Propuesta de diseño de un sistema de gestión de viáticos para la empresa Powerchina Jiangxi Electric Power Engineering Colombia

Abstract

Este trabajo de grado aborda la ausencia de un sistema estandarizado de gestión de viáticos en Powerchina Jiangxi Electric Power Engineering Colombia, problemática que genera ineficiencias administrativas, baja trazabilidad del gasto, tensiones entre la operación local y la casa matriz, y tiempos de reembolso de hasta cuatro meses. El objetivo fue diseñar una propuesta de sistema de gestión de viáticos alineada con los sistemas corporativos de aprobación, orientada a estandarizar la solicitud, aprobación, desembolso, legalización y reembolso de gastos. La investigación adoptó un enfoque mixto, aplicado, descriptivo y transversal, mediante análisis documental, entrevistas semiestructuradas, encuesta Net Promoter Score (NPS), análisis BPM del proceso actual y revisión de buenas prácticas. Los resultados evidenciaron un NPS de -60 en 15 colaboradores, con 66,7% de detractores, 26,7% de neutrales y 6,7% de promotores, reflejando una percepción crítica del proceso actual. Asimismo, se identificaron actividades manuales, ausencia de responsables definidos, baja trazabilidad y dependencia de recursos propios por parte de los colaboradores. Como resultado, se propone un sistema que integra categorías de gasto, topes, reglas de aprobación, responsables, indicadores, dashboard, plan de implementación y evaluación financiera. Se concluye que la propuesta es pertinente y viable para fortalecer la eficiencia administrativa, el control financiero, la transparencia y la experiencia del colaborador.

This degree project addresses the absence of a standardized travel expense management system at Powerchina Jiangxi Electric Power Engineering Colombia, a situation that generates administrative inefficiencies, low expense traceability, tensions between the local operation and the parent company, and reimbursement times of up to four months. The objective was to design a proposal for a travel expense management system aligned with corporate approval systems, aimed at standardizing the request, approval, disbursement, legalization, and reimbursement of expenses. The research adopted a mixed, applied, descriptive, and cross-sectional approach through documentary analysis, semi-structured interviews, a Net Promoter Score (NPS) survey, BPM analysis of the current process, and a review of best practices. The results showed an NPS of -60 among 15 employees, with 66.7% detractors, 26.7% neutral respondents, and 6.7% promoters, reflecting a critical perception of the current process. Likewise, manual activities, absence of defined responsibilities, low traceability, and dependence on employees’ own financial resources were identified. As a result, the proposed system integrates expense categories, spending limits, approval rules, responsible roles, indicators, a dashboard, an implementation plan, and financial evaluation. It is concluded that the proposal is relevant and feasible to strengthen administrative efficiency, financial control, transparency, and employee experience.