Propuesta para el mejoramiento del procedimiento de expedición de los estados financieros de los compromisos de la Secretaría de Educación del Distrito Capital

Abstract

Este proyecto que se enmarca en la línea de investigación optimización de procedimientos de la universidad EAN, en la opción de trabajo dirigido, el cual surge a través de la observación directa, el análisis de la estructura actual y del reporte para la expedición de los estados financieros de los compromisos, en adelante EFC, de la Secretaría de Educación de Bogotá D.C., en adelante SED, entidad pública que a la fecha de iniciar el proyecto contaba con tres sistemas de información financiera (Apotebosys, Opget y Predis), pero a pesar de esto, no tenía una herramienta informática confiable ni tampoco con un procedimiento establecido para la expedición de los EFC. En razón a lo anterior, el proyecto se propone diseñar una herramienta informática para la expedición de los EFC de la SED, garantizando la oportunidad y confiabilidad de la información, la cual permitirá minimizar el riesgo de producto de manipular la información. Para su cumplimiento se realizó una revisión teórica de varios aspectos que tienen relevancia con el objetivo a lograr, haciendo énfasis en sistemas de información a nivel general y en sistemas de información en entidades públicas, lo cuales dieron sustento para el procesamiento estadístico de datos, el análisis de la información recopilada a través de los instrumentos, el diseño del plan de intervención y la propuesta de desarrollo y de modificación al sistema Apoteosys. La implementación en el sistema de información financiero Apoteosys de la SED optimizó el procedimiento de expedición de los EFC, mejorado los tiempos de respuesta a las áreas técnicas, a la vez que se garantiza la confiabilidad de la información detallada en los EFC, pasando del 49% con requerimiento de ajuste en la vigencia 2.018 al 0% en el periodo transcurrido en la vigencia 2.020, resultados que reflejan el cumplimiento de lo propuesto a través de su uso por parte de la oficina de presupuesto.

This project that is part of the research line optimization of procedures of the EAN University, in the option of directed work, which arises through direct observation, the analysis of the current structure and the report for the issuance of the financial statements of the Commitments, hereinafter EFC, of the Secretary of Education of Bogotá DC hereinafter SED, a public entity that has three financial information systems (Apoteosys, Opget and Predis), but despite this, it does not have a reliable computer tool that supports financial information systems, nor does it have an established procedure for that the registered security information to the managers who endorse the data consigned therein. Due to the above, the project proposes to design a computer tool for the issuance of the financial statements of the commitments of the Secretary of Education of Bogotá D.C. guaranteeing the timeliness and reliability of the information, which will minimize the risk involved in having information from information systems that are currently disjointed and that require separate consultations. For its fulfillment, a theoretical review of several aspects that are relevant to the objective to be achieved was carried out, emphasizing information systems at a general level and information systems in public entities, which gave support for the statistical processing of data, the analysis of the information collected through the instruments, the design of the intervention plan and the proposal for the development and modification of the Apoteosys system. The implementation of the SED's Apoteosys financial information system optimized the EFC issuance procedure, improved response times to technical areas, while guaranteeing the reliability of the detailed information in the EFC, going from 49% of EFC with an adjustment requirement in the period 2,018 at 0% in the period elapsed in the period 2,020 in which its use was implemented by the Budget Office.