Modelo de gestión documental y administración de archivos para la Contraloría Municipal de Barrancabermeja orientado a la planeación estratégica y organización de negocios.

Abstract

El presente proyecto aborda la formulación de un modelo de gestión documental y administración de archivos para la Contraloría de Barrancabermeja denominado HELIOS basado en la incorporación de una matriz digital y electrónica como columna vertebral del proceso que reduzca los tiempos de tramitación de documentos, minimice los costos operativos y garantice mejores resultados en menor tiempo. Otras entidades de la misma naturaleza tienen modelos o programas de gestión documental y de administración de archivos que, si bien integran ciertas tecnologías disruptivas, no reemplazan la matriz análoga por una matriz digital y electrónica. A diferencia de los demás modelos de gestión documental, este nuevo modelo ofrece una herramienta ágil y sencilla para la tramitación de documentos, además logra responder a las necesidades de construir un archivo como memoria histórica y valor cultural, aproximación de los clientes externos a la entidad, fomento de la participación ciudadana e integración de otros objetivos misionales e institucionales. A efectos de validar el proyecto se implementó framework scrum, que no es propiamente una metodología, luego no sigue al pie de la ley unas normas y estándares, sino que ofrece un marco de pautas que sirven para orientar actividades y garantizar la consecución de un conjunto de objetivos.

El presente proyecto aborda la formulación de un modelo de gestión documental y administración de archivos para la Contraloría de Barrancabermeja denominado HELIOS basado en la incorporación de una matriz digital y electrónica como columna vertebral del proceso que reduzca los tiempos de tramitación de documentos, minimice los costos operativos y garantice mejores resultados en menor tiempo. Otras entidades de la misma naturaleza tienen modelos o programas de gestión documental y de administración de archivos que, si bien integran ciertas tecnologías disruptivas, no reemplazan la matriz análoga por una matriz digital y electrónica. A diferencia de los demás modelos de gestión documental, este nuevo modelo ofrece una herramienta ágil y sencilla para la tramitación de documentos, además logra responder a las necesidades de construir un archivo como memoria histórica y valor cultural, aproximación de los clientes externos a la entidad, fomento de la participación ciudadana e integración de otros objetivos misionales e institucionales. A efectos de validar el proyecto se implementó framework scrum, que no es propiamente una metodología, luego no sigue al pie de la ley unas normas y estándares, sino que ofrece un marco de pautas que sirven para orientar actividades y garantizar la consecución de un conjunto de objetivos.