Diseño de un bot para la automatización del registro y actualización de información de proveedores

Abstract

La gestión de la información de proveedores constituye un elemento crítico para el funcionamiento eficiente de las organizaciones, especialmente en entidades con alta carga administrativa como en el centro de investigación. Actualmente, este proceso se realiza de forma manual y fragmentada, lo que genera retrasos en el diligenciamiento de formularios, duplicidad de información y un incremento en la probabilidad de errores humanos, afectando la eficiencia operativa y la calidad de los procesos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad. El objetivo del presente trabajo es diseñar una solución que permita optimizar el proceso de registro y actualización de proveedores mediante la implementación de un bot automatizado que integre las fuentes de información internas y facilite el acceso a documentación requerida. La metodología adoptada se fundamenta en un enfoque deductivo y sistémico, permitiendo partir de teorías generales como la automatización de procesos (RPA), la gestión de la información y la transformación digital, para aplicarlas al caso específico del centro de investigación. Asimismo, el análisis del proceso como un sistema interrelacionado facilita la identificación de ineficiencias y oportunidades de mejora. Los resultados evidencian que la automatización contribuye significativamente a la reducción de tiempos operativos, la disminución de errores y la mejora en la calidad y trazabilidad de la información. Además, se identifican beneficios relacionados con la estandarización de procesos y el uso eficiente del recurso humano. No obstante, también se reconoce la importancia de contar con datos estructurados y sistemas integrados para garantizar el correcto funcionamiento de estas soluciones. En conclusión, la implementación de un bot automatizado representa una alternativa viable para optimizar la gestión de proveedores en el centro de investigación, alineándose con las estrategias del diseño de un bot para la automatización del registro y actualización de información de proveedores, transformación digital y mejora continua. Esta propuesta no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también fortalece la confiabilidad de la información y la capacidad de respuesta organizacional.

Supplier information management is a critical element for the efficient operation of organizations, especially in entities with a high administrative workload such as research centers. Currently, this process is carried out manually and in a fragmented manner, leading to delays in form completion, duplication of information, and an increased likelihood of human errors, which negatively affect operational efficiency and the quality of processes within the Quality Management System. The objective of this study is to design a solution that optimizes the supplier registration and update process through the implementation of an automated bot that integrates internal information sources and facilitates access to the required documentation. The methodology adopted is based on a deductive and systemic approach, allowing general theories such as Robotic Process Automation (RPA), information management, and digital transformation to be applied to the specific context of the research center. Furthermore, analyzing the process as an interconnected system facilitates the identification of inefficiencies and opportunities for improvement. The results demonstrate that automation significantly contributes to reducing operational times, minimizing errors, and improving the quality and traceability of information. In addition, benefits related to process standardization and the efficient use of human resources were identified. However, the importance of having structured data and integrated systems to ensure the proper functioning of these solutions is also recognized. In conclusion, the implementation of an automated bot represents a viable alternative for optimizing supplier management within the research center, aligning with the strategies underlying the design of a bot for the automation of supplier information registration and updates, digital transformation, and continuous improvement. This proposal not only enhances operational efficiency but also strengthens information reliability and organizational responsiveness.