1 Propuesta de gestión documental de informes de sostenibilidad para la empresa Viaycons en la ciudad de Ibagué, Colombia. Elaborado por: Jasmine Brillet Buitrago Merchán Jenny Lorena Sánchez Pérez María Camila Ramírez Villa Universidad Ean Facultad de Ingeniería Especialización en Gerencia de proyectos Seminario de Investigación de Pregrado Bogotá 30 de octubre del 2022 2 Contenido de la Segunda Entrega Resumen ......................................................................................................................................................................... 3 Problema de Investigación ............................................................................................................................................. 3 Objetivos ........................................................................................................................................................................ 4 Objetivo general ......................................................................................................................................................... 4 Objetivos específicos .................................................................................................................................................. 4 Justificación .................................................................................................................................................................... 4 Marco Teórico ................................................................................................................................................................ 5 Marco institucional ...................................................................................................................................................... 10 Metodología ................................................................................................................................................................. 18 Primer nivel .............................................................................................................................................................. 18 Enfoque, alcance y diseño de la investigación ..................................................................................................... 18 Definición de Variables ........................................................................................................................................ 19 Población y Muestra ............................................................................................................................................ 20 Segundo nivel ........................................................................................................................................................... 20 Selección de métodos o instrumentos para recolección de información ........................................................... 20 Técnicas de análisis de datos ............................................................................................................................... 21 Análisis y discusión de los resultados .......................................................................................................................... 22 Conclusiones ................................................................................................................................................................ 29 Lista de referencias ...................................................................................................................................................... 31 Índice de tablas Tabla 1 Presentación de los estándares internacionales de sostenibilidad más relevantes para empresas..................... 7 Tabla 2 Descripción de la empresa .............................................................................................................................. 10 Tabla 3 Respuestas de la encuesta de sostenibilidad en la organización  .................................................................... 16 Tabla 4 Variables de definición conceptual ................................................................................................................. 19 Tabla 5 Variables de definición operacional ................................................................................................................ 20 Índice de Ilustraciones Ilustración 1 Organigrama de VIAYCONS SAS ......................................................................................................... 12 Ilustración 2 Tipos de estructuras organizacionales..................................................................................................... 13 Ilustración 3 Mapa conceptual del estándar International Standard Organization (ISO 26000) ................................. 15 Ilustración 4 Entrevista 1 - Gerente General ......................................................................................................... 23 Ilustración 5 Entrevista 2 - Profesional Ambiental....................................................................................................... 24 Ilustración 6 Flujograma de los actores y roles encargados de realizar el proceso del informe de sostenibilidad de la organización ................................................................................................................................................................. 25 Ilustración 7 Descripción general de conjunto de estándares GRI .............................................................................. 26 Ilustración 8 Contenidos básicos generales obligatorios para reportar en el informe GRI .......................................... 28 3 Resumen Con el fin de fomentar una mejor participación del área administrativa, inspirar a una economía global sostenible y buscar mayor transparencia dentro de la organización nace la idea de proponer la implementación de sistemas de gestión documental para la creación de informes de sostenibilidad dentro de la empresa Viaycons ubicada en Ibagué por más de 25 años especializados en la ejecución de obras. Así mismo se busca establecer los mejores estándares en lo que respecta a su elaboración y a su participación dentro de la responsabilidad social empresarial. Abarcando diferentes variables que puedan cumplir con los requerimientos de la organización, se establece manejar los lineamientos del Global Reporting Initiative (GRI) uno de los mecanismos internacionales más reconocidos en cuanto a brindar reportes de sostenibilidad, ya que implica características sociales, empresariales y medioambientales. De esta forma se espera establecer una posible propuesta de implementación en cuanto a la gestión documental de la organización Viaycons. Finalmente, mediante un análisis y discusión de resultados, se presenta la opinión del personal que ha participado dentro de la operación, así mismo influyendo en una concientización en cuanto a la implicación de mejores prácticas ambientales. Se espera que con la acción de mejora la empresa VIAYCONS sea mucho más transparente y responsable socialmente. Palabras clave: Responsabilidad Social empresarial, Informe de sostenibilidad, Gestión, Partes interesadas. Problema de Investigación Dentro de las principales causas que originan el problema es la disminución en la participación del área administrativa a comparación del área operativa, se espera que la empresa logré ser mucho más reconocida, así mismo, que tenga cierto atractivo por su aporte por la responsabilidad social empresarial. En la actualidad se busca que cada organización sea lo más transparente posible hacia sus clientes, inversores y empleados que fomente dentro de sus prácticas un ámbito más ambiental. De este modo si no se llevara a cabo la idea aquí planteada podría generar desconfianza entre los clientes y todo su alrededor, haría de la empresa no genere un impacto a nivel nacional o mundial de los proyectos. La organización no estaría a la vanguardia a comparación de otras 4 organizaciones similares esto provocaría perder su prestigio y reconocimiento de su marca (Domínguez, Á. A., & Prieto, A. B., 2022). Las Organizaciones desarrollaron un informe voluntario donde demuestran a cualquier persona interesada, los procedimientos positivos y negativos que aportan a la sostenibilidad, de forma verídica y transparente. Esto trae consigo diferentes beneficios tales como implementar posibles oportunidades de mejora, evaluar el desempeño de sostenibilidad y demostrar la influencia de la organización en el cambio (Palacios, C., & Coppa, C. R., 2017). Es por ello que nace la idea de implementar una gestión documental en cuanto a informes de sostenibilidad para la empresa Viaycons con el fin de evidenciar los procesos sostenibles que la organización logra a través de cada proyecto, además, cuáles de indicadores son los más adecuados para la organización. Es por ello que nace la pregunta: ¿De qué forma se puede proponer un sistema de gestión documental que dé cuenta de la ejecución del proceso de sostenibilidad de la empresa VÍAYCONS, ubicada en la ciudad de Ibagué, Colombia? Objetivos Objetivo general Proponer un sistema de gestión documental que dé cuenta de la ejecución del proceso de sostenibilidad de la empresa VÍAYCONS, ubicada en la ciudad de Ibagué, Colombia. Objetivos específicos • Sensibilizar los beneficios al interior de las áreas que trae consigo los informes de sostenibilidad. • Explorar los estándares adecuados conforme a sus principios de responsabilidad social empresarial. • Determinar los roles y responsabilidades de cada uno de los actores involucrados en el proceso de documentación. • Seleccionar los estándares adecuados para la construcción del informe de sostenibilidad de la organización. • Conformar los lineamientos del informe de gestión y sostenibilidad de la empresa. Justificación Los informes de sostenibilidad nacen con el fin de que las empresas tengan la función de comunicar a las personas interesadas (Clientes, Empleados, Inversionistas, etc.) Que mediante 5 diferentes acciones buscan mitigar malas conductas en dimensiones financieras, sociales y ambientales. Cabe aclarar que por el alcance que ha logrado la comunicación en este período de globalización, los informes pueden ser implementados dentro de las empresas pequeñas, medianas y grandes (Pérez, DM, 2020). Cuando se menciona la palabra sostenibilidad se da a entender sólo el ámbito ambiental que trae el concepto, sin embargo, dentro de los informes de sostenibilidad se abarca mucho más. Es por ello por lo que se realizará una profundización hacia las dimensiones. Dentro del aspecto económico o financiero una empresa logrará demostrar más allá de la información principal de la empresa, el desempeño que ha logrado atravesó de los años, el crecimiento que ha logrado predominar dentro del mercado, ayudas gubernamentales, salarios e impactos que afecten económicamente de manera indirecta. En lo que concierne a las prácticas sociales una empresa podrá incluir, políticas gubernamentales, la implementación de los objetivos de desarrollo sostenible, políticas anticorrupción, seguridad y salud en el trabajo para todos los actores de la organización y educación. Finalmente, dentro de la dimensión ambiental aglomera todas las prácticas organizacionales que una empresa puede satisfacer las necesidades de sus clientes ayudando desde diferentes áreas mitigando el cambio climático, se espera que desde el inicio de la cadena de abastecimiento se implementen, embalajes o maquinaria con el fin de conformar una mejor gestión en logística inversa o simplemente la implementación de una logística verde. Dentro de los principales beneficios que una empresa logra obtener son demostrar de forma transparente sus acciones hacia sus clientes, hacen incrementar su marca hacia el mercado e implementar mayor confianza entre las partes interesadas (Rodríguez & Ríos, 2016). Marco Teórico El concepto de sostenibilidad ha estado tomando cada vez más fuerza, ya que desde los inicios de la industrialización se ha evidenciado un potencial deterioro en el planeta, así mismo, en la adquisición de materias primas naturales, de este modo la cooperación por un mundo más amigable con el planeta es responsabilidad de todos. Una de las organizaciones que ha prescindido en esta problemática es la Organización de Naciones Unidas, en la cual busca el apoyo de todos los países aliados que cumplan con los objetivos de desarrollo sostenible, para así combatir con ello. 6 Teniendo en cuenta que cada nación debe establecer un mecanismo de control y mitigación del cambio climático, el gobierno ofrece beneficios a aquellas empresas que dentro de sus procedimientos cooperen de forma permanente con el cambio. De este modo para el año 1987, en la Comisión Brundtland de la ONU se dio a conocer el concepto de sostenibilidad que trata de “satisfacer las necesidades del presente sin comprometer la habilidad de las futuras generaciones de satisfacer sus necesidades propias.” (ONU,2022) Los informes de sostenibilidad, como lo explica Pablo Legna1 son herramientas que permiten comprender de qué manera las empresas están adoptando medidas para poder corresponder de manera efectiva a la Responsabilidad Social Empresarial, la cual puede estar enfocada en los frentes económico, social y ambiental, lo que Legna nos presenta como el análisis de la triple línea de resultado, de estos frentes parten los informes que dan cuenta del trabajo que cada organización realizar para impactar de manera positiva los diferentes frentes. Si bien es cierto, muchas veces se piensa que los informes de sostenibilidad tienen un impacto hacia el exterior, la realidad es que permite la construcción de cultura de cuidado al interior de la Compañía, pues como afirma Legna esto permite sensibilizar a los colaboradores acerca del impacto que tiene la organización a nivel social, lo que permite fidelizar y generar sentido de pertenencia frente a la labor que se realiza, además, de motivar hayan valoraciones positivas al momento de evaluar los empleados su e-NPS, así como, una imagen positiva de la entidad frente a clientes y proveedores, es decir, este impacto no es solo de la empresa hacia el medio externo sino que repercute de manera positiva en su posición en la industria y su imagen, de allí que muchas Compañías, conscientes de ello busquen no solo trabajar de manera estratégica en estos frentes, sino que además es fundamental dar a conocer estas iniciativas por medio de los informes de sostenibilidad. Teniendo en cuenta lo anterior, esto es, el impacto que tiene a nivel social y organizacional el desarrollo de estos procesos e informes es necesario que la Compañía a nivel interno esté lo suficientemente organizada con respecto a la manera cómo va a ejecutar y presentar los procesos realizados, por ello, dentro del planteamiento de estas iniciativas debe establecer la distribución interna por equipos de cada una de las funciones que se requieren, la recopilación y ordenamiento de los datos, así como finalmente poder darles forma para presentarlos de una 1 1 Legna, P. (2007). Informes de sostenibilidad. Parte 1: concepto, beneficios y contenido [Ebook]. Obtenido de http://sustentabilidad.uai.edu.ar/pdf/rse/UAIS-RSE-300-001%20-%20Reportes%201.pdf 7 manera sencilla, transparente y estratégica, puesto que es un punto que está teniendo cada vez más relevancia en la evaluación de las Compañías, lo que se ha denominado transparencia empresarial Cuando se habla de ética en los negocios, responsabilidad social empresarial y sostenibilidad, algunos autores lo hacen como si estos conceptos fueran sinónimos, pero otros consideran que existen diferencias epistemológicas entre ellos. Desde hace más o menos 15 años viene discutiéndose en la literatura científica un nuevo concepto, el de sostenibilidad corporativa, que tiene la ambición de precisar las diferencias y similitudes entre ellos en el ámbito de los negocios. Aún se está lejos de acuerdos sustanciales frente a estos temas, pero vale la pena reconocer avances importantes que contribuyen a su puesta en práctica. Es el caso, por ejemplo, de estándares internacionales de sostenibilidad corporativa como el Dow Jones Sustainability Index (DJSI), el Global Reporting Initiative (GRI) y el International Standard Organization (ISO 26000), que podrían encontrarse entre los estándares más influyentes globalmente. Estos estándares internacionales aportan claridad conceptual a la sostenibilidad corporativa, facilitan la evaluación de su puesta en práctica y dan legitimidad al negocio de cara a los grupos de interés (Polanco, J., Ramírez, F., y Orozco, M., 2016). Tabla 1 Presentación de los estándares internacionales de sostenibilidad más relevantes para empresas Dow Jones Sustainability Index (DJSI) Global Reporting Initiative (GRI G4) International Standard Organization (ISO 26000) Descripción Es un estímulo a la competencia que lleva a las empresas reconocidas a mantenerse, mientras que, a las empresas no reconocidas a tratar de serlo, evaluando su desempeño actual e incluyendo nuevas iniciativas de sostenibilidad corporativo Guía para la elaboración de memorias de sostenibilidad que se basa a su vez en principios para determinar el contenido (participación de los grupos de interés, contexto de sostenibilidad, materialidad y exhaustividad) y la calidad (comparabilidad, precisión, Guía en Responsabilidad Social expedida por parte de la Norma Internacional ISO. Según esta guía, el objetivo de la responsabilidad social es contribuir al desarrollo sostenible 8 Dow Jones Sustainability Index (DJSI) Global Reporting Initiative (GRI G4) International Standard Organization (ISO 26000) puntualidad, claridad y fiabilidad) Enfoque Desempeño de la sostenibilidad basado en la triple cuenta (ambiental, social y económico). Se evalúa la sostenibilidad por medio de un cuestionario en 3 dimensiones con diferentes pesos específicos dependiendo de la empresa. En promedio, la dimensión económica es del 27%, la ambiental del 38% y la social del 35% Se enfoca en 3 categorías: - Económica: comprende 4 aspectos - Ambiental: 12 aspectos - Social: se compone de 30 aspectos, comprendidos en 4 subcategorías (prácticas laborales y trabajo digno, derechos humanos, sociedad y responsabilidad sobre productos) Responsabilidad social bajo 7 materias fundamentales: 1. Derechos humanos 2. Prácticas laborales 3. Medio ambiente 4. Prácticas justas de operación 5. Asuntos de consumidores 6. Participación activa y desarrollo de la comunidad 7. Gobernanza de la organización Ventajas Considera algunas sinergias entre las dimensiones, como por ejemplo en la dimensión económica (manejo de riesgos y crisis): tiene en cuenta los riesgos asociados al cambio climático y riesgos relacionados con el agua. El análisis de los resultados obtenidos permite realizar La identificación de los temas materiales y su aplicación mediante la Guía GRI G4 hace más específico el reporte de la sostenibilidad, según lo que los grupos de interés desean conocer. Dirigida a organizaciones tanto del sector público como privado. Apunta a estandarizar los reportes de sostenibilidad y ponerlos a Es una guía voluntaria y no un requisito, es decir, no es una norma de certificación. Dirigida a organizaciones tanto del sector público como privado. Permite la aplicación de mejores prácticas en responsabilidad social, las cuales han surgido a partir de un consenso internacional de expertos 9 Dow Jones Sustainability Index (DJSI) Global Reporting Initiative (GRI G4) International Standard Organization (ISO 26000) comparaciones con otras empresas y hallar brechas que, gestionadas adecuadamente, permiten contribuir a la sostenibilidad la par con los reportes financieros en términos de credibilidad y comparabilidad en la materia. Permite analizar la gobernanza de la sostenibilidad Desventajas Esto hace parte del potencial que evidencia la empresa para mejorar su desempeño futuro en lo social y lo ambiental, no solamente en lo económico como lo expresa el DJSI. El cuestionario a partir del cual se hace la evaluación es muy extenso y demanda muchos recursos para su adecuada realización Aunque la GRI ha sido efectiva en términos de producto, dada la estandarización de la sostenibilidad, su efectividad en términos de resultados es limitada dado que no refleja una sensibilidad al contexto geográfico de los negocios No es suficiente para diseñar, implementar y evaluar la estrategia, dado que este proceso de gestión es muy sensible a especificidades de la empresa y del entorno que no están representadas en el estándar Fuente: los autores Teniendo en cuanta los estándares de sostenibilidad más comunes en las organizaciones, se evidencia que el reporte global del GRI se acopla a hacia las necesidades de transparencia e información que buscamos dentro de las proyecciones de VIAYCONS, siendo el GRI una de las organizaciones con mayor incursión aproximadamente de 25 años en el mercado en memorias de sostenibilidad, así mismo que trabaja en conjunto con el programa de naciones unidas para el medio ambiente (PNUMA). El GRI adicionalmente ofrece servicios de soporte al momento de realizar los informes de igual forma que estos cumplan con los estándares de la organización. Sin dejar atrás la amplia gama de conectividad que ofrecen para crear una red de liderazgo, opinión y 10 experticia en sustentabilidad. Ha logrado destacarse por estar a la vanguardia del mercado, de esta forma hablamos de una guía de gestión documental acertada Es por lo anterior, que la presente investigación busca enfocarse en proponer un sistema de gestión documental que dé cuenta de la ejecución del proceso de sostenibilidad de la empresa VÍAYCONS, ubicada en la ciudad de Ibagué, Colombia, buscando apoyar a la Compañía en la elección del tipo de informe que más se ajuste a su sector y a la información que desea presentar, entendiendo que a su vez la propuesta les debe permitir orientarse para ajustarse internamente como Compañía y organizar al interior los equipos que van a dar cuenta de cada etapa del proceso. Marco institucional En el primer semestre del año 2022, se vio la materia Pensamiento Estratégico y Gerencia Global de la facultad de Ingeniería de la Universidad EAN con el docente Mario Pedro De Milleri, en donde se trabajó varias temáticas tales como Fundamentos y Concepto De Estrategia; Implementación De Estrategias. Acv, Ventaja Competitiva y Recursos, finalmente Evaluación De La Estrategia. Prospectiva, Sostenibilidad Y Gobierno. Dichas temáticas se trabajaron con la empresa Viaycons S.A.S. y el resultado que se obtuvo en la materia en mención sirve como insumo para la presente investigación. Por lo tanto, a continuación, se describe como está compuesta la organización: Tabla 2 Descripción de la empresa Nombre empresa:   VIAYCONS S.A.S.  Nombre comercial reconocido   Vías y construcciones   Fecha de creación:   1993  Nit:   901558841-1   Código CIIU:   4210  Actividad principal:  Ejecución de obras civiles con énfasis en construcción, rehabilitación, mejoramiento, mantenimiento y conservación de la infraestructura vial, acueductos, alcantarillados y puentes.  11 Nombre Representante legal   Juan Carlos Ramírez Ospina  Datos Contacto (correo, celular)   juanramirez64@gmail.com  Número Total de trabajadores de planta y contrato definido  70 persona en nómina    Dirección y Ciudad:  Cra 7 # 60-21 Apto 509, Edificio Distrito 60  Ibagué – Tolima  Teléfonos, fijo y móvil  608 - 2717733  Página Web:   https://www.viayco.com/   Marcar con un x la cobertura mercado atendido   Local   Regional   Nacional   Internacional  x  x  x    Procesos / Áreas funcionales  Departamento de Licitaciones y Costos  Obras Civiles  Equipos y maquinaria  ¿Quiénes Somos?    CONSTRUCTORA RAMIREZ LTDA es una empresa familiar que nació en febrero de 1993 en la ciudad de Ibagué-Tolima, en diciembre de 2012 cambio su nombre a CONSTRUCTORA VIAYCO SAS y en el año 2022 se consolido como VIAYCONS S.A.S, la cual está dedicada a la ejecución de obras civiles con énfasis en construcción, rehabilitación, mejoramiento, mantenimiento y conservación de la infraestructura vial, acueductos, alcantarillados y puentes.  Desde sus inicios se ha considerado la calidad como objetivo permanente y fundamental para garantizar la satisfacción de sus clientes.  Misión    El compromiso es el crecimiento constante dedicado a la presentación de servicios en construcción de obras civiles, con énfasis en infraestructura vial, acueductos, alcantarillados y puentes. A través de un equipo de trabajo interdisciplinario con el más alto grado de calidad, https://www.viayco.com/ 12 utilizando tecnología disponible en el mercado y preservando el medio ambiente, generando así confianza, progreso a los usuarios, empleados y proveedores, demostrando seriedad, cumplimiento y responsabilidad, y de esta forma garantizar la satisfacción de los clientes tanto privados como gubernamentales en un ámbito regional y nacional.  Visión    Nos proponemos ser líderes en la prestación de servicios para la Construcción de obras civiles con el más alto grado de calidad satisfaciendo las necesidades y expectativas de nuestros clientes con seriedad, responsabilidad y cumplimiento, eficiencia y eficacia, aumentando constantemente la participación en el mercado regional y  nacional siendo cada día más competitivo y dispuesto afrontar los cambios tecnológicos, políticos y sociales de nuestro país, permitiéndonos consolidarnos en el 2023 una de las empresas más prósperas de la región.  Política de Calidad    Nos comprometemos a cumplir los requisititos establecidos por el cliente asegurando los estándares de calidad y el mejoramiento continuo de todos los procesos, contando para ello con un recurso humano altamente calificado y comprometido con logro de la satisfacción del cliente, lo cual nos permitirá consolidarnos en el sector y ampliar la participación en el mercado.  Nota: Adaptado del modelo RISE  Fuente: VIAYCONS,2022.  Ilustración 1 Organigrama de VIAYCONS SAS 13 Fuente: VIAYCONS,2022. De acuerdo con Wheelen, existen tres estructuras organizacionales básicas que apoyan las estrategias que son formuladas. A continuación, se presenta un esquema de estas estructuras:  Ilustración 2 Tipos de estructuras organizacionales Fuente: los autores, 2022 14 En la figura 1, se encuentra el organigrama de VIAYCONS SAS, donde se puede observar que este representa una estructura funcional, muy acorde para una empresa mediana que ofrece dos grupos de productos principales en el sector de la construcción de obra civil. En este se destacan la definición de áreas funcionales y la inclusión de actores claves en las áreas estratégicas, como lo son las sociedades, consorcios y uniones temporales.  Anteriormente, la empresa tenía un portafolio de servicios mayor, donde se participaba en licitaciones y/o contratos de menores cuantías y de cualquier tipo de obra civil. Después de un tiempo y con mayor experiencia en el campo laboral, tanto de la persona natural como jurídica, se comenzó a delimitar más el campo de acción de la empresa y se comenzó a participar en contratos de mayor cuantía en el segmento de obras civiles, como lo son: construcciones de vías, acueductos, alcantarillados, movimientos de tierra, entre otros. Asimismo, se tuvo la oportunidad de adquisición de equipos y maquinaria propios, con el fin ampliar las posibilidades de participación en el mercado. Como plan de mejoramiento, se han desarrollado alianzas estratégicas con socios que acreditan mayor experiencia en otras áreas. Finalmente, como lecciones aprendidas se tiene que la empresa no se debe de enfocar en un solo nicho de la ingeniería, sino que debería diversificar el portafolio de servicios en otras de la ingeniera civil.  Teniendo en cuenta, las características de la organización escogida, la poca experiencia y/o poca oportunidad de aplicar la sostenibilidad organizacional y de acuerdo a las ventajas y desventajas mencionadas para los diferentes es estándares internacionales de sostenibilidad, se considera pertinente que la empresa comience adoptando el estándar International Standard Organization (ISO 26000), dado que este se considera una guía de adopción voluntaria de la responsabilidad social en la empresa, asimismo,  podría contribuir a los procesos estratégicos de gestión empresarial (análisis de entorno, formulación, implementación y evaluación de la estrategia), encontrando que podría ser más útil en los procesos estratégicos de gestión de las empresas principiantes que de las empresas líder en responsabilidad social, sobre todo en el análisis de entorno. Además, el estándar podría contribuir a la implementación de la estrategia en el caso de las pymes rezagadas, dado que ofrece ejemplos de «buenas» prácticas (Hahn, 2013).   15  A continuación, se presenta un mapa conceptual del estándar International Standard Organization (ISO 26000), con sus respectivos componentes y características:   Ilustración 3 Mapa conceptual del estándar International Standard Organization (ISO 26000) Fuente: los autores   El concepto de sostenibilidad corporativa surge con la ambición de aportar coherencia a la ética, la responsabilidad social empresarial y el desarrollo sostenible en el ámbito de los negocios. Es por eso que los determinantes de la incorporación de la sostenibilidad en la empresa pueden ser internos y externos e incidir, a su vez, en diferentes componentes del sistema corporativo (Lozano, 2012). Los determinantes internos más relevantes son el liderazgo proactivo, la sostenibilidad del negocio (rentabilidad, responsabilidad), el principio de precaución y la cultura corporativa. Por su parte, los determinantes externos identificados por este autor son las demandas y expectativas de los consumidores, la regulación y la legislación, y la creciente conciencia de la sociedad. Teniendo en cuenta lo anterior, en la materia Pensamiento Estratégico y Gerencia Global, se realizó un diagnóstico para conocer la percepción de la organización frente a la sostenibilidad, por lo tanto, se le plantearon las siguientes preguntas al gerente y a la profesional ambiental, por medio de una encuesta por la plataforma de Forms:   1. ¿Qué entiende usted por Sostenibilidad en la organización?  16 2. ¿Cuáles actividades considera usted que realiza la empresa para ser sostenible?   3. Según Edita Olaizola, La Sostenibilidad Corporativa es un modelo de negocio que tiene en cuenta que hay que ganar dinero, pero respetando a las personas, al entorno y al futuro. Otro autor (Luis Maram) lo define como: La Sostenibilidad Corporativa es el enfoque de negocios que crea valor a largo plazo a los accionistas, aprovechando las oportunidades y manejando los riesgos que se derivan del desarrollo económico, ambiental y social. De acuerdo a lo anterior selecciones una o varias razones por las que una empresa debería implementar la sostenibilidad corporativa.   • Reputación    • Posicionamiento    • Reducción de costes   4. Los Estándares y certificaciones de Sostenibilidad son normas y estándares voluntarios, usualmente evaluados por terceras partes, relacionados con asuntos de seguridad ambiental, social, ética y de alimentos, y adoptados por compañías para demostrar el desempeño de sus organizaciones o productos en áreas específicas. Existen quizá más de 500 estándares y el ritmo de la introducción ha incrementado en la última década. Cuáles de los siguientes estándares internacionales de sostenibilidad corporativa conoce o ha escuchado:   • Dow Jones Sustainability Index (DJSI)   • Global Reporting Initiative (GRI)   • International Standard Organization (ISO 26000)   5. ¿Cómo cree que la empresa puede adquirir una cultura corporativa de la sostenibilidad?   De las cuales se obtuvieron las siguientes respuestas:   Tabla 3 Respuestas de la encuesta de sostenibilidad en la organización  No. Pregunta   Gerente    Profesional Ambiental    1   Hace referencia a la forma de preservar el medio ambiente, fomentar la calidad de vida de las Es la gestión que se lleva a cabo en todas las actividades de la organización, teniendo como precepto programas y proyectos con determinadas acciones que permiten la 17 No. Pregunta   Gerente    Profesional Ambiental    personas y optimizar la rentabilidad del negocio   prevención, minimización y/o mitigación de impactos ambientales y sociales, con el objetivo de garantizar las necesidades del presente sin afectar los recursos necesarios para el desarrollo en el futuro.   2   Se trata de preservar al máximo el medio ambiente y se pagan salarios justos a los empleados   Dar cumplimiento a la normatividad ambiental vigente, a través del diagnóstico previo sobre las áreas intervenidas y el componente social, con el fin de realizar un adecuado manejo y aprovechamiento de los recursos naturales, y del escenario social.   3      4      5   Una vez se generen más ingresos se puede optimizar las otras áreas como son lo ambiental y el bienestar de las personas   Estableciendo una Política de responsabilidad ambiental y social, que sea impartida a través de la gerencia, dando cumplimiento a la normatividad ambiental, y que tenga coherencia entre el área operativa y administrativa, a través de valores corporativos que sean integrados, divulgados y puestos en práctica por todo el equipo de trabajo.         Fuente: Autores, 2022 18 De acuerdo con los resultados, se puede analizar que tanto el gerente como la profesional ambiental en cierta medida tienen claridad de lo que es la sostenibilidad organizacional, asimismo, la reputación fue la opción con mayor valor que puede generar al implementar la sostenibilidad en la organización. Además, teniendo en cuenta la revisión bibliográfica realizada y los resultados obtenidos en el diagnostico se puede concluir que las razones para implementar y/o desarrollar un reporte de sostenibilidad es porque ayuda a aclarar las estrategias de la empresa, mejoras la comunicación con grupos de interés, rentabilidad a largo plazo y gestionas riesgos de manera más eficiente. Por lo anterior, la organización podría proyectarse en un mediano plazo a comenzar a generar dichos informes, ya sea por el estándar ISO 26000 o por el que en su momento se considere más prudente, para eso es necesario elaborar un documento de sostenibilidad con visión integradora que dé a conocer la verdadera propuesta de valor del negocio, más allá de aspectos netamente económicos o financieros; también, incluir herramientas de gestión en la empresa con las que se pueda ir midiendo de manera actualizada el cumplimiento de los objetivos sostenibles.   Metodología Primer nivel Enfoque, alcance y diseño de la investigación El desarrollo de esta investigación se basa en un enfoque cualitativo, ya que implica teorías, conocimientos y datos fundamentados en ciencias anteriormente expuestas con fines de analizar el comportamiento actual de la compañía, así mismo, aplicar estos procedimientos con el fin de aportar un plan de mejoramiento optimizado en la operación. Del mismo modo, el diseño que abarca la investigación es de tipo correlacional o aplicado donde se espera que estos procedimientos de gestión documental sean presupuestados dentro de la organización no de forma inmediata, pero si brindar una solución adecuada hacia el problema. El alcance de este proyecto tiene como objetivo generar una propuesta de gestión documental basados en un marco de referencia para la generación de informes de sostenibilidad dentro de la empresa VIAYCONS, así mismo, delimitar los lineamientos que se deben utilizar para la óptima gestión de la propuesta. 19 Definición de Variables Teniendo en cuenta que la presente investigación es de enfoque cualitativo y el diseño es de tipo correlacional, se pretende las variables que permiten precisar los atributos que se medirán en la investigación. Por lo tanto, a continuación, se define conceptual y operacionalmente las variables objeto de medición. Definición conceptual De acuerdo a los objetivos propuestos para la investigación y el marco teórico de la misma, se identificaron las siguientes variables: Tabla 4 Variables de definición conceptual Variable Definición conceptual Informes de sostenible Son herramientas que permiten comprender de qué manera las empresas están adoptando medidas para poder corresponder de manera efectiva a la Responsabilidad Social Empresarial, la cual puede estar enfocada en los frentes económico, social y ambiental (Legna, P., 2007). Estándares internacionales de sostenibilidad Son normas y estándares voluntarios, usualmente evaluados por terceras partes, relacionados con asuntos de seguridad ambiental, social, ética y de alimentos, y adoptados por compañías para demostrar el desempeño de sus organizaciones o productos en áreas específicas. Existen quizá más de 500 estándares y el ritmo de la introducción ha incrementado en la última década (Brunsson, N.; Rasche, A.; Seidl, D., 2012). Gestión documental Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía (Nievas, Juan. 1923). Fuente: Autores, 2022 Lo anterior es posible por medio de lo que se conoce como definiciones operacionales. Definición operacional Una definición operacional constituye el conjunto de procedimientos que describe las actividades que un observador debe realizar para recibir las impresiones sensoriales, las cuales indican la existencia de un concepto teórico en mayor o menor grado (Hernández-Sampieri, R., 20 Fernández-Collado, C. y Baptista-Lucio, P., 2014). Por lo tanto, a continuación, se describen operacionalmente las variables escogidas: Tabla 5 Variables de definición operacional Variable Definición operacional Informes de sostenible Tipo y cantidad de informes presentados por empresas con la misma actividad económica Estándares internacionales de sostenibilidad Pertinencia según las características de cada estándar e industria Gestión documental Roles y responsabilidades dentro de la documentación de procesos e informes organizacionales Población y Muestra El sector de la construcción es considerado uno de los más dinámicos a nivel Latinoamérica países como Brasil, México y Colombia preponderan las estadísticas. De este modo la construcción aporta al desarrollo económico del país aproximadamente en un 6,5% del PIB del País. Dentro de los años 2013- 2018 la construcción atrajo consigo una inversión extranjera directa de 3276 millones de USD (Invest Bogota, 2022). Este sector se divide entre dos componentes: La construcción habitacional y la construcción no habitacional o de infraestructura, limitando al último componente mencionado este generó un aporte del 51,9% el mayor aporte generado es gracias a la clase media, del mismo modo dentro del país se encuentre un sinfín de materiales como el acero, hierro y cemento. Las ciudades que preponderan en el sector son Bogotá, Cartagena y Medellín, al ser un sector muy dinámico, ha logrado crecer en ámbitos como: Eficiencia Energética, Sostenibilidad, Diseño y Tecnología. Más allá de las obligaciones que el gobierno impone a las empresas de este sector, es necesario que como habitantes de este planeta se vele por cuidar el medioambiente desde diferentes acciones, bien sea desde utilizar los materiales no contaminantes o aportar soluciones desde la innovación y la eficiencia. Segundo nivel Selección de métodos o instrumentos para recolección de información 21 1. Instrumento: Entrevistas a profundidad Objetivo: Identificar los roles y responsabilidades dentro de la organización que permita evaluar los posibles actores dentro del proceso de gestión documental. Dirigido a: director administrativo Viaycons – director talento humano Tiempo estimado: 30 minutos por entrevista. 2. Instrumento: Documentos, registros, materiales Objetivo: Reconocer los principales documentos de procesos y gestión documental que existe dentro de la Compañía. Dirigido a: Área de ingeniería, subdivisión gestión ambiental Tiempo estimado: 3 horas Técnicas de análisis de datos Al momento de considerar los diferentes objetivos trazados para este ejercicio investigativo, se han hallado pertinentes los siguientes instrumentos para lograr una efectiva recolección de información, que pueda llegar a ser valiosa y de cuenta de la situación actual a nivel documental en el que se encuentra la empresa Viaycons, considerado los principales actores dentro del organigrama institucional y cuál podría ser su aporte a la consecución de los objetivos, por ello, se establecieron dos grandes instrumentos como son las entrevistas a profundidad con dos miembros claves (director administrativo y director de talento humano), así como una revisión documental que permite reconocer los principales registros actuales en materia de sostenibilidad y cuáles han sido los actores que han participado en dichas elaboraciones: Tabla 6 Técnicas de análisis de datos Instrumento Técnica de análisis Descripción Entrevistas a profundidad Análisis de contenido cualitativo Por medio de una serie de preguntas propuestas se busca indagar con los participantes clave dentro de los procesos administrativos cuáles podrían llegar a ser los actores principales dentro del proceso de gestión documental Documentos, registros, materiales Revisión documental Conocer los antecedentes relacionados con la documentación de procesos de sostenibilidad, distribución de roles y elaboración de formatos Fuente: Autores, 2022. 22 Análisis y discusión de los resultados Como se evidencia en el marco institucional, la empresa Viaycons SAS, en el primer semestre del presente año ejecuto un trabajo con la materia Pensamiento Estratégico y Gerencia Global con la universidad Ean, se realizó una revisión documental de los estándares internacionales de sostenibilidad, así mismo, para conocer la percepción de la organización frente a la sostenibilidad se realizó una entrevista con el gerente general y profesional obteniendo como conclusión que los entrevistados en cierta medida tienen claridad de lo que es la sostenibilidad organizacional, asimismo, se determinó que la organización debería implementar el estándar International Standard Organization (ISO 26000) dado que este se considera una guía de adopción voluntaria de la responsabilidad social en la empresa. De dicho ejercicio realizado a comienzo de año se puede concluir que la organización debe incluir herramientas de gestión en la empresa con las que se pueda ir midiendo de manera actualizada el cumplimiento de los objetivos sostenibles, por lo tanto, con el presente trabajo se le da continuidad al proceso. Consiguientemente,  para proponer un sistema de gestión documental para el proceso de sostenibilidad de la empresa, se tuvo que retomar el tema con las personas ya entrevistadas, haciendo una breve introducción de que es la sostenibilidad, las ventajas y los estándares internacionales, por lo tanto, para realizar el análisis de la información se aplicaron dos entrevistas a los mismos colaboradores (Gerente general y profesional ambiental), ya que se consideran actores claves dentro de la organización, quienes brindaron su apreciación con respecto a las preguntas planteadas, para así obtener nuevas apreciaciones sobre la temática planteada. Entrevista 1 El gerente general evidencia una necesidad de formación de los colaboradores con respecto al conocimiento técnico para la documentación y elaboración del informe, así como el reporte que debe realizarse a la gerencia con la información relevante, siendo claro en que esta información impacta en la toma de decisiones que la gerencia realiza. Como actores del proceso se encuentran los ingenieros residentes, que están de cara a cada uno de los proyectos, teniendo como guía a una persona del área administrativa que guíe la documentación y fechas de entrega del proceso. 23 Ilustración 4 Entrevista 1 - Gerente General Fuente: Autores Entrevista 2 Por parte de la profesional ambiental se observa una necesidad de tener un proceso estandarizado, pues al ser un nuevo sistema que involucra trabajo tanto de área administrativa como operativa se necesita poner esta información de una manera que los involucrados e interesados puedan seguir el proceso y documentar de manera correcta y completa bajo los lineamientos establecidos, por lo cual la propuesta realizada dentro de esta investigación adquiere mayor relevancia al ser un apoyo para poder generar información relevante a las áreas en toma de decisiones, así como servir de soporte para la Compañía en su proceso de crecimiento y expansión en el sector. 24 Ilustración 5 Entrevista 2 - Profesional Ambiental Fuente: Autores Adicional, si bien es cierto en el momento la empresa no cuenta con una documentación formal con respecto a RSE sí se han llevado a cabo acciones tendientes a generar programas con componentes sociales y ambientales, de esta manera al realizar la revisión documental se observó que hay conocimiento de los equipos de trabajo específicos con respecto a las actividades realizadas, pero esto se hace a nivel de proyectos, pero no hay un consolidado de las iniciativas ni se promueven al mostrar el trabajo realizado por la Compañía, por lo cual, la documentación facilitaría que primero, a nivel interno, se reconocieran estas acciones, se estableciera un plan de trabajo organizacional tendiente a la construcción de estas acciones y que a su vez empresas del sector, proveedores y clientes potenciales conocieran y reconocieran las iniciativas en materia de RSE de la Compañía Viaycons. De acuerdo a los resultados obtenidos en la entrevista, se realizó nuevamente una revisión documental sistemática de los diferentes estándares internacionales de sostenibilidad que existen, tales como: Dow Jones Sustainability Index (DJSI), Global Reporting Iniative (GRI), Internional Standard Organization (ISO 26000), Sustainability Accounting Standards Board (SASB) 25 The Financial Stability Board (TSB), entre otros. En donde se analizó las ventajas y desventajas de cada uno, principalmente del GRI se pudo evidenciar que una de sus ventajas es que hace más específico el reporte de la sostenibilidad, según lo que los grupos de interés desean conocer, también, está dirigido a organizaciones tanto del sector público como privado, asimismo, apunta a estandarizar los reportes de sostenibilidad. Por lo tanto, la empresa Viaycons debería de implementar el estándar GRI en sus procesos de gestión documental. Por consiguiente, para determinar los roles y responsabilidad de los actores que estarían involucrados en el proceso de generar el informe de sostenibilidad se tuvo en cuenta la entrevista realizada y organigrama de la organización determinando así el siguiente proceso: Ilustración 6 Flujograma de los actores y roles encargados de realizar el proceso del informe de sostenibilidad de la organización Fuente: Autores En el Flujograma se puede evidenciar que según la información que realice la profesional ambiental del proyecto, esta será pasada al residente de obra para que él se encargue de recopilar y adicionar información, seguidamente, esta información será enviada a la Directora administrativa quien recopila la información de todos los proyectos en ejecución, después el área administrativa se encarga de diligencia el formato y enviar a la profesional ambiental y directora 26 administrativa para ser revisado y aprobado, si este no tiene ningún cambio se realizan las conclusiones pertinentes, finalmente se le presenta al gerente general. Teniendo en cuenta que el estándar internacional de sostenibilidad que se escogió fue el GRI, la empresa Viaycons debería seguir los siguientes lineamientos para generar sus informes de sostenibilidad2: 1. Desarrollar la estrategia de sostenibilidad de la empresa. 2. Definir las acciones que se deciden tomar o no tomar. 3. Descubrir que la empresa tiene prácticas responsables y no lo sabía. 4. Desarrollar sistemas de información y control internos a efectos de recopilar informaciones para poder prepararlo. 5. Informar a la empresa de lo que hace la empresa. 6. Detectar fallas en la gestión y comunicación de la sostenibilidad. Así mismo, se debería de tener en cuenta la estructura y contenido de este estándar internacional de sostenibilidad, ya que son guías universales con un contenido específico, como se muestra a continuación: Ilustración 7 Descripción general de conjunto de estándares GRI Fuente: GRI 2 Vives, A. (2018). ¿Deben las PyMEs preparar informes de sostenibilidad? ÀGORA. 27 Guías Universales • GRI 101: Fundamentos. Incluye los principios de Reporting, los requisitos básicos para utilizar las normas para la redacción de los informes de sostenibilidad, y los detalles sobre cómo utilizar y hacer referencia a las Normas • GRI 102: Contenidos generales. Incluye los 56 Contenidos Básicos Generales. En el caso de la opción esencial son 33 Contenidos. • GRI 103: Enfoque de gestión. Incluye la información sobre el enfoque de gestión (DMA) junto con orientaciones adicionales y recomendaciones. Guías Específicas La serie 200 para reportar información sobre los impactos significativos de la organización relacionadas con temas económicos • GRI 201: Desempeño económico. • GRI 202: Presencia en el mercado. • GRI 203: Impactos económicos indirectos. • GRI 204: Prácticas de contratación pública. • GRI 205: Anticorrupción. • GRI 206: Comportamientos anticompetitivos. La serie 300 para reportar información sobre los impactos significativos de la organización relacionados con temas ambientales. • GRI 301: Materiales. • GRI 302: Energía. • GRI 303: Agua. • GRI 304: Biodiversidad. • GRI 305: Emisiones. • GRI 306: Vertidos y residuos. • GRI 307: Cumplimiento ambiental. La serie 400 para reportar información sobre los impactos significativos de la organización relacionados con temas sociales • GRI 401: Empleo. • GRI 402: Relaciones empresa/trabajadores. 28 • GRI 403: Salud y seguridad ocupacional. • GRI 404: Formación y educación. • GRI 405: Diversidad e igualdad de oportunidades. • GRI 406: No discriminación. • GRI 407: Libertad sindical y negociación colectiva. • GRI 408: Trabajo Infantil. • GRI 409: Trabajo forzoso u obligatorio. • GRI 410: Prácticas de seguridad. • GRI 411: Derechos de los pueblos indígenas. • GRI 412: Evaluación de los Derechos Humanos. • GRI 413: Comunidades locales. • GRI 414: Evaluación social de proveedores. • GRI 415: Políticas públicas. • GRI 416: Salud y seguridad del cliente. • GRI 417: Comercialización y etiquetado. • GRI 418: Privacidad del cliente. • GRI 419: Cumplimiento socio económico Según la GRI, para el desarrollo existe la opción esencial (core) y la exhaustiva (comprehensive), para para el Nivel Esencial, se requiere responder a 34 indicadores; mientras que, en el Nivel Exhaustivo, son 58 (sin contar los indicadores que responden directamente a los asuntos materiales). Ilustración 8 Contenidos básicos generales obligatorios para reportar en el informe GRI Fuente: GRI 29 Por lo tanto, se le recomienda a la organización que para su primer informe de sostenibilidad se reporten de conformidad esencial dado a que según la GRI solo es obligatorio incluir sólo lo siguiente: • Contenidos 102-1 a 102-13 (perfil de la organización) • Contenidos 102-14 (Estrategia) • Contenidos 102-16 (Ética e integridad) • Contenidos 102-18 (Gobernanza) • Contenidos 102-40 a 102-44 (Participación de los grupos de interés) • s 102-45 a 102-56 (Prácticas para la elaboración de informes) Conclusiones Luego de aplicar los instrumentos de recolección de información y analizar las respuestas brindadas por la profesional ambiental y la gerente general de Viaycons, se evidencia la necesidad de formular una propuesta de gestión documental basada en los principios del GRI, que permitan brindar confianza en la gestión que se realiza en la Compañía y que a la vez promuevan tanto al interior de la empresa como en el sector prácticas sostenibles dentro de las organizaciones, teniendo en cuenta que el GRI es uno de los modelos más usados a nivel internacional, siendo un referente de reconocimiento y credibilidad organizacional, adicional a que permite que se hagan uso de los recursos justos y necesarios para desarrollar la metodología sin generar una carga adicional excesiva para la Compañía en términos de proceso. Por lo anterior, fue necesario sensibilizar a las cabezas de procesos, para el caso de Viaycons a la profesional ambiental y la gerente general con respecto a los beneficios de poder conocer y documentar los informes de sostenibilidad a partir 30 de las acciones que como empresa asuman. A su vez se debió realizar una exploración con respecto a qué principios de la responsabilidad social empresarial estaban acorde con la cultura empresarial y las acciones establecidas en Viaycons, para de esta manera establecer cuáles serían los principios que regirían el proceso de documentación. A su vez fue necesario determinar los roles de quienes serían los responsables del proceso, por lo cual la gerencia y general y área administrativa fue clave en la organización de los actores y es sobre quienes reposa la tarea de poder sensibilizar posteriormente al interno sobre la necesidad de ejecutar y garantizar que los procesos de documentación se llevan a cabo y se organicen las memorias de la gestión. 31 Lista de referencias • Acevedo agudelo, h., vásquez hernández, a. y ramírez cardona, d. a. (2012). sostenibilidad: actualidad y necesidad en el sector de la construcción en colombia. gestión y ambiente, 15(1), 105–118. https://revistas.unal.edu.co/index.php/gestion/article/view/30825 • ACH, P. (22 de 10 de 2022). Panelesach. Obtenido de https://panelesach.com/latam/co/blog/tendencias-construccion-colombia-2022/ • Álvarez Osorio, M. C., & Zamarra Londoño, J. E. (2013). El informe social o de sostenibilidad como herramienta para dar cuenta de la RSE en las empresas. 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Evidencia de entrevistas Entrevistas Viaycons.xlsx https://doi.org/10.18543/ced-63-2020pp207-235 https://www.viayco.com/?page_id=25 https://universidadeaneduco.sharepoint.com/:x:/r/sites/SEMINARIODEINVESTIGACION519/Documentos%20compartidos/Entrevistas%20Viaycons.xlsx?d=w4f6e2ccc098a40f8953b745ef021f391&csf=1&web=1&e=fBvozU Resumen Problema de Investigación Objetivos Objetivo general Objetivos específicos Justificación Marco Teórico Marco institucional Metodología Primer nivel Enfoque, alcance y diseño de la investigación Definición de Variables Población y Muestra Segundo nivel Selección de métodos o instrumentos para recolección de información Técnicas de análisis de datos Análisis y discusión de los resultados Conclusiones Lista de referencias