Propuesta para mejorar la etapa de selección en procesos competitivos y el cumplimiento de ANS en el CSC al GEB y filiales

Abstract

El presente trabajo evalúa la etapa de selección en los procesos competitivos abiertos y cerrados que son adelantados por el Grupo energía Bogotá y sus filiales a través del Centro de Servicios Compartido. El objetivo principal consiste en determinar a partir de los datos existentes en cuanto al desarrollo de estos procesos, su nivel de complejidad y dinamismo, así como el impacto que tiene el uso de las herramientas dispuestas por la organización y la carga operativa para quienes lo ejecutan. La metodología utilizada consiste en un estudio del caso a partir del uso de datos cualitativos recopilados a partir de fuentes como encuestas, entrevistas y observaciones encontradas en el proceso de abastecimiento, la revisión de los referentes y documentación nacional e internacional que desarrollan las mejores prácticas para la compra y contratación y el análisis del impacto que tiene la forma como actualmente se desarrollan los procesos competitivos en el GEB y sus filiales a fin de establecer las oportunidades de mejora aplicables. La investigación concluye que la intervención a los procesos y procedimientos establecidos y la reducción de las actividades a partir de la ponderación de su efectividad, oportunidad y necesidad incide en una mejora significativa de los tiempos de ejecución de los procedimientos de planeación, selección, evaluación de ofertas, negociación y elaboración de contratos y la reducción de reprocesos en la ejecución de estos impacta de manera positiva al GEB y sus filiales pues la haría una empresa más competitiva, atractiva para los proveedores y lo más relevante, permitiría el cumplimiento de la promesa de valor del Centro de Servicios Compartidos lo cual incide directamente en el cumplimiento de los objetivos empresariales y el aporte de la organización realiza para el desarrollo de los países en los cuales tiene presencia

This paper evaluates the selection stage in the open and closed competitive processes that are carried out by Grupo Energía Bogotá and its subsidiaries through the Shared Services Center. The main objective is to determine, based on the existing data regarding the development of these processes, their level of complexity and dynamism, as well as the impact of the use of the tools provided by the organization and the operational burden for those who execute them. The methodology used consists of a case study based on the use of quantitative and qualitative data collected from sources such as surveys, interviews and observations found in the supply process, the review of national and international references and documentation that develop the best practices for purchasing and contracting, and the analysis of the impact of the way in which competitive processes are currently developed in GEB and its subsidiaries in order to establish applicable improvement opportunities. The research concludes that the intervention in established processes and procedures and the reduction of activities based on the assessment of their effectiveness, timeliness and need has a significant impact on the execution times of the planning, selection, evaluation of offers, negotiation and preparation of contracts procedures, and the reduction of reprocessing in the execution of these has a positive impact on GEB and its subsidiaries, as it would make it a more competitive company, attractive to suppliers and, most importantly, it would allow the fulfillment of the value promise of the Shared Services Center, which has a direct impact on the fulfillment of business objectives and the contribution that the organization makes to the development of the countries in which it has a presence