Propuesta de innovación tecnológica para optimizar los tiempos de expedición de actos administrativos de registro y actualización de los consejos comunitarios, organizaciones de base y formas y/o expresiones organizativas en el ministerio del interior

Abstract

El Ministerio del Interior, a través de la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras, en cumplimiento de lo dispuesto en el ARTÍCULO 2.5.1.5.1. del Decreto 1640 de 2020, lleva el “Registro público único nacional de Consejos Comunitarios, formas y expresiones organizativas, y organizaciones de base de las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y palenqueras”, en adelante, Registro Público de Instituciones Representativas.

No obstante, desde el año 2021 se ha venido generando rezagos en la respuesta oportuna de la expedición de los actos administrativos de registro y actualización de las Instituciones Representativas, teniendo a la fecha más de 8.500 tramites de PQRSD sin respuesta.

Por lo anterior, se presenta el diseño de una herramienta de innovación tecnológica que por medio de un flujo de procesos permitirá la optimización de los tiempos de expedición de actos administrativos de registro y actualización de los Consejos Comunitarios y Organizaciones de Base y Formas y Expresiones Organizativas en el Ministerio del Interior, pasando de una duración de un 1 año a 30 días hábiles tal como lo establece el decreto 1640 de 2020.

Cabe resaltar que se llega a esta solución por medio de la metodología Lean startup, la cual emplea el ciclo “construir-medir-aprender” para establecer un producto mínimo viable (MVP) permitiendo probar con los usuarios finales, la evaluación de su efectividad y realizar ajustes antes de pasar a etapas más avanzadas.

Con este trabajo se logran abordar los objetivos de: precisar las necesidades de los interesados en materia de los trámites de registro y actualización; Analizar el estado actual de los tiempos de respuestas, trámites pendientes y clasificación de las solicitudes; Evaluar la existencia de diferentes plataformas digitales en el marco de una estrategia de Benchmarking y finalmente Diseñar la propuesta conceptual de la herramienta de innovación tecnológica llamada RUPIR.

Asimismo, la plataforma RUPIR a fecha del año 2027 después de lograr la curva de aprendizaje, permitirá disminuir los gastos de funcionamiento relacionada con la contratación de profesionales de la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras en un 71,8%, toda vez que el costo inicial de la plataforma es de $440.000.000 en 2025 para 1 año de implementación, es decir, a partir del año 2026, la entidad se ahorrará $2.464.000.000 COP los cuales podrán ser destinados a programas dirigidos a las Comunidades sujetos de atención.

Finalmente, con esta herramienta tecnológica se logrará atender los tramites de PQRSD pendientes por respuesta y cumplir con los tiempos previstos por la ley, por lo que se proyecta que para el año 2026 las PQRSD de la Dirección estén dentro de los tiempos de ley, reduciendo a 0 el número pendiente sin respuesta.