La actualización de datos como factor determinante en las políticas cero papel en Colpensiones

Abstract

Colpensiones enfrenta un desafío significativo debido a la alta demanda de actualizaciones de datos por parte de afiliados, empleadores y vinculados al programa BEPS, en el marco de la reforma pensional, esta alta demanda genera una sobrecarga en los canales de atención, dificulta la gestión de la información y aumenta los costos operativos debido al uso excesivo de papel. La actualización constante de datos es crucial para garantizar la precisión de los envíos de correspondencia y mejorar la calidad del servicio. La investigación se alinea con los esfuerzos de Colpensiones por modernizar sus procesos y cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos, políticas de cero papel y racionalización de trámites, esta se basa en la importancia de la calidad de los datos para la toma de decisiones, esta investigación descriptiva busca optimizar la actualización de datos de empleadores, afiliados y vinculados al programa BEPS, analizando el uso del papel y proponiendo digitalización para mejorar la eficiencia. La Ley 1581 de 2012 obliga a los ciudadanos a mantener sus datos actualizados, pero las inconsistencias en la base heredada del ISS generan demoras en la atención. Se proponen mejoras para apoyar la política de cero papel.

Colpensiones faces a significant challenge due to the high demand for data updates by affiliates, employers and linked to the BEPS program, in the framework of pension reform, this high demand generates an overload on the channels of care, It makes information management difficult and increases operating costs due to excessive use of paper. Constant updating of data is crucial to ensure the accuracy of mail and improve service quality. The research is aligned with Colpensiones’s efforts to modernize its processes and comply with current data protection regulations, zero-paper policies and streamlining of paperwork, this is based on the importance of data quality for decision making, this descriptive research seeks to optimize the updating of data from employers, affiliates and linked to the BEPS program, analysing paper use and proposing digitisation to improve efficiency. Law 1581 of 2012 obliges citizens to keep their data updated, but inconsistencies in the ISS legacy base cause delays in care. Improvements proposed to support zero paper.