Propuesta metodológica para la gestión de proyectos de tecnologías en la Universidad Santo Tomás sede principal Bogotá

Abstract

En Colombia, el Plan Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) 2018-2022 “El futuro Digital es de todos” dentro de la política de tecnologías para aprender se enmarcan cuatro estrategias: mejorar el acceso a las tecnologías digitales, la conexión a internet , la apropiación de las tecnologías en la comunidad educativa y el seguimiento del uso, acceso e impacto de las mismas en la educación (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 2018). Lo anterior se articula con el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 que dentro del “Pacto por la Transformación Digital de Colombia” involucra como objetivo la transformación digital para la educación impulsando la innovación educativa, el desarrollo de habilidades digitales y el desarrollo de programas virtuales y a distancia (Departamento Nacional de Planeación, 2019) . En la globalización y en la flexibilidad de la educación el papel de las TIC tiene un gran impacto, promoviendo el aprendizaje participativo, colaborativo y el autoaprendizaje (Carneiro, Toscano, & Díaz, 2021). Sumado al reto de la aceleración obligada al cambio producida por factores externos inesperados como la pandemia por COVID 19, lo anterior, ha destacado la importancia de que las universidades cuenten con un departamento de tecnología en donde se puedan ejecutar proyectos que ayuden a la adaptación de a los cambios y mejoras, en donde se permita garantizar el derecho a la educación y así mismo fortalecer la competitividad del sector. Los directivos de la Universidad Santo Tomás, desde el momento de fundación del departamento hasta el día hoy han logrado consolidar en el plan de desarrollo retos para la innovación tecnológica de la Universidad, en donde indican según la política del área, que su direccionamiento es hacia la unificación de los sistemas de información académico y financiero, el fortalecimiento de la comunicación y conectividad USTA Colombia, la incorporación de estándares y buenas prácticas para la gestión de Tecnologías de Información (TI) y la seguridad de la información (Mesas Nacionales USTA, 2018). Debido a lo anterior el área creo un equipo de proyectos asignado para la ejecución de proyectos de TI, en donde hasta el momento se gestionan los proyectos únicamente con la guía de un plan de trabajo, que tiene diferentes oportunidades de mejora, como un alcance ambiguo y seguimiento sin trazabilidad, que crean la necesidad de implementar procesos en donde se permita dar mayor visibilidad y control de los proyectos y en donde su equipo de proyectos pueda tener procesos y estándares claros. Con base en lo anteriormente descrito se observa que actualmente la Universidad Santo Tomás sede principal de Bogotá, ha tenido problemas de control y seguimiento en los proyectos del departamento de Tecnologías de las Información, lo cual tiene un gran impacto en el resultado y trazabilidad de estos, así mismo se evidencia que no se tienen documentadas y socializadas las lecciones aprendidas de cada proyecto por tanto se tiende a cometer los mismos errores del pasado, esto ha dificultado que se tenga claridad en la documentación por parte de los integrantes del equipo y del mismo modo ha generado que se disminuya la calidad en la entrega de proyectos por no tener definida una gestión de proyectos para este departamento. Como pregunta de investigación, para el presente proyecto de grado se tiene, ¿Cuál es la metodología o marco de referencia que más se ajusta con los requerimientos para la gestión de proyectos del departamento de tecnología de información en la Universidad Santo Tomás sede principal de Bogotá?

Con el fin de responder la pregunta planteada, se realizó una investigación dentro de departamento en mención, recolectando información por medio de encuestas, consultando marcos de referencia, realizando una matriz DOFA y con esto creando una matriz de criterios con la cual se definió cuales metodologías se adaptaban mejor a los proyectos realizados en el departamento y con esto se estableció un plan de intervención creando una metodología propia para facilitar la gestión de los proyectos, mejorando procesos, dando mayor agilidad y efectividad orientándolos a mejores resultados.

In Colombia, the Information and Communication Technologies (TIC) Plan 2018-2022 "The Digital Future belongs to everyone" within the technology policy for learning includes four strategies: improving access to digital technologies, connecting to internet, the appropriation of technologies in the educational community and the monitoring of their use, access and impact in education (Ministry of Information and Communication Technologies, 2018). The foregoing is articulated with the National Development Plan 2018-2022 that within the "Pact for the Digital Transformation of Colombia" involves digital transformation for education as an objective, promoting educational innovation, the development of digital skills and the development of virtual programs and at a distance (National Planning Department, 2019) . In globalization and in the flexibility of education, the role of TIC has a great impact, promoting participatory, collaborative learning and self-learning (Carneiro, Toscano, & Díaz, 2021). Added to the challenge of the forced acceleration of change produced by unexpected external factors such as the COVID 19 pandemic, the foregoing has highlighted the importance of universities having a technology department where projects can be carried out that help adapt to changes and improvements, where it is possible to guarantee the right to education and likewise strengthen the competitiveness of the sector. The directors of the Santo Tomás University, from the moment the department was founded until today, have managed to consolidate in the development plan challenges for the technological innovation of the University, where they indicate according to the policy of the area, that their direction is towards the unification of academic and financial information systems, the strengthening of USTA Colombia communication and connectivity, the incorporation of standards and good practices for the management of Information Technology (IT) and information security (USTA National Tables, 2018 ). Due to the above, the area created a project team assigned to the execution of IT projects, where until now the projects are managed solely with the guidance of a work plan, which has different opportunities for improvement, such as an ambiguous scope. and monitoring without traceability, which create the need to implement processes that allow greater visibility and control of projects and where your project team can have clear processes and standards. Based on the above, it is observed that currently the Universidad Santo Tomás, the main headquarters in Bogotá, has had control and monitoring problems in the projects of the Information Technology department, which has a great impact on the results and traceability of these. Likewise, it is evident that the lessons learned from each project are not documented and socialized, therefore there is a tendency to make the same mistakes as in the past, this has made it difficult for the members of the team and the team to have clarity in the documentation. In this way, it has generated a decrease in the quality of project delivery due to not having a defined project management for this department. As a research question, for this degree project there is, What is the methodology or reference framework that best meets the requirements for project management of the information technology department at the Santo Tomás University, Bogotá headquarters?

In order to answer the question posed, an investigation was carried out within the department in question, collecting information through surveys, consulting frames of reference, making a SWOT matrix and with this creating a matrix of criteria with which it was defined which methodologies They were better adapted to the projects carried out in the department and with this an intervention plan was established, creating an own methodology to facilitate project management, improving processes, giving greater agility and effectiveness, guiding them to better results.