Plan de optimización para el proceso de contratación de estudios especializados del programa de gestión del riesgo del departamento de seguridad industrial de Ecopetrol

Abstract

En este documento se presenta una propuesta de Plan de Optimización para el proceso de contratación de estudios especializados de programa del riesgo del departamento de seguridad industrial del Ecopetrol. El plan inicia con el análisis del contexto organizacional y con la identificación de la problemática y necesidades de la empresa, entre las que se destacan la necesidad de mejorar los procesos y la documentación que soportan la gestión, de los Plan de Gestión del Riesgo (PGR), Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de Empresas Públicas y Privadas (PGRDEPP) y el Plan de Emergencias y Contingencias (PEC), en los que se destaca la falta de estandarización de la documentos, la diferencia de alcance y objeto de los contratos entre las distintas áreas, la diferencia en costos para desarrollar los mismos trabajos, lo que es un riesgo de incumplimiento legal y/o una no atención oportuna ante la materialización de algún riesgo, lo cual no ha permitido establecer un plan de optimización para obtener así, un una mejora en el proceso, disminuir los desperdicios, obtener ahorros en el desarrollo de los trabajos y garantizar el cumplimiento legal con respecto a los planes del riesgo y de emergencia de la compañía; seguido a esto, se plantea la estructuración del plan de optimización. Con un alcance descriptivo bajo un enfoque cualitativo, se aplica la metodología Lean manufacturing con herramienta metodológica de VSM, usando encuesta en la investigación y revisión de documentación de los procesos actuales con recolección y análisis de información, adicional a todo el análisis del plan estratégico que permitió identificar mejoras al proceso, eliminar tiempos muertos, tiempos de procesamiento, reprocesos y ajustes en roles del personal involucrado para la mejora. Finalmente, se presenta el resultado del plan con ajuste al proceso actual, la materialización del nuevo contrato para el desarrollo de los documentos de cumplimiento legal y de gestión de la empresa, fortaleciendo el conocimiento de las personas, disminución de costos y tiempos en el desarrollo de las ordenes de servicio, con la estandarización de los trabajos y documentos, mitigando el riesgo de un incumplimiento legal para la compañía.

This document presents an Optimization Plan option for the contracting process of specialized studies of the risk program of the Ecopetrol in the industrial safety department. The plan begins with the analysis of the organizational context and with the identification of the problems and needs of the company, among which the need to improve the processes and documentation that support the management of the Risk Management Plan (PGR), Disaster Risk Management Plan for Public and Private Companies (PGRDEPP) and the Emergency and Contingency Plan (PEC), which highlight the lack of standardization of the documents, the difference in scope and purpose of the contracts between the different areas, the difference in costs to develop the same works, which is a risk of legal non-compliance and/or a lack of timely attention in the event of the materialization of some risk, which that allowed the establishment of an optimization plan to able to obtain an improvement in the process, reduce waste, obtain savings in the development of work and guarantee legal compliance with respect to risk and emergency plans at company; Following this, the structuring of the optimization plan is proposed. With a descriptive scope under a qualitative approach, the Lean manufacturing methodology is applied with a VSM methodological tool, using a research survey and documentation review of current processes with information collection and analysis, in addition to all the analysis of the strategic plan that They allowed to identify improvements to the process, eliminate lead times, processing times, rework and adjustments in the roles of the personnel involved for the improvement. Finally, the result of the plan is presented with adjustment to the current process, the materialization of the new contract for the development of the legal compliance and management documents of the company, strengthening the knowledge of the people, reduction of costs and times in the development of service orders, with the standardization of work and documents, thus mitigating the risk of a legal breach for the company.