Publicación: Diseño y viabilidad técnico-económica para implementar RPA en el proceso de radicación de facturas de proveedores en la compañía Meals de Colombia S.A.S.
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Resumen en español
Desde la emisión del decreto de Facturación Electrónica en Colombia, Decreto Ley 2224 del año 2015 (Juricol, 2015) y su posterior obligatoriedad de implementación en el año 2020 (Función Pública, 2020), en la empresa Meals de Colombia S.A.S, el proceso de recepción y aceptación de las facturas de proveedores cambio drásticamente; incrementando el volumen de documentos electrónicos recibidos, y a su vez imponiendo la reducción del tiempo de gestión de estos a un máximo de tres días para su aceptación. Debido a este nuevo escenario regulatorio; a que el proceso se realiza de forma manual con una alta tasa de reprocesos por errores en la distribución de facturas, se tiene un riesgo de incumplimiento de la Ley de Facturación Electrónica y de La ley de plazos justos (Presidencia de la república, 2020), lo que podría llevar a la empresa Meals a escenarios desfavorables de imposición de sanciones legales y pago de intereses moratorios a sus acreedores. Por lo anterior, se ha encontrado que diseñar un modelo de Automatización Robótica del Proceso (RPA), puede garantizar el proceso de radicación de facturas de proveedores, asegurando el manejo de la información y el cumplimiento de las normas de ley. De tal manera que, el propósito de esta investigación es revisar el estado del arte de las tecnologías de la industria 4.0, específicamente RPA, de allí, diseñar y revisar la viabilidad técnica y económica de implementar un proceso de automatización robótica para el caso de estudio. La investigación se enmarca en la aplicación de las metodologías de Customer Experience y Lean Six Sigma mediante las cuales se plantea el rediseño del proceso de recepción de facturas con la automatización a través de la aplicación de un RPA, variables y beneficios de este.
Resumen en inglés
Since the issuance of the Electronic Invoicing decree in Colombia, Decree Law 2224 of the year 2015 (Juricol, 2015) and its subsequent mandatory implementation in the year 2020 (Public Function, 2020), in the company Meals de Colombia S.A.S, the process of receipt and acceptance of supplier invoices changed drastically; increasing the volume of electronic documents received, and in turn imposing the reduction of the management time of these to a maximum of three days for their acceptance. Due to this new regulatory scenario; Because the process is carried out manually with a high rate of reprocessing due to errors in the distribution of invoices, there is a risk of non-compliance with the Electronic Invoicing Law and the Fair Term Law (Presidency of the Republic, 2020) , which could lead the Meals company to unfavorable scenarios of imposition of legal sanctions and payment of default interest to its creditors. Due to the above, it has been found that designing a Robotic Process Automation (RPA) model can guarantee the process of filing supplier invoices, ensuring the handling of information and compliance with legal regulations. In such a way that the purpose of this research is to review the state of the art of industry 4.0 technologies, specifically RPA, from there, design and review the technical and economic feasibility of implementing a robotic automation process for the case study. . The research is part of the application of the Customer Experience and Lean Six Sigma methodologies through which the redesign of the invoice reception process is proposed with automation through the application of an RPA, variables and benefits of this.
