Gestión de contratos sin fricción; propuesta de una herramienta de innovación para el ciclo de contratación en la Universidad Militar Nueva Granada-UMNG.

Abstract

La Universidad Militar Nueva Granada requiere fortalecer la eficiencia, trazabilidad y transparencia en todos sus procesos de contratación pública, especialmente en las modalidades de mínima cuantía, menor cuantía y contratación directa, según el diagnóstico realizado, se evidencia que el proceso presenta falencias en tiempos de respuesta, comunicación y principalmente, la falta de una plataforma digital que centralice y agilice los procesos. En respuesta a esta necesidad, se desarrolló la plataforma ContrataUní, una solución digital que centraliza automatiza y estandariza el ciclo completo de contratación, en este sentido, el MVP incluye las siguientes características: • Portal público (Landing Page) Informativo. • Aplicación interna de flujos de trabajo diferenciados por rol. • Gestión digital del ciclo contractual: creación revisión, aprobación y archivo. • Paneles de control y visualización (dashboard, Kanban, vencimientos). • Asistente de inteligencia artificial para redacción y auditoría de contratos. • Gestión de comunicaciones. • Firma digital. Este proyecto genera beneficios estratégicos, al mejorar la eficiencia operativa mediante la automatización de tareas y reducción de tiempos, fortaleciendo la transparencia y el control gracias a su registro único auditable, facilita la toma de decisiones basada en datos mediante panales analíticos, asimismo, promueve la transformación digital incorporando innovación tecnológica lo cual está alineado con los objetivos instituciones enmarcados en el plan institucional 2020 – 2030.

The Universidad Militar Nueva Granada (Colombia) seeks to strengthen efficiency, traceability, and transparency in all public procurement processes, particularly in modalities such as minimal amount, lesser amount, and direct contracting. Based on the diagnosis conducted, it is evident that the process faces shortcomings in response times, communication, and, most notably, the absence of a digital platform to centralize and streamline operations. To address this need, the ContrataUní platform was developed a digital solution that centralizes, automates, and standardizes the entire procurement cycle. In this regard, the MVP includes the following features: • Public Information Portal (Landing Page) • Internal workflow application with role-based differentiation • Digital management of the procurement cycle: creation, review, approval, and archiving • Control panels and visualization tools (dashboard, Kanban, expiration tracking) • AI assistant for contract drafting and authorship • Communications management • Digital signature This initiative delivers strategic benefits by improving operational efficiency through task automation and time reduction, strengthening transparency and control via a single auditable record, and simplifying decision-making through data-driven analytics. Furthermore, it promotes digital transformation by incorporating technological innovation aligned with the institution’s objectives outlined in the 2020–2030 institutional plan.