Diseño y prototipo de JACO, asistente virtual para la gestión de solicitudes de las organizaciones comunales ante el IDPAC.

Abstract

El proyecto “Diseño y prototipo de JACO, asistente virtual para la gestión de solicitudes de las organizaciones comunales ante el IDPAC” tiene como propósito optimizar los procesos de atención de trámites comunales en Bogotá mediante la automatización de la validación previa de requisitos normativos y estatutarios. La problemática se identifica en la ineficiencia del modelo de verificación manual actual, el cual es vulnerable ante la complejidad detallada de la Ley 2166 de 2021 y el Decreto 1501 de 2023. Ante la ausencia de registros directos sobre la tasa de desistimientos por errores de radicación, se emplean indicadores proxy como herramienta metodológica para dimensionar el fenómeno con base en la cantidad de Orfeos de entrada y salida de los últimos seis meses de la vigencia 2026, permitiendo inferir una presión operativa crítica que incrementa el riesgo de reprocesos y la pérdida de confianza ciudadana. . El diseño inicial se orienta al proceso de elección de dignatarios de las juntas de acción comunal que actualmente se lidera de forma manual, utilizando listas de chequeo institucionales, no obstante, la arquitectura propuesta dimensiona de manera progresiva, la incorporación de las reglas a todas las demás Organizaciones de Acción Comunal (OAC). Se emplea un enfoque cualitativo y un diseño descriptivo, con análisis documental, como instrumento metodológico, sustentada en el análisis documental de estatutos comunales y listas de chequeo institucionales. Como resultado, se propone una arquitectura de automatización que traslada la validación normativa preliminar a un motor inteligente, proyectando una optimización del 85% en los tiempos de respuesta reduciendo el procesamiento de 45 a 7 minutos por expediente. Estratégicamente, JACO contribuye a la autogestión y formación normativa de las Organizaciones de Acción Comunal (OAC), fortaleciendo la transparencia y la confianza en la gestión pública. Palabras claves: JACO, validación automática, Ley 2166 de 2021 y el Decreto 1501 de 2023. indicadores proxy, Autogestión, transformación digital, lista de chequeo.

The project, "Design and Prototype of JACO: A Virtual Assistant for the Management of Community Organization Applications before IDPAC," aims to optimize the processing of community administrative procedures in Bogotá by automating the preliminary validation of legal and statutory requirements. The research addresses the limitations of the current manual verification model, which is particularly vulnerable to the procedural complexity introduced by Law 2166 of 2021 and Decree 1501 of 2023. Given the absence of direct records on the rate of application withdrawals resulting from filing errors, the study employs proxy indicators as a methodological approach to estimate the magnitude of the problem. These indicators are based on the volume of incoming and outgoing correspondence (Orfeo records) during the last six months of the 2026 administrative period, allowing the identification of a significant operational workload that increases the likelihood of administrative rework and may negatively affect public trust. The initial prototype focuses on the election process of Community Action Board representatives, which is currently managed through manual institutional checklists. However, the proposed architecture has been designed to progressively incorporate the legal rules applicable to all Community Action Organizations (CAOs). The research adopts a qualitative approach with a descriptive research design, supported by documentary analysis of community bylaws and institutional verification checklists. As a result, the study proposes an automation architecture that transfers the preliminary legal validation process to an intelligent rule-based engine, projecting an 85% reduction in processing time, decreasing the average review time from 45 minutes to approximately 7 minutes per application. From a strategic perspective, JACO promotes self-management and legal capacity building within Community Action Organizations while strengthening transparency, administrative efficiency, and public confidence in local government services. Keywords: JACO; automated legal validation; Law 2166 of 2021; Decree 1501 of 2023; proxy indicators; self-management; digital transformation, institutional checklists.