Propuesta para la gestión de los procesos en la PMO para el control de desviaciones en los proyectos del Banco Finandina SA BIC

Abstract

El presente trabajo de grado aborda la innovación de procesos en la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) de Banco Finandina S.A. BIC. El estudio se fundamenta en el antecedente de las desviaciones en el tiempo y el alcance de los proyectos, lo que genera sobrecarga operativa y compromete la eficiencia de la PMO, la cual funciona de manera reactiva con herramientas de gestión limitadas. El objetivo es diseñar una propuesta de plan de implementación de mejores prácticas, herramientas y metodologías para minimizar dichas desviaciones y optimizar el uso de recursos. La metodología empleada combina una Revisión Sistemática de Literatura con un Diagnóstico Organizacional centrado en el Diagrama Causa-Efecto (Ishikawa), evaluando el método, la tecnología, el clima organizacional, la medición y el recurso humano de la PMO. Los resultados del estudio indican que la principal causa para estas desviaciones es la ausencia de un sistema integral de gestión de proyectos, con una percepción promedio de los colaboradores encuestados de 2.0 en una escala del 1.0 al 5.0, que combine un modelo proactivo de identificación de desviaciones y un software que permita la integración con otras herramientas del banco. Como conclusión, la propuesta se centra en una innovación de proceso clave: la adopción de un software unificado y la introducción del Indicador de Esfuerzo. Estas innovaciones permitirán a la PMO evolucionar de un rol de control de entregables a una gestión preventiva y estratégica, cuantificando la presión de trabajo para anticipar la sobrecarga y asegurar la sostenibilidad y estandarización en la ejecución de proyectos.

This thesis addresses process innovation in the Project Management Office (PMO) of Banco Finandina S.A. BIC. The study is based on the history of project time and scope deviations, which generate operational overload and compromise the efficiency of the PMO, which currently operates reactively with limited management tools. The objective is to design a proposed implementation plan incorporating best practices, tools, and methodologies to minimize these deviations and optimize resource utilization. The methodology employed combines a systematic literature review with an organizational diagnosis centered on the Ishikawa (cause-and-effect) diagram, evaluating the PMO's methods, technology, organizational climate, performance measurement, and human resources. The study results indicate that the primary cause of these deviations is the absence of a comprehensive project management system, with the average perception among surveyed employees being 2.0 on a scale of 1.0 to 5.0. Such a system should combine a proactive deviation identification model with software that allows integration with other bank tools. In conclusion, the proposal focuses on a key process innovation: the adoption of unified software and the introduction of the Effort Indicator. These innovations will allow the PMO to evolve from a deliverable control role to a proactive and strategic management approach, quantifying workload to anticipate overload and ensure sustainability and standardization in project execution.