Diseñar una propuesta de un módulo de gestión frente a las ayudas de cooperación nacional e internacional en la Policía Nacional

Abstract

La presente investigación tiene como objetivo diseñar una propuesta de módulo de gestión para el seguimiento, control y generación de reportes de las ayudas de cooperación nacional e internacional recibidas por la Policía Nacional de Colombia. El problema identificado se relaciona con la administración de la información mediante procesos manuales y bases de datos en formato Excel, situación que limita la trazabilidad, incrementa el riesgo de errores y dificulta la toma de decisiones. Durante las vigencias 2024 y 2025, la institución gestionó 20 ayudas de cooperación por un valor total de $13.154.031.391, destinadas a proyectos de infraestructura, equipamiento tecnológico, capacitación y fortalecimiento institucional. La investigación se desarrolló bajo un enfoque mixto, con alcance descriptivo-propositivo y diseño no experimental. Para la recolección de información se aplicaron encuestas y entrevistas semiestructuradas a 3 funcionarios responsables del seguimiento de las ayudas de cooperación en la Dirección Logística y Financiera, complementadas con análisis documental de registros institucionales. Como herramientas de diagnóstico se emplearon las matrices PESTEL, DOFA y de riesgos, permitiendo identificar factores internos y externos que inciden en la gestión de estos recursos. Los hallazgos evidenciaron que la información se encuentra distribuida en dos bases de datos independientes en Excel, administradas por tres funcionarios, quienes generan aproximadamente 24 informes anuales de forma manual, requiriendo cerca de un día para la elaboración de cada reporte. Asimismo, se identificaron limitaciones relacionadas con la falta de centralización de la información, baja trazabilidad, riesgos de duplicidad de datos y dificultades para la generación oportuna de reportes para la toma de decisiones y la rendición de cuentas. Como resultado, se diseñó una propuesta de módulo de gestión tecnológica compuesta por componentes de registro de cooperantes, gestión de ayudas, seguimiento y control, gestión documental, generación automática de reportes y paneles de indicadores. Se proyecta la centralización del 100% de la información asociada a las ayudas de cooperación, la automatización de aproximadamente 24 informes anuales y la disponibilidad de información en tiempo real para fortalecer la transparencia, la eficiencia administrativa y la toma de decisiones institucionales. Como beneficios esperados de este estudio, tenemos la eficiencia administrativa en un 100% en el procedimiento de ayudas de cooperación nacional e internacional, la disminución de errores en las respuestas y el fortalecimiento de la transparencia y rendición de cuentas institucional con los entes cooperantes. Se concluye que la implementación del módulo contribuirá al fortalecimiento de la gestión de la cooperación nacional e internacional, mejorando la trazabilidad de los recursos, optimizando los procesos administrativos y apoyando la transformación digital de la Policía Nacional de Colombia, en concordancia con sus objetivos estratégicos de innovación y modernización institucional.

This research aims to design a management module proposal for the monitoring, control, and reporting of national and international cooperation aid received by the Colombian National Police. The identified problem is related to the management of information through manual processes and Excel-based databases, a situation that limits traceability, increases the risk of errors, and hinders decision-making. During fiscal years 2024 and 2025, the institution managed 20 cooperation aid initiatives totaling COP $13,154,031,391, allocated to infrastructure projects, technological equipment, training, and institutional strengthening. The study was conducted under a mixed-methods approach, with a descriptive propositional scope and a non-experimental design. Data collection was carried out through surveys and semi-structured interviews with three officials responsible for monitoring cooperation aid within the Logistics and Financial Directorate. This information was complemented by documentary analysis of institutional records. As diagnostic tools, PESTEL, SWOT, and risk assessment matrices were applied to identify the internal and external factors influencing the management of these resources. The findings revealed that information is currently distributed across two independent Excel databases managed by three officials, who manually prepare approximately 24 reports per year, requiring nearly one full day to produce each report. Furthermore, limitations were identified regarding the lack of information centralization, low traceability, risks of data duplication, and difficulties in generating timely reports for decision-making and accountability purposes. As a result, a technological management module was designed, incorporating components for donor registration, aid management, monitoring and control, document management, automated reporting, and performance dashboards. The proposal is expected to centralize 100% of the information related to cooperation aid, automate approximately 24 annual reports, and provide real-time information availability to strengthen transparency, administrative efficiency, and institutional decision-making. Expected benefits of this study include 100% administrative efficiency in the national and international cooperation aid process, a reduction in errors in responses, and the strengthening of transparency and institutional accountability with cooperating entities. The study concludes that implementing the proposed module will contribute to strengthening the management of national and international cooperation aid by improving resource traceability, optimizing administrative processes, and supporting the digital transformation of the Colombian National Police in alignment with its strategic objectives of innovation and institutional modernization.