes proyectos, también se va aprendiendo a gestionarlos y a resolver o evitar problemas que talvez ni se planteen durante la formación, o a hacerlo de la forma más rápida (aunque no sea la teórica), lo que incrementa la eficiencia. De acuerdo lo planteado por Albert Garriga lo mejor es tener una formación de base que te dé los conocimientos generales de lo que significa y debe hacerse para gestionar correctamente un proyecto, y disponer de la experiencia necesaria para poder ajustar estos al mundo real. (Garriga, s.f.) Aunque seguramente, el resultado que se logre de estas situaciones complejas, dependerá en gran medida del Gerente de Proyectos, quien tendrá parte importante de la responsabilidad en lograr ejecutar con éxito el proyecto manejando todo tipo de retos y adversidades. Si bien, según los resultados fueron más proyectos en los que se terminó a tiempo que las veces que no, este dato, a nuestra consideración también podría sentar las bases para otro proyecto de investigación, que analice las principales razones por las que se genera los retrasos en los proyectos de las entidades estatales. Podría ser entonces, que la burocracia que existe en las entidades estatales para tomar decisiones y adelantar trámites y acciones de tipo administrativo y financiero, generan de alguna manera retrasos en la ejecución de los proyectos. 16 Finalmente, y de acuerdo a los resultados obtenidos y el análisis planteado, podemos establecer que existe una correlación positiva entre el perfil del Gerente de Proyectos y el éxito en los proyectos del sector público, esto implicaría que, a mayor nivel de educación y experiencia profesional en el perfil del gerente de proyectos, entre otras características y habilidades, existe una mayor probabilidad de éxito en la ejecución de un proyecto del sector público. 17 3. REFERENCIAS Garriga, A. (s.f.). Recursos Enproject Management. Obtenido de https://www.recursosenprojectmanagement.com/gestion-de-proyectos/ PMI. (s.f.). Obtenido de https://americalatina.pmi.org/latam/AboutUS/whoareprojectmanagers.aspx Project Management Institute. (s.f.). 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