Modelo de gestión de proyectos para los grupos de investigación de la Universidad EAN

Abstract

El presente trabajo tiene como propósito la elaboración de un modelo de gestión de proyectos de investigación para los grupos de investigación que se encuentran adscritos a la Gerencia de Investigaciones y Transferencia de la Universidad EAN, que para efectos del desarrollo del presente trabajo se denominará Gerencia de Investigaciones. La elaboración del modelo inició con la revisión del estado del arte identificando modelos existentes y buenas prácticas para la gestión de proyectos de investigación. Posteriormente, se realizaron entrevistas semiestructuradas a personal clave del proceso de gestión de proyectos de la Gerencia de Investigaciones con el objetivo de conocer los aspectos más relevantes del proceso actual de gestión. Se analizaron elementos como la estructura organizacional, cultura, procedimientos, herramientas y técnicas utilizadas. Se realizó un estudio con enfoque descriptivo mediante la aplicación de un instrumento de medición, que permitió confirmar la información recopilada a partir de las entrevistas. Los resultados reflejaron buena percepción frente a los planteamientos del instrumento en el marco de la gestión de proyectos de investigación, permitiendo evidenciar fortalezas del proceso de gestión como el uso del acta de inicio, involucramiento de las partes interesadas, gestión de adquisiciones, lineamientos de calidad y reuniones de seguimiento para la ejecución de los proyectos de investigación. Se identificaron oportunidades de mejora en la elaboración y control de presupuesto, definición del alcance, seguimiento a cronograma, gestión de comunicaciones y gestión de riesgos. Considerando lo anterior, se propone un modelo para la gestión de proyectos bajo los grupos de procesos definidos por el PMI ® (inicio, planeación, ejecución, monitoreo y control, y cierre), que incluye el propósito de aplicación, descripción del contexto y entregable para su utilización. Adicionalmente, se presenta el plan de acción de alto nivel para implementar el modelo de gestión que contiene las actividades a desarrollar, el cronograma y presupuesto para la puesta en marcha del modelo.

The purpose of this work is to develop a research project management model for the research groups attached to the Research and Transfer Management of EAN University, which for the purposes of this paper will be referred to as Research Management. The development of the model began with a review of the state of the art, identifying existing models and good practices for the management of research projects. Subsequently, semi-structured interviews were carried out with key personnel in the project management process of the Research Management in order to understand the most relevant aspects of the current management process. Elements such as organizational structure, culture, procedures, tools and techniques used were analyzed. A study with a descriptive approach was also carried out using a measurement instrument, which made it possible to confirm the information collected from the interviews. The results reflected a good perception of the instrument's approaches in the framework of research project management, allowing evidence of the strengths of the management process such as the use of the initiation report, involvement of stakeholders, procurement management, quality guidelines and follow-up meetings for the implementation of research projects. Opportunities for improvement were identified in the elaboration and control of the budget, definition of the scope, follow-up on the schedule, management of communications and risk management. In view of the above, a model is proposed for the management of projects under the groups of processes defined by the PMI ® (initiation, planning, execution, monitoring and control, and closure), which includes the purpose of application, description of the context and deliverable for use. Additionally, the high-level action plan to implement the management model is presented, containing the activities to be developed, the schedule and budget for the implementation of the model.