Prototipo digital para la trazabilidad de la correspondencia institucional y fortalecimiento del control administrativo en empresas del sector de infraestructura vial en Colombia

Abstract

La presente investigación aborda la problemática de la trazabilidad de la correspondencia institucional y el control administrativo en empresas del sector de infraestructura vial en Colombia. Aunque las organizaciones cuentan con sistemas ERP y plataformas corporativas para la gestión de información, persisten dificultades relacionadas con el seguimiento operativo de comunicaciones, el control de compromisos y la recuperación oportuna de evidencia documental. En este contexto, el objetivo de la investigación fue desarrollar un prototipo digital que fortaleciera la trazabilidad documental y el control administrativo mediante el uso de herramientas de bajo código (low-code). La metodología adoptó un enfoque mixto, con alcance descriptivo-propositivo y diseño no experimental transversal. El estudio se desarrolló en cuatro fases: diagnóstico de la problemática, diseño de la arquitectura documental y de metadatos, implementación del prototipo en Microsoft Lists y validación funcional mediante simulación operativa utilizando registros documentales representativos de proyectos de infraestructura vial. Asimismo, se realizó una revisión sistemática de literatura y un análisis comparativo de soluciones tecnológicas utilizadas en la gestión documental y la trazabilidad de la información. Los resultados evidenciaron que el prototipo permitió centralizar la información en una fuente única de consulta, fortalecer el seguimiento de responsables y compromisos, optimizar la recuperación documental y mejorar la visibilidad del estado de las comunicaciones institucionales. Adicionalmente, la solución demostró capacidad para integrar lineamientos normativos asociados a la gestión documental y contribuir a la mitigación de riesgos administrativos y contractuales derivados de la pérdida de trazabilidad. Se concluye que las plataformas low-code constituyen una alternativa viable, accesible y escalable para fortalecer la gestión de la correspondencia institucional en proyectos de infraestructura vial, complementando las capacidades de los sistemas empresariales existentes y contribuyendo a los procesos de transformación digital y control organizacional.

This research addresses the problem of institutional correspondence traceability and administrative control in road infrastructure companies in Colombia. Although organizations currently use Enterprise Resource Planning (ERP) systems and corporate platforms for information management, challenges remain regarding the operational tracking of communications, commitment monitoring, and the timely retrieval of documentary evidence. In this context, the objective of the study was to develop a digital prototype aimed at strengthening document traceability and administrative control through the use of low-code technologies. The study adopted a mixed-methods approach with a descriptive-propositional scope and a nonexperimental cross-sectional design. The research was conducted in four phases: problem diagnosis, design of the document architecture and metadata structure, prototype implementation using Microsoft Lists, and functional validation through operational simulation based on representative documentary records from road infrastructure projects. Additionally, a systematic literature review and a comparative analysis of technological solutions used for document management and information traceability were carried out. The results showed that the prototype enabled the centralization of information into a single source of truth, strengthened the monitoring of responsibilities and commitments, optimized document retrieval processes, and improved the visibility of institutional communication status. Furthermore, the solution demonstrated its ability to integrate regulatory requirements related to document management and contribute to the mitigation of administrative and contractual risks arising from the lack of traceability. It is concluded that low-code platforms represent a viable, accessible, and scalable alternative for strengthening institutional correspondence management in road infrastructure projects. Such solutions complement the capabilities of existing enterprise systems while supporting digital transformation initiatives and enhancing organizational control processes.