Rediseño del proceso de contratación en la cadena de suministro de Matrix Energética S.A (MENSA)

Abstract

Este trabajo de grado aborda el rediseño estratégico del proceso de contratación en Matrix Energética S.A. (MENSA), firma clave del sector energético colombiano. La problemática se centra en la alta manualidad de la cadena de suministro y la marcada lentitud en la contratación, factores que generan un Lead Time de 150 días y una tasa de reprocesos del 40%, comprometiendo los hitos de cumplimiento ante la UPME y la CREG. El objetivo fue optimizar el flujo de abastecimiento mediante un modelo de agilidad. La metodología consistió en un diagnóstico profundo mediante la triangulación de datos transaccionales del ERP SAP Ariba con instrumentos psicométricos aplicados a 158 usuarios y 26 expertos. Este enfoque permitió identificar silos funcionales y cuellos de botella críticos en la planeación técnica y validación documental. Los resultados demuestran que las demoras no derivan del marco regulatorio, sino de la excesiva carga operativa manual y la falta de estandarización interna. La propuesta plantea la creación de Células Ágiles, la automatización con Inteligencia Artificial para la revisión de pliegos y la implementación de ANS bidireccionales. Se concluye que esta arquitectura sociotécnica permite reducir tiempos de adjudicación y reprocesos, liberando 3.200 horas-hombre anuales y elevando la competitividad operativa de la organización.

This master’s thesis addresses the strategic redesign of the procurement process at Matrix Energética S.A. (MENSA), a key firm in the Colombian energy sector. The problem centers on the high manual workload in the supply chain and significant delays in contracting, factors that generate a 150-day lead time and a 40% rework rate, compromising compliance milestones before the UPME and the CREG. The objective was to optimize the procurement flow through an agility-based model. The methodology consisted of an in-depth diagnostic phase, triangulating transactional data from the SAP Ariba ERP with psychometric instruments applied to 158 users and 26 experts. This approach allowed for the identification of functional silos and critical bottlenecks in technical planning and document validation. Results demonstrate that these delays do not stem from the regulatory framework, but rather from excessive manual operational workload and a lack of internal standardization. The proposal outlines the creation of Agile Squads, automation through Artificial Intelligence for bid review, and the implementation of bidirectional Service Level Agreements (SLAs). It is concluded that this sociotechnical architecture reduces procurement lead times and rework, freeing up 3,200 man-hours annually and enhancing the organization's operational competitiveness.