Propuesta de creación de PMO para el área de biodiversidad del Departamento Ambiental de Drummond

Abstract

La propuesta aquí planteada expone la necesidad de mejorar la gestión de los proyectos en el Área de Biodiversidad del Departamento Ambiental de Drummond Ltd. Mediante un diagnóstico riguroso, se pudo identificar deficiencias importantes que requieren vigilancia y atención; entre algunas de ellas destacan la falta de estandarización metodológica, una comunicación interdepartamental poco fluida, variabilidad en el control de costos y heterogeneidad en los procesos de cierre de proyectos. Lo anteriormente mencionado afecta negativamente la eficiencia de las operaciones y entorpece el cumplimiento de los objetivos estratégicos ambientales.

En este trabajo, se propone como solución la creación e implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), teniendo en cuenta que Drummond Ltd. no cuenta con una, la cual se presenta como una unidad de tipo Apoyo y se configura en la modalidad de Innovación Organizacional ("Business Case"). Los objetivos centrales son: 1) estandarizar los procesos de gestión de proyectos alineándolos con las mejores prácticas del Project Management Institute (PMI); 2) introducir herramientas tecnológicas de soporte, incluyendo un prototipo en Looker Studio para el monitoreo y control efectivo; y 3) asegurar la cobertura integral del ciclo de vida de los proyectos ambientales.

La implementación se planifica siguiendo un enfoque ágil, especialmente mediante la metodología Scrum, y se respalda en un plan de acción detallado. Para poder hacer una validación rigurosa de esta propuesta, se incluyó un análisis situacional, una evaluación colaborativa con los stakeholders clave del área y un análisis financiero. Los resultados financieros demuestran una alta viabilidad económica, donde se proyecta un Valor Presente Neto (VPN) de $1.100 millones COP, una Tasa Interna de Retorno (TIR) del 97.7%, un Retorno sobre la Inversión (ROI) del 241%, y un período de recuperación de la inversión estimado en 2 años.

A nivel general, se concluye, que la implementación de la PMO es una opción estratégica y financieramente práctica. Su aporte de valor esta alrededor de: 1) la mejora de la eficiencia operativa; 2) la calidad de la toma de decisiones basada en datos; y 3) el alineamiento estratégico de los proyectos de biodiversidad. Para su éxito se requiere de la ejecución de un plan de gestión del cambio para asegurar la adopción de la nueva estructura y procesos por parte de la organización.

The proposal presented here highlights the need to improve project management within the Biodiversity Area of the Environmental Department at Drummond Ltd. Through a rigorous diagnostic process, significant deficiencies were identified that require oversight and attention; among them are the lack of methodological standardization, limited interdepartmental communication, variability in cost control, and heterogeneity in project closure processes. These issues negatively impact operational efficiency and hinder the achievement of strategic environmental objectives.

In this work, the creation and implementation of a Project Management Office (PMO) is proposed as a solution, considering that Drummond Ltd. does not currently have one. The PMO is presented as a Support-type unit and is framed under the concept of Organizational Innovation ("Business Case"). The main objectives are: 1) to standardize project management processes by aligning them with the best practices of the Project Management Institute (PMI); 2) to introduce technological support tools, including a prototype in Looker Studio for effective monitoring and control; and 3) to ensure comprehensive coverage of the environmental project life cycle.

Implementation is planned using an agile approach, specifically through the Scrum methodology, and is supported by a detailed action plan. To enable rigorous validation of this proposal, a situational analysis was included, along with a collaborative evaluation with key stakeholders in the area and a financial analysis. The financial results demonstrate high economic viability, with a projected Net Present Value (NPV) of COP 1.1 billion, an Internal Rate of Return (IRR) of 97.7%, a Return on Investment (ROI) of 241%, and an estimated investment payback period of 2 years.

In general, it is concluded that the implementation of the PMO is a strategic and financially practical option. Its value contribution centers on: 1) improving operational efficiency; 2) enhancing data-based decision-making; and 3) ensuring the strategic alignment of biodiversity projects. For its success, the execution of a change management plan is required to ensure the organization's adoption of the new structure and processes.