Formulación de una propuesta para desarrollar un plan de continuidad de negocio en los procesos clave del Instituto Caro y Cuervo

Abstract

El presente documento tiene como propósito formular una propuesta para el desarrollo de un plan de continuidad del negocio (PCN) al Instituto Caro y Cuervo (ICC) a partir de la problemática de los cambios en la planta de personal y los eventos que puedan generar una interrupción a las actividades y procesos misionales. Este estudio inicia con una descripción detalla del problema, y la necesidad de la preparación y consolidación clave para la continuidad de los procesos en el momento que se presente el evento; Asimismo se abordó el marco institucional del ICC, su trayectoria, la estructura orgánica, el plan estratégico, la misión, la visión, los procesos y proyectos de inversión. Posteriormente, se realizó un trabajo de investigación del estado de arte del conocimiento de las temáticas más relevantes como son el plan de continuidad de negocio, gestión del conocimiento, gestión de continuidad, normas aplicables, gestión de crisis e incidentes, planes de recuperación del negocio, planes de contingencia, tiempos de recuperación, el ciclo PHVA, gestión de riesgos, operación del PCN, análisis impactos del negocio (BIA), entre otros. Se realizó un análisis metodológico que permitió una selección de variables y diseño de una encuesta con enfoque cuantitativo, para recolectar información sobre fortalezas y debilidades del ICC. Por otro lado, se realizó un diagnóstico externo mediante la metodología PESTEL, lo que permitió identificar las oportunidades y amenazas. Finalmente se estructuró un PCN que atienda a las necesidades no solo por el cambio de personal de planta sino también por otras variables que requieren ser atendidas por el ICC, mediante la priorización de recursos para alcanzar resultados de alto impacto en la continuidad y de acuerdo con el análisis de impacto de negocio (BIA) identificando el nivel de criticidad de los procesos: “Formación, Investigación, y Apropiación social del conocimiento y del patrimonio”.

The purpose of this document is to formulate a proposal for the development of a business continuity plan (BCP) for the Caro y Cuervo Institute (ICC) based on the problem of changes in the personnel plant and the events that may generate an interruption to missionary activities and processes. This study begins with a description of the problem, and the need for key preparation and consolidation for the continuity of the processes at the time the event occurs; Likewise, the institutional framework of the ICC, its trajectory, the organic structure, the strategic plan, the mission, the vision, the processes, and investment projects were addressed. Subsequently, research work was carried out on the state of the art of knowledge of the most relevant topics such as the business continuity plan (BCP), knowledge management system, continuity management, applicable regulations, crisis and incident management, business recovery plans, contingency plans, recovery times, the PDCA cycle, risk management, BCP operation, business impact analysis (BIA), among others. A methodological analysis was carried out that allowed a selection of variables and the design of a survey with a quantitative approach, to collect information on the strengths and weaknesses of the ICC. On the other hand, an external diagnosis was carried out using the PESTEL methodology, which allowed us to identify opportunities and threats. Finally, a BCP was structured that meets the needs not only for the change of plant personnel but also for other strategies to which the ICC is required to attend, through the prioritization of resources to achieve high-impact results in continuity and according to the business impact analysis (BIA) identifying the level of criticality of processes such as training, research, and social appropriation of knowledge and heritage.