Solución tecnológica en la gestión de expedientes fiscales

Abstract

El trabajo de grado presenta el diseño e implementación del Sistema Integral de Gestión Electrónica de Expedientes Fiscales (SIGEFI) como una solución innovadora para modernizar la Contraloría General de la República. Surge ante la alta dependencia del papel, la duplicidad de procesos y la baja trazabilidad identificadas en el diagnóstico interno, y se alinea con las políticas de Gobierno Digital en Colombia. SIGEFI se propone como una plataforma web interoperable y segura que permite a ciudadanos vinculados, apoderados, aseguradoras y funcionarios consultar, radicar y dar seguimiento en línea a los expedientes fiscales, reduciendo tiempos y costos operativos y fortaleciendo la transparencia institucional. La metodología de validación incluyó encuestas semiestructuradas a los principales grupos de interés y aplicación de metodologías ágiles tipo Design Sprint para prototipado y pruebas piloto. Entre los resultados más relevantes se destaca que más del 80 % de los encuestados considera necesaria su implementación y valora la reducción de trámites y la trazabilidad. Se concluye que SIGEFI puede consolidar a la Contraloría como referente de innovación pública, disminuir tutelas y acciones legales y mejorar la confianza ciudadana mediante un proceso de mejora continua y gestión del cambio.

The thesis presents the design and implementation of the Integrated Electronic Management System for Fiscal Files (SIGEFI) as an innovative solution to modernize the Office of theContraloría General de la República. It arises in response to the high dependence on paper, duplication of processes, and low traceability identified in the internal diagnosis, and aligns with Colombia’s Digital Government policies. SIGEFI is proposed as a secure, interoperable web platform that enables involved citizens, legal representatives, insurance companies, and public officials to consult, submit, and track fiscal files online, reducing operational time and costs while strengthening institutional transparency. The validation methodology included semi-structured surveys with key stakeholders and the application of agile methodologies such as Design Sprint for prototyping and pilot testing. Among the most relevant results, over 80% of respondents considered its implementation necessary and appreciated the reduction in procedures and improved traceability. It is concluded that SIGEFI can position the Comptroller’s Office as a benchmark in public innovation, reduce legal actions and constitutional claims, and enhance citizen trust through continuous improvement and change management.