Diseño de una propuesta para la mejora en el acceso a la información digitalizada, haciendo uso de soluciones informáticas sistematizadas para la información producida en el área de tesorería de la contraloría municipal de Barrancabermeja.

Abstract

El archivo y la conservación de los documentos se encuentra estrechamente unida a la historia de la escritura. Durante miles de años la escritura fue característica elite que hizo de este conocimiento una ventaja asociada al poder. Tanto en la civilización griega como romana, el archivo tuvo una importancia destacada, cobrando una doble utilidad administrativa y jurídica, las administraciones especialmente el romano, lo conservaban como fuente de información para su gobierno y derecho, estableciendo el valor probatorio del documento escrito. Ambas civilizaciones coincidían que el archivo debía definirse como lugar sagrado, obteniendo asi custodia y seguridad. Debido a la importancia de los documentos para la gestión administrativa de todas las empresas, sean privadas o públicas, el cumplimiento de las normas asociadas a la gestión documental, a su estricto y obligatorio cumplimiento y la reconstrucción de la historia y patrimonio institucional y nacional colombiano, nace la necesidad en la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, de implantar las tecnologías de la información en sus archivos, con una propuesta cuyo objetivo principal es el desarrollo de un sistema de gestión documental automatizado, que permita digitalizar y almacenar documentos relacionados con el área de tesorería de manera eficiente, teniendo en cuenta los desafíos relacionados con la correcta gestión de los documentos, que de no cumplirse, puede traducirse en pérdida de la información, difícil acceso y recuperación de la misma y la mitigación de los diferentes riesgos asociados a la seguridad de la información. Este sistema automatizado ofrece una solución integral que optimiza diferentes procesos desde el punto de vista operativo de búsquedas, recuperación e identificación correcta de los archivos, asi mismo, actúa como respaldo y resguardo de la información en formato electrónico, lo que permite su preservación y consulta en el tiempo. La propuesta, se articula con la modernización del proceso de Gestión Documental que actualmente se viene adelantando en la entidad, debido a que sus archivos en años anteriores no se gestionaban y organizaban según las normas y las necesidades propias de la entidad. La implementación de esta solución impactará significativamente en eficiencia, productividad y seguridad de la información, con la reducción considerable en el tiempo de búsquedas gracias a la indexación y facilidad en el acceso a los documentos. El tiempo utilizado para la búsqueda físicamente de un documento específico, teniendo en cuenta el traslado al archivo central, búsqueda en la caja, carpeta y folio, promedio es de 10 minutos, con la implementación del sistema se toma 2 minutos lo que reducirá en un 80% el tiempo utilizado para recuperar un documento.