Propuesta de herramienta tecnológica para la optimización en la gestión de reservas y elaboración de informes anuales del Centro de Convenciones Alfonso López Pumarejo de la Universidad Nacional de Colombia

Abstract

La constante necesidad de las entidades públicas en busca de la mejora continua, mediante el aprovechamiento de la tecnologías para optimizar el servicio, evidencia la importancia de contar con herramientas digitales para la gestión de reservas de espacios físicos. En este contexto, la presente investigación tiene como objetivo diseñar una propuesta de herramienta tecnológica para la optimización en la gestión de reservas y elaboración de informes anuales del Centro de Convenciones Alfonso López Pumarejo de la Universidad Nacional de Colombia, considerando que el procesos actual se realiza manualmente lo que genera reprocesos y dificultad en la consolidación de información. En este sentido la metodología implementada, se centro en realizar un análisis a la literatura con el fin de evaluar el impacto de las tecnologías y su aplicación en las entidades públicas para la mejora del servicio, y en la adelantar un análisis del proceso del sistema de reservas y elaboración de informes, así como de la percepción de los usuarios y funcionarios de la entidad, a partir de los resultados obtenidos se identificación oportunidades de mejora, que permitieron estandarizar el proceso, determinar roles y responsabilidades, para finalmente desarrollar la propuesta de herramienta tecnológica que será aplicable al sistema de reservas del Centro de Convenciones mediante el aprovechamiento de los recursos disponibles como lo es las herramientas de Google Worspace.

The constant need for public entities to pursue continuous improvement through the use of technology to optimize service highlights the importance of having digital tools for managing physical space reservations. In this context, this research aims to design a technological tool to optimize reservation management and the preparation of annual reports for the Alfonso López Pumarejo Convention Center at the National University of Colombia, given that the current process is manual, leading to rework and difficulties in consolidating information. In this sense, the implemented methodology focused on conducting a literature review to evaluate the impact of technologies and their application in public entities for service improvement, and on advancing an analysis of the reservation system process and report preparation, as well as the perception of users and officials of the entity. Based on the results obtained, opportunities for improvement were identified, which allowed for standardizing the process, determining roles and responsibilities, and finally developing the proposed technological tool that will be applicable to the Convention Center's reservation system by leveraging available resources such as Google Workspace tools.