Plan de gestión del conocimiento para el área de Unidad Académica Administrativa de la Universidad Ean

Abstract

En este documento se presenta propuesta de diseño de un plan de gestión del conocimiento para la Unidad Académica Administrativa (UAA) de la Universidad Ean, su objetivo es optimizar los procesos de comunicación interna facilitando la transferencia efectiva del conocimiento para que el colaborador desarrolle fácilmente sus actividades. Mediante el diagnóstico se evidenció una alta dependencia del conocimiento tácito y desinformación durante las temporadas críticas servicio a los estudiantes en los procesos de matrículas. Para esto, se propone una solución innovadora que se apalanca en herramientas tecnológicas y didácticas, destacando una plataforma de autoaprendizaje con contenidos organizados según las líneas de atención del área analizada. Esta herramienta permitirá gestionar de forma eficiente los procesos a cargo de la Unidad Académica Administrativa, tales como, inscripción de asignaturas, consulta de horarios, grupos, homologaciones, matrícula de modalidad diferente, oferta de unidades de estudio, disponibilidad de cupos, entre otros. Así mismo, para el desarrollo de la propuesta se utilizó la metodología de Design Thinking, por medio de la cual se desarrollaron mockups, storyboard y journey map para ilustrar la experiencia del usuario, esto con el fin de identificar las acciones relevantes del proceso de adopción del sistema Canvas. La propuesta incluye un plan de gestión del cambio que promueve la apropiación del modelo por parte del equipo; así como, la definición de indicadores de éxito, métricas de impacto y un sistema de seguimiento orientado a la mejora continua y alineación con los objetivos institucionales.

This document presents a proposed design for a knowledge management plan for the Academic Administrative Unit (AAU) of Ean University. Its objective is to optimize internal communication processes, facilitating the effective transfer of knowledge so that employees can easily carry out their activities. The diagnosis revealed a high dependence on tacit knowledge and misinformation during critical periods of student service during the enrollment process. To this end, an innovative solution is proposed that leverages technological and educational tools, highlighting a self-learning platform with content organized according to the areas of focus of the analyzed area. This tool will allow for the efficient management of the processes managed by the Academic Administrative Unit, such as course registration, schedule and group consultation, homologation, enrollment in different modalities, study unit offerings, and space availability, among others. Likewise, the Design Thinking methodology was used to develop the proposal, developing mockups, storyboards, and a journey map to illustrate the user experience. This was done in order to identify the relevant actions in the Canvas system adoption process. The proposal includes a change management plan that promotes team ownership of the model, as well as the definition of success indicators, impact metrics, and a monitoring system aimed at continuous improvement and alignment with institutional objectives.