Diseño de un sistema de gestión organizacional para la optimización del proceso de seguimiento de pedidos en MIGA S.A.S.

Abstract

El presente proyecto surge a partir de la necesidad identificada en MIGA S.A.S., empresa del sector metalmecánico, de mejorar su proceso de recepción y seguimiento de pedidos. Actualmente, dicho proceso se desarrolla de manera manual y con información dispersa, lo que ha generado dificultades en la trazabilidad, errores operativos, retrasos en las entregas y afectaciones en la satisfacción del cliente. El objetivo principal del estudio es diseñar un sistema de gestión organizacional que permita estructurar el flujo de información, definir responsabilidades claras y optimizar el seguimiento de los pedidos. Para ello, se desarrolló una investigación con enfoque mixto y alcance descriptivo-propositivo; se aplicaron encuestas a empleados y clientes, se elaboraron flujogramas del proceso actual y se realizó un análisis estratégico mediante herramientas como PESTEL y DOFA. A partir del diagnóstico, se estructuró un modelo conceptual del sistema, definiendo requerimientos funcionales y lineamientos de implementación alineados con la realidad operativa de la empresa. Se concluye que el diseño propuesto establece los lineamientos organizacionales y tecnológicos necesarios para optimizar el proceso de seguimiento de pedidos, generando condiciones favorables para mejorar la eficiencia operativa y la competitividad de MIGA S.A.S.

This project stems from the need identified at MIGA S.A.S., a company in the metalworking sector, to improve its order reception and tracking process. Currently, this process is carried out manually and through dispersed information channels, resulting in limited traceability, operational errors, delivery delays, and decreased customer satisfaction. This situation reflects the broader digitalization challenges faced by small and medium-sized enterprises (SMEs) in competitive industrial environments. The primary objective of this study is to design an organizational management system aimed at structuring information flows, defining clear roles and responsibilities, and optimizing the order tracking process. The research was developed under a mixed-method approach with a descriptive-propositional scope. Data collection included surveys administered to employees and customers, the development of ASIS process flowcharts, and strategic analysis using PESTEL and SWOT frameworks. Based on the diagnostic findings, a conceptual model of the proposed system was formulated, establishing functional requirements and implementation guidelines aligned with the company’s operational context. It is concluded that the proposed design establishes the organizational and technological guidelines necessary to optimize the order tracking process, creating favorable conditions to improve the operational efficiency and competitiveness of MIGA S.A.S.