Modelo de Gestión del Conocimiento para el Grupo de Archivo del Ministerio de Salud y Protección Social

Abstract

Este trabajo de grado se centra en el diseño de un Modelo de Gestión del Conocimiento para el Grupo Archivo del Ministerio de Salud y Protección Social. La alta demanda de solicitudes de información y del auge de los canales digitales de atención hacen necesaria la implementación de un modelo que mejore la eficiencia y la gestión del conocimiento. El objetivo principal es fortalecer los procesos de adquisición, creación, almacenamiento, transferencia y aplicación del conocimiento, así como los procesos organizacionales, para generar valor y mejorar el rendimiento y desempeño institucional en el largo plazo. La metodología empleada incluyó la identificación de referentes teóricos, como el modelo Wiig, un diagnóstico del estado actual del conocimiento mediante análisis PESTEL, encuestas y análisis de datos, seguido por la estructuración del modelo y la definición de un plan de implementación. Los resultados mostraron que los factores tecnológicos, políticos y ambientales tienen una gran influencia en el ministerio, requiriendo atención inmediata. El análisis interno reveló que los procesos de gestión del conocimiento tienen un desarrollo moderado, siendo la aplicación del conocimiento el proceso con mayor oportunidad de mejora. Las conclusiones indican la importancia de integrar los principios teóricos, el diagnóstico organizacional, las metodologías y las buenas prácticas para el diseño un modelo adaptado a las necesidades del Grupo Archivo, con roles específicos, una cultura de colaboración y aprendizaje continuo, tecnologías apropiadas y la alineación con la estrategia organizacional. El plan de implementación se desarrolló en seis fases: preparación, talento humano, procesos, ecosistema digital, cultura, y monitoreo y evaluación, asegurando una adopción efectiva y sostenible. La validación del modelo, mediante la colaboración con el Grupo Archivo, aseguró su relevancia y articulación con las necesidades de los usuarios.

This applied research focuses on the design of a Knowledge Management Model for the Archive Group of the Ministry of Health and Social Protection. The high demand for information requests and the rise of digital service channels make it necessary to implement a model that improves efficiency and knowledge management. The main objective is to strengthen the processes of knowledge acquisition, creation, storage, transfer, and application, as well as organizational processes, to generate value and improve long-term performance. The methodology employed included identifying theoretical frameworks, such as the Wiig model, diagnosing the current state of knowledge through PESTEL analysis, surveys, and data analysis, followed by structuring the model and defining an implementation plan. The results showed that technological, political, and environmental factors greatly influence the ministry, requiring immediate attention. Internal analysis revealed that knowledge management processes are moderately developed, with knowledge application being the process with the greatest opportunity for improvement. The conclusions highlight the importance of integrating theoretical principles, organizational diagnostics, methodologies, and best practices to design a model tailored to the needs of the Archive Group, with specific roles, a culture of collaboration and continuous learning, appropriate technologies, and alignment with the organizational strategy. The implementation plan was developed in six phases: preparation, human talent, processes, digital ecosystem, culture, and monitoring and evaluation, ensuring effective and sustainable adoption. The model’s validation, through collaboration with the Archive Group, ensured its relevance and alignment with user needs.