Reactivación del departamento de licitaciones en HCC Ingeniería S.A.S., empresa de construcción civil

Abstract

El objetivo de la intervención empresarial es la reactivación del área de licitaciones de HCC Ingeniería S.A.S., una empresa fundada en 1975 y especializada en la contratación de proyectos de infraestructura con entidades tanto públicas como privadas. Desde 2021, dicha área suspendió sus operaciones, lo que afectó directamente los ingresos de la compañía y redujo su competitividad en un mercado que ha experimentado transformaciones significativas. Ante esta situación, se identificó la necesidad de adaptar la operación del área a las nuevas condiciones del entorno, caracterizado por cambios normativos y por una evolución en las exigencias de los clientes. Por lo tanto, fue fundamental replantear y actualizar la manera en que HCC Ingeniería S.A.S. participa en los procesos de licitación y contratación pública, con el fin de recuperar su posicionamiento en el mercado y garantizar la sostenibilidad de sus operaciones. Para tal fin, se realizó un diagnóstico del estado actual del área de licitaciones en relación con el cumplimiento de los requisitos de contratación pública, así como de las expectativas y necesidades de la gerencia respecto a su reactivación. Con base en este diagnóstico, se implementaron una serie de herramientas y procedimientos que facilitaron la reincorporación de la empresa en el sector de la contratación pública. Entre ellos se destacan: • Implementación de una matriz de selección de licitaciones estructurada y con criterios definidos: Anteriormente, la selección se basaba en directrices gerenciales y análisis limitados, principalmente a aspectos financieros y de magnitud. La nueva matriz incorpora criterios cuantitativos y cualitativos más amplios (financieros, técnicos —como localización, duración, frentes de trabajo y tipología— y utilidad), lo cual profesionaliza la toma de decisiones y la alinea con las capacidades actuales de la organización. • Diseño y uso de un cuadro de seguimiento estandarizado de licitaciones: La falta de una herramienta adecuada dificultaba el monitoreo y la gestión de los procesos licitatorios. El nuevo formato aporta visibilidad y control al equipo técnico y a la gerencia, permitiendo una administración más eficiente y oportuna. • Elaboración de un cuadro de experiencia estructurado: Esta herramienta centraliza y organiza la información histórica de 106 proyectos, superando las dificultades derivadas de la dispersión de datos en 84 archivos físicos. De este modo, se optimiza el aprovechamiento del conocimiento y la experiencia acumulada para respaldar nuevas postulaciones. La efectividad de la implementación de las herramientas y los procesos en el área de licitaciones se evidenció, por una parte, en la habilitación de HCC Ingeniería S.A.S. en los distintos componentes de evaluación utilizados por las entidades estatales para seleccionar contratistas. Como segundo indicador de éxito está la adjudicación e inicio del contrato de obra No. 2504100596, cuyo objeto es la construcción, rehabilitación y adecuación de obras de pavimentación en las vías rurales de los corregimientos Agroturístico, Manantial, Panorama, Remanso y Rioblanco del municipio de Manizales, bajo la modalidad de monto agotable sin fórmula de reajuste.

The objective of this business intervention is the reactivation of the bidding department at HCC Ingeniería S.A.S., a company founded in 1975 and specialized in infrastructure project contracting with both public and private entities. Since 2021, the department had suspended its operations, directly affected the company’s revenue and reducing its competitiveness in a significantly transformed market. In response, the need to adapt the department’s operations to new environmental conditions was identified, characterized by regulatory changes and evolving client demands. Therefore, it became essential to rethink and update how HCC Ingeniería S.A.S. engages in public bidding and contracting processes, in order to regain market positioning and ensure operational sustainability. A diagnostic was carried out to assess the current state of the bidding department in terms of compliance with public contracting requirements, as well as management expectations and needs regarding its reactivation. Based on this diagnostic, a series of tools and procedures were implemented to facilitate the company’s reintegration into the public contracting sector. These included: • Implementation of a structured bidding selection matrix with defined criteria: previously, selection relied on managerial directives and limited analysis, primarily of financial and scale aspects. The new matrix incorporates broader quantitative and qualitative criteria (financial, technical —such as location, duration, work fronts, and typology— and utility), thus professionalizing decision-making and aligning it with the organization’s current capacities. • Design and use of a standardized bidding tracking sheet: the lack of an appropriate tool previously hindered monitoring and effective management of bidding processes. The new format provides visibility and control for the technical team and management, enabling more efficient and timely administration. • Development of a structured experience database: this tool consolidates and organizes historical information from 106 projects, overcoming challenges caused by the dispersion of data across 84 physical files. This improves the use of internal knowledge and experience to support new applications. The success of the implementation of tools and procedures in the bidding department was evidenced, first, by the qualification of HCC Ingeniería S.A.S. in various evaluation components used by government entities to select contractors. A second indicator of success was the award and commencement of contract No. 2504100596, which involves the construction, rehabilitation, and improvement of paved roads in the rural districts of Agroturístico, Manantial, Panorama, Remanso, and Rioblanco in the municipality of Manizales, under a cost-reimbursable contract without price adjustment formula.