Diseñar un modelo "To Be" para la gestión contractual de la ANDJE, integrado en una plataforma ERP, que priorice la experiencia del usuario y articule los sistemas existentes

Abstract

Este proyecto plantea diseñar un modelo “To Be” sobre plataforma ERP para el proceso de Gestión Contractual en la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE) con enfoque centrado en el usuario y alineado con los objetivos estratégicos institucionales. La iniciativa surge ante la necesidad de eliminar duplicidades, errores y demoras en los procesos contractuales, así como mejorar la trazabilidad y la interoperabilidad entre sistemas como el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) y Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivos (SGDEA) - Mercurio. A través del uso de metodologías como Design Thinking, se presenta un plan de acción para un sistema de información integrado que contempla la automatización de flujos de trabajo, centraliza documentos, generación de reportes en tiempo real y garantiza la seguridad de la información. Además, el roadmap propone fases de diagnóstico, diseño, validación institucional y finalmente la adopción progresiva como un proceso cíclico, dada la naturaleza evolutiva y adaptable del desarrollo de software. Finalmente, el análisis económico del proyecto ha demostrado ser viable, con un retorno de la inversión del proyecto proyectado, reducción de tiempos operativos y mejora en la eficiencia institucional. Además, se han propuesto sólidas estrategias de gestión del cambio, formación, comunicación, y medición de indicadores clave de desempeño (OKRs y KPIs). La propuesta busca posicionar a la ANDJE como referente en transformación digital en el sector justicia, fortaleciendo la gestión pública con herramientas tecnológicas modernas, transparentes y orientadas a resultados.

This project proposes designing a “To Be” model on an ERP platform for the Contract Management process at the National Agency for Legal Defense of the State (ANDJE) with a user-centered approach aligned with institutional strategic objectives. The initiative arises from the need to eliminate duplication, errors, and delays in contractual processes, as well as to improve traceability and interoperability between systems such as the Electronic System for Public Procurement (SECOP), the Integrated Financial Information System (SIIF), and the Electronic Document Management System (SGDEA) - Mercurio. Through the use of methodologies such as Design Thinking, an action plan is presented for an integrated information system that contemplates the automation of workflows, centralizes documents, generates reports in real time, and guarantees information security. In addition, the roadmap proposes phases of diagnosis, design, institutional validation, and finally progressive adoption as a cyclical process, given the evolutionary and adaptable nature of software development. Finally, the economic analysis of the project has proven to be viable, with a projected return on investment, reduced operating times, and improved institutional efficiency. In addition, solid strategies for change management, training, communication, and measurement of key performance indicators (OKRs and KPIs) have been proposed. The proposal seeks to position the ANDJE as a benchmark in digital transformation in the justice sector, strengthening public management with modern, transparent, and results-oriented technological tools.