Diseño y viabilidad técnico-económica para implementar RPA en el proceso de radicación de facturas de proveedores en la compañía Meals de Colombia S.A.S.

Abstract

Desde la emisión del decreto de Facturación Electrónica en Colombia, Decreto Ley 2224 del año 2015 (Juricol, 2015) y su posterior obligatoriedad de implementación en el año 2020 (Función Pública, 2020), en la empresa Meals de Colombia S.A.S, el proceso de recepción y aceptación de las facturas de proveedores cambio drásticamente; incrementando el volumen de documentos electrónicos recibidos, y a su vez imponiendo la reducción del tiempo de gestión de estos a un máximo de tres días para su aceptación. Debido a este nuevo escenario regulatorio; a que el proceso se realiza de forma manual con una alta tasa de reprocesos por errores en la distribución de facturas, se tiene un riesgo de incumplimiento de la Ley de Facturación Electrónica y de La ley de plazos justos (Presidencia de la república, 2020), lo que podría llevar a la empresa Meals a escenarios desfavorables de imposición de sanciones legales y pago de intereses moratorios a sus acreedores. Por lo anterior, se ha encontrado que diseñar un modelo de Automatización Robótica del Proceso (RPA), puede garantizar el proceso de radicación de facturas de proveedores, asegurando el manejo de la información y el cumplimiento de las normas de ley. De tal manera que, el propósito de esta investigación es revisar el estado del arte de las tecnologías de la industria 4.0, específicamente RPA, de allí, diseñar y revisar la viabilidad técnica y económica de implementar un proceso de automatización robótica para el caso de estudio. La investigación se enmarca en la aplicación de las metodologías de Customer Experience y Lean Six Sigma mediante las cuales se plantea el rediseño del proceso de recepción de facturas con la automatización a través de la aplicación de un RPA, variables y beneficios de este.