Plan de mejora para la gestión de la información y los servicios de bienestar en una universidad pública en Colombia

Abstract

La gestión estratégica de la información es una condición para que las direcciones de bienestar universitario demuestren su impacto y orienten sus decisiones con evidencia. Este trabajo dirigido diseñó un plan de mejora para la gestión estratégica de la información en la Dirección Administrativa de Bienestar Universitario de la Universidad Surcolombiana, una institución pública con cuatro sedes regionales y cerca de catorce mil estudiantes. El diagnóstico combinó cinco instrumentos analíticos (análisis PESTEL, matriz de escenarios, Gap Analysis y matriz DOFA en sus versiones sencilla y cruzada), complementados con el análisis cualitativo temático de las entrevistas, y reveló que la dificultad central de Bienestar no reside en la ausencia de datos ni en carencias tecnológicas, sino en una brecha de gobernanza que impide convertir la información existente en decisiones, hallazgo consistente con la literatura reciente sobre gobernanza de datos en entornos institucionales complejos (Al-Ruithe et al., 2019). Sobre ese hallazgo se construyeron tres instrumentos articulados: un Cuadro de Mando Integral adaptado al sector público, con doce objetivos estratégicos; un Marco de Gobernanza de Datos con roles, protocolos y estándares de calidad; y una hoja de ruta de implementación en cuatro fases. El plan se articula con un proyecto institucional en ejecución, lo que confirma su aplicabilidad y su orientación hacia la sostenibilidad más allá de la administración que lo formuló.

The strategic management of information is a precondition for university welfare offices to demonstrate their impact and ground their decisions in evidence. This applied project designed an improvement plan for the strategic management of information at the Office of Student Welfare of Surcolombiana University, a public institution with four campuses and nearly fourteen thousand students. The diagnosis combined five analytical tools (PESTEL analysis, scenario matrix, Gap Analysis, and the DOFA matrix in its simple and crossed versions), complemented by thematic qualitative analysis of interviews, and revealed that the office's central difficulty lies neither in a lack of data nor in technological shortcomings, but in a governance gap that prevents existing information from being turned into decisions. Three articulated instruments were built upon this finding: a Balanced Scorecard adapted to the public sector, with twelve strategic objectives; a Data Governance Framework with roles, protocols, and quality standards; and a four-phase implementation Roadmap. The plan is articulated with an institutional project currently underway, which confirms its applicability and its orientation toward sustainability beyond the administration that formulated it.