Propuesta de implementación de un modelo integrado de gerencia de proyectos basado en estándares internacionales y en metodologías ágiles para la empresa Cetus Technology

Abstract

Cetus Technology S.A.S., una pyme especializada en la implementación de software a la medida, ha logrado consolidarse como una empresa de alta calidad técnica. En sus inicios, debido a su tamaño, no consideró necesaria una metodología de gerencia de proyectos. Sin embargo, su crecimiento en los últimos años, especialmente en 2023, triplicó sus proyectos y personal, lo que evidenció la necesidad de estructurar su gestión. En 2024, la empresa ha contratado más de 20 personas e incorporado roles clave como "Project Manager" y "Líder Técnico". A pesar del talento humano disponible, aún no se cuenta con un modelo estándar para la gestión de proyectos internos y de clientes. Desde 2019, Cetus ha implementado Scrum, aunque con deficiencias, como la ausencia del perfil Scrum Master. Además, maneja proyectos predictivos con falencias en fases clave, especialmente en el cierre. Aunque la documentación de requerimientos es detallada y constituye un punto fuerte, la documentación a nivel de proyecto es limitada. Por lo anterior, se ha identificado la falta de un modelo metodológico estandarizado, especialmente para proyectos internos y de clientes, lo que ha generado variabilidad en los resultados y dificultades en la gestión transversal. Frente a este diagnóstico, se propuso un modelo metodológico integrado de gerencia de proyectos basado en los procesos del PMBOK y el marco de trabajo Scrum. Este modelo incluye la definición de procesos y roles clave, así como la creación de artefactos estructurados como el Project Charter, la matriz de riesgos, el plan de gestión de recursos humanos, gestión de interesados, gestión de comunicaciones, determinación de presupuestos y el monitoreo de KPIs, entre otros. Su implementación se plantea en cinco fases: 1) Socialización y alineación estratégica, 2) Capacitación y preparación, 3) Implementación piloto, 4) Despliegue progresivo y 5) Consolidación y mejora continua. Estas fases buscan asegurar una transición controlada, participativa y sostenible hacia una gestión de proyectos más madura, fortaleciendo la cultura organizacional, estandarizando procesos y mejorando la eficiencia y trazabilidad en la ejecución de proyectos.

Cetus Technology S.A.S., a small and medium-sized enterprise specialized in custom software implementation, has established itself as a company of high technical quality. In its early stages, due to its size, it did not consider the need for a formal project management methodology. However, its growth in recent years—particularly in 2023, when it tripled its projects and staff—revealed the need to structure its management approach. By 2024, the company had hired over 20 new employees and incorporated key roles such as Project Manager and Technical Lead. Despite having qualified human talent, the organization still lacks a standardized model for managing both internal and client projects. Since 2019, Cetus has implemented the Scrum framework, although with some deficiencies, such as the absence of a dedicated Scrum Master role. Additionally, it manages predictive projects with weaknesses in key phases, particularly in project closure. While requirement documentation is detailed and one of the company’s strengths, project-level documentation remains limited. Given these findings, the absence of a standardized methodological model—especially for internal and client projects—has been identified as a key challenge, generating variability in results and difficulties in cross-functional management. To address this, an integrated project management model was proposed, combining the processes of the PMBOK framework with Scrum principles. This model defines key processes and roles and includes the development of structured artifacts such as the Project Charter, Risk Matrix, Human Resource Management Plan, Stakeholder Management Plan, Communication Management Plan, Budget Determination Process, and KPI Monitoring System, among others. Its implementation is structured into five phases: (1) Strategic Alignment and Socialization, (2) Training and Preparation, (3) Pilot Implementation, (4) Progressive Deployment, and (5) Consolidation and Continuous Improvement. These phases aim to ensure a controlled, participatory, and sustainable transition toward a more mature project management culture—strengthening organizational culture, standardizing processes, and improving efficiency and traceability in project execution.