Diagnostico y optimización del proceso documental contractual en la gestión de proyectos de la Gerencia de Infraestructura de Colsubsidio

Abstract

La presente investigación analiza el proceso documental contractual en la gestión de proyectos de la Gerencia de Infraestructura de Colsubsidio, a partir de la identificación de debilidades asociadas a la estandarización, trazabilidad, disponibilidad y control de documentos en las etapas precontractual, contractual, de ejecución y postcontractual. El objetivo fue diagnosticar el estado del proceso documental contractual para identificar oportunidades de optimización orientadas al fortalecimiento de la eficiencia, la calidad y el control del riesgo. Metodológicamente, se desarrolló un estudio con enfoque cuantitativo, diseño no experimental, corte transversal y alcance descriptivo, mediante la aplicación de una encuesta con escala tipo Likert a 20 colaboradores vinculados a procesos contractuales y de gestión de proyectos. Las variables estudiadas fueron: gestión documental vigente, comprensión de la relación entre gestión documental, control interno y riesgo, e interés en la optimización del proceso. Los resultados evidenciaron cumplimiento parcial de requerimientos de control y auditoría, alta carga administrativa, reprocesos, dispersión documental y oportunidades de mejora en trazabilidad y control interno. Se concluye que existe una necesidad organizacional de fortalecer la gestión documental contractual mediante estandarización, soporte tecnológico e indicadores de seguimiento.

This research analyzes the contractual document management process within project management at Colsubsidio’s Infrastructure Management Division, based on the identification of weaknesses related to standardization, traceability, availability, and document control across the pre-contractual, contractual, execution, and post-contractual stages. The objective was to diagnose the current state of the contractual document management process in order to identify optimization opportunities aimed at strengthening efficiency, quality, and risk control. Methodologically, a quantitative approach was applied, using a non-experimental, cross-sectional, and descriptive research design. Data were collected through a Likert-scale survey administered to 20 collaborators involved in contractual processes and project management. The variables studied included: current document management practices, understanding of the relationship between document management, internal control, and risk, as well as the level of interest in process optimization. The results revealed partial compliance with control and audit requirements, high administrative workload, rework, document dispersion, and areas for improvement in traceability and internal control. It is concluded that there is an organizational need to strengthen contractual document management through standardization, technological support, and monitoring indicators.