Formulación de un sistema de gestión de proyectos de la firma Ingetecho SAS

Abstract

INGETECHO SAS es una empresa colombiana del sector de la construcción, que requiere con urgencia la formulación de un sistema de gestión de proyectos, que actúe como una importante herramienta y guía de principio a fin, en todos y cada uno de sus proyectos, que a la vez permita efectuar un seguimiento adecuado a cada uno de los indicadores, teniendo en cuenta la aplicación de los diferentes instrumentos dispuestos para tal fin. A partir del presente trabajo, y, habiendo definido de forma clara y precisa cual es el marco de referencia adecuado, se empleó para su ejecución un método que permitió abordar de manera estructurada la caracterización y ejecución de los diferentes procesos y procedimientos de la compañía, y obtener una secuencia de pasos que permita la mejora continua en el desempeño de la misma, respecto de la ejecución de sus diferentes proyectos. Para la escogencia del marco de referencia más adecuado al logro de los objetivos planteados se tuvo en cuenta una etapa diagnostica, donde se realizó un análisis estructurado de los proyectos ejecutados, en atención que los proyectos ejecutados tienen enfoque predictivo. En el desarrollo de este estudio se planteó una visión general, transformada en una vista de detalle, que permitió identificar de manera clara la problemática actual, y efectuar una descripción correcta de su ocurrencia, partiendo de una situación previamente conocida, y mencionada por sus directivas, donde a grandes rasgos se pudo evidenciar que la compañía actualmente incurre en gastos e imprevistos operativos y administrativos que inicialmente no fueron contemplados, como un mayor consumo de materiales, sobrecostos por el mayor empleo de recurso humano y equipos, y un impacto negativo alto en los resultados financieros de la compañía, que lleva a pensar que existen falencias importantes dentro de la etapa de planeación de proyectos. Con la formulacion, ajustes y puesta en marcha de la propuesta del Sistema de Gestión de Proyectos para INGETECHO SAS, se pretende obtener una mejora significativa en aspectos como el cumplimiento de los tiempos y compromisos pactados con los stakeholders en el desarrollo de sus proyectos, que permitan obtener porcentajes de eficiencia que superen el 90% respecto de los compromisos previamente adquiridos, con lo cual se busca generar un impacto positivo respecto al reflejo de la imagen de la compañía ante sus clientes, asi como una mejora en los estados de situacion financiera. Se evidenció que los proyectos ejecutados en la empresa tienen enfoque de desarrollo predictivo, por lo que el marco de referencia que se amolda a las necesidades de la organización es el propuesto por el PMI, en su estándar de guía de fundamentos para la dirección de proyectos, guía del PMBOK (2021) Séptima edición. El presente documento cuenta con una estructura compuesta por los capítulos de Introducción, Objetivos, Justificación, Marco Institucional, Marco de referencia, Diseño metodológico, Diagnóstico organizacional, Análisis de resultados, Plan para la gestión de proyectos y finalmente Conclusiones y recomendaciones, la cual permitirá comprender de manera clara la situación actual de la empresa y el estado deseado que se busca con la propuesta que se presenta.

INGETECHO SAS is a Colombian company in the construction sector, which urgently requires the formulation of a project management system, which acts as an important tool and guide from start to finish, in each and every one of its projects, which at the same time allows for adequate monitoring of each of the indicators, taking into account the application of the different instruments available for this purpose. Based on this work, and having clearly and precisely defined the appropriate frame of reference, a method was used for its execution that allowed for a structured approach to the characterization and execution of the company's different processes and procedures. and obtain a sequence of steps that allows continuous improvement in its performance, regarding the execution of its different projects. To choose the most appropriate reference framework to achieve the stated objectives, a diagnostic stage was taken into account, where a structured analysis of the executed projects was carried out, taking into account that the executed projects have a predictive approach. In the development of this study, a general vision was proposed, transformed into a detailed view, which allowed the current problem to be clearly identified, and a correct description of its occurrence to be made, starting from a previously known situation, and mentioned by its directives. , where it was broadly evident that the company currently incurs operational and administrative expenses and unforeseen events that were not initially contemplated, such as greater consumption of materials, cost overruns due to the greater use of human resources and equipment, and a high negative impact on the financial results of the company, which leads to think that there are important shortcomings within the project planning stage. With the formulation, adjustments and implementation of the Project Management System proposal for INGETECHO SAS, it is intended to obtain a significant improvement in aspects such as compliance with the times and commitments agreed with the stakeholders in the development of their projects, which allow us to obtain efficiency percentages that exceed 90% with respect to previously acquired commitments, which seeks to generate a positive impact regarding the reflection of the company's image before its clients, as well as an improvement in the financial statements. It was evident that the projects executed in the company have a predictive development approach, so the reference framework that adapts to the needs of the organization is the one proposed by the PMI, in its standard guide to foundations for project management. , PMBOK guide (2021) Seventh edition. This document has a structure composed of the chapters of Introduction, Objectives, Justification, Institutional Framework, Reference Framework, Methodological Design, Organizational Diagnosis, Results Analysis, Project Management Plan and finally Conclusions and recommendations, which will allow clearly understand the current situation of the company and the desired state sought with the proposal presented.