Sistema de monitoreo judicial – Solución tecnológica para la gestión de procesos judiciales en Porvenir

Abstract

El seguimiento de procesos judiciales en organizaciones con alto volumen de litigios presenta riesgos de vencimiento de términos, omisión de actuaciones y consumo intensivo de tiempo administrativo. Este trabajo evalúa la viabilidad de un sistema de vigilancia judicial para el Fondo de Pensiones Porvenir, sustentado en procesamiento de lenguaje natural y análisis computacional, orientado a identificar eventos procesales críticos y generar alertas oportunas. Se ejecutó un piloto controlado con 120 expedientes activos de la jurisdicción laboral, seleccionados por conveniencia y anonimizados conforme a lineamientos institucionales. El análisis pre–post evidenció mejoras operativas relevantes, incluyendo reducción del tiempo promedio de seguimiento por expediente, disminución de omisiones de eventos y mayor precisión en la emisión de alertas. Para complementar la evidencia cuantitativa, se aplicó un cuestionario tipo Likert a 36 usuarios (funcionarios internos y abogados externos), con valoraciones altas en utilidad práctica, facilidad de uso y aceptación general. Desde la perspectiva de administración de empresas, la viabilidad se determinó integrando desempeño operacional, aceptación de usuarios, riesgos y cumplimiento normativo, y un plan de adopción por fases. Los hallazgos respaldan la adopción progresiva del sistema, condicionada a un gobierno de datos sólido, controles de seguridad y privacidad, y un esquema de mejora continua del modelo.

Monitoring legal proceedings in organizations with a high volume of litigation presents risks of missed deadlines, omissions in procedural steps, and intensive consumption of administrative time. This study evaluates the feasibility of a legal monitoring system for the Porvenir Pension Fund, based on natural language processing and computational analysis, designed to identify critical procedural events and generate timely alerts. A controlled pilot was conducted with 120 active cases from the labor jurisdiction, selected for convenience and anonymized according to institutional guidelines. The pre-post analysis revealed significant operational improvements, including a reduction in the average monitoring time per case, a decrease in missed events, and greater accuracy in issuing alerts. To complement the quantitative evidence, a Likert-type questionnaire was administered to 36 users (internal staff and external lawyers), who gave high ratings for practical utility, ease of use, and general acceptance. From a business administration perspective, feasibility was determined by integrating operational performance, user acceptance, risks, regulatory compliance, and a phased adoption plan. The findings support the progressive adoption of the system, conditioned on strong data governance, security and privacy controls, and a scheme for continuous improvement of the model.