Sistema Digital de Trazabilidad de Inventarios con Power Platform

Abstract

La gestión de inventarios continúa siendo uno de los principales desafíos en organizaciones donde los procesos logísticos dependen de registros manuales y herramientas con baja integración tecnológica. Esta situación genera dificultades en la trazabilidad de los productos, inconsistencias en la información y limitaciones para controlar los movimientos de inventario en tiempo real. En empresas medianas colombianas, estas problemáticas afectan directamente la eficiencia operativa y la confiabilidad de los procesos de despacho. La presente investigación tuvo como objetivo diseñar e implementar un sistema digital de trazabilidad de inventarios basado en Microsoft Power Platform, orientado al registro y seguimiento de movimientos de producto dentro del proceso logístico. El desarrollo del sistema incluyó la creación de una aplicación en Power Apps, automatizaciones mediante Power Automate, generación de códigos QR y almacenamiento estructurado de información para la trazabilidad por lote, caja y operario. La metodología utilizada fue de enfoque mixto, combinando observación directa del proceso logístico, análisis de registros manuales y evaluación de indicadores operativos relacionados con exactitud de inventario, tiempos de despacho y movimientos registrados. Como parte de la validación, se realizaron pruebas funcionales del prototipo en un entorno operativo, permitiendo identificar mejoras en el control de inventario y reducción de errores asociados al registro manual. Los resultados obtenidos evidenciaron una mayor visibilidad de los movimientos logísticos, trazabilidad de productos en tiempo real y mejor control sobre las operaciones de despacho. El sistema permitió centralizar la información y generar registros automáticos asociados a cada movimiento realizado por los operarios. Este estudio demuestra que las plataformas low-code representan una alternativa viable y accesible para fortalecer los procesos de transformación digital y trazabilidad en organizaciones con recursos tecnológicos limitados.

Inventory management continues to be a major challenge for organizations where logistical processes still depend on manual records and low levels of technological integration. These conditions often lead to information inconsistencies, operational errors, and limited product traceability. In many medium-sized Colombian companies, these difficulties directly affect inventory control and logistical efficiency. The aim of this research was to design and implement a digital inventory traceability system based on Microsoft Power Platform to improve the monitoring and control of product movements within the supply chain. The developed solution included a Power Apps application, QR code generation, automated workflows through Power Automate, and structured data storage for traceability by batch, box, and operator. A mixed-methods approach was used, combining direct observation of the logistics process, analysis of manual inventory records, and evaluation of operational indicators related to inventory accuracy, dispatch times, and inventory movements. Functional tests of the prototype were also carried out in an operational environment to validate the usability and effectiveness of the proposed system. The results showed improvements in inventory visibility, traceability of product movements, and control of dispatch operations. In addition, the system enabled automatic recording of inventory transactions and centralized access to operational information in real time. This study demonstrates that low-code platforms can provide an accessible and viable alternative for organizations seeking to strengthen their digital transformation processes and improve inventory traceability without requiring highly complex technological developments.