Modelo de estandarización con Bizagi para buenas prácticas en gestión documental en proyectos públicos de construcción en Bogotá

Abstract

La gestión documental en los proyectos públicos de construcción es un elemento clave para asegurar la trazabilidad, la transparencia y el cumplimiento normativo. No obstante, en las entidades públicas de Bogotá persisten dificultades asociadas a la falta de estandarización de procesos, el control de versiones y la digitalización parcial de la información, lo que impacta negativamente la eficiencia operativa y la toma de decisiones. Ante este contexto, se propone un modelo de estandarización de la gestión documental basado en la metodología Business Process Management (BPM) y la herramienta Bizagi, orientado a la adopción de buenas prácticas. Este modelo permite optimizar los flujos documentales, fortalecer el control y la seguridad de la información, y alinearse con los lineamientos del Archivo General de la Nación, contribuyendo a una gestión más eficiente y transparente en los proyectos públicos de construcción.

Document management in public construction projects is a key element to ensure traceability, transparency, and regulatory compliance. However, public entities in Bogotá still face challenges related to the lack of process standardization, version control, and partial digitization of information, which negatively affect operational efficiency and decision-making. In this context, a document management standardization model based on the Business Process Management (BPM) methodology and the Bizagi tool is proposed, aimed at adopting best practices. This model optimizes document workflows, strengthens information control and security, and aligns with the guidelines of the National Archives of Colombia, contributing to more efficient and transparent management of public construction projects.