Evaluación de la Madurez de la Oficina de Proyectos de la Fundación FANA

Abstract

La madurez en los procesos asociados a la gestión de proyectos en una organización tiene un impacto en la forma en cómo se planean, desarrollan, monitorean y cierran los proyectos, así como en la manera en que se alinean con la estrategia organizacional, su misión y su visión, lo cual, redunda en la eficiencia y sostenibilidad de las instituciones a lo largo del tiempo. En este marco, identificar el nivel de madurez que tiene una organización, resulta crucial para identificar sus fortalezas y oportunidades de mejora que pueden encontrarse, asociadas a los proyectos que desarrolla. Es así como este documento explora el nivel de madurez en la Fundación para la Asistencia de la Niñez Abandonada (FANA), de acuerdo con información disponible en fuentes abiertas, así como aquella proporcionada por la organización, entrevistas realizadas a principales directivos de la organización, reconocimiento de los procesos a través de una visita en campo, aplicación de un instrumento de medición de madurez de gerencia de proyectos. Como resultado de este proceso, se identifica que, a pesar de que existe un área de proyectos en la organización, históricamente los esfuerzos se han enfocado hacia la consecución de la financiación de estos y no la gerencia de proyectos, lo cual ha llevado a que existan diversidad de procesos no estandarizados dentro de la organización para la implementación de los proyectos. Para realizar un diagnóstico de la situación actual, se realiza una medición de la madurez en gerencia de proyectos, que constituye la base para realizar recomendaciones para robustecer los procesos asociados a la gerencia de proyectos. Se pudo establecer que se han realizado importantes esfuerzos para establecer procesos para el desarrollo de proyectos. Sin embargo, algunos son heterogéneos y los reportes que se construyen obedecen a los requerimientos específicos de terceros, en especial los financiadores de proyectos y operación de la organización. En este marco, se traza un plan de intervención, que redunde en mayor madurez, mejores y más eficientes resultados en sus proyectos y en la gerencia de estos, teniendo en cuenta las limitaciones en tiempo, recursos humanos y financieros existentes.

The maturity of project management processes in an organization have an impact on the way in which projects are planned, developed, monitored, and closed, as well as in the way in which they are aligned with the organizational strategy, its mission, and its vision, which results in the efficiency and sustainability of the institutions over time. Within this framework, identifying an organization’s maturity level is crucial to identifying its strengths and opportunities for improvement, associated with the projects it develops. Thus, this document explores the level of maturity in the Foundation for the Assistance of Abandoned Children (FANA for its acronym in Spanish), according to information available in open sources, as well as that provided by the organization, interviews conducted with the organization's main executives, recognition of the processes through a field visit, application of a project management maturity measurement instrument. As a result of this process, it is identified that despite the fact that there is a project area in the organization, historically the efforts have been focused on obtaining their financing and not on project management, which has led to there are a diversity of non-standardized processes within the organization for the implementation of projects. To conduct a diagnosis of the current situation, a measurement of the maturity in project management within the organization is conducted, and it constitutes the basis for making recommendations to strengthen the processes associated with project management. It was possible to establish the “Fundación FANA” has made important efforts to implement processes for project management. However, some are heterogeneous and the reports that are built correspond to specific requirements of third parties, especially those stakeholders that fund the project and the operations of the organization. Within this framework, an intervention plan is drawn up, to provide tools for the organization to achieve a greater maturity, better and more efficient results in projects and in their management, considering the existing limitations of time, human and financial resources.