Reducción de la carga documental a los beneficiarios de la Fundación Ronald McDonald

Abstract

La Fundación Ronald McDonald, es una fundación que cuenta con salas familiares dentro de diferentes hospitales, las cuales prestan servicios de cocina, lavandería, cafetería, duchas y recreación o esparcimiento para las familias y niños hospitalizados, los cuales por diferentes motivos no pueden ir hasta sus casas por lejanía, falta de recursos económicos o de una red de apoyo para que se queden con los pacientes, los cuales siempre son pediátricos. La fundación cuenta con tres casas en Colombia, que prestan el mismo servicio que las salas, pero adicional cuenta con hospedaje que, en alianza con los diferentes hospitales, se le asigna una habitación a cada familia que no tenga donde pasar la noche o que su hijo o menor bajo su responsabilidad tenga un procedimiento ambulatorio, pero que requiera presencia constante en el hospital. La Fundación enfrenta un desafío en la complejidad de los formatos que las familias deben completar para acceder a los servicios de las salas familiares o casas. Este proceso resulta tedioso para muchos usuarios, ya que son demasiados formatos, para a veces un solo servicio que la familia quiere tomar, afectando la eficiencia, generando quejas frecuentes y creando una barrera para que las familias decidan no entrar a las salas o casas. También hay familias que toman el servicio, no firman los documentos y esto puede llevar a la fundación a problemas legales, sin mencionar el desperdicio de papel y tiempos de archivo para tanta documentación. Se está trabajando para optimizar el proceso, consolidando los cinco formatos en uno virtual. La implementación de un único formato facilita la firma de documentos esenciales, evitando posibles consecuencias legales para la fundación y con ello se está mejorando la experiencia de las familias al visitar las salas, aumentando la accesibilidad y motivando visitas más frecuentes. Además, que estamos solucionando un problema de consumo de papel, daño medioambiental y mejora considerable en la productividad del personal de la fundación, el cual también es limitado. Se realizaron encuestas tanto al personal de la fundación, como a las familias que visitan las diferentes salas, obteniendo muy buena acogida al nuevo formato. Mas adelante veremos los resultados de la encuesta. Como dice Beltrán, (2022). Una forma amplia y progresiva de reducir el impacto ambiental negativo a nivel global es la implementación de las tecnologías 4.0, donde cada vez se evoluciona con tecnologías de transformación digital acelerada.

The Ronald McDonald Foundation is a foundation that has family wards within different hospitals, which provide services such as cooking, laundry, cafeteria, showers and recreation or leisure for families and hospitalised children, who for various reasons cannot go to their homes due to distance, lack of financial resources or lack of a support network to stay with the patients, who are always paediatric. The foundation has three houses in Colombia, which provide the same service as the wards, but additionally has accommodation which, in alliance with the different hospitals, assigns a room to each family that has nowhere to spend the night or whose child or minor under their responsibility has an outpatient procedure, but requires constant presence in the hospital. The Foundation faces a challenge in the complexity of the forms that families must complete to access the services of the family rooms or homes. This process is tedious for many users, as there are too many forms, sometimes for only one service that the family wants to take, affecting efficiency, generating frequent complaints and creating a barrier for families to decide not to enter the wards or houses. There are also families who take the service, do not sign the documents and this can lead to legal problems for the foundation, not to mention the waste of paper and filing time for so much documentation. Work is being done to optimise the process by consolidating the five formats into one virtual one. The implementation of a single format facilitates the signing of essential documents, avoiding possible legal consequences for the foundation and thereby improving the experience of families when visiting the rooms, increasing accessibility and encouraging more frequent visits. In addition, we are solving a problem of paper consumption, environmental damage and considerable improvement in the productivity of the foundation's staff, which is also limited. Surveys were carried out both with the Foundation's staff and with the families who visit the different rooms, and the new format was very well received. We will see the results of the survey later on. As Beltrán, (2022) says. A broad and progressive way to reduce the negative environmental impact at a global level is the implementation of 4.0 technologies, which are increasingly evolving with accelerated digital transformation technologies.