Diseño e implementación de un sistema de gestión documental para la empresa cima ingenieros civiles y ambientales s.a.s.

Abstract

Este proyecto de investigación presenta el diseño e implementación de un Sistema de Gestión Documental (SGD) para la empresa Cima Ingenieros Civiles y Ambientales S.A.S., orientado a mitigar ineficiencias operativas y riesgos legales derivados de una gestión de información descentralizada. La metodología integró un diagnóstico inicial basado en los estándares mínimos del SG-SST y los lineamientos de la norma ISO 15489, utilizando herramientas de ingeniería como el ciclo PHVA, principios de Lean Office y el modelo ADKAR para la gestión del cambio. Los resultados principales incluyen la creación de un manual de procedimientos para el control de documentos, la estructuración de flujos automatizados y el diseño de Tablas de Retención Documental (TRD) que aseguran la trazabilidad de documentos críticos de ingeniería y seguridad laboral. Respaldada por una evaluación financiera con un Retorno sobre la Inversión (ROI) del 59,3% y una relación beneficio/costo de 1,59, la propuesta garantiza el cumplimiento de la normativa archivística colombiana (Ley 594 de 2000), que promueve la transformación digital y proyecta una reducción del 50% en el consumo de papel, alineándose con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).

This research project presents the design and implementation of a Document Management System (DMS) for Cima Ingenieros Civiles y Ambientales S.A.S., aimed at mitigating operational inefficiencies and legal risks arising from decentralized information management. The methodology integrated an initial diagnostic based on the minimum standards of the Occupational Health and Safety Management System (OHSMS) and the guidelines of ISO 15489, using engineering tools such as the PDCA cycle, Lean Office principles, and the ADKAR model for change management. The main results include the creation of a procedures manual for document control, the structuring of automated workflows, and the design of Document Retention Schedules (DRS) that ensure the traceability of critical engineering and occupational safety documents. Backed by a financial evaluation with a Return on Investment (ROI) of 59.3% and a benefit/cost ratio of 1.59, the proposal guarantees compliance with Colombian archival regulations (Law 594 of 2000), which promotes digital transformation and projects a 50% reduction in paper consumption, aligning with the Sustainable Development Goals (SDGs).