Propuesta para el fortalecimiento del grupo de gestión de proyectos y sostenibilidad institucional de la Policía Nacional de Colombia

Abstract

La presente investigación tiene como propósito fortalecer el Grupo de Gestión de Proyectos y Sostenibilidad Institucional (GUPSO) de la Policía Nacional de Colombia mediante el diseño de una metodología integral de gestión de proyectos que permita estandarizar procesos, optimizar la gestión y alinear los proyectos estratégicos con los objetivos institucionales. Los antecedentes evidencian debilidades en la planeación, ejecución y control de iniciativas, lo cual ha generado sobrecostos, retrasos y limitada trazabilidad, situación también señalada por organismos de control nacionales. El diagnóstico institucional, realizado a través de encuestas, análisis DOFA, revisión documental y aplicación de herramientas de madurez, evidenció un nivel de gestión “establecido”, con avances en gobernanza y roles, pero con brechas en herramientas tecnológicas y en la consolidación de la PMO. La propuesta metodológica integral plantea cinco fases secuenciales que constituyen la base para fortalecer la gestión de proyectos en la Policía Nacional de Colombia. La primera fase, detección de necesidades institucionales, consiste en el análisis de resoluciones, procedimientos, formatos y cartillas, complementado con la aplicación de encuestas al personal, con el fin de evaluar la eficiencia, pertinencia, alineación estratégica y nivel de madurez en la adopción de buenas prácticas de gestión de proyectos. La segunda fase, identificación de mejores prácticas internacionales, aborda el estudio comparativo de estándares reconocidos (PMI, PRINCE2, ISO 21500, PMBOK, IPMA y PM²) para extraer elementos aplicables al contexto organizacional de la institución. La tercera fase, desarrollo de la metodología integral, se orienta a diseñar un modelo propio de gestión de proyectos para la Policía Nacional, adaptado a su estructura, procesos y necesidades estratégicas, tomando como base los aportes de los estándares internacionales. La cuarta fase, validación de la metodología, se centra en aplicar herramientas de evaluación institucional que permitan medir su pertinencia, aplicabilidad y efectividad antes de su adopción oficial. Finalmente, la quinta fase, elaboración del plan de implementación, define un conjunto de acciones concretas, responsables, cronogramas y recursos necesarios para garantizar la puesta en marcha de la metodología en toda la institución, asegurando su sostenibilidad y mejora continua. En conjunto, esta propuesta busca consolidar una cultura organizacional orientada a proyectos, fortalecer la gobernanza institucional y garantizar la generación de valor.

This research aims to strengthen the Project Management and Institutional Sustainability Group (GUPSO) of the Colombian National Police by designing an integrated project management methodology that standardizes processes, optimizes management, and aligns strategic projects with institutional objectives. Previous assessments have revealed weaknesses in planning, execution, and control of initiatives, which have resulted in cost overruns, delays, and limited traceability, a situation also highlighted by national oversight agencies. The institutional diagnosis, conducted through surveys, SWOT analysis, document review, and the application of maturity assessment tools, revealed an “established” level of project management, with progress in governance and roles but gaps in technological tools and the consolidation of the PMO. The proposed integrated methodology consists of five sequential phases that form the foundation for strengthening project management within the institution. The first phase, identification of institutional needs, involves analyzing resolutions, procedures, formats, and guidelines, complemented by staff surveys to evaluate efficiency, relevance, strategic alignment, and maturity in the adoption of good project management practices. The second phase, identification of international best practices, compares recognized standards (PMI, PRINCE2, ISO 21500, PMBOK, IPMA, and PM²) to extract elements applicable to the organization. The third phase, development of the integrated methodology, focuses on designing a customized model for the Colombian National Police based on international standards and adapted to its structure, processes, and strategic needs. The fourth phase, validation, applies institutional evaluation tools to assess the methodology’s relevance, applicability, and effectiveness before its official adoption. Finally, the fifth phase, implementation planning, defines concrete actions, responsibilities, timelines, and resources to ensure successful institutional deployment, sustainability, and continuous improvement. Overall, this proposal seeks to consolidate a project-oriented organizational culture, strengthen institutional governance, and guarantee sustainable value generation.