Diseño de un sistema de gestión documental de la empresa Accedo Technologies

Abstract

La gestión documental es esencial para potenciar la capacidad de aprendizaje y la gestión del conocimiento en una organización. Sin embargo, en Accedo Technologies, se ha observado que su sistema de gestión documental depende de carpetas compartidas y controles en Excel, lo que no es óptimo para garantizar la disponibilidad, seguridad y distribución adecuada de los documentos según su sensibilidad, cargo y departamento. Para abordar esta situación, se plantean los siguientes objetivos: en primer lugar, consultar referentes bibliográficos acerca de los sistemas de gestión documental; en segundo lugar, realizar un diagnóstico de la situación actual del sistema de gestión documental en Accedo Technologies para conocer su percepción y sugerencias para su mejora; en tercer lugar, diseñar una propuesta para el funcionamiento del sistema de gestión documental de la empresa, basado en los referentes bibliográficos y el diagnóstico que garantice su eficiencia, seguridad, colaboración y accesibilidad para toda la organización.

Document management is essential to enhance learning capacity and knowledge management within an organization. However, at Accedo Technologies, it has been observed that their document management system relies on shared folders and Excel controls, which is not optimal for ensuring the availability, security, and proper distribution of documents based on their sensitivity, position, and department. To address this situation, the following objectives are proposed: firstly, consulting bibliographic references on document management systems; secondly, conducting a quantitative diagnosis of the current state of the document management system at Accedo Technologies to understand their perception and suggestions for improvement; thirdly, designing a proposal for the operation of the company's document management system, based on the bibliographic references and diagnostic ensure efficiency, security, collaboration, and accessibility for the entire organization.