Uso de Power BI como herramienta de inteligencia de negocios para mejorar la toma de decisiones en el control de sobrantes de inventario en Farmatodo

Abstract

La gestión de inventarios en el sector retail farmacéutico enfrenta desafíos relacionados con la exactitud de los registros, especialmente ante la presencia de sobrantes no justificados, los cuales corresponden a diferencias positivas entre el inventario físico y el registrado en el sistema sin soporte documental. Esta problemática puede generar inconsistencias en la información Financiera y evidenciar debilidades en los procesos operativos y de control interno. En este contexto, el objetivo del proyecto fue diseñar e implementar un dashboard en Power BI que permitiera analizar y monitorear estos sobrantes, con el fin de mejorar la toma de decisiones en la operación de las tiendas de Farmatodo. El estudio se desarrolló bajo un enfoque cuantitativo, de tipo aplicado, con alcance descriptivo y explicativo, y un diseño no experimental de corte transversal. La recolección de datos se realizó mediante análisis documental, observación de procesos y extracción de información de los sistemas de inventario. Posteriormente, los datos fueron procesados y analizados en Power BI, permitiendo la construcción de indicadores clave y visualizaciones dinámicas. Como resultado, el dashboard facilitó la identificación de patrones, tendencias y posibles causas asociadas a los sobrantes no justificados, evidenciando la relación entre variables operativas y administrativas. Asimismo, se resalta la importancia del uso de herramientas de inteligencia de negocios para fortalecer el control interno y mejorar la eficiencia en la gestión de inventarios. Se concluye que la implementación de un dashboard en Power BI contribuye significativamente a la toma de decisiones basada en datos, mejora la confiabilidad de la información y apoya la optimización de los procesos operativos, constituyéndose como una herramienta clave para la gestión eficiente de inventarios.

Inventory management in the pharmaceutical retail sector faces challenges regarding record accuracy—specifically concerning "unjustified surpluses," which are positive discrepancies between physical inventory and system-recorded inventory that lack supporting documentation. Such issues can lead to inconsistencies in financial reporting and reveal weaknesses in operational processes and internal controls. In this context, the project aimed to design and implement a Power BI dashboard to analyze and monitor these surpluses, thereby improving decision-making within Farmatodo’s store operations. The study employed a quantitative, applied approach with a descriptive and explanatory scope, utilizing a non-experimental, cross-sectional design. Data were collected through document analysis, process observation, and extraction from inventory systems. Subsequently, the data were processed and analyzed in Power BI, enabling the creation of key performance indicators (KPIs) and dynamic visualizations. The resulting dashboard facilitated the identification of patterns, trends, and potential causes for these unjustified surpluses, highlighting the relationship between operational and administrative variables. Furthermore, the study underscores the value of business intelligence tools in strengthening internal controls and enhancing inventory management efficiency. It is concluded that the implementation of a Power BI dashboard significantly contributes to data-driven decision-making, improves data reliability, and supports the optimization of operational processes, serving as a vital tool for efficient inventory management.