Desarrollo de propuesta para optimización del proceso de suministro de Colsubsidio

Abstract

Colsubsidio es una organización con gran trayectoria y se ha posicionado en el mercado nacional con una ventaja competitiva en sus productos y/o servicios en sus diversas líneas de negocio. A continuación, desde el trabajo de consultoría realizado se identificó que Colsubsidio atiende de manera centralizada todas las solicitudes de suministros, consolidándolas, realizando el proceso de contacto y negociación con proveedores, adquisición y recepción de suministros, preparación de pedidos y su despacho a los diferentes puntos que se requieren. Colsubsidio busca optimizar sus procesos con el fin de mitigar las problemáticas del registro de inventarios, puesto que la manualidad en el proceso genera fallas y errores en los registros. Por otro lado, los pedidos entregados no cumplen con las condiciones esperadas ya sea por las cantidades en los tiempos estimados, generando así reprocesos en la organización. Por ello, se busca desarrollar una propuesta de optimización del proceso de suministros de Colsubsidio. Primero, diagnosticando los procesos de recepción y despacho detectando los posibles reprocesos. Segundo, identificando las oportunidades de mejora en los procesos logísticos y de manejo de la información relacionados a la recepción y despacho de suministros. Por último, desarrollando una propuesta de mejora basada en la integración de procesos operativos, visualización y análisis de resultados que apunte a la optimización y mejora continua de la recepción y despacho de suministros de todos los involucrados en el proceso como proveedores, unidad de compras, servicios generales – jefatura de suministros y las unidades estratégicas de servicios (en adelante UES).

Colsubsidio is an organization with a long history and has positioned itself in the national market with a competitive advantage in its products and/or services in its various lines of business. Next, from the consulting work carried out, it was identified that Colsubsidio centrally attends to all requests for supplies, consolidating them, carrying out the process of contact and negotiation with suppliers, acquisition and reception of supplies, preparation of orders and their dispatch to the different points required. Colsubsidio seeks to optimize its processes in order to mitigate the problems of inventory registration, since manualization in the process generates failures and errors in the records. On the other hand, the orders delivered do not meet the expected conditions either due to the quantities in the estimated times, thus generating reprocessing in the organization. For this reason, we seek to develop a proposal to optimize Colsubsidio's supply process. First, diagnosing the reception and dispatch processes, detecting possible reprocessing. Second, identifying opportunities for improvement in logistics and information management processes related to the reception and dispatch of supplies. Finally, developing an improvement proposal based on the integration of operational processes, visualization and analysis of results that aims at the optimization and continuous improvement of the reception and dispatch of supplies of all those involved in the process such as suppliers, purchasing unit, general services – supply headquarters and strategic service units (hereinafter UES).