Diseño de un plan de acción para la creación de una oficina de gestión de proyectos para la gerencia de tecnologías y transformación digital de la Universidad Ean

Abstract

La Universidad Ean, comprometida con mejorar la gestión de sus proyectos de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) para alcanzar sus objetivos estratégicos, ha diseñado un plan integral para establecer una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). Este documento presenta la propuesta para la creación de la oficina de gestión de proyectos (PMO), respaldada por un análisis exhaustivo del ecosistema de innovación, un diagnóstico interno, un estudio de mercado y una evaluación de riesgos, con el objetivo de implementar un modelo de gestión eficaz, estructurado y adaptable. La propuesta adopta el marco de la 7ª Edición del PMBOK como referencia, priorizando la optimización de costos, la asignación clara de roles y la evaluación del impacto financiero y estratégico de los proyectos TIC. Además, se ha desarrollado un “journey map” que facilita la comprensión y adopción de la oficina de gestión de proyectos (PMO) por parte de los usuarios, junto con un plan de gestión del cambio que apoya la transición hacia el nuevo modelo. Se espera que la oficina de gestión de proyectos (PMO) aporte beneficios tangibles, como la reducción de costos, mayor eficiencia, optimización de recursos y un impacto positivo tanto en la sociedad como en el medio ambiente. Para medir el progreso y el impacto del proyecto, se han definido métricas de éxito, KPIs de innovación y un sistema de seguimiento de OKRs, asegurando la alineación continua con los objetivos estratégicos de la Universidad EAN.

Ean University, committed to improving the management of its Information and Communications Technology (ICT) projects to achieve its strategic objectives, has designed a comprehensive plan to establish a Project Management Office (PMO). This document presents the proposal for the creation of the project management office (PMO), supported by an exhaustive analysis of the innovation ecosystem, an internal diagnosis, a market study and a risk assessment, with the aim of implementing a model effective, structured and adaptable management. The proposal adopts the framework of the 7th Edition of the PMBOK as a reference, prioritizing cost optimization, clear assignment of roles and evaluation of the financial and strategic impact of ICT projects. In addition, a “journey map” has been developed that facilitates the understanding and adoption of the project management office (PMO) by users, along with a change management plan that supports the transition to the new model. The project management office (PMO) is expected to bring tangible benefits, such as cost reduction, increased efficiency, resource optimization and a positive impact on both society and the environment. To measure the progress and impact of the project, success metrics, innovation KPIs and an OKR tracking system have been defined, ensuring continuous alignment with the strategic objectives of the EAN University.